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Versión 01

Manual de Funciones,
Procesos y
Procedimientos Página 1 de 23

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ACEDRY S.A.S.
BOGOTA, MARZO 2018
Tabla de contenido
INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................... 3
OBJETIVOS ................................................................................................................................... 3
ALCANCE ...................................................................................................................................... 3
MISIÓN .......................................................................................................................................... 4
VISIÓN ........................................................................................................................................... 4
ORGANIGRAMA .......................................................................................................................... 5
MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................. 5
IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS .......... 6
DESCRIPCIÓN DE CARGOS ..................................................................................................... 19

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INTRODUCCIÓN
Este documento es importante puesto que apoya las diferentes actividades de las áreas que se
encuentran en la microempresa, realizando un seguimiento previo y adecuado para describir
acciones, operaciones y funciones generales de la misma.
OBJETIVOS
Objetivo General
Servir como un instrumento de apoyo, brindar y aportar conocimientos para una mejor
estructura de la microempresa, asignando y aplicando canales de comunicación que
permitan una adecuada funcionalidad administrativa en la entidad.
Objetivos Específicos
2.2.1 Definir e identificar los procedimientos
2.2.2 Describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto.
2.2.3 Tener información básica sobre los procesos para una efectividad en el funcionamiento
organizacional
ALCANCE
Este manual va dirigido a todos los empleados de la microempresa, obteniendo un documento
completo y actualizado, que establezca la ejecución de los procesos, y se pueda realizar un
seguimiento en la gestión diaria de la entidad, para así manejar de una manera organizada el control
de cada actividad.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
CARGO: Se define como la agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un solo
empleado que ocupen un lugar específico dentro del organigrama de la empresa.
DIAGRAMA DE FLUJO: Es la representación gráfica de una secuencia de acciones rutinarias
o de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado.
MANUAL: Se denomina manual a toda guía de instrucciones que sirve para el uso de un del
proceso de comprensión de los cargos de una organización.
MAPA DE PROCESOS: Es la representación gráfica de los procesos que están presentes en
una organización, mostrando la relación entre ellos y sus relaciones con el exterior.
PPROCESOS ESTRATEGICOS: Son aquellos establecidos por la alta dirección para definir
cómo opera el negocio y como se crea valor.
PROCESOS MISIONALES: Son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o
a los servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario.
PROCESOS DE SOPORTE: Son aquellos que sirven de soporte a los procesos misionales y a
los procesos estratégicos.
DISEÑO DEL CARGO: Es la organización del trabajo a través de las tareas necesarias para
desempeñar un cargo específico como: contenido del cargo, métodos y procesos de trabajo.
PROCESO: Es un conjunto de operaciones que se realizan para transformar una cosa.
PROCEDIMIENTO: Es una secuencia de acciones que se realizan del a misma manera,
obteniendo el mismo resultado.

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MISIÓN
ACREDYR S.A.S. es una microempresa dedicada a la comercialización de materiales de
construcción.
Trabaja con el compromiso de satisfacer las necesidades de calidad y cumplimiento de sus
clientes dentro de unas relaciones de mutuo respeto de acuerdo al marco de sus obligaciones,
para beneficio de su entorno social, cultural y económico.

VISIÓN
La empresa ACEDRY S.A.S. en el 2021 quiere ser reconocida a nivel nacional, por su gran
especialización de estructuras metálicas de acuerdo a la construcción moderna para los
clientes, también innovando con los mejores precios, eficiente distribución y también en la
calidad del servicio.

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ORGANIGRAMA

MAPA DE PROCESOS

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IDENTIFICACIÓN Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 1 Estratégico X Misional Apoyo
proceso:
Nombre del Gestión de Mejoramiento Continuo
proceso:
Descripción
Se identifica los procedimientos de la microempresa y en las que este fallando se le realizara
una gestión de mejoramiento continuo
Procedimientos Asociados
1. Mejoramiento de las condiciones ambientales internas
2. Planificación de una mejora continua en la microempresa

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico X
Proceso: Gestión de Calidad Misional
Apoyo
Procedimiento Nombre del Planificación de una mejora continua en la
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No. Procedimiento: microempresa
Objetivo: Identificar las estrategias para la elaboración de un plan de mejora continua
y obtener un buen procedimiento en la microempresa.
Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1 Planear los objetivos de la microempresa. Gerente
2 Definir el tiempo para cumplir este objetivo. Gerente
3 Realizar verificación de la planeación e implementar la Gerente
mejora continua.
4 Desarrollar estrategias, tácticas para la elaboración del Gerente
objetivo.
5 Obtener los resultados de dicha planeación. Gerente
Diagrama de Flujo

