1.

Áreas funcionales
1.1. Conceptos de áreas funcionales

La áreas funcionales están definidas en la empresa de tal manera que hay personas responsables
por cada área y delegación de funciones en otras que logran constituir un equipo de trabajo, que
buscando la sincronización y armonía en el desempeño se logran alcanzar los objetivos y metas
propuestas en el plan.

Las áreas de actividades o áreas de responsabilidad, departamentos o divisiones están en relación

directa con las funciones básicas que realiza la empresa a fin de lograr sus objetivos.

Dichas áreas comprenden actividades, funciones y labores homogéneas, las más comunes y
usuales en todas las empresas son: producción, mercadotecnia, recursos humanos y finanzas.

Las áreas de actividad conocidas, también como áreas de responsabilidad,

departamentos o divisiones están en relación directa con las funciones básicas que realiza la
empresa a fin de lograr sus objetivos.

Generalmente una empresa consta de al menos cinco áreas funcionales básicas de trabajo.

El ponente por excelencia del tema de las áreas funcionales es Henri Fayol (1841-1925), un
ingeniero francés que en 1916 publicó su Administration Industrielle et Générale en un boletín de
una asociación industrial de Francia. Este libro es el resultado de más de 50 años de observación,
estudio y práctica de la actividad administrativa en las empresas. Fayol se graduó en ingeniería de
minas a los 19 años de edad, ingresó a una empresa metalúrgica y carbonífera en la que pasó toda
su carrera de negocios y de la que se retiró como director gerente casi a los 70 años de edad.
Dedicó sus últimos años de vida a promover la idea de que los principios administrativos pueden y
deben aplicarse a todas las formas de organización humana y no sólo a los negocios e industrias.

El análisis fayoliano se centró, en principio, en la observación de los procesos de la unidad de

mando y luego en la idea de que es posible visualizar la administración como un proceso, hoy
llamado «proceso administrativo» y que consta de:

 Previsión,
 planificación,
 organización,
 dirección,
 control y
 coordinación.

Tal proceso administrativo está dominado por principios de validez universal y es, asimismo,
perfectamente susceptible de ser enseñado. Tales principios, cuyo número es ilimitado, pero que
Fayol enumera en 14, son de vigencia universal y el autor los enlista de la siguiente manera:
 1. División del trabajo.

2. Autoridad y Responsabilidad.

3. Disciplina.

4. Unidad de mando.

5. Unidad de dirección.

6. Subordinación de los intereses particulares a los intereses generales de la organización.

7. Remuneración de personal.

8. Centralización.

9. Jerarquía o cadena escalar.

10. Orden.

11. Equidad.

12. Estabilidad en el cargo.

13. Iniciativa.

14. Espíritu de cuerpo.

Fayol también identificó las funciones de la empresa, enumerándolas en 6, a saber:

1) Funciones técnicas,
2) Comerciales,

3) Financieras,

4) De seguridad,

5) De contabilidad y

6) Funciones administrativas.

La metodología de análisis de Henri Fayol es por demás lógica y ordenada; su análisis de la

administración, desde la junta directiva hasta los niveles operativos de la empresa, fue una
novedad cuando se conoció en los Estados Unidos, en donde no fue sino hasta 1950 que su obra
se tradujo y se difundió.

Para Fayol, la función administrativa tiene su única manifestación a través de los miembros de la
organización, lo que él llamaba el cuerpo social y se expresa por medio de las acciones de prever,
planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar. Si las demás funciones ponen en juego el
material y las máquinas, la función propiamente administrativa opera sólo sobre el personal. De
esta manera, Fayol piensa que “la perfección y buen orden de trabajo del cuerpo social descansa
sobre cierto número de condiciones denominadas indistintamente principios, leyes, reglas”.

Área de producción

El área de producción, también llamada área o departamento de operaciones, manufactura o de

ingeniería, es el área o departamento de un negocio que tiene como función principal, la
transformación de insumos o recursos (energía, materia prima, mano de obra, capital, información)
en productos finales (bienes o servicios).

