Gestión De Proyectos

Nombre del trabajo Implementación de la metodología PMI para la

optimización de los procesos de venta del Café Orgánico
NAYSA de Athena Internacional aplicando la guía de
gestión PMBOK

Período lectivo 2023 - II Sección 35866

Profesor Casaverde Warthon, Zeyla

N.º Nombre de los alumnos Código

1 Sharmell Nicolle Pinares Ricapa U19204839

2 Bracamonte Silva, Ariana Selena Carolina U19207949

3 Sarmiento Segura, Alberto Rodrigo U18202795

4 Durand Lazo, Carmen Amanda U19211526

5 Ruiz Cruz, Jorge Luis U17300681

Vergara Montoya, Ronald U21212952

6
1. Descripción de la empresa afectada por el proyecto a implementar

1.1 Nombre de la empresa

Athena Internacional SCRL

1.2 Misión y visión de la empresa

1.2.1 Misión

La misión principal de Athena Internacional es trabajar con elementos que provee la

localidad, los cuales serán transformados en un producto de buena calidad, para que
finalmente este sea consumido en los hogares de sus clientes, siempre teniendo en cuenta
el cuidar del medio ambiente y la conservación de sus recursos.

1.2.2 Visión

Athena Internacional busca ser una de las empresas líderes en la región de Tingo María y
ser reconocida a nivel nacional e internacionalmente con la elaboración de productos
agropecuarios ecológicos de calidad, de igual forma lograr satisfacer a sus clientes para que
puedan recomendar sus productos y lleguen a ser reconocidos por más personas.

1.3 Objetivos estratégicos de la empresa

● Elaborar un producto cafetero que cumpla con las especificaciones y exigencias del
cliente, de esa forma siendo una marca que pueda diferenciarse de otras.
● Lograr ser reconocidos como una marca de calidad cafetera a nivel nacional.
● Desarrollarse exitosamente en un mercado internacional, siendo reconocidos por ser
un producto ecológico e innovador.
● Crecer en la actividad comercial como una empresa que establece la competitividad
como uno de sus valores.
● Procurar la calidad en los productos y atención del cliente.
● Incrementar su porcentaje anual de la producción y en las ganancias.

1.4 Alineamiento del proyecto con los objetivos de la empresa

● La metodología PMI proporciona un marco de trabajo estructurado para planificar,

ejecutar y controlar proyectos. Al implementar estos procesos en la introducción de
nuevos productos o en la expansión de la empresa, se puede garantizar una gestión
eficiente y efectiva de los recursos y el tiempo.
● La gestión adecuada de los costos es fundamental en cualquier negocio. PMI ofrece
herramientas para estimar, presupuestar y controlar los costos del proyecto. Al
aplicar estas técnicas en la gestión de la cadena de suministro y la producción del
café, la empresa puede maximizar sus beneficios y minimizar los costos.
 ● La metodología PMI incluye procesos para el control de calidad. Al aplicar estos
principios en la producción y en la entrega del producto final a los clientes, la
empresa puede mejorar la calidad del café que ofrece, lo que puede llevar a una
mayor satisfacción del cliente y lealtad a la marca.
● En un mercado cambiante como el de la industria del café, la capacidad de
adaptarse rápidamente a las tendencias del mercado es esencial. Implementar la
metodología PMI puede ayudar a la empresa a responder de manera efectiva a las
demandas del mercado.

2. Aplicación: Proyecto PMI

2.1 Proceso de iniciación

2.1.1 Objetivos del proyecto

● Mejorar los procesos internos relacionados con la producción, distribución, marketing

y ventas del café para aumentar la eficiencia y reducir los costos.
● Establecer estándares de calidad para los granos de café, así como para el proceso
de producción y envasado, asegurando que los productos finales cumplan con las
expectativas del cliente.
● Fomentar una cultura de mejora continua, utilizando la retroalimentación de los
clientes y las lecciones aprendidas de los proyectos para hacer mejoras constantes
en los productos y procesos.
● Identificar y gestionar proactivamente los riesgos asociados con la producción,
distribución y ventas, para minimizar impactos negativos en los proyectos y en el
negocio en general.
● Establecer canales de comunicación claros y efectivos tanto dentro del equipo de
trabajo como con los clientes y proveedores para evitar malentendidos y mejorar la
colaboración.
● Garantizar la satisfacción del cliente a través de la entrega oportuna de productos de
alta calidad, cumpliendo con las expectativas del cliente y brindando un excelente
servicio al cliente.
● Optimizar la cadena de suministro desde la adquisición de materias primas hasta la
entrega final del producto, asegurando un flujo eficiente y sin problemas de los
productos a lo largo de toda la cadena.
 2.1.2 Alcance inicial

ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO

COMPONENTE DESCRIPCIÓN
Grupo Grupo 4
Implementación de la metodología PMI para la optimización de los procesos de venta del Café
Título del Proyecto
Orgánico NAYSA de Athena Internacional aplicando la guía de gestión PMBOK
Gerente del Proyecto Medina Delgadillo

El proyecto trata de implementar una mejora de procesos para aumento de eficiencia y reducción de
costos. Para ello, será gestionado implicando lo siguiente:

1. En el proceso de planificación del alcance, se utilizan la declaración del alcance y la documentación

Descripción de cómo será
gestionado el alcance del proyecto
de requisitos como entradas. Se aplican herramientas como el juicio de expertos y reuniones, y se
produce el plan de gestión del alcance como resultado.
2.En la recopilación de requisitos, se utiliza el plan de gestión del alcance y los activos de la
organización. Se emplean entrevistas y cuestionarios como herramientas, y el resultado es la
documentación de los requisitos del proyecto.
3.En la definición del alcance, se utilizan entradas como la declaración del alcance del proyecto y la
documentación de requisitos. Se aplican herramientas como el juicio de expertos y el análisis de
sistemas para crear el documento del alcance.
4.La creación de la EDT se basa en el documento del alcance. Se utilizan herramientas como la
descomposición, el juicio de expertos y el análisis de sistemas para desarrollar la EDT.

