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Plan Estratgico
de Tecnologa de
Informacin
PETI 2014-2017
Plan Estratgico de Tecnologa de
Informacin desarrollado para las empresas
del Grupo de Energa de Bogot.
kpmg.com.co
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KPMG en Colombia
Contenido
1. Objetivo................................................................................................................................. 3
2. Objetivos Especficos del PETI ............................................................................................. 3
3. Alcance ................................................................................................................................. 3
4. Beneficios del PETI............................................................................................................... 5
6. Misin y Visin de las reas de Tecnologa .......................................................................... 5
7. Lineamientos de tecnologa de informacin .......................................................................... 6
8. Proyectos planteados ........................................................................................................... 9
9. Plan de Accin .................................................................................................................... 15
10. Factores crticos de xito .................................................................................................. 16
11. Indicadores de gestin para medir el cumplimiento del PETI ........................................... 16
12. Plan de divulgacin para la puesta en operacin ............................................................. 19
13. Plan de seguimiento y metodologa para actualizacin del PETI ..................................... 19
14. Glosario ............................................................................................................................ 35
15. Anexo 1............................................................................................................................. 36
16. Anexo 2............................................................................................................................. 36
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1. Objetivo
Presentar el Plan Estratgico de Tecnologa de Informacin (PETI) del Grupo de Energa de
Bogot (GEB) y de las empresas lo integran, diseado de acuerdo a las brechas y
necesidades identificadas en el diagnstico de la situacin actual de TI.
3. Alcance
El presente PETI con un alcance de tiempo de los aos 2014 a 2017 y considera las
empresas del grupo que a continuacin se ilustran:
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Lineamientos Generales
El lder de tecnologa de la EEB deber generar presencia en las reas de TI de las filiales
para fortalecer el gobierno corporativo de TI, divulgar y validar el cumplimiento de los
lineamientos y polticas que se establezcan.
Las aplicaciones, datos, infraestructura y seguridad informtica debern contemplar y
satisfacer las necesidades del grupo en funcin del negocio.
Todo proyecto de TI que se implemente en el GEB debe:
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8. Proyectos planteados
De acuerdo con el anlisis realizado y teniendo en cuenta los requerimientos, prioridades y
objetivos del Grupo de Energa de Bogot, a continuacin se listan los proyectos planteados
a desarrollar durante el periodo 2014 a 2017:
Proyecto
Descripcin
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Implementacin de COBIT
Implementacin de ITIL
Estandarizacin de procesos de TI
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Definicin de la Administracin de
proveedores de Servicios de TI
Administracin de Riesgos de TI
Monitoreo y evaluacin del desempeo de TI
mediante la definicin de KPI's
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Service Management
Estos proyectos debern ejecutarse para apalancar la estrategia del GEB, sin embargo es
importante mencionar que en el evento que el GEB defina un proyecto prioritario, ste debe
estar alineado con los objetivos de tecnologa y del GEB. Adicionalmente se deber
presentar el cambio a realizar en el plan de proyectos de TI y obtener la aprobacin de la
Presidencia y la Vicepresidencia Administrativa.
En el Anexo 1 se encuentra el detalle y descripcin de cada uno de los proyectos propuestos
y en el Anexo 2 se encuentra el anlisis de priorizacin realizado para seleccionar los
proyectos ms relevantes a ejecutar por el GEB.
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9. Plan de Accin
De acuerdo con los proyectos planteados anteriormente, se disea el siguiente Road Map a seguir desde el 2014 al 2017:
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Nombre
Objetivo
Descripcin
Formula
Cumplimiento
individual de
cada proyecto
con respecto
al tiempo
Medir el
cumplimiento
individual de
cada
proyecto
planteado a
la fecha, con
respecto al
tiempo
Conocer el
cumplimiento
de cada
proyecto
planeado
ejecutar a la
fecha
Cumplimiento
por proyecto
en tiempo =
(% de
ejecucin del
proyecto) - (%
planeado del
proyecto a la
fecha)
Cumplimiento
de la
ejecucin del
portafolio de
proyectos
Medir el
cumplimiento
del portafolio
de proyectos
planteados
en el PETI
Conocer si el
portafolio de
proyectos se
est
ejecutando
de acuerdo
con lo
planeado
Cumplimiento
del portafolio
= (Proyectos
realmente
ejecutados a
la fecha)/
(Proyectos
planeados a
estar
ejecutndose
a la
fecha)*100
Eficiencia del
portafolio de
proyectos
Medir la
eficiencia del
portafolio de
proyectos
mediante la
medicin del
cumplimiento
de los
entregables
de cada
proyecto
segn lo
planeado.
Conocer si el
portafolio de
proyectos
est
cumpliendo
con los
entregables
planeados.
