EMPRESA

S&M Foods SAC

1. Organigrama para la empresa

S&M Foods SAC, ES una empresa agroexportadora con una amplia

variedad de productos y un notable alcance internacional, consideraremos
varios aspectos clave de la empresa:

 Diversidad de Productos y Servicios: S&M Foods produce y exporta

una variedad de productos, incluyendo capsicums, frutos frescos,
granos andinos, entre otros. Esta diversidad sugiere la necesidad de
diferentes departamentos especializados.
 Expansión Internacional: Con exportaciones a más de 25 países, la
empresa requiere una estructura que facilite la gestión eficaz de
operaciones internacionales.
 Relaciones con Productores Locales: La colaboración cercana con
productores locales implica una necesidad de gestión territorial o
regional efectiva.

Dado estos aspectos, se opta por un organigrama funcional. Este modelo

se caracteriza por la organización del personal según sus funciones
específicas y áreas de especialización. Resulta particularmente útil para
empresas que, como S&M Foods, tienen diversas líneas de productos y
operan en un contexto internacional

Justificación:

 Especialización de Funciones: S&M Foods maneja una amplia gama

de productos, incluyendo capsicums, superfoods, y frutas frescas. Un
organigrama funcional permite agrupar expertos en cada tipo de
producto bajo una misma función o departamento.
 Eficiencia Operativa: Al separar las distintas funciones (como
producción, exportación, y gestión de calidad), la empresa puede
gestionar de manera más eficiente sus procesos y recursos, lo cual
es crucial para una empresa que exporta a más de 25 países.
  Facilidad de Supervisión y Control: Al tener departamentos
claramente definidos, es más fácil para la gerencia supervisar y
controlar las operaciones, asegurando la calidad y eficiencia.
 Fomento de la Expertise: Permite desarrollar y fomentar la
especialización en áreas clave como exportación, producción, y
desarrollo de nuevos productos.

A continuación, graficaremos un organigrama funcional para ilustrar la

estructura.

Gerencia
General

Departamento de Departamento
Departamento Departamento de Departamento
Calidad y Desarrollo de Recursos
de Producción Exportación de Productos Financiero
Humanos

En la parte superior, se sitúa la Gerencia General.

Debajo de la gerencia, se distribuyen los departamentos funcionales

principales:

 Departamento de Producción: Encargado de la producción de

superfoods, capsicums, y frutas.
 Departamento de Exportación: Gestiona las operaciones de
exportación.
 Departamento de Calidad y Desarrollo de Productos: Asegura la
calidad de los productos y desarrolla nuevos ítems.
 Departamento Financiero: Responsable de la gestión financiera.
 Departamento de Recursos Humanos: Gestiona las necesidades del
personal.

Cada departamento puede tener subdepartamentos según la necesidad y

estructura de la empresa. La interacción entre estos departamentos facilita la
eficiencia operativa y el logro de los objetivos de la empresa.

2. Flujograma
 Para S&M Foods SAC, una empresa dedicada a la exportación de
productos agroalimentarios, dos procesos clave que se beneficiarían
significativamente de tener flujogramas son:
 Proceso de Control de Calidad
Justificación: El control de calidad es fundamental en el sector
agroalimentario para asegurar que los productos cumplan con los
estándares nacionales e internacionales, especialmente cuando se
trata de exportaciones. Un flujograma en este proceso ayudaría a
visualizar claramente cada etapa de inspección y evaluación, desde
la recepción de la materia prima hasta el empaque final. Esto es
crucial para mantener la consistencia en la calidad, identificar
rápidamente áreas de mejora, y garantizar la conformidad con las
regulaciones de cada mercado de exportación.
 Proceso de Exportación de Productos
Justificación: La exportación de productos es un proceso complejo
que implica múltiples etapas, desde la preparación de la mercancía
hasta su entrega al cliente en el país de destino. Un flujograma para
este proceso permitiría visualizar de manera estructurada las
diversas fases, incluyendo la preparación del pedido, el embalaje, la
documentación necesaria para la exportación, el transporte, los
trámites aduaneros y la entrega. Tener un flujograma para este
proceso ayudaría a reducir errores y demoras, optimizar la logística y
mejorar la comunicación entre los distintos departamentos
involucrados.

Estos flujogramas no solo facilitarían la comprensión y ejecución eficiente de

estos procesos críticos, sino que también servirían como herramientas de
formación para los nuevos empleados y como referencia para la mejora
continua de las operaciones de S&M Foods SAC.implementación de mejoras
continuas en los procesos de control de calidad.

3. Manual de organización y funciones.

Se pueden elegir dos cargos representativos y cruciales en la estructura de
la empresa: el Gerente de Exportaciones y el Jefe de Control de Calidad. A
continuación, se detallarán las funciones de cada uno de estos cargos.
Gerente de Exportaciones
a) Objetivo del Cargo:
Administrar y supervisar todas las actividades relacionadas con la
exportación de productos, asegurando la eficiencia, la conformidad con las
regulaciones internacionales y la satisfacción del cliente.
b) Funciones y Responsabilidades:
 Planificación y Estrategia
 Desarrollar y ejecutar estrategias de exportación en línea con
los objetivos comerciales de la empresa.
 Identificar y evaluar nuevos mercados potenciales para la
expansión.
 Gestión Operativa:
 Supervisar la preparación y el embalaje de los productos para
la exportación.
 Asegurar la correcta documentación para el despacho de
aduanas y el cumplimiento de las regulaciones
internacionales.
 Logística y Distribución:
 Coordinar con los departamentos de logística y almacén para
optimizar los tiempos de entrega.
 Negociar y gestionar contratos con transportistas y agentes de
carga.
 Relaciones con Clientes y Proveedores:
 Mantener relaciones efectivas con clientes internacionales y
proveedores de servicios logísticos.
 Resolver cualquier incidencia relacionada con las
exportaciones.
 Reportes y Análisis:
 Realizar seguimiento y análisis de las operaciones de
exportación.
 Preparar reportes periódicos sobre el desempeño del área de
exportaciones.