No solo las empresas productoras o industriales cuentan con la función o el área de producción,
sino también, toda empresa de servicios, por lo que hoy en día, se suele utilizar más el término
operaciones antes que el de producción, ya que el término producción parece sólo implicar bienes
tangibles, y no a los bienes intangibles o servicios.

Por ejemplo, un banco que es una empresa de servicios, cuenta con líneas de producción en
débitos y créditos, contando con productos tales como ahorros, haberes (línea de débitos), o
productos como el leasing, factoring, avances de cuenta, créditos hipotecarios, carta fianza, avales,
tarjetas de crédito (línea de crédito).

Un banco siendo una empresa de servicios, usa bienes tangibles, los cuales vendrían a ser sus
productos, siendo cada uno de ellos un producto distinto a los demás, por lo que al igual que
sucede en una empresa productora, cada producto también tiene un proceso distinto.

Al tener toda empresa, tanto una de bienes como una de servicios, un área o departamento de
producción, entonces, también, debe contar con un gerente o jefe de producción, por ejemplo, en el
caso de una universidad, el jefe de producción sería el director o coordinador académico.

Toma de decisiones en el área de producción

Las decisiones que se toman en el área de producción están relacionadas con los siguientes
aspectos:

a. Proceso
b. Capacidad
c. Inventarios
d. Fuerza de trabajo
e. Calidad

Veamos algunos ejemplos de decisiones que se pueden tomar relacionadas a estos aspectos:

A. Decisiones sobre el Proceso

B. Decisiones estratégicas (decisiones de alcance de largo plazo, irreversibles
durante periodos prolongados, tomadas por el gerente, personal corporativo, etc.):
- Determinar el modelo de proceso, si la producción será en línea (por ejemplo, en el
ensamblaje de automóviles), o será una producción por bloque (por ejemplo, en una
peluquería: corte de cabello, con lavado y peinado).
- Determinar cuántas unidades se necesitarán producir en un mes.

C. Decisiones tácticas (decisiones de alcance de corto plazo, orientadas a la práctica,

tomadas por el administrador, jefe de línea, etc.):
- Determinar cómo se obtendrán las unidades requeridas a producir.
- Determinar cuántos turnos de trabajo serán requeridos.

D. Decisiones sobre la Capacidad

E. Decisiones estratégicas:
- Determina el tamaño de la instalación.
- Determina la localización de la instalación.
F. Decisiones tácticas:
- Decidir sobre el tiempo extra.

G. Decisiones sobre Inventario

H. Decisiones estratégicas:
- Determinar el tamaño de inventario.

I. Decisiones tácticas:
- Decidir cuánto y cuándo ordenar por vez.

J. Decisiones sobre Fuerza de Trabajo

K. Decisiones estratégicas:
- Seleccionar el sistema de incentivos.
L. Decisiones tácticas:
- Fijar los estándares de trabajo.

M. Decisiones sobre la Calidad

N. Decisiones estratégicas:
- Fijar los estándares de calidad.
Ñ. Decisiones tácticas:

- Definir qué tipo de control se realizará para cumplir con las especificaciones
requeridas.

Funciones

La sección de producción en la industria puede considerarse como el corazón de la misma, y si la

actividad de esta sección se interrumpiese toda la empresa dejaría de ser productiva. En el
departamento de producción se tienen las actividades de:

o Medición del trabajo

o Métodos del trabajo
o Ingeniera de producción
o Análisis y control de fabricación o manufactura
o Planeación y distribución de instalaciones
o Administración de salarios
o Higiene y seguridad industrial
o Control de la producción y de los inventarios
o Control de calidad

Área de mercadotecnia o marketing

Una forma de entender el uso de la mercadotecnia o el marketing en un negocio o empresa, es a

través del conocimiento de sus funciones. Veamos a continuación cuáles son las principales
funciones del marketing o, en otras palabras, cuáles son las principales funciones del área,
departamento o de las personas encargadas del marketing en una empresa:

Análisis del mercado

La primera función del marketing es la de analizar el mercado, que consiste en analizar las
necesidades, preferencias, gustos, deseos, hábitos y costumbres de los consumidores.