% de
eficiencia=
(Nmero de
entregables
concluidos y
entregados de
acuerdo a los
documentos
de
planeacin de
los
proyectos /
Nmero total
de
Interpretacin Frecuencia
del Resultado de clculo
Positivo: El
Mensual
proyecto est
adelantado en
tiempo
Neutral: El
proyecto est
en tiempo de
acuerdo a lo
planeado
Negativo: El
proyecto est
atrasado en
tiempo
Menor que
Mensual
100%: atraso
en el
cumplimiento
del portafolio
de proyectos
Igual a 100%:
En tiempo en
el
cumplimiento
del portafolio
de proyectos
Mayor que
100%:
Adelantado en
el
cumplimiento
del portafolio
de proyectos
Menor que
Mensual
100%: atraso
en el
cumplimiento
de entregables
Igual a 100%:
En tiempo en
el
cumplimiento
de entregables
Mayor que
100%:
Adelantado en
el
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Varianza de
Medir la
cada proyecto varianza en
en el costo
el costo a la
fecha de
cada
proyecto.
Varianza de
cada proyecto
en el
cronograma
Medir la
varianza en
el
cronograma
de cada
proyecto.
entregables
en
los
documentos
de planeacin
de
los proyectos
sobre el
periodo
que se opera
el
indicador) X
100
Conocer si el Varianza en el
proyecto est costo = (Valor
excediendo o Ganado
ahorrando
Costo Real)
costos.
cumplimiento
de entregables
Positivo:
Ahorrando de
acuerdo a los
costos
planeados.
Neutral: El
proyecto va de
acuerdo al
costo
planeado
Negativo:
Excediendo
los costos
planeados.
Conocer si el Varianza en el Positivo:
proyecto est cronograma = Adelantado de
adelantado o (Valor Ganado acuerdo al
atrasado de
Valor
cronograma
acuerdo al
Planeado)
planeado.
cronograma.
Neutral: El
proyecto va de
acuerdo al
cronograma
planeado
Negativo:
Atrasado de
acuerdo al
cronograma
Mensual
Mensual
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Presidencia
EEB
Presidencias del
Grupo
Comit de Presidencia
de cada Filial
Comit de Lderes (Gerentes,
Directores, Vicepresidentes)
Integrantes del equipo de TI del
corporativo y filiales
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La metodologa consta de siete pasos, los cuales se ejecutan durante las fases del proyecto,
teniendo en cuenta los lineamientos dados por la PMO.
Para cada fase del proyecto, el grupo del programa de aseguramiento de calidad, junto con
el PMO y el equipo o proveedor que ejecuta el proyecto tendrn que realizar los siguientes
pasos de aseguramiento de calidad:
Paso
Descripcin
Reunin de
kick-off de la
revisin de
aseguramiento.
Definicin del
alcance de la
revisin
(criterios).
Definicin del
alcance de la
revisin
(criterios).
Comentarios
Comunicacin de los
objetivos de la
revisin de
aseguramiento,
principales actores y
responsables.
Definicin junto con
la PMO los criterios
que se van a revisar
junto con sus
responsables, los
distintos entregables
de cada fase y las
fechas de reuniones
y seguimientos.
Envi de correos
solicitando reuniones
a los responsables de
cada criterio de
evaluacin
Responsable
Equipo
Programa de
Aseguramiento
(PA)
PMO
Equipo PA
PMO
Equipo PA
Entregables
Acta de Reunin
de kick-off.
Criterios de
evaluacin de la
fase.
Cronograma de
entrevistas.
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Revisin de
criterios y
entregables de
cada fase.
Reuniones
peridicas de
seguimiento.
Elaboracin
reporte de
aseguramiento.
Decisin de
seguir/ o no a la
siguiente fase.
Ejecucin de
entrevistas con los
responsables de
cada criterio y
revisin de
entregables para
verificar que cumplan
con el contenido y
calidad requeridos.
Reuniones
semanales de
seguimiento para
revisar hallazgos
preliminares.
Reuniones al final de
cada fase con la
PMO y con el Comit
Ejecutivo.
Elaborar el reporte de
aseguramiento que
resume los hallazgos
encontrados durante
las entrevistas y la
revisin de
entregables.
Segn los hallazgos
encontrados se debe
tomar la decisin en
conjunto con la PMO
de pasar o no a la
siguiente fase.
Equipo PA
Responsables
de cada frente
de trabajo del
proyecto
Equipo PA
PMO
Comit Ejecutivo
Equipo PA
Equipo PA
PMO
Comit Ejecutivo
N.A.
Informes de
seguimiento.
Reporte de
aseguramiento.
Acta de decisin
del comit
ejecutivo.