Identificación y clasificación de los

Producción, distribución, marketing y ventas
cambios al alcance del proyecto
1. Identificación de cambios
2. Evaluación de impacto
3. Priorización de cambios
Procedimiento de control de cambios
4. Aprobación
al alcance
5. Documentación del alcance, objetivos e impacto.
6. Seguimiento y control
7. Cierre del cambio
Responsables de aprobar los
Cesar Delgadillo
cambios al alcance
Aquellos que se consideran menores y que no tienen un impacto significativo en el proyecto como
Definición de cambios que pueden cambios menores en la descripción de actividades o tareas específicas dentro del alcance del proyecto.
ser aprobados sin revisiones Así como ajustes en la secuencia de actividades que no impacten la línea de tiempo del proyecto.

Implica definir procesos y flujos de trabajo, mantener un registro centralizado de cambios, automatizar
Integración del control de cambios el seguimiento y notificaciones, integrar documentos, establecer flujos de trabajo de aprobación y
del alcance con el control integrado revisión, y proporcionar capacidades de seguimiento y reporte. Esto asegura una gestión eficiente y
de cambios transparente de los cambios, desde los más simples hasta los más complejos, y permite la toma de
decisiones informadas en el proyecto.
Documentación necesaria (Formato para solicitar un cambio en el alcance).
Seguimiento y notificaciones a las partes interesadas sobre su estado y resolución.
Requerimientos para solicitud de
Procesos establecidos para resolver conflictos, desacuerdos o disputas que puedan surgir.
cambios al alcance del proyecto
Los criterios específicos que deben cumplirse para que la solicitud de cambio sea aprobada como la
aprobación por parte de un comité de control de cambios.
 2.1.3 Gestión de los interesados
REGISTRO DE INTERESADOS
INFLUENCIA (PODER / APROBAR
ROL EN PROYECTO NOMBRE CARGO ÁREA PRINCIPAL REQUERIMIENTO ESTRATEGIA ANEXO RPM/CELULAR
INTERES) (ALCANCE / PLAN)

Seguimiento continuo del

Entrega exitosa del proyecto dentro del
Gestión y dirección Medina Delgadillo Gerente de Proyecto Gestión de Proyectos Media/Media progreso del proyecto y gestión Si 111 99364557
presupuesto asignado
eficiente de los recursos.

Lograr que el proyecto se complete con

Planificación detallada del
Colaboración con éxito, dentro del plazo establecido,
Gestión y supervisión proyecto, que incluye la definición
el Gerente de Magali Mejía Lider de proyecto dentro del presupuesto asignado y Media/Alta Si 222 96512541
del proyecto de objetivos, alcance, cronograma
Proyecto cumpliendo con los objetivos y requisitos
y presupuesto
del proyecto.

Completar sus tareas asignadas de

manera efectiva y eficiente. Deben Colaboración y trabajo en equipo
Ejecución de las
Grupo 4 Equipo de proyecto Ejecucion de tareas trabajar en colaboración para entregar a Baja/Alta eficiente para completar tareas y No 666 97865857
tareas
tiempo y cumplir con los estándares de actividades asignadas.
calidad establecidos.

Cumplir con los términos del contrato y Comunicación efectiva con el

Area de entregar los productos o servicios según equipo del proyecto para abordar
Lefabre
Suministran bienes Proveedores responsabilidad de la lo acordado. Esto incluye la calidad, la Baja/Media cualquier problema o desafío que No 444 99366357
Elvapack
adquisición cantidad, el plazo de entrega y otros pueda surgir durante el
requisitos contractuales específicos. suministro.

2.1.4 Gestión de la integración

ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Componente Descripción
Grupo Grupo 4
Implementación de la metodología PMI para la optimización de los procesos de venta del Café
Nombre del Proyecto
Orgánico NAYSA de Athena Internacional aplicando la guía de gestión PMBOK

Gerente del Proyecto Medina Delgadillo

Responsable de aprobar cambios César Delgadillo

El proyecto trata de implementar una mejora de procesos para aumento de eficiencia y reducción
Descripción del Proyecto
de costos.

Se busca aumentar las ventas por medio de la mejora continua y la promoción gratuita por medio
Justificación del Proyecto
de las redes sociales.

Objetivos del proyecto y criterios de

Aumento en ventas con diferencia de un 4%
medición del éxito

Requerimientos Principales (Alto nivel) Expandir la zona y rutas de ventas.

Riesgos Principales (Alto nivel) No poder suplir los pedidos por la capacidad de los equipos.

Resumen del Cronograma de Hitos Un mes de concepción, dos meses de implementación y tres meses de gestión.

Presupuesto Resumido (Orden de Magnitud) 10,000 soles de presupuesto.

Supuestos Ya existen muchas marcas de café que presentan incluso mas variedad.

Restricciones 10,000 soles para todo el proyecto.

Cesar Delgadillo
Interesados Principales Medina Delgadillo
Magaly Mejía

Requerimientos de aprobación del proyecto Cesar Delgadillo

 2.2 Proceso de planificación

2.2.1 Gestión de los interesados

MATRIZ DE INVOLUCRAMIENTO DE LOS INTERESADOS

Interesados Desconocedor Reticente Neutral De apoyo Líder Estrategias y acciones

Comunicar una visión clara y comprensible del proyecto, asegurándose de que todos en el equipo
comprendan los objetivos y el propósito del proyecto.
Actual y Definir roles y responsabilidades claramente para cada miembro del equipo, estableciendo expectativas claras
Gerente de Proyecto
Deseado sobre lo que se espera de cada persona.
Realizar reuniones regulares de seguimiento para discutir el progreso del proyecto y abordar cualquier
problema o desafío que pueda surgir.
Programar reuniones uno a uno con los miembros clave del equipo para comprender sus roles,
responsabilidades y perspectivas sobre el proyecto.
Examinar detenidamente los entregables del proyecto, como informes, productos o servicios, para asegurarse
Líder de Proyecto Actual Deseado
de que cumplan con los estándares y requisitos.
Realizar revisiones retrospectivas después de cada fase del proyecto para identificar lecciones aprendidas y
oportunidades de mejora.
Proporcionarles detalles completos del plan del proyecto una vez que esté completamente planificado.
Durante la ejecución del proyecto, deben comunicar mensualmente el progreso en reuniones presenciales y
Equipo de Proyecto Actual Deseado virtuales.
La información comunicada debe abarcar aspectos como acuerdos entre el Gerente de Proyecto y el Líder de
Proyecto, problemas críticos, riesgos y las medidas para mitigarlos.
Invitar a los proveedores a participar en las fases de planificación del proyecto, debido a que su experiencia
puede aportar perspectivas valiosas y ayudar a anticipar posibles desafíos.