A través del análisis del merado, podemos detectar, por ejemplo:

 Oportunidades de negocio, por ejemplo, la oportunidad de incursionar en un nuevo

mercado.
 Nuevas necesidades o deseos, y, de ese modo, poder diseñar nuevo productos
que se encarguen de satisfacer dichas necesidades o deseos.
  Cambios en los gustos o preferencias de los consumidores, y, de ese modo, poder
adaptar nuestros productos a dichos cambios.
 Nuevas modas o tendencias, y, de ese modo, poder crear o adaptar nuestros
productos de acuerdo a dichas modas o tendencias.

La función del análisis del mercado no debe ser realizada una sola vez, sino que debe ser
realizada permanentemente. Siempre se debe atender a lo que suceda en el mercado, y tratar de
prever lo que pueda suceder.

Asimismo, para realizar esta función, no es necesario realizar una compleja investigación de
mercados, sino que se puede, por ejemplo, simplemente observar a los consumidores, conversar
con nuestros clientes, realizar encuestas, recolectar y evaluar sus datos y preferencias de
compras, etc.

Análisis de la competencia

La segunda función del marketing es la de analizar a la competencia, que consiste en conocer bien
a nuestros competidores, estar atentos a sus movimientos, y tratar de prever sus estrategias.

A través del análisis de la competencia, se buscar detectar cuáles son nuestros principales
competidores, dónde están ubicados, cuáles son sus públicos objetivos, cuáles son sus principales
características, sus principales estrategias, su experiencia en el mercado, su capacidad, ventajas
competitivas, fortalezas y debilidades.

Al igual que el estudio del mercado, el estudio de la competencia debe realizarse

permanentemente e, igualmente, no es necesario realizar una investigación exhaustiva, sino que
podemos hacer uso de técnicas simples como, por ejemplo, visitar a algunos competidores,
comprar algunos de sus productos, consultar o entrevistar a personas que hayan trabajado con
ellos, o a algunos de sus clientes, etc.

Planeación del marketing

La función de la planeación del marketing consiste en realizar el proceso de:

 Analizar el entorno: analizar el mercado y la competencia.

 Analizar la situación interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros,
humanos, tecnológicos y materiales) con que cuenta la empresa.
 Establecer los objetivos de marketing: teniendo en cuenta los análisis realizados
previamente, y las aspiraciones de la empresa.
 Diseñar estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos propuestos:
teniendo en cuenta también, los análisis externos e internos.
  Diseñar planes de acción: en donde se establecen los pasos necesarios para
implementar o ejecutar las estrategias, así como los recursos a utilizar, los encargados o
responsables, los tiempos o plazos, y el presupuesto o la inversión requerida para
implementarlas.

Diseño de las estrategias de marketing

Esta función que en realidad debería ser realizada dentro de la planeación del marketing, consiste
en elaborar o formular las estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos de
marketing propuestos por la empresa.

Para un mejor análisis, las estrategias de marketing se suelen dividir en estrategias para el
producto, para el precio, para la plaza y para la promoción.

 Las estrategias para el producto se basan en las decisiones relacionadas con el

diseño del producto (características, atributos, funciones), con la marca, con el lanzamiento
de nuevos productos, con el servicio al cliente, etc.
 Las estrategias para el precio se basan en las decisiones relacionadas con la
reducción de precios, con las políticas de descuentos, ofertas, etc.
 Las estrategias para la plaza o distribución se basan en las decisiones
relacionadas con los canales de distribución, almacenamiento, medios de transporte,
puntos de ventas, etc.
 Y las estrategias para la promoción se basan en las decisiones relacionadas con
las promociones de ventas, publicidad, marketing directo, etc.

Implementación de las estrategias de marketing

Esta función consiste en implementar o poner en práctica las estrategias de marketing propuestas.

Para ello, guiándonos de los planes de acción previamente establecidos en la planeación del
marketing, nos dedicamos a distribuir los recursos, a asignar los responsables de las tareas, a
coordinar las actividades, y a dirigir la ejecución de las estrategias

Control y evaluación

Control consiste en asegurarse de que las estrategias de marketing se estén implementando tal
como se especifican en los planes de acción, así como del buen desempeño individual y grupal de
los encargados de su ejecución.