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Los pasos del aseguramiento de calidad se ejecutan durante cada una de las fases del proyecto como se describe a
continuacin:
Fase del
Proyecto
Pasos a
ejecutar del
PA
1234
Inicio
56 7
Ejecucin
12
Actividades del PA
Entregables del PA
- Formato de reporte
peridico de seguimiento
- Acta de Reunin de kickoff.
- Criterios de evaluacin de
la fase.
- Cronograma de
entrevistas.
-Informes de seguimiento.
-Reporte de aseguramiento.
-Acta de decisin del
comit ejecutivo.
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Gestin de Calidad.
Gestin del Recurso Humano.
Gestin de Comunicaciones.
Gestin de Riesgos.
Gestin de Compras.
Gestin de StakeHolders.
- Revisar los roles, responsabilidades e
integrantes de los diferentes comits
conformados con el objetivo de: tomar
decisiones, reportar avance y validar el
seguimiento del plan de trabajo.
- Revisar el esquema de reporte de
resultados al comit ejecutivo y hacer
recomendaciones, si se identificaran
sobre:
Nivel de reporte
Periodicidad de reporte
Tipo de informe esperado
Audiencia o grupos objetivos a los
cuales estar dirigido el reporte
Personal que tendr acceso a los
reportes
- Participar en la reunin de lanzamiento
del proyecto, con el fin de explicar el rol y
las responsabilidades del Programa de
Aseguramiento Independiente en la
implantacin de la solucin.
- Conocer los procedimientos y criterios de
aceptacin de entregables o servicios y
los responsables de aprobacin definidos.
- Revisar los documentos generados en la
fase de preparacin del proyecto por parte
del equipo del proyecto, para verificar el
cumplimiento de los estndares de
aceptacin de entregables, para lo cual se
tiene en cuenta:
Relacin de los riesgos en proyectos
similares.
- Cronograma de
entrevistas.
- Informes de seguimiento.
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- Reporte de
aseguramiento.
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Cierre
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identifican qu debilidades, segn ellos, tiene el rea y qu debe mejorar para lograr
una optima operacin del negocio.
Evaluacin de la capacidad de TI en trminos de la Arquitectura, Soporte y Entrega de
Servicios de TI y el Gobierno de TI
En esta etapa se evalan tres perspectivas: Arquitectura Empresarial (AE), Soporte y
Entrega de Servicios de TI y Gobierno de TI.
Anlisis de la Arquitectura Empresarial
La Arquitectura Empresarial se divide en 4 categoras, los Procesos de Negocio, la
Arquitectura de Aplicacin, la Arquitectura de Informacin y la Arquitectura de Infraestructura
Tecnolgica.
4. El equipo de trabajo realiza talleres o entrevistas con los lderes de proceso de
negocio para identificar la tecnologa involucrada en cada uno de los procesos de la
organizacin.
Adicionalmente, durante estas reuniones recolecta los requerimientos tecnolgicos
que expresan los lderes de procesos de negocio.
Como resultado de este paso se tendr el mapeo estratgico del cubrimiento de las
aplicaciones del negocio contra el modelo de negocio.
5. El equipo de trabajo junto con el/los lder(es) tcnico de cada sistema, evalan la
Arquitectura de Aplicaciones, realizando un entendimiento de la funcionalidad actual
de cada sistema e identificando qu tanto o cmo stas aplicaciones apoyan la
operacin del negocio. Entre otras, se deben responden a las siguientes preguntas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Qu sistemas se tienen?
Cules son los sistemas crticos?
Cmo estn conectados los sistemas (interfaces)?
Qu informacin maneja cada sistema?
Qu funcionalidad tienen cada sistema?
La funcionalidad provista por los sistemas es suficiente para cumplir la operacin?
Satisfacen las expectativas de los lderes de procesos?
g. En qu versin se tienen los sistemas? Desde hace cunto se tiene esta versin
y cul es la ltima que maneja el proveedor?
h. En qu nivel de madurez (en cuanto a tecnologa y buenas prcticas) se
encuentran los sistemas? Cumplen estndares internacionales y fueron
desarrollados con tecnologas de punta?
i. Los sistemas cuentan con seguridad (logs de auditora, esquema de
autenticacin, etc.)?
j. Se cuentan con manuales de usuarios actualizados y publicados para cada
sistema?
6. El equipo de trabajo y el/los Lder(es) Tcnico de cada sistema investigan en qu
versin se encuentra el sistema que se tiene? y qu ventajas tiene la nueva versin
sobre la versin que actualmente se tiene en operacin?