Jefe de Control de Calidad

 a) Objetivo del Cargo:
Asegurar que todos los productos cumplan con los estándares de
calidad establecidos, tanto para el mercado local como para la
exportación.
b) Funciones y Responsabilidades:
 Supervisión de la Calidad:
 Supervisar las inspecciones y pruebas de calidad en todas las
etapas de producción.
 Establecer criterios de calidad y asegurar su cumplimiento.
 Gestión de Normativas:
 Mantenerse actualizado sobre las normativas nacionales e
internacionales de calidad.
 Implementar las medidas necesarias para cumplir con dichas
normativas.
 Análisis y Mejora Continua:
 Analizar los datos de calidad para identificar áreas de mejora.
 Implementar acciones correctivas y preventivas en caso de
desviaciones.
 Capacitación y Desarrollo:
 Capacitar al personal en prácticas de control de calidad.
 Fomentar una cultura de calidad en toda la organización.
 Reportes y Documentación:
 Elaborar reportes de control de calidad para la gerencia.
 Mantener la documentación necesaria para auditorías de
calidad.

Cada uno de estos cargos desempeña un papel fundamental en asegurar la

eficiencia, efectividad y competitividad de S&M Foods SAC en el mercado
internacional, garantizando la calidad y la satisfacción del cliente en todas sus
operaciones de exportación.

4. Preguntas a resolver:
- Comente 3 ventajas de contar con un organigrama en la empresa
Ventajas de Contar con un Organigrama en la Empresa
  Claridad en la Estructura Organizativa:
Un organigrama proporciona una representación visual clara y
concisa de la jerarquía y estructura organizativa de una empresa.
Esto facilita la comprensión de las relaciones de autoridad y
responsabilidad entre los diferentes cargos y departamentos. Esta
claridad es esencial para una comunicación y coordinación
efectivas dentro de la empresa.
 Facilita la Planificación y Gestión de Recursos:
Al visualizar la estructura organizativa, un organigrama ayuda en
la planificación estratégica y en la asignación eficiente de
recursos. Permite identificar posibles redundancias o brechas en
la organización, lo que conduce a una mejor gestión del personal,
el tiempo y otros recursos.
 Mejora la Comunicación y la Orientación para Nuevos
Empleados:
Los organigramas sirven como una guía útil para los nuevos
empleados, ayudándoles a entender rápidamente la dinámica de
la empresa y su propio lugar dentro de ella. Esto acelera el
proceso de integración y mejora la comunicación interna, ya que
los empleados saben a quién dirigirse para tareas específicas o
para reportar asuntos.

- ¿Por qué se requieren de organigramas, manuales y flujogramas en

una organización?
Los organigramas, manuales y flujogramas son herramientas clave en la
gestión organizacional. Cada uno cumple un propósito específico:
 Organigramas: Brindan una visión general de la estructura
jerárquica de la empresa.
 Manuales de Funciones: Detallan las responsabilidades y tareas
específicas de cada cargo.
 Flujogramas: Ilustran el flujo de procesos y procedimientos dentro
de la organización.
Estas herramientas son esenciales por varias razones:
 Eficiencia y Efectividad Operativa:
Facilitan la comprensión de roles, responsabilidades y procesos, lo cual
es fundamental para la eficiencia operativa. Permiten que todos en la
organización comprendan cómo se realiza el trabajo y quién es
responsable de qué.
 Mejora Continua y Gestión de Calidad:
Al tener procesos claramente definidos y documentados, es más fácil
identificar áreas de mejora y implementar cambios. Esto es esencial
para la gestión de calidad y la mejora continua.
 Cumplimiento y Control:
En un entorno regulado, como el de la exportación de alimentos, contar
con procesos y roles bien definidos es crucial para asegurar el
cumplimiento de normativas y estándares. Estas herramientas ayudan a
mantener el control y a asegurar la adherencia a las regulaciones.

- ¿Son Imprescindibles?
En la mayoría de los contextos empresariales, especialmente en
organizaciones de tamaño mediano a grande, estas herramientas son
casi imprescindibles. Permiten gestionar la complejidad organizacional
de manera efectiva, aseguran la coherencia en la ejecución de tareas y
procesos, y contribuyen a la transparencia y la rendición de cuentas. En
empresas más pequeñas o en startups, pueden ser menos formales o
detalladas, pero su esencia sigue siendo importante para la gestión y el
crecimiento organizacional.
En resumen, aunque el grado de formalidad y detalle puede variar según
el tamaño y tipo de organización, la función fundamental de estas
herramientas es crucial para la gestión eficaz de cualquier empresa.