Mientras que la evaluación consiste en comprobar que se estén alcanzando los objetivos
propuestos, a través de verificar que los resultados obtenidos, concuerden con los propuestos en el
plan de marketing, para que en caso contrario, poder tomar las medidas correctivas o, en todo
caso, diseñar nuevas estrategias de marketing.

Finalmente, cabe resaltar que todas las funciones del marketing deben realizarse
permanentemente, es decir, deben ser parte de un proceso continuo que nunca termina. Estas
funciones conforman un proceso (el proceso de marketing), ya que una vez realizada la última
función, se debe empezar nuevamente con cumplir la primera.

1.2. Área de recursos humanos

Recursos Humanos, también conocido como Potencial Humano o Activo Humano, hace referencia
al conjunto de trabajadores, empleados o personal que conforma un negocio o empresa.

La administración de los Recursos Humanos, hace referencia al manejo, administración, gestión o

dirección del personal del negocio.

Y el área de Recursos Humanos, hace referencia al área, departamento o sección un negocio o

empresa, encargada de administrar los Recursos Humanos.

Como dueños del negocio, podemos nombrar un encargado o crear un área encargada de la
administración de los Recursos Humanos, sin embargo, existen funciones relacionadas a los
Recursos Humanos, que deben ser realizadas por nosotros y por todo trabajador que tenga
personal a su cargo, funciones tales como liderazgo, motivación o control.

Veamos a continuación algunas de las funciones relacionadas a los Recursos Humanos:

 Incorporación de personal

La función de incorporación de nuevo personal consiste en determinar el perfil de la persona que

necesitamos para cubrir el puesto que estamos ofreciendo, recluir o convocar a los postulantes que
cumplan con dicho perfil, evaluarlos a través de pruebas y entrevistas, seleccionar y contratar al
más idóneos (o a los más idóneos), e inducirlo y capacitarlo para que se adapte a su nuevo puesto
y a la empresa lo más pronto posible.

 Administración de sueldos, prestaciones y beneficios

Consiste en la gestión de todo lo relacionado a las percepciones, prestaciones y beneficios de los

trabajadores.

Por ejemplo, consiste en determinar y gestionar sus remuneraciones (sueldos y salarios), sus
horarios de trabajo, sus vacaciones, sus retenciones (por impuestos, pensiones y seguros),
descuentos, etc.
  Educación y capacitación

Consiste en educar, capacitar y adiestrar constantemente a nuestros trabajadores:

Educación: consiste en proveer valores y actitudes.

Capacitación: consiste en proveer conocimiento, para ello podemos optar por contratar instructores
externos, enviar a nuestros empleados donde instituciones especializadas, brindarles literatura o
textos sobre un determinado tema, etc.

Adiestramiento: consiste en proveer conocimiento práctico, con el fin de que el trabajador adquiera
habilidades y experiencia. Se da mientras el trabajador cumple su función, por ejemplo, al vender o
al usar una máquina compleja.

 Comunicación

La función de comunicación consiste en procurar que en el negocio o empresa exista una

comunicación clara, adecuada y eficaz.

La comunicación debe expresarse en un lenguaje claro, simple y comprensible para el receptor.

Debe ser lo más precisa posible, sin el uso de adornos lingüísticos ni información de más.

Los mensajes deben ser íntegros y consistentes, es decir, debe haber coherencia entre los
mensajes escritos, orales y no verbales; por ejemplo, no podemos dar un mensaje verbal, pero a
través de nuestros actos, enviar un mensaje que contradiga al primero.

 Liderazgo

La función de liderazgo consiste en influir o inducir a los trabajadores para que realicen sus
trabajos o tareas, y cumplan los objetivos, de manera eficiente, con entusiasmo y por voluntad
propia.

A través de un buen liderazgo logramos influencia en los trabajadores para que nos sigan y
acepten nuestras decisiones sin poner dudas ni condiciones.

 Motivación

La motivación consiste en el acto de animar a los trabajadores, con el fin de que tengan un mejor
desempeño en el cumplimiento de los objetivos.

A través de la motivación, logramos un mejor desempeño, una mayor productividad, mayor

eficiencia, creatividad, responsabilidad y un mayor compromiso por parte de los trabajadores.

