MODULO 2: NORMAS DE CONTROL INTERNO CON ENFOQUE A PROCESOS

Objetivo Específico: Conocer los instrumentos y acciones relevantes derivadas

de las normas de control interno específicas para los procesos habilitantes para
que las y los servidores púbicos garanticen razonablemente la protección de los
recursos públicos y la generación de información oportuna y confiable

Sesión 1
Base legal y reglamentaria de la administración financiera y de Bienes
NCI de Administración Financiera y Bienes
Controles Esenciales y Claves para la implementación

Base legal y reglamentaria de la administración financiera

La administración financiera en el sector público se encuentra regulada

por el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
(COPYFP) y su respectivo Reglamento; Para su operatividad cuenta con Normas
Técnicas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería emitidas por el Ministerio de
Economía y Finanzas (MEF), que se basan en las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Por otra parte, la identificación y valoración de riesgos en la gestión pública

debe tener una respuesta adecuada para efectivo registro y control del recurso
público; por ello, las normas de control interno dan respuesta a los diferentes
componentes que forman parte del sistema nacional de las finanzas públicas, a
través de varias actividades e instrumentos.

NCI 402 - Administración financiera - Presupuesto

Es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y egresos de las

entidades del sector público. Por tanto, el diseño de procedimientos de control
interno, asegura la disponibilidad presupuestaria y la oportuna modificación de
ser necesaria.

Como parte del control previo al compromiso el diseño de controles garantiza

una adecuada toma de decisiones, verificando la documentación conforme a
la planificación, legalidad y disponibilidades. En cuanto al control previo al
devengado la verificación de la documentación asegurar la veracidad,
registro, autorización y la exactitud; que respalden a la adquisición de bienes,
servicios y obras garantizando su propiedad, legalidad y conformidad con el
presupuesto.

Una adecuada evaluación de la ejecución presupuestaria se logra mediante

indicadores de los avances físicos (ejecución de obra o cobertura de servicios)
y financieros, los cuales proporcionan información del desempeño institucional,
mismos que deben ser documentados. Para ello, la máxima autoridad
depondrá a los responsables de la ejecución presupuestaria realizar el
seguimiento y evaluación del cumplimiento de los objetivos frente a los niveles
de ejecución del presupuesto.
En resumen, la verificación de la documentación de soporte, la aplicación de
indicadores financieros y de avance físico; y la evaluación de la ejecución
presupuesta son controles esenciales continuos para garantizar razonablemente
la legalidad, veracidad exactitud y niveles de autorización de las operaciones
presupuestarias

NCI 403 - Tesorería

El control del efectivo y sus equivalentes de efectivo es responsabilidad del

tesorero, por ello, las recaudaciones deben ser realizadas a través de
comprobantes físicos o electrónicos y reportadas y verificadas diariamente. El
posible mal uso del recurso invita a una evaluación permanente del riesgo y
como parte de la respuesta a los riesgos las cauciones, seguros y seguridades
son acciones de control fundamentales.

Las conciliaciones bancarias por lo menos una vez al mes también forman parte
de los controles del efectivo y equivalentes del efectivo. Así como, el control
previo al pago mediante documentos justificativos del compromiso y de los
documentos comprobatorios del devengado de los cuales se deben dejar
constancia.

La determinación de la antigüedad de saldo y su clasificación de las

obligaciones en el corto y largo plazo evita recargos y responsabilidades por
acción u omisión por los retrasos en los pagos. El control y custodia de garantías
facilita la identificación de vencimientos de manera oportuna.

En resumen, la verificación de la documentación de soporte física y electrónica

de comprobantes justificativos del compromiso y devengamiento de recurso; la
evaluación de riesgo y el aseguramiento o caución del efectivo, son controles
relevantes para garantizar razonablemente la legalidad, veracidad, niveles de
autorización y oportunidad de las operaciones de tesorería.

NCI 405 - Contabilidad gubernamental

Es el registro sistemático, cronológico y secuencial de las operaciones

patrimoniales y presupuestarias de las entidades y organismos del Sector Público
no Financiero, expresadas en términos monetarios, desde la entrada original a
los registros contables hasta la presentación de información financiera a la
ciudadanía sin perjuicio de presentar esta información a los respectivos órganos
de fiscalización y control, de conformidad con la ley.

La contabilidad como parte del control interno se sustenta con documentos y

archivos que asegura la integración presupuestaria y contable mediante el
registro de las operaciones en el momento oportuno y su correspondiente
clasificación. Y, para garantizar una adecuada publicación de la información
financiera por lo menos una vez al año, la conciliación de saldos de las cuentas
contribuye a detectar deviaciones que deben ser comunicadas a las máximas
autoridades.
Un análisis y confirmación de saldos oportunos permite identificar la morosidad
en cuanto a cuentas por cobrar y de esta forma determinar su deterioro. Así
como, lo arqueos de efectivo sorpresivos facilita la determinación oportuna de
diferencias.

En resumen, la verificación de la documentación de soporte y archivos, la

conciliación y confirmación de saldos y los arqueos sorpresivos, son controles
clave para garantizar razonablemente la legalidad, veracidad, niveles de
autorización y oportunidad de las operaciones contables; así como la potencial
detección de desviaciones.

Base legal y reglamentaria de la administración de Bienes

En el caso de la administración y control bienes las regulaciones a considerar

serán las normas técnicas de contabilidad gubernamental, el reglamento de
bienes, el reglamento para el control vehicular y el reglamento de bienes
procedentes de regalos o presentes de tipo institucional. Además, para una
adecuada gestión de riesgos, será necesario observar las normas de control
internos que a continuación se detalla:

NCI 406 – Administración de bienes

Son recursos, distintos al dinero, que son controlados por la entidad, generan
potencial de servicios futuros o beneficios económicos, pueden ser medidos con
fiabilidad, surgen de hechos pasados y sirven para la ejecución de actividades
institucionales. Por esta razón, es importante contar con una unidad de bienes
cuando exista el suficiente presupuesto para su creación.

El ingreso de los bienes a la entidad por lo general es producto de procesos de

contratación y para ello, contar con un plan anual de contratación constituye
un control inicial previo a su almacenamiento y distribución. Otra forma de
ingreso puede ser la donación, fabricación, producción, incautación y para ello
es indispensable la suscripción de actas entrega recepción.

Para un adecuado control de los bienes es fundamental contar con un sistema

de registro administrativo y financiero en este caso un catálogo de bienes y un
catálogo de cuentas que contribuyan a la conciliación física y financiera de los
bienes. Su codificación es parte del control que garantice su identificación y
ubicación oportuna.

La asignación de bienes mediante actas de entrega recepción facilita la

custodia y responsabiliza su buen uso en actividades institucionales, que
posteriormente son sujetos de constatación física por lo menos una vez al año
para garantizar su existencia y su estado que motive su mantenimiento o el inicio
de un procedimiento de egreso de bien para posterior baja de los registros.

En resumen, la planificación anual, los sistemas de registro administrativo y

financiero, la codificación de bienes, las actas de entrega recepción y la
constatación física son los controles más importantes para garantizar
razonablemente la conformidad, legalidad, veracidad y conveniencia de las
operaciones relacionadas con la adquisición, ingreso, egreso, uso y destinos de
los bienes a cargo de las instituciones públicas.