Proveedores Actual Deseado Proporcionar capacitaciones para alinear sus procesos con los del proyecto, ya que la capacitación conjunta
puede mejorar la comprensión mutua y la eficiencia operativa.
Establecer un sistema de monitoreo continuo para evaluar el rendimiento de los proveedores y proporcionar
retroalimentación constructiva.

2.2.2 Gestión de la integración

PLAN DE GESTIÓN DE INTEGRACIÓN: DIRECCIÓN DE PROYECTO
Nivel de Herramientas y
Proceso Inputs Modo de trabajo Outputs
Implementación Técnicas

Desarrollar el Acta Mediante reuniones entre

Una sola vez, al Metodología de Contrato y enunciado de Acta de constitución del
de Constitución del el director y los demas
inicio del proyecto. Gestión de proyectos. trabajo del proyecto. proyecto.
proyecto involucrados.

Desarrollar el Acta de constitución del Mediante reuniones entre

Una sola vez, al Metodología de Enunciado del Alcance del
enunciado del proyecto y enunciado de el director y los demas
inicio del proyecto. Gestión de proyectos. proyecto preliminar.
alcance del proyecto trabajo del proyecto. involucrados.

Desarrollar el plan
Una sola vez, al Metodología de Enunciado del alcance el Reuniones del equipo de Plan de gestión del
para la dirrección del
inicio del proyecto. Gestión de proyectos. proyecto preliminar. proyecto. proyecto.
proyecto

Acta de constitución del

proyecto, enunciado de
Planificación del Una sola vez, al Reuniones del equipo de Plan de gestión del alcance
Plantillas trabajo del proyecto y
alcance inicio del proyecto. proyecto. del proyecto.
plan para la dirección del
proyecto.

Una sola vez, al Plan de gestión del Reuniones del equipo de

Crear EDT Plantillas de EDT EDT
inicio del proyecto. alcance del proyecto. proyecto.

Una sola vez, al Plantilla de red de Enunciado del alcande el Cronograma del proyecto,
Reunión del equipo de
Desarrollo del inicio del proyecto cronograma, proyecto preliminar y plan de dirección del
proyecto y estimación de
cronograma. y con capacidad de calendarios y modelos plan para la dirección del proyecto y calendario del
duración de actividades.
actualizarse anteriores. proyecto. proyecto.

Preparación del Enunciado del alcance del

Una sola vez, al Suma de costos y Reuniones del equipo de Plan de gestión de costos y
presupuesto de proyecto, EDT y plan de
inicio del proyecto. análisis. proyecto. actualizaciones.
costos. gestión de costos.
 Factores ambientales de
Una sola vez, al
la empresa, enunciado
Planificación de inicio del proyecto Estudios Establecimiento de
del alcance del proyecto y Plan de gestión de calidad.
calidad y con capacidad de comparativos. objetivos de calidad.
plan para la dirección del
actualizarse
proyecto.

Una sola vez, al Reuniones de coordinación Roles y responsabilidades,

Factores ambientales de
Planificación de inicio del proyecto Organigramas y con el equipo del proyecto organigrama del proyecto y
la empresa y plan para la
recursos y con capacidad de descripción de cargos. y asignación de roles y plan de gestión del
dirección del proyecto.
actualizarse responsabilidades. personal.

Factores ambientales de
Una sola vez, al Reuniones formales e
Análisis de requisitos la empresa, enunciado
Planificación de las inicio del proyecto informales con distribución Plan de gestión de las
de comunicaciones y del alcance del proyecto y
comunicaciones y con capacidad de de la documentación y comunicaciones.
la tecnologia de estas. plan para la dirección del
actualizarse acuerdos.
proyecto.

Factores ambientales de
Una sola vez, al
Planificación de la Reuniones de la empresa, enunciado Identificar riesgos y
inicio del proyecto
gestión de los planificiación y del alcance del proyecto y planificar plan de repuesta Plan de gestión de riesgos.
y con capacidad de
riesgos análisis. plan para la dirección del a los riesgos.
actualizarse
proyecto.

Una sola vez, al Planificar adquisiciones,

Tipos de contrato, Enunciado del alcande del
Planificar compras y inicio del proyecto solicitar presupuestos, Plan de gestióon de las
análisis de fabricación proyecto, EDT y plan para
adquisiciones y con capacidad de negociar cotizaciones y adquisiciones.
y propia compra. la dirección del proyecto.
actualizarse firmar contratos.

Plan para la dirección del Solicitudes de cambio

Dirigir y gestionar la Durante todo el proyecto, accciones Reuniones de coordinación implementadas, acciones
Metodología de
ejecución del desarrollo del correctivas aprobadas y y de información del correctivas implmentadas e
Gestión de proyectos.
proyecto proyecto. solicitudes de cambio estado del proyecto. informe sobre el
aprobadas. rendimiento.

Supervisar y Durante todo el Plan para la dirección del Reuniones de coordinación

Metodología de Acciones correctivas
controlar el trabajo desarrollo del proyecto e información y de información del
Gestión de proyectos. recomendadas.
del proyecto proyecto. sobre el rendimiento. estado del proyecto.