 Creación y dirección de equipos de trabajo

Consiste en crear y dirigir grupos o equipos de trabajo, guiarlos hacia el cumplimiento de sus
objetivos, motivarlos, mantener la armonía del grupo, y resolver los problemas o discrepancias que
puedan suceder.

El crear grupos de trabajo, no solo permite que el trabajador se sienta más seguro, optimista y
motivado, sino que al trabajar en equipos se crea un refuerzo entre los trabajadores y, por tanto, la
producción del grupo o equipo termina siendo mayor a lo que se lograría con trabajadores
trabajando por separado.

 Control y evaluación del desempeño

Consiste en controlar y evaluar constantemente el desempeño de los trabajadores, así como su

compenetración con el puesto y con la empresa.

Para ello podemos hacer uso de técnicas como la asignación de criterios, en donde a cada
trabajador le vamos asignando una puntuación en criterios tales como responsabilidad,
puntualidad, productividad, iniciativa, trabajo en equipo, pulcritud en el trabajo, etc., puntuación que
se va acumulando, por ejemplo, cada tres o seis meses.

 Promoción y manejo de empleados claves

Consiste en mantener en la empresa a los empleados que realmente hacen que ésta crezca,
evitando que la competencia se los lleve, y se lleve con ellos, no sólo a sus clientes, sino también
los conocimientos internos del negocio (“know how”).

Para ello debemos reconocer y elogiar sus desempeños o logros, mostrar interés por su bienestar,
hacer que se sientan comprometidos con la empresa, o usar otras técnicas de motivación.

1.3. Área financiera

El manejo de las finanzas es, un área de suma importancia. Además del financiamiento a mediano
y largo plazo, optimizar la gestión financiera incluye aplicar herramientas operativas adecuadas
para obtener las cobranzas en término, verificar los pagos a proveedores y acceder con rapidez al
crédito bancario.

Todas las funciones de las finanzas (o del encargado o del área o departamento de las finanzas)
en una empresa, se basan en dos funciones principales: la función de inversión y la función de
financiamiento.

Estas funciones son opuestas, pero, a la vez, complementarias, por ejemplo, si depositamos dinero
en una cuenta bancaria, estaremos invirtiendo dinero (inversión) y, a la vez, el banco estaría
financiándose (financiamiento). Y, por otro lado, si obtenemos un crédito del banco
(financiamiento), el banco estaría invirtiendo (inversión).
Una operación financiera, siempre puede ser vista desde dos puntos de vista diferentes, pero
complementarios, desde el punto de vista la inversión y desde el punto de vista del financiamiento.

 Inversiones

La función de inversiones por parte de finanzas consiste en:

 Buscar opciones de inversión con las que pueda contar la empresa, opciones tales como la
creación de nuevos productos, adquisición de activos, ampliación del local, compra de
títulos o acciones, etc.
 Evaluar dichas opciones de inversión, teniendo en cuenta cuál presenta una mayor
rentabilidad, cuál nos permite recuperar nuestro dinero en el menor tiempo posible. Y, a la
vez, evaluar si contamos con la capacidad financiera suficiente para adquirir la inversión,
ya sea usando capital propio, o si contamos con la posibilidad de poder acceder a alguna
fuente externa de financiamiento.
 Seleccionar la opción más conveniente para nuestro negocio.

La búsqueda de opciones de inversión se da cuando:

Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, al adquirir nuevos activos, nueva maquinaria,
lanzar nuevos productos, ampliar el local, comprar nuevos locales, etc.

Contamos con exceso de liquidez (dinero en efectivo que no vamos a utilizar) y queremos invertirlo
con el fin de hacerlo crecer, por ejemplo, en la adquisición de títulos o acciones, en depósitos de
cuentas bancarias, etc.

Para evaluar y conocer la rentabilidad de una inversión se hace uso del Análisis Financiero.

