Caso de gestión del tiempo: Semana 2

Caso de Estudio: María Sánchez en el Desafío del Tiempo

María Sánchez, una ejecutiva apasionada por su trabajo en la empresa Innovatech, se
enfrenta diariamente al reto de gestionar su tiempo de manera eficiente. María ocupa
el cargo de Coordinadora de Desarrollo de Proyectos y, aunque disfruta de su trabajo,
siente que la falta de una planificación efectiva está afectando su rendimiento y
bienestar personal.

Descripción del Entorno Laboral de María Sánchez

Innovatech es una empresa conocida por su enfoque innovador en el desarrollo de
proyectos. El ambiente laboral fomenta la creatividad y la colaboración entre
departamentos, lo que ha llevado a la empresa al éxito en la industria. Sin embargo,
María ha identificado algunas áreas de mejora en cuanto a la estructura organizativa y
la comunicación interna.

Responsabilidades de María Sánchez

Como Coordinadora de Desarrollo de Proyectos, María desempeña un papel clave en la
planificación y ejecución de proyectos. Sus responsabilidades incluyen:
1. Coordinación de Reuniones de Desarrollo: María lidera reuniones periódicas con el
equipo de desarrollo para evaluar el progreso y abordar posibles desafíos.
2. Preparación de Presentaciones para Clientes: Debe crear presentaciones efectivas
para clientes, destacando los beneficios de los proyectos desarrollados por su equipo.
3. Gestión de Llamadas y Correos Electrónicos: María es la primera línea de contacto
para clientes y proveedores, gestionando llamadas y correos electrónicos de manera
eficiente.
4. Supervisión del Equipo: A cargo de un equipo de desarrolladores, María se asegura de
que cada miembro comprenda sus roles y responsabilidades.
5. Coordinación con Otros Departamentos: Colabora estrechamente con otros
departamentos, como el de marketing y logística, para garantizar la coherencia en los
proyectos.

Desafíos Diarios de María Sánchez

1. Rutina Matutina Caótica: La falta de una rutina matutina organizada ha llevado a
María a llegar tarde a reuniones importantes.
2. Multitarea y Sensación de Abrumo: María a menudo se encuentra realizando
múltiples tareas a la vez, lo que afecta su eficiencia y enfoque.
3. Distracciones en el Entorno Laboral: La cultura abierta de Innovatech a veces se
convierte en una distracción, con interrupciones frecuentes.
4. Comunicación Interna Desorganizada: A pesar de la colaboración, la falta de
estructura en la comunicación interna genera confusión en la distribución de
responsabilidades.
5. Gestión de Tiempo para Proyectos Estratégicos: María lucha por encontrar tiempo
para trabajar en proyectos estratégicos debido a las demandas diarias.

Planificación Semanal de Actividades

Lunes
- **8:00 AM - 9:00 AM:** Revisar informe de ventas y establecer prioridades para la
semana.
- **9:00 AM - 11:00 AM:** Reunión con equipo de desarrollo para discutir el progreso
del proyecto actual.
- **11:00 AM - 12:00 PM:** Preparar esbozo inicial de presentación para clientes.
Martes
- **8:30 AM - 10:00 AM:** Coordinar con el departamento de logística para asegurar la
disponibilidad de recursos para proyectos futuros.
- **10:00 AM - 12:00 PM:** Revisar y responder correos electrónicos y llamadas de
clientes.
Miércoles
- **9:00 AM - 11:00 AM:** Trabajar en la presentación para clientes, incorporando
feedback del equipo.
- **11:00 AM - 1:00 PM:** Reunión estratégica con el departamento de marketing para
alinear estrategias.
Jueves
- **8:30 AM - 10:00 AM:** Llamada con proveedores para discutir entregas y plazos.
- **10:00 AM - 12:00 PM:** Sesión de lluvia de ideas con el equipo para abordar desafíos
actuales.
Viernes
- **9:00 AM - 10:30 AM:** Evaluar propuestas de proyectos y asignar tareas al equipo.
- **10:30 AM - 12:00 PM:** Revisar y organizar la comunicación interna para la próxima
semana.

Desarrollo de Habilidades de María Sánchez

1. Gestión Efectiva de Reuniones: Participar en cursos que mejoren sus habilidades para
dirigir reuniones de manera eficiente.
2. Delegación Inteligente: Identificar tareas que pueden ser delegadas dentro del equipo
para liberar tiempo para proyectos estratégicos.
3. Entrenamiento en Comunicación Asertiva: Mejorar sus habilidades de comunicación
para ser más asertiva y clara en la delegación de tareas.
4. Establecimiento de Límites de Tiempo: Implementar límites de tiempo para ciertas
actividades, evitando la multitarea excesiva.
5. Evaluación Constante y Ajuste: Periódicamente, evaluar la eficacia de la planificación
y realizar ajustes según sea necesario.

Este caso proporciona les proporciona una visión detallada de los desafíos de gestión
del tiempo que enfrenta María Sánchez en un entorno de trabajo dinámico. Les brinda
la oportunidad de analizar y proponer soluciones para mejorar la eficiencia y el bienestar
de María en su puesto, además de armar un cronograma de actividades basándose en
prioridades.

Resuelve:
1) Listar actividades
2) Listar los distractores de tiempo
3) Desarrolla la Matriz Eisenhower
4) Plan de mejora: cronograma (formato completo)
5) Recomendaciones