Herramientas de
presentación de
Información sobre el
información
A partir de la rendimiento, plan para la Informes de rendimiento y
Informar el recopilada de la Informe de performance
ejecución del dirección del proyecto y acciones correctivas
rendimiento información de del proyecto.
proyecto. solicitudes de cambio recomendadas.
rendimiento, apoyado
aprobadas.
en reuniones de
revisión.
2.2.3 Gestión del alcance
ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO (EDT)

2.2.4 Gestión de cronograma

CRONOGRAMA DE TRABAJO
 LISTA DE ACTIVIDADES Y ATRIBUTOS
COD COD Tipo de Duración
Descripción Responsable Personal
Dependencia
Paq. Trab. Acta. (días)

Creación del 1 administrador de

1 1.1 dependiente 5 Jorge Ruiz
logo empresas

Planificación de
1 1.2 calidad de dependiente 5 Carmen Durand 1 ingeniero industrial
insumos
Creación de Jorge Ruiz
1 ingeniero industrial, 1
2 2.1 envase del dependiente 3
Ronald Vergara técnico en moldeo
producto
Planificación del
Ariana
2 2.2 Correcto dependiente 7 1 ingeniero industrial
Bracamonte
envasado
Control de
3 3 dependiente 7 Ronald Vergara 1 controlista de calidad
calidad
Alberto
4 4 Capacitación dependiente 5 1 jefe de producción
Sarmiento
Descripción de Ariana
5 5 dependiente 8 1 ingeniero industrial
la empresa Bracamonte
Identificación de Ariana
5 5.1 dependiente 7 1 ingeniero industrial
procesos Bracamonte

Estructura Ariana
5 5.2 dependiente 7 1 ingeniero industrial
organizacional Bracamonte

Patrocinadores Ariana
5 5.3 dependiente 7 1 ingeniero industrial
y dirección Bracamonte

6 6 Proveedores dependiente 7 Ronald Vergara 1 jefe de compras

Marketing de Sharmell 1 administrador de

7 7 discrecional 1
redes sociales Pinares negocios internacionales

Selección de Sharmell 1 administrador de

7 7.1 dependiente 5
distribuidores Pinares negocios internacionales
1 administrador de
8 8 Iniciación dependiente 2 Carmen Durand
empresas
1 administrador de
9 9 Planificación dependiente 3 Carmen Durand
empresas
Jorge Ruiz
Ariana 1 analista de sistemas, 1
10 10 Control dependiente 2 Bracamonte ingeniero industrial, 1
Alberto técnicos en ofimática
Sarmiento
Carmen Durand
1 gestor de proyecto, 1
11 11 Cierre discrecional 2
Ariana ing. Industrial
Bracamonte
 2.2.5 Gestión de costes
PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
Componente Descripción
Grupo Grupo 4
Implementación de la metodologia PMI para la optimización de los procesos de venta del Café Orgánico NAYSA de Athena
Título del Proyecto
Internacional aplicando la guía de gestión PMBOK
Gerente del Proyecto Medina Delgadillo

Descripción de cómo será Para gestionar los costos del proyecto se necesitará en primera instancia toda la información del acta de constitución, plan para la
gestionado los costos del dirección del proyecto y factores ambientales de la empresa. También, haremos de uso de las herramientas respectivas como el
proyecto análisis de datos y las reuniones periódicas. Por último, tendremos el plan de gestión de costos ya elaborado.

Nivel de precisión de los

Ajuste de redondeo de costos de producto o servicio: Fijar el precio enfocado a buscar que el producto sea mas atractivo.
costos

· Mano de obra: Horas

· Maquinaria y equipos: Horas-Máquina
· Transporte: Kilómetro/millas
· Inventario: Días
Unidades de medida
· Alquiler de espacios y equipos: Meses
· Costos fijos mensuales: Meses
· Costos de energía: Horas o días
· Tiempo de proyecto: Días, Semanas o Meses
1. Producción de Café:
· Cultivo y cosecha de café.
· Procesamiento de granos de café.
· Tueste de café.
· Molienda de café.
2. Distribución y Logística:
· Compra y mantenimiento de vehículos de transporte.
· Gestión de almacén e inventario de café.
· Rutas de distribución.
3. Marketing y Ventas:
· Publicidad y promoción.
· Ventas en línea y en tiendas físicas.
· Desarrollo de nuevos productos de café.
Enlaces con 4. Calidad y Control:
procedimientos de la
organización · Control de calidad del café.
· Certificaciones orgánicas u otras certificaciones.
· Investigación y desarrollo.
5. Recursos Humanos y Capacitación:
· Contratación y capacitación de personal.
· Gestión de empleados en las fincas de café.
6. Costos Generales:
· Gastos administrativos y de oficina.
· Gastos de energía, agua y servicios generales.
· Tecnología de la información.
7. Finanzas y Contabilidad:
· Contabilidad y gestión financiera.
· Costos de financiamiento.
· Presupuesto y planificación financiera.
Umbrales de control Un SPI y un CPI de 0.95 es aceptable, margen de retraso y de gasto de un 5%.
Valor Ganado (VG) = Presupuesto de Costo del Trabajo Realizado (PCTR) x Índice de Desempeño del Cronograma (IDC)
Reglas del valor ganado
Uso de la regla 0/100, 0% del pago hasta que se complete el 100% del trabajo.

