FASE 5: METODOLOGÍAS PARA RESOLVER Y OPTIMIZAR UN SISTEMA

Leidy Paola López

Harold Daniel Marín

Jonathan Palacios

Jorge Orlando Herrera

Alejandro Murillo

Grupo Colaborativo: 301124_82

Tutor

Angélica Marcela Calderón Valencia

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA (UNAD).

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERA

INGENIERIA INDUSTRIAL

CIUDAD

2020
 Tabla de Contenido

Introducción 3

Objetivos de la actividad 4

Versiones del documento 5

Metodología para el diseño de sistemas de información 6

Conclusiones 15

Bibliografía 16
 Introducción

Desde la perspectiva sistémica, existen diferentes metodologías que permiten estudiar,

identificar problemas y proponer soluciones a estos. Entre estas metodologías se

encuentran: La dinámica de sistemas, propuesta por J. Forrester, la metodología del

sistema viable desarrollada hace ya un tiempo por Stadford Bear y, la metodología de

los sistemas blandos de Peter Chekland.

La metodología de sistemas blandos se creó con el propósito de poder identificar

problemas en sistemas con situaciones no estructuradas, donde los enfoques

cuantitativos no tienen cabida. En este tipo de situaciones, las personas, organizaciones,

políticas y procesos son totalmente aleatorios y poco susceptibles de abordarse por otras

metodologías. El sistema “On vacation” y las situaciones propuestas en este, cumplen a

cabalidad con las características que lo identifican como un sistema para ser estudiado y

mejorado bajo las estrategias propuestas por la metodología de los sistemas blandos.

En el desarrollo de este trabajo, cada uno de los estudiantes ha participado con la

elaboración de uno de los estadios que señala la metodología de los sistemas blandos,

con el propósito de estudiar el caso propuesto “On vacation” a partir de una serie de

supuestos que facilitan el desarrollo de los estadios por los que se debe pasar al aplicar

esta metodología en el estudio y mejora de un sistema.

En el siguiente enlace, se puede encontrar un mapa conceptual sobre la metodología de

los sistemas blandos:

https://cmapscloud.ihmc.us:443/rid=1WCZSWHVL-221S93S-1QC8DBJ
 Objetivos de la Actividad.

Con el propósito de realizar esta actividad exitosamente, se plantean los siguientes

objetivos:

 Estudiar los conceptos generales sobre las metodologías sistémicas para la

solución de problemas, particularmente la metodología de los sistemas blandos.

 Definir el sistema “On vacation” desde la metodología de los sistemas blandos

con sus propiedades, actividades, procesos y demás componentes que permitan

entender su funcionamiento y relación con el entorno.

 Aplicar la metodología de los sistemas blandos, estadio por estadio, en el estudio

y propuestas de mejoramiento al sistema “on vacation”

 Versión del documento

Fecha Version de Aporte al documento Estudiante que reporta

documento
10/12/20 1.0 Modificaciones a la plantilla Todos los integrantes del
de la fase 4 grupo
13/12/20 2.0 Se anexan los estadios 6 y 7 Todos los integrantes del
grupo

Tabla distribución desarrollo de los Estadios

Nombre y apellido del participante Estadio

Todos los integrantes del grupo 6
Todos los integrantes del grupo 7
 Metodología para el diseño de Sistemas de Información, basada en el estudio de

Sistemas Blandos de la organización “On vacation”

Estadio 1: Situación considerada como problema

“On Vacation” es una empresa líder en la industria de la hotelería Colombiana;

actualmente cuenta con más de 18 años de experiencia en el mercado. Su operación se

ve reflejada en Colombia y en Latinoamérica donde tienen como foco principal, brindar

unas vacaciones ideales a sus clientes teniendo en cuenta la relación costo/ beneficio.

A pesar de ser la empresa líder en la industria hotelera y turística en Colombia “On

vacation” presentó una reducción de sus utilidades en el año 2020 debido al cese de

operaciones por la cancelación de viajes naciones e internacionales; esto, a su vez

generado por las diferentes situaciones que se han presentado durante el año 2020.

A partir del 21 de septiembre de 2020 los empleados de “On vacation” retomaron sus

operaciones y esperan seguir repuntando en la industria del turismo, garantizando a sus

clientes toda la seguridad, comodidad y confort durante sus periodos vacacionales.