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PLANEAR LOS
OBJETIVOS

Definir el tiempo que se


demora para cumplirlo

Verificar la planeación e
implementar de acuerdo la
mejora continua

Desarrollar estrategias para


la elaboración

Obtención de resultados

¿Planeación Buscar otras alternativas


alcanzada? o planear otra planeación

Seguir con la
planeación o estrategia
de mejora continua

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 2 Estratégico X Misional Apoyo
proceso:
Nombre del Gestión de Calidad
proceso:
Descripción
Se evaluará los parámetros que debe contener la microempresa teniendo en cuenta la calidad que
le ofrecemos al cliente, buscando que satisfaga y beneficie tanto como a los miembros de la
microempresa como a los clientes.
Procedimientos Asociados
1. Control de calidad
2. Manual de calidad
3. Enfoque de sistema a la gestión, se contribuye a la efectividad y eficiencia del producto.
4. Implantación y procedimiento del sistema de calidad

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico X
Proceso: Gestión de Calidad Misional
Apoyo
Procedimiento Nombre del
1 Control de Calidad
No. Procedimiento:
Objetivo: Identificar el procedimiento de calidad de la microempresa en función de
sus productos, procesos y clientes.

Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1 Planificar el desarrollo de la calidad Director Comercial
2 Identificar y facilitar los controles de distribución para Gerente
lograr la calidad requerida.
3 Aclarar la documentación de las normas de Director Comercial
aceptabilidad del producto.
4 Verificación del producto o servicio desarrollado. Aux.de bodega
5 Durante el ciclo de vida del producto se garantizara la Director Comercial
compatibilidad del producto.
6 Mantenimiento del registro de calidad. Aux.de bodega
Diagrama de Flujo

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Tipo de
Proceso No. 3 Estratégico Misional x Apoyo
proceso:
Nombre del
Compras
proceso:
Descripción
Son las fases por las que pasa una persona desde que se da cuenta que tiene una necesidad hasta
que adquiere un producto o servicio para resolverla.
Procedimientos Asociados
1. Realizar el pedido de compra.

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico
Proceso: Compras Misional x
Apoyo
Procedimiento Nombre del
1 Realizar el pedido de compra
No. Procedimiento:
Objetivo: Verificar si los productos están completos y se encuentran en buen estado.
Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1 Crear órdenes de compra. Gerente
2 Aprobar órdenes de compra. Gerente
3 Listar órdenes de compra. Auxiliar de bodega
4 Recibir las mercancías compradas. Auxiliar de bodega
5 Pagar las mercancías compradas. Gerente
6 Procesar órdenes de compra. Gerente
Diagrama de Flujo

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 4 Estratégico Misional x Apoyo
proceso:
Nombre del Distribución
proceso:
Descripción

Garantizar que el producto se distribuya de una forma responsable cumpliendo con el tiempo estipulado
para realizar la entrega del material
Procedimientos Asociados
3. Recepción (atención al cliente)
4. Almacenamiento
5. distribución
6. entrega del pedido

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 4 Estratégico Misional x Apoyo
proceso:
Nombre del Ventas
proceso:
Descripción

Llevar a cabo la realización de ventas de la manera más adecuada y eficaz


Procedimientos Asociados
1. Recepción (atención al cliente)
2. Negociación
3. Adelanto del pago
4. entrega del pedido
5. pago total

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CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico
Proceso: Distribución y ventas Misional x
Apoyo
Procedimiento Nombre del
1 Recepción
No. Procedimiento:
Objetivo: Satisfacer las necesidades de comunicación atendiendo al público en sus
requerimientos de información y prestando un buen servicio al cliente.

Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1. Recibir cordialmente a los clientes Director comercial
2. Escuchar sus peticiones de manera atenta Director comercial
3. Brindar asesoría Auxiliar de bodega

4. Generar orden de venta Director comercial


5. Recibir pago Director comercial
6. Enviar material a la dirección correspondiente Auxiliar de bodega
7. Ingresar al cliente a base de datos Director comercial
8. Realizar un seguimiento Director comercial
Diagrama de Flujo

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Recibir cordialmente
a los clientes

Escuchar sus peticiones de


manera atenta

Brindar asesoría

NO
Ofrecer alternativas al ¿Decide
cliente comprar?