 Financiamiento

La función de financiamiento por parte de finanzas consiste en:

 Buscar fuentes de financiamiento para la empresa, fuentes tales como préstamos, créditos,
emisión de títulos valores, de acciones, etc.
 Evaluar dichas fuentes de financiamiento, por ejemplo, en el caso de adquirir un préstamo
o un crédito, evaluar cuál nos brinda mejores facilidades de pago, cuál tiene un menor
costo (menor tasa de interés). Y, a la vez, evaluar nuestra capacidad para hacer frente a la
adquisición de la deuda.
 Seleccionar la más conveniente para nuestro negocio.
 La búsqueda de financiamiento se da cuando:
 Existe una falta de liquidez para hacer frente a las operaciones diarias del negocio.
 Queremos hacer crecer el negocio, por ejemplo, queremos adquirir nueva maquinaria,
lanzar un nuevo producto, ampliar el local, etc., y no contamos con capital propio suficiente
para hacer frente a la inversión.
Para evaluar las diferentes fuentes de financiamiento, se hace uso de las matemáticas financieras.

1.4. Área de sistemas

Gran parte de la actividad que desarrollamos en el Área de Sistemas corresponde a la

administración de los sistemas operativos y al soporte a los usuarios de los computadores
centrales o corporativos, con los objetivos de garantizar la continuidad del funcionamiento de las
máquinas y del "software" al máximo rendimiento, y facilitar su utilización a todos los sectores de la
comunidad de la Empresa.

Esta labor se desarrolla en tareas como éstas:

 Mantenimiento de los equipos, detección y resolución de averías.

 Sintonía del sistema operativo y optimización del rendimiento.
 Gestión de cuentas de usuario y asignación de recursos a las mismas.
 Preservación de la seguridad de los sistemas y de la privacidad de los datos de usuario,
incluyendo copias de seguridad periódicas.
 Evaluación de necesidades de recursos (memoria, discos, unidad central) y provisión de
los mismos en su caso.
 Instalación y actualización de utilidades de software.
 Atención a usuarios ( consultas, preguntas frecuentes, información general, resolución de
problemas, asesoramiento...).
 Organización de otros servicios como copia de ficheros en cinta, impresión desde otros
ordenadores en impresoras dependientes de estos equipos.

La misión fundamental del Área es el diseño, implementación y mantenimiento de los elementos

que constituyen lo que podemos llamar la infraestructura informática de la EMPRESA, entendiendo
por tal los elementos físicos, lógicos, configuraciones y procedimientos necesarios para
proporcionar a toda la comunidad los servicios informáticos necesarios para desarrollar sus
actividades.

De otra forma más concreta, nos encargamos de la red informática que interconecta a todos los
departamentos o área de la empresa, de los ordenadores centrales que están a disposición de los
usuarios y/o que prestan servicios a los ordenadores personales, así como de las aplicaciones
instaladas en ellos y los servicios de uso general, como por ejemplo el correo electrónico.

A continuación se presenta una lista más detallada de funciones:

 Instalación y configuración de los ordenadores centrales.

 Altas y bajas de usuarios.
 Instalación y configuración de aplicaciones en los servidores.
  Mantenimiento de los discos de usuarios: quotas, etc.
 Administración de las listas de correo
 Copias de seguridad de los datos de los usuarios y recuperación de los mismos en caso de
pérdida.
 Instalación, configuración y mantenimiento de servicios como correo electrónico, proxy
Web, X.500, FTP anónimo,
 Diseño y configuración de la red que interconecta todos los edificios de la empresa.
 Configuración de los procedimientos de funcionamiento de las aulas públicas de
ordenadores.

1.5. Área de relaciones públicas

Las Relaciones Públicas son el conjunto de acciones destinadas a crear y mantener una buena
imagen de la empresa, tanto ante el público en general (consumidores, clientes, inversionistas,
instituciones públicas, organizaciones sociales, grupos de opinión, etc.), como ante sus propios
trabajadores.

Estas acciones pueden estar conformadas por la organización de eventos o actividades, o la

participación en eventos o actividades organizadas por otras empresas o instituciones (eventos
culturales, actividades deportivas, seminarios, congresos, conferencias, labores sociales, obras
de caridad, proyectos de ayuda social, etc.)

También, las acciones que realizan las Relaciones Públicas pueden estar conformadas por la
comunicación o el envío de información relacionada con la empresa y con los eventos o
actividades que organiza o en donde participa.