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Gestin de Activos
Gestin de Operaciones y Comunicaciones
Adquisicin, desarrollo y mantenimiento de la infraestructura
Infraestructura Tecnolgica
Gestin de Terceros
Organizacin de la Seguridad
Seguridad Fsica y Ambiental
Control de Acceso
Gestin de Incidentes
Gestin de la continuidad
11. El equipo de trabajo junto con el jefe de TI promedia el resultado del anlisis realizado
y define el nivel de madurez en el que se encuentra la empresa en cuanto a su
infraestructura tecnolgica. Adicionalmente se investigan las tendencias de la industria
para cada una de las categoras evaluadas.
12. En conjunto, todos los actores participantes del proceso de anlisis de la Arquitectura
Empresarial, realizan un informe con el Estado Actual de la AE e identifican las
brechas que se tienen con respecto al estado actual de la industria.
Anlisis del Soporte y Entrega de Servicios de TI
Analizar el Soporte y Entrega de Servicios de TI con respecto al marco de referencia ITIL:
13. El equipo de trabajo evala el soporte y entrega de servicios de TI con respecto al
marco de referencia ITIL. Establece los criterios de calificacin (e.g. 1 a 5) y el modelo
de madurez a utilizar (por proceso o general para el negocio).
Dentro del anlisis se evalan los siguientes dominios:
Mejoramiento Continuo del Servicio: Crear y mantener valor para los clientes a travs
de un mejor diseo, introduccin y operacin de los servicios. Temas claves a evaluar:
a. Mejoramiento del servicio: Se determina qu se va a medir, qu puede medirse,
conseguir la informacin y quin va a necesitar la informacin, analizar la
informacin en busca de patrones o comportamientos similares y repetitivos,
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h. PO9 - Evaluar y administrar los riesgos de TI: Se define el modelo de cmo se van
a evaluar los riesgos, para posteriormente hacer el anlisis y evaluacin.
i. PO10 - Administrar proyectos: Se establece un marco de referencia para la
ejecucin de los proyectos. Se define cmo se va a evaluar la calidad y los riesgos
de los proyectos del rea.
Identificar los requerimientos del negocio ajustados
Para la identificacin de los requerimientos del negocio ajustados se realizan los siguientes
pasos:
17. El equipo de trabajo identifica y lista las brechas identificadas en:
Objetivo.
Actividades principales.
Recurso requerido.
Tiempo de implementacin,
Entre otros.
28. El equipo de trabajo debe realizar un taller con la alta direccin para validar y aprobar
el portafolio de proyectos.
Desarrollo del plan de TI
29. Una vez aprobado el portafolio de proyectos, se documenta el Plan Estratgico de
Tecnologa de Informacin PETI, y se solicita aprobacin del mismo.
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14. Glosario
TI: Tecnologa de Informacin.
Proyecto de TI: toda iniciativa que pretenda cambiar o implementar hardware, software o
equipo de comunicacin.
COBIT (Control Objectives for Information and relates Technology): Marco de referencia
de control de Gobierno de TI autorizado, actualizado, aceptado internacionalmente para la
adopcin por parte de las empresas y el uso diario por parte de gerentes de negocio,
profesionales de TI y profesionales de aseguramiento de calidad.
ITIL (IT Infrastructure Library): Conjunto de mejores prcticas para planeacin, proveedura
y soporte de servicios de TI. Se enfoca en la administracin de los servicios de TI a travs de
un enfoque basado en procesos.
PMBOK (Project Management Body of Knoledge): Estndar en la gestin de proyectos
desarrollado por el PMP (Project Management Institute). Incluye los procesos y contexto de
un proyecto y las reas de conocimiento especfico para la gestin de un proyecto.
Valor Planificado: Es el presupuesto autorizado asignado al trabajo que debe ejecutarse
para completar una actividad o componente de la estructura de desglose del trabajo, sin
contar con la reserva de gestin. Este presupuesto se adjudica por fase a lo largo del
proyecto, pero para un momento determinado, el valor planificado establece el trabajo fsico
que se debera haber llevado a cabo hasta ese momento.1
Valor Ganado: Es la medida del trabajo realizado en trminos de presupuesto autorizado
para dicho trabajo. Es el presupuesto asociado con el trabajo autorizado que se ha
completado.2
Costo Real: Es el costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en una actividad durante un
periodo de tiempo especfico.3
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15. Anexo 1
En el archivo Proyectos_Final.xlsx se encuentra el detalle y descripcin de cada uno de los
proyectos propuestos.
Proyectos_Final.xlsx
16. Anexo 2
En el archivo Macro cuadrante burbujas VFinal.xlsm se encuentra el anlisis de priorizacin
realizado para seleccionar los proyectos ms relevantes a ejecutar por el GEB.
MACRO cuadrante
burbujas VFinal.xlsm
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2013 KPMG Ltda., KPMG Impuestos y Servicios Legales Ltda., KPMG Advisory Services Ltda., sociedades colombianas de
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Cooperative (KPMG International), una entidad suiza. Derechos reservados.
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