SI SI

Generar orden de venta

Recibir pago

Enviar material a la dirección


correspondiente

Ingresar al cliente a la base de


datos

Realizar seguimiento

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 5 Estratégico Misional Apoyo x
proceso:
Nombre del Gestión administrativo
proceso:
Descripción
Es la forma en que se utilizan los recursos escasos para conseguir los objetivos deseados.
Procedimientos Asociados
1. Almacén

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico
Proceso: Gestión administrativo Misional
Apoyo x
Procedimiento Nombre del
1 Almacén
No. Procedimiento:
Objetivo: Verificar y mantener la administración del almacén en perfecto estado para así no
llegar a la quiebra.
Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1 Entrada y salida de los materiales. Gerente
2 Suministros y productos. Gerente
3 Estado del producto o material. Auxiliar de bodega
4 Fotos del producto. Auxiliar de bodega
5 Gestión de calidad. Gerente
6 Plan de seguridad. Gerente
Diagrama de Flujo

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Tipo de
Proceso No. 6 Estratégico Misional Apoyo x
proceso:
Nombre del Gestión financiera
proceso:
Descripción

Tener conocimiento previo de la actividad económica de la microempresa


Procedimientos Asociados
1. Contabilidad

CARACTERIZACIÓN PROCEDIMIENTO

Estratégico
Proceso: Gestión financiera Misional
Apoyo x
Procedimiento Nombre del
1 Contabilidad
No. Procedimiento:
Objetivo: Proporcionar información relacionada con la microempresa y llevar registros de
operaciones que se realizan en un determinado tiempo de trabajo.

Operaciones
Paso No. Descripción Actividad Responsable
1 Recopilar la documentación contable Gestión financiera
2 Llevar un registro de los ingresos y los gastos Gestión financiera
3 Conciliar los bancos Gestión financiera
4 Revisar las distintas cuentas y saldos Gestión financiera

5 Tener en cuenta las pedidas y ganancias de la Gestión financiera


microempresa.

Diagrama de Flujo

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Recopilar documentos
contables

Análisis de los datos

Realizar registro de los ingresos y


gastos

¿Hay Precaución
Conciliación bancaria
perdidas? en el manejo
NO contable

SI
Tener en cuenta las
pérdidas y ganancias de
la microempresa Dinero invertido
en materiales
innecesarios

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DESCRIPCIÓN DE CARGOS
GERENTE

I. DATOS GENERALES
Nombre del cargo Gerente
Objetivo Iincrementar la productividad de la microempresa para tener una mayor
posición en el mercado generando satisfacción al cliente.

Cargo al que reporta N.A


Número de cargos 1

II. PERFIL DEL CARGO


Formación Administración de empresas
Experiencia Se requiere experiencia de 5 años
-Habilidad para motivar a los trabajadores.
-Comunicación asertiva con cada uno de los trabajadores de la
empresa.
-Predisposición para el trabajo en equipo, con habilidades como la
cooperación, capacidad de consenso, tolerancia.
-Tener orientación hacia la excelencia.
Competencias -Actitud crítica y capacidad de defensa de los juicios de valor y
argumentos propios, Pero con capacidad de aceptar otros ajenos y
rectificar si es necesario.
-Capacidad de empatía como método de mejor comprensión en el
campo de su profesión de las distintas situaciones sociales, los
conflictos laborales y el progreso histórico de las sociedades.
-Sensibilidad ante la problemática social e interés por su conocimiento
y seguimiento.

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III. FUNCIONES DEL CARGO
- Planificar los objetivos generales y específicos de la microempresa a corto, mediano y largo
plazo.
- Seleccionar, decidir, capacitar y ubicar el personal adecuado para cada cargo.
- Dirigir la empresa en la toma de decisiones.
- Coordinar reuniones.
- Realizar compras de materiales, resolver reparaciones.

IV. CONDICIONES DE TRABAJO


AMBIENTE DE TRABAJO – RIESGOS
Riesgos Físicos: Dolor y problemas en la espalda debido a que permanece sentado durante toda la
jornada laboral.
radiaciones ionizantes, producidas por el computador
Riesgos Químicos: Alergias, asfixia, o algún virus producido por la inhalación de cemento o
compuestos químicos.
o Riesgos Psicosociales: Estrés, fatiga laboral, monotonía.

ASESORIA TRRIBUTARIA CONTBLE Y FINANCIERO


V. DATOS GENERALES
Nombre del cargo Asesoría tributaria contable y financiero
Objetivo Asesorar, orientar y asistir a la microempresa de manera presencial en
la aplicación de las leyes tributarias, reglamentos, impuestos internos y
les otorga incurrir en la economía de la empresa.
Cargo al que reporta Gerente
Número de cargos 1

VI. PERFIL DEL CARGO


Formación Especialización en contaduría pública y Administración de empresas.
Experiencia Se requiere experiencia de 6 a 8 años
- Buenas relaciones interpersonales
Competencias - Discreción, responsabilidad y honradez.
- Facilidad para recibir y cumplir instrucciones.
- Comunicación oral y escrita.