En “On vacation” se cuenta con plataformas virtuales, y asesores que están

constantemente brindando a sus clientes cada uno de los paquetes turísticos, adicional se

mide permanentemente los resultados obtenidos con el fin de conseguir mejora continua

en sus procesos, obtener mayores ingresos y favorecer a todos los colombianos con su

actividad.
Estadio 2: Construcción y verificación de definiciones raíz

Definición raíz:

Prestar un excelente Servicio

Consumidores Personas de clase media y alta

Actores Asesores de venta, Administrador Hotel, Jefe de alimentos,

Coordinador Nocturno y diurno, Supervisor de

Habitaciones, jefe de recepción, jefe de mantenimiento,

auxiliar de cocina, mesero, barman, auxiliar de áreas,

recepcionistas, auxiliares de mantenimiento

Transformación En On vacation cuentan con casi todos los procedimientos

operativos por cada cargo para la prestación de un excelente

servicio. Está pendiente la creación del procedimiento para

compra de bienes y servicios

Weltanschauung En On vacation se realiza mediciones constantes de

satisfacción a sus clientes por medio de encuestas que se

diligencian por medio de la página Web o por las encuestas

de que realizan al finalizar su estadía en cada uno de sus

hoteles.

Al realizar un análisis de las encuestas realizas tanto por

clientes como por empleados se puede observar que para los

clientes un punto a mejorar es el aseo de zonas comunes y

aledañas al hotel y para los empleados un punto a tener en

 cuenta es enfatizar en la capacitación de su personal para

poder brindar a sus clientes la mejor experiencia en atención

y servicios.

Con estas mediciones se puede observar los procedimientos

implementados por On Vacation para una mejora continua

en sus procesos y así obtener mejores resultados

Dueño Mejorar sus Ingresos y utilidades a partir de un buen

servicio

Restricción del ambiente En el entorno natural y cultural que ofrecen

sus destinos y rodean su operación, adoptan el compromiso

de proteger y apoyar a las comunidades y especies,

implementando buenas prácticas ambientales y de

sostenibilidad, respetando los derechos de todos los actores

y velando por el cumplimiento de sus deberes; siempre

previniendo impactos ambientales, culturales y económicos

negativos.

Adicional a lo mencionado con anterioridad On vacation se

ha visto afectado durante el año 2020 debido a la pandemia

por covid 19 y los decretos exigidos por el gobierno

nacional para la seguridad de sus ciudadanos. Por esto On

vacation se ha visto obligado a estructurar y a implementar

protocolos de Bioseguridad para garantizar la seguridad

tanto para clientes como para empleados. Entre ellos se

destacan
 - Toma de temperatura e instalación de punto de

desinfección

- Desinfección y limpieza permanente de zonas

comunes y habitaciones.

- Dotación de mascarillas, careta y guantes de

bioseguridad para sus empleados.

Definición raíz:

Obtener excelentes ganancias económicas

Consumidores Personas de clase media y alta.

En on vacation siempre se está pensando en ofrecer más

servicios para la atracción de sus clientes y mejorar sus

utilidades

Actores Asesores de venta, Administrador Hotel, Jefe de alimentos,

Coordinador Nocturno y diurno, Supervisor de Habitaciones,

jefe de recepción, jefe de mantenimiento, auxiliar de cocina,

mesero, barman, auxiliar de áreas, recepcionistas, auxiliares

de mantenimiento.

Para los empleados se tiene un programa de capacitación

durante todo el año para mejorar las capacidades de sus

 empleados y ofrecer cada vez; un mejor servicio a sus

clientes

Transformación En On vacation cuentan con casi todos los procedimientos

operativos por cada cargo para la prestación de un excelente

servicio. Está pendiente la creación del procedimiento para

compra de bienes y servicios

Weltanschauung En On vacation se están reinventando día tras día en donde

se está constantemente realizando análisis de costo

beneficio, mirando la posibilidad de incrementar sus

utilidades por medio del buen servicio y la calidad de

servicios ofrecidos.

Dueño Implementación de estrategias para reactivar el sector

turístico y lograr alcanzar los ingresos y utilidades

planteadas

Buscar la seguridad de seguridad de sus empleados y

clientes por medio del estricto cumplimiento de los

protocolos de bioseguridad implementado, tratando de

conseguir los mejores precios en el mercado de los insumos

requeridos para el cumplimiento del protocolo.

Restricción del ambiente Desde la reactivación del sector turístico a partir del mes de

septiembre del 2020. On vacation teniendo en cuenta la

disminución de la adquisición económica del país ha

realizado diferentes estrategias para incentivar la

reactivación de este sector ofreciendo todos los protocolos

 de bioseguridad exigidos por el gobierno nacional.