Identificación y Responsables de analizar los cambios al presupuesto: director del proyecto, comité de cambio y equipo del proyecto.
clasificación de los
cambios al presupuesto Clasificación de cambios al presupuesto: mediano, en base a obtener como consecuencia un impacto moderado en el presupuesto y en
del proyecto el cronograma.
 Personas autorizadas para solicitar un cambio de presupuesto: clientes o patrocinadores, equipo y comité de cambio del proyecto

Procedimiento de atención de una solicitud de cambio al presupuesto del proyecto:

1. Solicitud de cambio
2. Registro de la solicitud
3. Evaluación inicial
4. Análisis de impacto
5. Revisión por el comité de cambio
6. Aprobación

Procedimiento de control 7. Comunicación

de cambios al 8. Implementación del cambio
Presupuesto
9. Registro y documentación
Tiempos de respuesta:
· Evaluación Inicial: 2-5 días hábiles.
· Análisis de Impacto: 5-10 días hábiles.
· Revisión por el Comité de Cambio: 10-15 días hábiles (dependiendo de la programación de reuniones).
· Aprobación: 5-10 días hábiles.
· Implementación del Cambio: Dependiendo de la magnitud del cambio, puede variar de días a semanas.
Presupuesto:
Entre los 6 miembros, junto a colaboradores, mantendremos un presupuesto de S/. 5,000.00 en base a lo que obtendremos de
ganancia por el proyecto a largo plazo.
Responsables de
aprobar los cambios al Comité de Control de Cambios (Costos)
Presupuesto

Tipos de cambio del costo calificados para aprobaciones automáticas sin revisiones del Comité de Control de Cambios:

1. Cambio en el precio de insumos estándar

2.
Definición de cambios 3.
que pueden ser
4.
aprobados sin revisiones
5.
6.
7.
8.
Integración del control de
cambios del costo
con el control integrado
de cambios
1. Sistemas de seguimiento:
2. Procedimientos de resolución de disputas:
Requerimientos para
solicitud de cambios al
presupuesto proyecto
3. Niveles requeridos de aprobación:
Cambio en los costos de mano de obra estándar
Cambio en los Precios de Equipos y Maquinaria Estándar
Cambio en los Gastos Generales Estándar
Cambio en los Costos de Envío Estándar
Cambios Estacionales Esperados
Inflación Estándar
Correcciones de Errores Mínimos
Paso 1: Establecer un Proceso de Control de Cambios Estandarizado
Paso 2: Selección de un Sistema Integrado de Control de Cambios
Paso 3: Integración de Procedimientos y Flujos de Trabajo
Paso 4: Formación y Comunicación
Paso 5: Documentación y Seguimiento
Paso 6: Revisión y Auditoría
Paso 7: Mejora Continua
Paso 1: Identificar Requisitos y Necesidades
Paso 2: Selección de la Herramienta
Paso 3: Configuración de la Herramienta
Paso 4: Creación de Formularios y Plantillas
Paso 5: Flujo de Trabajo y Proceso de Aprobación
Paso 6: Capacitación:
Paso 7: Registro de Solicitudes de Cambio
Paso 8: Seguimiento y Documentación
Paso 9: Auditoría y Revisión
Paso 10: Mejora Continua
Paso 1: Identificación de Disputas
Paso 2: Comunicación Abierta
Paso 3: Documentación
Paso 4: Revisión del Proceso
Paso 5: Evaluación de Impacto
Paso 6: Reunión de Conciliación
Paso 7: Medición de Acuerdo
Paso 8: Arbitraje o Mediación (si es necesario)
Paso 9: Tomar una Decisión
Paso 10: Comunicación de la Decisión
Paso 11: Implementación
Paso 12: Seguimiento
 Nivel de Aprobación del Equipo del Proyecto:
 Nivel de Aprobación del Gerente de Proyecto:
 Nivel de Aprobación del Comité de Cambio o Junta de Dirección del Proyecto:
 Nivel de Aprobación del Patrocinador o Cliente:
 Nivel de Aprobación Ejecutiva o de Alta Dirección:
 2.2.6 Gestión de calidad

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD

Componente Descripción
Grupo Grupo 4
Implementación de la metodologia PMI para la optimización de los procesos de venta del Café Orgánico NAYSA de
Título del Proyecto
Athena Internacional aplicando la guía de gestión PMBOK
Gerente del Proyecto Medina Delgadillo
Sistema de Calidad

Estructura Organizacional

ALBERTO SARMIENTO – AUDITOR DE CALIDAD

Roles y
RONALD VERGARA – COORDINADOR DE CONTROL DE CALIDAD
Responsabilidades
CARMEN DURAND – ESPECIALISTA EN CONTROL DE CALIDAD
· Definir criterios de selección de granos de café, como origen, variedad, calidad y sabor deseado.
· Establecer proveedores de confianza y acuerdos de compra a granel.
· Establecer perfiles de tostado para diferentes variedades de café
· Mantener equipos de moliendas calibrados y limpios
Procedimientos · Definir grado de molienda requerido para diferentes métodos de preparación
· Control de calidad sensorial
· Definir procedimiento de preparación
· Capacitación personal
· Auditorías y certificaciones de calidad

Procesos
 1. Personal de Calidad
2. Equipos y Tecnología de Calidad
3. Materiales y Suministros de Calidad:
4. Capacitación y Desarrollo
5. Laboratorio de Calidad
Recursos 6. Auditorías y Certificaciones de Calidad
7. Publicidad y Promoción de Calidad:
8. Contingencias y Reservas:
9. Gastos Generales de Calidad:
10. Mejora Continua de Calidad:
11. Evaluación de Satisfacción del Cliente:
Gestión de la Calidad

Consideraremos como entradas el plan de dirección de calidad, factores ambientales de la empresa, etc. También,
Aseguramiento de la Calidad como herramientas y técnicas usaremos la recopilación de datos, toma de decisiones, planificación de pruebas, etc.
Por último, presentamos las salidas que lograría ser el plan de gestión de calidad.

1. Definir Procesos Claros

2. Capacitación del Personal
3. Automatización
4. Control de Calidad Riguroso
5. Gestión de Inventarios y Suministros
Mejora Continua del 6. Gestión de la Cadena de Suministro
Proceso 7. Sostenibilidad
8. Innovación en Productos y Procesos
9. Retroalimentación del Cliente
10. Evaluación y Mejora Continua
11. Cumplimiento Normativo
12. Cultura de Calidad

Para elaborar y destacar en el control de calidad se considerará como entrada las especificaciones de calidad,
recursos humanos, equipos, materiales de prueba, procedimiento estándar de calidad. También, como herramientas
Control de Calidad y técnicas se usarán los análisis de laboratorios, auditorios de calidad, herramientas de evaluación de calidad como
registros, etc. Asimismo, se concluiría como resultado la obtención de registros y control de calidad, plan de mejora
continua y acciones correctivas y preventivas.

