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  • 5 Gestion Juridica.

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    maria de los angeles portilla medina
    6 vistas12 páginas
    Este documento presenta una tabla de retención documental para la gestión jurídica. Detalla diferentes procesos como acciones administrativas, procesos administrativos sancionatorios, otros procedimientos administrativos, investigaciones administrativas y requerimiento NURC. Para cada proceso, lista los tipos de documentos generados y establece los periodos de retención tanto en el archivo de gestión como en el archivo central antes de su disposición final.

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    Título original

    5_GESTION_JURIDICA.

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    Este documento presenta una tabla de retención documental para la gestión jurídica. Detalla diferentes procesos como acciones administrativas, procesos administrativos sancionatorios, otros procedimientos administrativos, investigaciones administrativas y requerimiento NURC. Para cada proceso, lista los tipos de documentos generados y establece los periodos de retención tanto en el archivo de gestión como en el archivo central antes de su disposición final.

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    PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN Y CALIDAD DOCUMENTO

    FORMATOS TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CONTROLADO


    GR-F-67 Ver 1

    TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL


    PROCESO / ETAPA CODIGO FECHA DE ELABORACIÓN VERSIÓN
    Año Mes Día

    GESTIÓN JURÍDICA 5 2019 03 19 1


    CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL

    5 1 g ACCIONES ADMINISTRATIVAS
    PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
    5 1 4 c
    FISCAL
    i Autos

    i Version Libre

    i Descargos

    i Pruebas Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de
    Audiencias (Inicial - De Pruebas- De
    i Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    decisión)
    por perder su valor
    i Actas de audiencias administrativo y legal

    i Alegatos

    i Fallo (con o sin responsabilidad fiscal)

    i Nulidades

    i Recursos
    PROCESOS ADMINISTRATIVOS
    5 1 3 c
    SANCIONATORIOS
    i Autos

    i Resoluciones

    i Descargos Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de

    Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de Caildad
    SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018
    PROCESO GESTIÓN DE PLANEACIÓN Y CALIDAD DOCUMENTO
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    CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL
    terminado su tiempo de
    i Pruebas SemiPrivado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    por perder su valor
    i Alegatos administrativo y legal

    i Decisión

    i Nulidades

    i Recursos
    OTROS PROCEDIMIENTOS
    5 1 2 c
    ADMINISTRATIVOS
    i Autos

    i Resoluciones

    i Peticiones

    i Respuestas Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de
    i Conceptos Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    por perder su valor
    i Oficios administrativo y legal

    i Recursos

    i Decretos

    i Pruebas

    i Decisión

    5 1 1 c INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVA

    i Alegatos

    i Anexos

    Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de Caildad
    SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018
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    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 3 7 X X retencion en el Archivo Central
    i Decisión por perder su valor
    administrativo y legal.
    i Nulidades

    i Prueba

    i Recursos

    i Resoluciones

    5 1 5 c REQUERIMIENTO NURC Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de
    i Nurc SemiPrivado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    por perder su valor
    i Respuesta a Nurc administrativo y legal.

    5 2 g ACCIONES JUDICIALES

    5 2 1 c CONTROVERSIAS CONTRACTUALES

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de Caildad
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    GESTIÓN CENTRAL

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 2 2 c EJECUTIVO

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Medidas Cautelares

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 2 3 c LABORALES

    i Alegatos

    i Anexos

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    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 2 4 c NULIDAD

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de Caildad
    SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Aprobado en octubre de 2018
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    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
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    GESTIÓN CENTRAL

    i Recursos

    i Sentencias
    NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DE
    5 2 5 c
    DERECHO
    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 2 6 c PENALES

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya

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    CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Sensible Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 2 7 c REPARACIÓN DIRECTA

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    SemiPrivado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    Elaborado por: Coordinador Gestión Documental Revisado por: Profesional de Calidad/ Aprobado por: Director de Caildad
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    GESTIÓN CENTRAL

