TEMA 3.

SABER DELEGAR

3.1. Introducción

La falta de tiempo y la excesiva carga de tareas son muy características en la

mayoría de los líderes. Saber delegar es una de las claves para evitar la
sobrecarga de trabajo. Pero no se trata de una tarea fácil, el líder debe
fundamentarse adecuadamente para obtener óptimos resultados aprovechando
adecuadamente las capacidades de sus empleados

3.2. Conceptos básicos

Delegar es derivar un trabajo o parte de éste, a nuestros colaboradores o bien

a profesionales externos, para descargarnos de tareas. Es fundamental que
confiemos en estas personas y que nos hayan demostrado su capacidad para
realizar esas labores.

El delegar hay que considerarlo en la planificación de nuestro trabajo, no

impulsados por el agobio de un excesivo trabajo, esta situación nos puede llevar
a errores y perder aún más tiempo en explicaciones y corrección de errores.

DELEGAR ES REPARTIR LAS RESPONSABILIDADES

El líder a sus colaboradores les planteará unos objetivos, unos plazos de entrega
y por supuesto unas instrucciones claras. Debemos tener en cuenta varios
factores, que más adelante veremos, puesto que el responsable final del trabajo
es el líder. Reglas básicas para delegar

 El líder debe conocer a sus colaboradores.

 El líder conocer sus capacidades.
 El líder debe capacitar y entrenar a sus colaboradores.
 Debe ponerlos a prueba mediante retos constantes y de creciente
dificultad.
 El líder debe alagar los exitos de los colaboradores.
 El líder debe analizar meticulosamente sus errores y darles instrucciones
de enmienda sin reproches.

1.21 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar

3.3. Ventajas de delegar

 Tener más tiempo disponible. Si distribuimos el trabajo, disponemos de

más tiempo disponible para otras tareas más propias de un directivo, como
planificación, control, seguimiento, etc…
 Mayor desarrollo en los colaboradores. Los colaboradores necesitan
experiencia y confianza para su desarrollo profesional.
 Mayor motivación en el equipo. Al delegar en los miembros del equipo,
éstos son estimulados al tener mayor responsabilidad y va a suponer una
mayor satisfacción, por consiguiente aumentará entre ellos su nivel de
motivación.
 Mayor flexibilidad. Cualquier problema que surja deberá ser resuelto por
las personas implicadas no solo por el directivo.
 Mayor organización. Al delegar aumenta la estructuración del trabajo en
el equipo, todos los miembros son conscientes de sus responsabilidades y
de los medios con los que cuentan para llevar a cabo su trabajo.
 Mayor productividad en la organización. Usar los recursos disponibles de
forma adecuada incrementa la productividad. La delegación también
proporciona un ambiente adecuado para que los colaboradores aporten
nuevas ideas que van a servir de impulso al desarrollo de la organización.
 Menos estrés. Cuanto menos trabajo acumulado, menos agobio y por tanto
menos estrés.

3.4. Habilidades para delegar

Al delegar no debemos apresurarnos a repartir sin meditar las tareas, aunque

tengamos una sobrecarga excesiva de trabajo. Esto nos puede llevar a correr
ciertos riesgos, como problemas entre los miembros del equipo por motivos de
antigüedad, etc… Un líder que delega de forma eficaz cuenta con una serie de
habilidades.

Habilidades para delegar de forma eficaz

 Tener criterio: Debemos escoger bien al colaborador, no debemos dejamos

llevar por sentimientos de amistad o favoritismo.
 No tener prisa: Elegir a la persona más adecuada para cada tarea, no
encomendársela al que tenemos más cerca.

Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.22

  Tener visión de futuro: Capacitar a los colaboradores en tareas más
complejas.
 Responsabilidad: A pesar de delegar no podemos desentendernos de ese
trabajo, debemos mostrar apoyo a nuestro colaborador y llevar un control.
 Participativo: Debemos dar a conocer nuestras ideas e intenciones y
escuchar las de nuestros colaboradores.
 Equitativo: No hay que sobrecargar a la misma persona, buscar la manera
de repartir equitativamente las cargas de trabajo.
 Motivador: Hay que motivar a nuestros colaboradores continuamente, la
satisfacción aumenta el rendimiento.