2.2.7 Gestión de recursos

MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

Carta de Aceptación y Cierre del Proyecto

Entregables Principales
Formato Registro de Problemas
Plan de Gestión de Recursos

Informe de Avance Semanal

Matriz de Comunicaciones

Informe Final del Proyecto

Cronograma del Proyecto

Seguimiento al Proyecto
Lista de Requerimientos

Entregables del Equipo

Solicitud de Cambios
Matriz de Riesgos

Hoja de Costos
RAM

EDT

Rol
Patrocinador P/R A R R R R R/A A I A I I A
Gerente del Proyecto E E E E E E E E E E E E E
Supervisor de fabricacion I I A S E E E
Gerente de Ventas S S S S
Equipo del Proyecto I P I P P S P E P
Proveedores E I S I P
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL EQUIPO
Componente Descripción
Grupo Grupo 4
Título del Implementación de la metodología PMI para la optimización de los procesos de
Proyecto venta del Café Orgánico NAYSA de Alterna Internacional aplicando la guía de
Valores Respeto, solidaridad, responsabilidad, justicia y honestidad
1.Se dispondrá de un chat grupal para mensajes de coordinación.
2.De existir una comunicación urgente, deberá realizarse por celular.
Pautas de
3.Habrá otro chat con proveedores y con el patrocinador.
Comunicación
4.No se deberán enviar videos o mensajes no relacionados con el trabajo.
5.Todos los documentos de la organización serán colocados en el Google Drive.
Criterios y
procesos para la
Se tomarán las decisiones por mayoría con la votación de los 6 socios.
toma de
decisiones
Proceso para
resolución de Se abordarán y solucionarán los conflictos a nivel de los 6 socios.
conflictos
1.Se realizarán reuniones semanales presenciales los martes a las 8 am en el local
de producción.
Pautas para
2.Según necesidad, también se realizarán reuniones por videoconferencia por
reuniones
Zoom.
3.Todo el equipo se mostrará en la reunión.
1.Convocatoria de las reuniones con un mínimo de 2 días de antelación.
2.Las reuniones se iniciarán y finalizarán a la hora convocada.
3.Los acuerdos que se tomen contarán con el consenso de la mayoría.
Acuerdos del
4.Toda reunión debe tener una agenda antes de iniciar y un acta que se envíe a
equipo
todos en la reunión.
5.En caso de no haber observaciones al acta de la reunión en 48 horas útiles, se
dará por aprobada.

2.2.8 Gestión de comunicaciones

MATRIZ DE COMUNICACIONES
NOMBRE DEL PROYECTO Café orgánico molido NAYSA

REUNIONES
Reunión Frecuencia Participantes Objetivo general Entregable A cargo de: Observaciones
Gerente de Proyecto
Reunión interna de presentación Líder de Proyecto Presentación del Plan de Proyecto detallado y Plan de
Única Gerencia Presencial en sala de juntas
del proyecto Equipo de proyecto presentación del cronograma de actividades. Proyecto
Gerencia
Informe de
Reunión interna de seguimiento Líder de Proyecto Revisar el cumplimiento de las actividades diarias y sus Líder de
Diaria avance diario Remota por videoconferencia
del proyecto Equipo de proyecto responsables. Proyecto
del proyecto
Gerente de Proyecto Informe
Revisar el avance del proyecto y el cumplimiento de los Gerente de
Reunión mensual del Proyecto Mensual Líder de Proyecto mensual del Presencial en sala de juntas
objetivos mensuales. Proyecto
Equipo de proyecto proyecto
Revisar el desempeño del equipo de proyecto e Informe
Líder de Proyecto Líder de
Reunión quincenal del proyecto Quincenal identificar problemas con posibles soluciones y/o quincenal del Remota por videoconferencia
Equipo de proyecto Proyecto
mejoras. proyecto
Informe de
Revisar el avance y cumplimiento de las actividades y
Reunión de seguimiento con los Gerente de proyecto actividades Gerente de
Semanal entregables de los proveedores, verificando su correcto Presencial en oficina de Gerente de Proyecto
proveedores Proveedores con los Proyecto
desempeño.
proveedores

INFORMES
Documento Frecuencia Enviado a: Objetivo general Medio A cargo de: Observaciones
Gerente de Se llevará a cabo una exposición interna para las personas
Plan del Proyecto Única Equipo de proyecto Informar el Plan del Proyecto a todos los involucrados. Físico
Proyecto involucradas.
Informar avance del proyecto, actividades, problemas Gerente de El informe será expuesto durante las reuniones
Informe mensual del proyecto Mensual Comité del proyecto Físico
críticos y soluciones,compromisos. Proyecto presenciales.
Acta de reunión mensual del Documentar los acuerdos de la reunión mensual del Gerente de
Mensual Comité del proyecto Electrónico El acta será expuesto durante las reuniones presenciales.
proyecto proyecto. Proyecto
Informar las actividades del proyecto y desempeño de Líder de
Informe quincenal del proyecto Quincenal Comité del proyecto Físico El informe será expuesto durante las reuniones virtuales.
los procesos que se efectúan en el proyecto. Proyecto
Acta de reunión quincenal del Líder de
Quincenal Comité del proyecto Documentar los acuerdos de quincenales del proyecto. Electrónico El acta será expuesto durante las reuniones virtuales.
proyecto Proyecto
Colocaremos el horario en las zonas de trabajo y lo
Informe de actividades con Informar sobre el avance de actividades con el fin de Gerente de
Semanal Equipo de proyecto Físico enviaremos a las direcciones de correo electrónico
los proveedores coordinar tareas y lograr los objetivos establecidos. Proyecto
corporativas individuales.
Acta de reunión semanal con los Documentar los acuerdos de la reunión semanal con los Gerente de
Semanal Equipo de proyecto Electrónico El acta será expuesto durante las reuniones presenciales.
proveedores proveedores del proyecto. Proyecto

Chats
Grupo Frecuencia Enviado a: Objetivo general Medio A cargo de: Observaciones
El uso del chat en el ámbito laboral se limitará a cuestiones
Equipo de Proyecto y Líder de Manejo de situaciones adversas y dificultades Chat Líder de
Equipo de Proyecto A demanda relacionadas con la empresa, quedando prohibido el envío
Proyecto relacionadas con el proyecto. empresarial Proyecto
de contenido no deseado.