Información la cual comunica o envía a través de medios o canales tales como anuncios o
comunicados de prensa, conferencias de prensa, canales publicitarios, blogs, etc.

Un ejemplo del uso de las Relaciones Públicas en una empresa, podría ser la organización de un
evento empresarial (por ejemplo, la conferencia de un reconocido empresario), y su promoción a
través de diferentes medios (por ejemplo, a través de anuncios en la prensa local).

Cabe resaltar que las Relaciones Públicas se basan en una comunicación bilateral, ya que ésta no
sólo se dedica a enviar un mensaje hacia el público o hacia sus trabajadores, sino también, permite
recopilar información de éstos, tal como sus necesidades, sus preferencias, sus intereses, sus
opiniones, etc.

La importancia de las Relaciones Públicas radica en que permiten crear y mantener una imagen
positiva de la empresa, lo que genera una buena promoción de ésta, y lo que a su vez genera un
clima favorable para las ventas. Y, por otro lado, permiten mantener una buena relación con los
trabajadores de la empresa, lo que genera un buen ambiente o clima laboral, y lo que a su vez
genera trabajadores motivados y eficientes.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

2. El proceso administrativo
2.1. Concepto

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es

indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina,
correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración

en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración,

mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de
uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan
todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la
mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe
hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

Autores

El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se

efectúa la administración. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Son las
actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso humanos,
técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar, Coordinar y Controlar. Dentro
de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y neoclásicos adoptan el Proceso
Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y
Controlar. Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación:

1. Investigación
2. Planificación
3. Coordinación
4. Control
5. Previsión
6. Organización
7. Comando

Koontz y O´Donnell Koontz & O'Donnell, la definen como la dirección de un organismo social, y su
efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
Definen el Proceso Administrativo con cinco elementos:
1. Planificación
2. Designación de Personal
3. Control
4. Organización
5. Dirección

Para George Ferry, la administración es un proceso muy particular consistente en las actividades
de planeación, organización, ejecución y control desempeñadas para determinar y alcanzar los
objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos. Miner define el Proceso
Administrativo con cinco elementos:

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Coordinación
5. Control
 a. Etapas

Aunque exista una diversidad de criterios y un sinfín de autores que manejen diferentes etapas, el
criterio que predomina nos dice que las etapas del proceso administrativo son 4: Planeación,
Organización, Dirección y Control.

Planeación: Esta etapa abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de

una estrategia general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía de los planes para
integrar y coordinar las actividades; así como establecer metas de trabajo para miembros de la
organización.

La planeación se puede orientar hacia la estabilidad para garantizar la continuidad y está orientada
hacia el mejoramiento del comportamiento para garantizar resultados óptimos en la empresa ,
incluso, puede estar orientada hacia las contingencias, para anticiparse a eventos que pueden
ocurrir en el futuro.

Organización: Esta etapa incluye determinar que tareas se llevarán a cabo, cómo serán realizadas,
quién las ejecutara, como estarán agrupadas, quién depende de quién, y dónde serán tomadas las
decisiones.

La organización es la distribución y disposición de los recursos organizacionales para alcanzar

objetivos estratégicos. Esa distribución se refleja en la división del trabajo en unidades
organizacionales, definición de líneas formales de autoridad y adopción de mecanismos para
coordinar las diversas tareas organizacionales.

Toda organización debe funcionar con un sistema integrado y cohesionado en que las partes se
interrelacionan estrechamente para actuar como una totalidad que alcance determinado objetivo
con éxito. Sin embargo, organizar no es una tarea de una sola vez. La estructura organizacional no
es permanente ni definitiva, pues se debe ajustar y adaptar de continuo, siempre que la situación y
el contexto ambiental experimenten cambios. Así, a medida que enfrenta nuevos y diferentes
desafíos generados por cambios externos, la organización requiere responder de manera
adecuada para ser exitosa. Los cambios externos que ocurren en el ambiente traen nuevas
oportunidades, generan nuevas amenazas, proporcionan nuevas tecnologías y nuevos recursos,
incentivan la competencia, condicionan nuevas regulaciones legales y gubernamentales, y todas
estas influencias afectan directa o indirectamente los negocios de la organización. Es ahí donde se
encuentra la clave: la organización debe ser suficientemente maleable y adaptable para ajustarse a
las demandas ambientales, no sólo para sobrevivir en el contexto variable, sino, en especial, para
acompañar la realidad externa y asegurar el éxito del negocio.