Estadio 3: Construcción de modelos conceptuales

Dar solución a los altos costos de viajes y reservaciones.

Este modelo da solución a personas no cuentan con los medios para pagar de contado un

viaje y su reservación, esta situación elimina clientes potenciales por esto se diseñó un

sistema de pago flexible con su respectivo interés, para generar mayor demanda en la

empresa Onvacation

Ofrecer servicio de reservación en el extranjero.

En vista de que muchas cadenas de hoteles se ubican con sedes en diferentes países, la

evolución natural que le permitiría a “On vacation” avanzar, sería la expansión a otros

mercados. Este modelo ofrecer mayor cobertura de viajes como por ejemplo en el

extranjero, lo cual es una ventaja frente a la competencia, en este momento “On

vacation” cuenta con cobertura sólo en el país, es por esto que está en planes extenderse

hacia el centro y norte de América

Aumentar el nivel de satisfacción en cada cliente.

Este modelo tiende a innovar constantemente en la industria hotelera así que “On

vcation” no puede ser la excepción pues este modelo esta instaurado en otras redes

hoteleras que representan una competencia directa para “On vacation”.

Diseñar un conjunto versátil de destinos y actividades.

La versatilidad de servicios y otros enfoques de descanso, aventura y diversión son otra

manera de innovar, lo que amplía la visión de la empresa en los clientes. Dado que “On

Vacation” ha venido ofreciendo los servicios tradicionales que ofrecen los hoteles, se

piensa que sería ideal que se pudiesen ofrecer otros servicios, como destinos de

aventura, eventos, simposios, conferencias, etc.

Estadio 4: Transformación de modelos conceptuales a modelos de objetos:

El siguiente diagrama representa la transformación a modelos de objetos.

 Estadio 5: Comparación de los modelos conceptuales con la situación

actual:

Finalmente, en el siguiente cuadro se da organización a todos los elementos encontrados

en los estadios anteriores.

Estadio 6: Propuesta de cambios – estado deseado:
Estadio 7: Diseño del Sistema de Información:
Enlace a las diapositivas de presentación:

https://unadvirtualedu-my.sharepoint.com/:p:/g/personal/
joherreramo_unadvirtual_edu_co/EayocganFxBGqltZyREuL1EBqZ0z5Y7p34ySWRZCkhcoig?
e=2jDVrk

Enlace al video de la actividad:

Fase Final Pensamiento de Sistemas

 CONCLUSIONES

 “On vacation” es una organización que, como cualquier sistema social presenta

situaciones y problemas no estructurados para los que es difícil aplicar métodos

cuantitativos que permitan encontrar respuesta a sus necesidades; es por esto

que, se hace necesario usar otras metodologías como la Metodología de sistemas

blandos, que permite abordar los problemas sistémicos desde una perspectiva no

estructurada.

 La metodología de los sistemas blandos es aplicable a situaciones dónde el

componente humano, social y político es preponderante. La metodología

propuesta por el profesor Checkland pretende analizar situaciones mediante la

ejecución de una serie de pasos o estadios en los que se van definiendo los

problemas, las personas o involucrados, los conceptos y las alternativas de

solución a los problemas identificados comparando la situación actual o real con

una situación propuesta o deseada, es decir, lo real contra lo ideal. Desde esta

perspectiva, las personas aportan sobre lo que desearían encontrar en el sistema

y lo que actualmente les disgusta. Por este motivo, esta metodología es

totalmente aplicable al sistema “On vacation”.

 La aplicación de los estadios propuesto en la metodología de Checkland

identifica las situaciones no deseadas y deseadas en el sistema “On vacation”,

sus procesos, relaciones mediante modelos y aportan ideas de mejora al sistema,

con el propósito de optimizar su funcionamiento y permanencia en el tiempo.

 BIBLIOGRAFÍA

 Daellenbach, H. (). Hard OR, Soft OR, Problem Structuring Methods, Critical

Systems Thinking: A Primer. Department of Management University of

Canterbury Christchurch Recuperado de

https://bibliotecavirtual.unad.edu.co/login?url=http://search.ebscohost.com/

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 Scott, G., & Winiecki, D. J. (2012). Synthesizing soft systems methodology and

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81-105. doi:10.1002/piq.21125. Recuperado de

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 Olave, Y. A., Gómez, L. C. y Ortiz, D. L. (2007). Metwill: Un aporte al

aprendizaje de la metodología de sistemas blandos para el establecimiento de

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 Calderón, A. (2018). OVI Unidad 3 – Metodología de sistemas. [Video].

Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/20526