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- Capacidad de permanecer en constante aprendizaje, debido a la
inminente posibilidad de modificación de las leyes y
reglamentos tributarios, para su interpretación y aplicación.

VII. FUNCIONES DEL CARGO


Verificar que los procesos contables se estén llevando en debida forma.
Verificar que se estén cumpliendo las obligaciones tributarias (Impuestos)
Asesorar a la microempresa en inversión y crédito
Análisis de flujo de caja.
Verificar el cumplimiento de los estatutos

VIII. CONDICIONES DE TRABAJO


AMBIENTE DE TRABAJO – RIESGOS
Riesgos Físicos: El deslumbramiento, niveles de luz, exposición diaria a los rayos solares.
Riesgos Ergonómicos: Posturas inadecuadas, movimientos repetitivos.
Riesgos Psicosociales: Estrés, monotonía.

DIRECTOR COMERCIAL
IX. DATOS GENERALES
Nombre del cargo Director comercial.
Objetivo Planificar y dirigir las ventas de la microempresa .
Cargo al que reporta Gerente
Número de cargos 1

X. PERFIL DEL CARGO


Formación Administrador de empresas.
Experiencia Se requiere experiencia de 5 años.
-Conocimiento de presupuestos de ventas.
Competencias -Cartera de clientes.
-Dominio completo de herramienta ofimáticas.
-Toma de decisiones.

XI. FUNCIONES DEL CARGO

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Planificar y organizar programas especiales de venta y portafolio de productos para los clientes.
Representar a la microempresa u organización en convenciones de ventas y comercialización.
Marcar los objetivos de venta a cumplir.
Resolver problemas comerciales y de marketing.
Diseñar las estrategias.

XII. CONDICIONES DE TRABAJO


AMBIENTE DE TRABAJO – RIESGOS
Riesgos Físicos: El deslumbramiento, las sombras, niveles de luz.
Riesgos Ergonómicos: Posturas inadecuadas, movimientos repetitivos.
Riesgos Psicosociales: Estrés, monotonía.

AUXILIAR DED BODEGA


XIII. DATOS GENERALES
Nombre del cargo Auxiliar de Bodega
Objetivo Registrar y controlar en el sistema el ingreso, mantener y ajustar
procedimientos, generando eficiencia, eficacia y optimización de los
recursos de acuerdo a la normatividad vigente.
Cargo al que reporta Gerente
Número de cargos 1

XIV. PERFIL DEL CARGO


Formación Bachiller
Experiencia Se requiere experiencia de 6 meses o 1 año
- Organización y cuidado en el trabajo
Competencias - Dedicación de tiempo, esfuerzo del trabajo.
- Capacidad para tener objetividad y visión empresarial.

XV. FUNCIONES DEL CARGO


Revisar y recibir los activos, repuestos, materiales de construcción, verificando que las
características de lo recibido sean coherente con o solicitado.
Alistamiento de los pedidos por cada factura para el cargue por zonas.

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Realizar el aseo y organización de la bodega y velar por que se conserve.
Gestionar las órdenes de pedidos para los proveedores.

XVI. CONDICIONES DE TRABAJO


AMBIENTE DE TRABAJO – RIESGOS
Riesgos Físicos: La temperatura y la humedad en el ambiente, ya que producen efectos adversos
en la persona.
Riesgos Químicos: Las enfermedades como alergias, la asfixia, o algún virus producido por la
inhalación.
Riesgos Ergonómicos: El levantamiento de peso, movimiento repetitivo.
Riesgos Psicosociales: Estrés, fatiga laboral.

RECOMENDACIONES
- Dar a conocer por medio de un despliegue total el contenido de cada uno de los manuales
a todos y cada uno de los miembros que conforman la organización.
- Se recomiendo que la microempresa ACEDRY S.A.S. tomar en consideración del Manual
de procedimientos de cada área que tiene la entidad, llevando a cabo un buen manejo
estructurado por este documento.
- Enfocar la evaluación del desempeño hacia el desarrollo profesional de cada individuo, si
bien es una herramienta de motivación, que esta no sea por fines de aumento salarial, sino
por el contrario una fuente de desarrollo por medio de planes de carrera individual que
permitan identificar y desarrollar aquellos puntos débiles de cada individuo.
BIBLIOGRAFÍA Y/O CIBERGRAFÍA
https://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
http://normasapa.com/
https://www.impulsapopular.com/gerencia/que-es-un-manual-de-procesos/

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