La reorganización siempre es necesaria para ajustarse a los cambios. Reorganización es la acción

de modificar la estructura organizacional para ajustarla a las nuevas condiciones ambientales.
Muchas organizaciones se reestructuran continuamente para volverse más ágiles, sencillas,
eficientes, eficaces y competitivas, en un ambiente global de fuerte y acérrima competencia.

La organización es una importante función administrativa que sirve de base a la estrategia

organizacional. La planeación define qué hacer, mientras que la organización determina como
hacerlo. La estructura organizacional es una herramienta que el administrador debe utilizar para
armonizar los recursos, de manera que las tareas se ejecuten siguiendo la estrategia establecida.

La organización es una función administrativa que se distribuye entre todos los niveles
organizacionales, en consecuencia, cuando se habla de organización, se quiere decir que el nivel
institucional establece el diseño organizacional de toda la organización, el nivel intermedio define el
diseño departamental para cada una de las unidades organizacionales y el nivel operacional
determina el diseño de los cargos y tareas de cada actividad, dentro de su área de competencia.
Sin embargo el proceso es exactamente igual para todos: estructurar las diversas actividades que
conducen a conseguir los objetivos de la organización. Cada administrador, en su nivel
organizacional, coordina el trabajo de varias personas y estructura equipos para procesar la
producción del trabajo.

Dirección: Es la etapa encargada de motivar a los empleados, orientar las actividades de otros,
elegir el canal más eficaz de comunicación, y resolver los conflictos entre los empleados.
Esta es la función administrativa que se refiere a la relación interpersonal del administrador con su
subordinado.

Para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, se deben complementar con la
orientación y el apoyo de las personas a través de comunicación, liderazgo y motivación
adecuados. Para dirigir a las personas, el administrador debe saber comunicar, liderar y motivar.
Mientras las otras funciones del proceso administrativo son impersonales, la dirección constituye
un proceso interpersonal que determina las relaciones entre los individuos.

Está relacionada con la actuación sobre las personas de la organización, por lo que constituye una
de las más complejas funciones de la administración.

La dirección es una función administrativa distribuida en todos los niveles jerárquicos de la

organización. En el nivel institucional, se denomina dirección; en el nivel intermedio, se denomina
gerencia, y en el nivel operacional recibe el nombre de supervisión de primera línea.

Control: La etapa de control, se hace referencia al método de vigilar, comparar y corregir.

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo planeado, organizado y ejecutado se
ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos. La esencia del control
está en verificar si la actividad controlada está o no alcanzando los objetivos o resultados
esperados. En este sentido, el control es básicamente un proceso que guía la actividad ejecutada
hacia un fin previamente determinado.

El proceso de control presenta cuatro etapas o fases:

 Establecimiento de objetivos o estándares de desempeño.

 Evaluación o medición del desempeño actual.
 Comparación del desempeño actual con los objetivos o estándares establecidos.
 Acción correctiva para superar los posibles desvíos o anormalidades.

Interrelación entre las funciones o etapas del proceso administrativo

A pesar de que la administración es un proceso, constituye una unidad indisoluble, pues durante su
aplicación, cada parte, cada acto, cada etapa se realizan al mismo tiempo y una con otra están
relacionadas mutuamente.

Las cuatro funciones de la administración están entrelazadas e interrelacionadas; el desempeño de

una función no cesa por completo antes que inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en
una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
 b. Su universalidad

El proceso administrativo tiene aplicación universal: significa que las funciones fundamentales de
planear, organizar, dirección y control son básicas y están desempeñadas por el gerente, sin
importar el tipo de empresa, la actividad principal o el nivel en el cual trabaja el gerente.

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de
empresa de que se trate.

Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizará un
gerente de una tienda de departamentos.

Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o
simplemente de supervisión.