    5 2 8 c RESPONSABILIDAD CIVILES

    i Alegatos

    i Anexos

    i Audiencias

    i Autos
    Se eliminan cuando haya
    i Contestación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Demanda por perder su valor
    administrativo y legal
    i Llamamiento En Garantías

    i Nulidades

    i Pruebas

    i Recursos

    i Sentencias

    5 3 g ACCIONES TUTELAS

    5 3 1 c ACCION TUTELA

    i Acción De Tutela

    i Autos

    i Contestación

    i Sentencia I Instancia

    i Impugnación Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de

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    GESTIÓN CENTRAL
    terminado su tiempo de
    i Sentencia II Fisico papel 1 4 X X retencion en el Archivo Central
    Privado por perder su valor
    i Instancia administrativo y legal

    i Incidente Desacato

    i Requerimiento Previos

    i Apertura De Incidente

    i Decisión De Incidente

    i Consulta

    i Inejecución

    5 10 g ASESORIAS JURIDICAS

    5 10 1 c ASESORIA JURIDICA
    Cumplido el periodo de
    retención la Serie se elimina
    i Solicitud Privado Fisico papel 1 4 X X
    por perder su valor
    administrativo y legal.
    i Concepto

    5 17 g COACTIVOS

    5 17 1 c COACTIVOS

    i Autos

    i Decisión
    Se eliminan cuando haya
    i Excepciones terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Medida cautelar por perder su valor
    administrativo y legal
    i Notificación

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    GESTIÓN CENTRAL

    i Pruebas

    i Recursos

    i Resoluciones

    5 22 g CONCILIACIONES

    5 22 2 c CONCILIACION DE CARTERA
    Se eliminan cuando haya
    i Acta de conciliación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Auto por perder su valor
    administrativo y legal.
    i Traslado

    5 22 3 c CONCILIACION DE PREJUDICIALES
    Se eliminan cuando haya
    i Acta de conciliación terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Auto fija fecha por perder su valor
    administrativo y legal.
    i Traslado

    5 26 g CONTROL DISCIPLINARIO

    5 26 1 c INVESTIGACIONES LABORALES

    i Nulidades

    i Pruebas
    Se conserva despues de su
    tiempo de retencion en el
    i Recurso Sensible Fisico papel 1 99 X X
    Archivo Central por su valor
    legal.
    i Resolución de Decisión

    i Resoluciones

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    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
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    GESTIÓN CENTRAL

    i Solicitud De Apertura De Investigación

    5 30 g DERECHO DE PETICIONES

    5 30 1 c DERECHO DE PETICION Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de
    i Derecho de peticion Privado Fisico papel 1 4 X X retencion en el Archivo Central
    por perder su valor
    i Respuesta Derecho Peticion administrativo y legal.

    5 30 2 c REQUERIMIENTO DE AUTORIDADES Se eliminan cuando haya


    terminado su tiempo de
    i Requerimiento Privado Fisico papel 1 4 X X retencion en el Archivo Central
    por perder su valor
    i Respuesta requerimiento administrativo y legal.

    5 45 g JURISDICCIONALES

    5 45 1 c JURISDICCIONALES

    i Autos

    i Contestación
    Se eliminan cuando haya
    i Decisión Primera terminado su tiempo de
    Privado Fisico papel 1 9 X X retencion en el Archivo Central
    i Decisión Segunda Instancia por perder su valor
    administrativo y legal.
    i Recursos

    i Pruebas

    i Solicitud

    5 59 g PODERES

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    CÓDIGO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL


    SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES TIPO DE
    SOPORTE ARCHIVO ARCHIVO PROCEDIMIENTO
    CD S SB (REGISTROS) INFORMACION CT E D S M
    GESTIÓN CENTRAL

    Se eliminan cuando haya


    5 59 1 c PODERES
    terminado su tiempo de retencion
    SemiPrivado Fisico papel 2 18 X X
    en el Archivo Central por perder
    i Poderes su valor administrativo y legal.

    CONVENCIONES Prof. Gestión Documental Gerente GR-GTH Secretario Juridico


    CP: Código de Proceso CT: Conservación Total
    S: Código de Serie documental E : Eliminación
    SB: Subserie documental D: Digitalización
    g Serie documental (g) S: Selección ________________________ _______________________ ______________________
    c Subserie documental ( c) M: Microfilmación Nombre: Gregorio Arango Nombre: Gisela Potosi Nombre: Guillermo
    i Tipo documental (i) Ospina Lopez

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