El uso del chat en el ámbito laboral se limitará a cuestiones

Equipo Directivo del Proyecto
Proveedores
Gerencia, Gerente de Proyecto y Manejo de situaciones adversas y dificultades Chat
A demanda Gerencia relacionadas con la empresa, quedando prohibido el envío
Líder de Proyecto relacionadas con el proyecto. empresarial
de contenido no deseado.
El uso del chat en el ámbito laboral se limitará a cuestiones
Equipo Directivo del Proyecto y Manejo de situaciones adversas y dificultades Chat Gerente de
A demanda relacionadas con la empresa, quedando prohibido el envío
Proveedores relacionadas con el proveedor. empresarial Proyecto
de contenido no deseado.
 2.2.9 Gestión de riesgos
MATRIZ DE RIESGOS
Descripción del Riesgo Impacto
Estrategia de
Fecha de Valoración del Dueño del
Probabilidad Impacto en Impacto en Impacto en Impacto en Exposición Respuesta al Plan de acción Plan de Contingencia Estado
Registro Condición Riesgo Consecuencia Impacto Riesgo Riesgo
Costo Tiempo Alcance Calidad Riesgo

Establecer un sistema de Tener un plan claro para ajustar el

El proyecto en su conjunto puede
Las tareas y actividades monitoreo continuo para seguir alcance del proyecto si los retrasos
Incumplimiento del retrasarse, afectando la entrega
planificadas no se completan de cerca el progreso del persisten. Esto puede implicar eliminar Cesar
1/10/2023 cronograma de oportuna al cliente, lo que incurre en 55% 40% 80% 20% 40% 80% 44% Alto Eliminar/Evitar Abierto
dentro de los plazos definidos en proyecto y detectar cualquier características no esenciales o Delgadillo
actividades penalizaciones por incumplimiento
el cronograma del proyecto. desviación del cronograma simplificar ciertas partes del proyecto
de contrato.
revisado de inmediato. para cumplir con los plazos.

Establecer un equipo de resolución de

Estándares de calidad Organizar sesiones de
Los productos o servicios Insatisfacción del cliente y dañar la problemas dedicado para abordar
del producto mal formación y capacitación para Cesar
1/10/2023 entregados no cumplen con las reputación del equipo y la 50% 80% 10% 40% 40% 80% 40% Alto Mitigación cualquier confusión o malentendido Abierto
definidos o el equipo sobre los estándares Delgadillo
expectativas del cliente. organización. relacionado con los estándares de
comprendidos de calidad revisados.
calidad.

Utilizar herramientas de gestión de

Falta de experiencia o
1/10/2023 habilidades de gestión
en el Equipo de Proyecto
Las decisiones importantes pueden Proporcionar capacitación en
Dificultad en la toma de proyectos y software colaborativo para
retrasarse o tomarse sin considerar gestión de proyectos y Medina
decisiones informadas y 42% 20% 40% 20% 80% 80% 34% Medio Mitigación proporcionar estructura y apoyo al Abierto
todas las implicaciones, afectando liderazgo para mejorar las Delgadillo
oportunas. equipo en la gestión de tareas y el
negativamente el proyecto. habilidades del equipo.
seguimiento del progreso.

Incremento del presupuesto del Analizar cómo los recursos

Falta de disponibilidad Mantener una lista de recursos
Los recursos necesarios no están proyecto (horas extras para los existentes pueden ser utilizados
de recursos (personal alternativos, como consultores
disponibles cuando se necesitan empleados existentes, necesidad de de manera más eficiente y Medina
1/10/2023 calificado, materiales, 34% 80% 40% 40% 80% 80% 27% Medio Eliminar/Evitar externos o empresas de outsourcing, Abierto
para llevar a cabo las actividades contratar recursos temporales a cómo las tareas pueden ser Delgadillo
equipo o servicios de que puedan ser contactados
del proyecto. tarifas más altas, conflictos redistribuidas para maximizar la
proveedores) rápidamente en caso de necesidad.
contractuales y disputas legales, etc.) productividad.

Los miembros del equipo pueden

trabajar de forma aislada debido
Falta de comunicación
a la falta de comunicación, lo que
1/10/2023 efectiva entre los
resulta en una falta de
miembros del equipo
colaboración y sinergia en el
proyecto.
Promover una cultura de
Designar a un líder de proyecto o a un
Descoordinación en las actividades, comunicación transparente
responsable de comunicación interna
malentendidos, errores y conflictos 30% 10% 40% 40% 10% 40% 12% Bajo Mitigación donde los miembros del equipo Magali Mejía Abierto
que supervise y garantice que la
interpersonales. se sientan cómodos
comunicación fluya adecuadamente.
compartiendo preocupaciones.

2.2.10 Gestión de adquisiciones

PLAN DE GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
Componente Descripción
Grupo Grupo 4

Implementación de la metodología PMI para la optimización de los procesos de venta del Café
Título del Proyecto
Orgánico NAYSA de Alterna Internacional aplicando la guía de gestión PMBOK

Gerente del Proyecto Medina Delgadillo

Inicio:
1.-Documentacion de licitaciones para con los ofertantes: Se registrarán todas las ofertas recibidas
de los actuales y posibles nuevos proveedores.
2.-Realizar una previa estimación de costos: internamente en coordinación con el encargado de
finanzas se establecerá un precio aproximado y necesario del producto antes de pasar a los
proveedores.
3.-Mejora del criterio de selección de los proveedores: Se evaluará además del precio, la calidad del
producto, los tiempos se entrega y la cercanía con el equipo para un trabajo más productivo.
4.-Analiza propuesta de vendedores: Después de realizada la cotización, se entabla una negociación
con todos los proveedores para escoger el más adecuado.

Herramientas y Técnicas:
Acciones para gestionar
1.-Publicidad: Se usarán medios virtuales y publicidad en volantes y difusión por radio
las adquisiciones
2.- Conferencia con ofertantes: Reuniones entabladas con los ofertantes para dejar claro todo punto
de la adquisición.
3.- Análisis de datos: Una vez teniendo todas las cotizaciones se descartan a la mayoría de
proveedores quedándose con solo el más conveniente.
4.- Habilidades interpersonales: Se desarrolla una negociación con el vendedor, tratando de mejorar
aún más las cifras antes de cerrar el trato.

Salida:
1.-Vendedores seleccionados: Se entabla la documentación
2.- Acuerdos: Se establece el acuerdo
3.- Actualización de documentos: Se actualizan los valores con los nuevos precios y acuerdos
establecidos.

Contrato con pago a plazos tipo contraentrega , se dispone de un limite de tiempo por pedido y una
Tipos de Contratos a
cantidad de volumen adecuada, si en caso la mercancía llega dañada se realiza el reembolso o
utilizar
intercambio por nueva mercancía de la parte dañada.
 Estimaciones Se requiere hacer una estimación de los gastos independientes relacionados a la descarga y
independientes adquisición en planta
Responsables de
estimaciones Equipo del proyecto y sector finanzas
independientes
Documentos de
adquisiciones Cotización formal ofrecida, contrato de compra-venta y comprobantes de pago
estandarizados
Se tomara en cuenta el volumen de venta y se priorizara a los ofertantes con plazos de entrega
Gestión de múltiples
cortos y según necesidad de stock, tratar de cortar los plazos en entrega de ofertantes con productos
proveedores
dependientes
Coordinación de
adquisiciones con otras
Gerencia de ventas y del proyecto se encargan de coordinar la entrega con las áreas respectivas
áreas del
proyecto
Menor volumen producido debido al clima, por parte del productor ofertantes o falta de capacidad en
Restricciones y
los equipos , averías que puedan retrasar la línea de producción , que afectarían los plazos de
asunciones
entrega
Decisiones de
fabricación propia o Compra de materia prima de calidad para poder procesar
compra
Primer lote de granos seleccionados, con plazo de entrega de hasta dos meses máximo, para luego
Hitos
pasar al proceso y luego un segundo lote seguido de maquinaria y envases

EDT del Contrato Se realiza un desglose de todas las actividades en orden

Productores de café en Chanchamayo, Junín (Satipo, La Merced, Pichanaki) , Envases reciclables
Vendedores pre-
Panosa o Papelera Nacional S.A,Personalizacion grafica y Salinas Express(Transporte de producto
calificados
final )

Se evalúan los precios ofrecidos con los estimados, su trato con la empresa y su responsabilidad
Métricas
con el productos bajo un experiencia garantizada

3. Conclusiones

 La implementación de la metodología PMI en la empresa Athena Internacional ayuda

a proporcionar una ventaja competitiva significativa al mejorar la eficiencia operativa,
la calidad del producto, la gestión del tiempo, la toma de decisiones y la
comunicación. Al adoptar las mejores prácticas de gestión de proyectos, la empresa
puede adaptarse mejor a los desafíos del mercado y satisfacer las expectativas
cambiantes de los clientes, lo que conduce a un crecimiento sostenible y éxito a
largo plazo en la industria del café.
 La gestión del alcance del proyecto se llevará a cabo de manera rigurosa y
metódica, asegurando que se cumplan los objetivos establecidos de aumentar la
eficiencia y reducir los costos y que cualquier cambio en el alcance se maneje de
manera controlada y documentada.
 La gestión de interesados del proyecto implica la identificación de roles, cargos y
requerimientos clave para involucrar a todas las partes interesadas de manera
efectiva.
 El acta de constitución servirá como punto de referencia a lo largo de todo el ciclo de
vida del proyecto y proporcionará una guía clara para todas las partes involucradas.
La aprobación del acta de constitución del proyecto es crucial, ya que establece un
 compromiso formal con los objetivos y alcance del proyecto, y brinda la dirección
necesaria para avanzar con confianza en la ejecución.
 Es necesario que cada uno de nuestros procesos presente de forma correcta sus
salidas o entregables puesto que estos en la mayoría de los casos van a estar
relacionados al desarrollo del siguiente proceso como parte de las entradas, así
mismo y vinculado ello se debe poder definir correctamente el modo de trabajo con
referencia a las herramientas y recursos de entrada, la obtención de todas las
salidas en el tiempo establecido en el proporciona una mejor fluidez en el desarrollo
del proyecto y reduce así riesgos. Cómo todos estos procesos están vinculados los
unos con los otros se debe priorizar además un responsable de la obtención de
estos entregables dentro de cada gestión.
 En la gestión de alcance el EDT es una herramienta para administrar proyectos de
manera eficiente, tomar decisiones y además sirve para identificar las necesidades a
lo largo del proyecto. Por otra parte, el cronograma de actividades sirve para
programar las actividades que se realizarán y estás están basadas en el EDT, este
cronograma permite ver el tiempo en qué se realizarán, las actividades, cuales están
en progreso, cuales están cumplidas, si hay algún atrasó y así tener un mayor orden
de trabajo y poder cumplir así de una manera eficiente las tareas.
 Para gestionar correctamente los recursos es importante generar un acta de
constitución entre los integrantes para evitar fallas en la comunicación a la hora de
tomar decisiones, así mismo mediante la asignación de responsabilidades se
delimita el alcance en el proyecto de cada integrante del equipo.
 Para gestionar adquisidores es vital para realizar una negociación productiva,
analizar diversos proveedores y cerrar contratos que permitan obtener mejores
utilidades para la empresa.
 Al utilizar la metodología PMI, Athena Internacional puede gestionar de manera más
efectiva sus costos y calidad, ya que la aplicación de principios PMI garantiza una
gestión financiera sólida y un control de calidad riguroso, lo que a su vez conduce a
productos de café consistentemente buenos y a la satisfacción a largo plazo de los
clientes.