3.5. Que tareas podemos delegar y cuales no

Un líder debe saber en todo momento que tareas son delegables y cuales no.
Tareas que podemos delegar:

 Trabajo rutinario o minucioso: La revisión o trabajos administrativos no

deben hacer perder tiempo a un directivo.
 Recopilación y búsqueda de información: La labor de un directivo debe
centrarse en el análisis y conclusiones de la información.
 Tareas repetitivas: Tareas diarias, semanales o mensuales, como la
redacción de informes periódicos, etc..
 Sustituciones: En algunas situaciones es posible que nos sustituya un
colaborador. Esta situación es interesante puesto que adquiere experiencia
y en caso de no poder asistir a una reunión importante nos puede
reemplazar.
 Tareas para una capacitación futura: Tareas en las que queramos capacitar
a alguno de nuestros empleados para que adquiera responsabilidades en
un futuro.

Tareas que no podemos delegar:

 Metas a largo plazo: La propuesta de metas a largo plazo es competencia

del líder.
 Evaluación del desempeño: Es una tarea que solo el líder debe realizar,
sin implicar a otros colaboradores.
 Información confidencial: Los directivos tiene a menudo información
confidencial de la organización y bajo ningún concepto pueden darla a
conocer sus colaboradores.

1.23 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar

  Asignaciones personales: Si nuestro superior directo nos encomienda
personalmente una tarea no debemos delegarla.
 Tareas para las que no tienen capacidad nuestros colaboradores. Si
consideramos que nuestros colaboradores no están capacitados para
desarrollar determinadas tareas, en un principio y hasta que adquieran
esa capacidad, no les encomendaremos dichas tareas.

3.6. Como delegar. Fases de la delegación

Las fases de la delegación son:

1. Organización:

 Análisis de las tareas: El líder evalúa la importancia de las tareas que tiene
que realizar y se encuentra con: las tareas que debe realizar el mismo,
las que puede delegar y las que son innecesarias.
 Gestión del tiempo: El líder debe planificar cuanto tiempo requiere cada
tarea. Resulta muy útil durante un tiempo registrar las tareas que
realizamos a diario y anotar cuanto tiempo dedicamos a cada una de ellas.
 Establecer prioridades: Clasificaremos las tareas según su prioridad,
aplazaremos las menos importantes y urgentes y repartiremos las que
podemos delegar.
 Elección de la persona adecuada: Debemos actuar con criterio y elegir al
colaborador más indicado según su capacidad para realizar las tareas que
vamos.

2. Comunicación:

 Explicar la tarea al colaborador: Es mejor dar las instrucciones por escrito,

bien en documento o por correo electrónico, al colaborador hay que
explicarle exactamente que debe hacer, de cuanto tiempo dispone y los
resultados que se esperan
 Proporcionar el contexto: Hay que facilitar el motivo por el cual debe
realizar la tarea, su importancia y posibles problemas que puedan surgir.
 Establecer metas: Deben ser alcanzables y realistas.
 Responsabilizar: Hay que informar al colaborador de la responsabilidad
que le damos así como de la autoridad necesaria para llevar a cabo la
actividad con otros empleados.

Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar 1.24

  Claridad: Hay que asegurarse que el delegado ha comprendido bien las
instrucciones.
 Apoyar: Le daremos los recursos necesarios y debe tener claro que cuenta
con nuestro apoyo en todo momento.
 Conseguir el compromiso del colaborador: Debemos obtener un firme
compromiso del colaborador de que va a realizar la tarea encomendada.

3. Puesta en marcha:

 Del líder: Una vez que la tarea se ha puesto en marcha, el líder en las
reuniones, comentará los problemas de forma abierta y reconocerá los
logros, se creará un clima adecuado donde no se produzcan tensiones.
 Del colaborador: No deberá ocultar los problemas que comentará
abiertamente, indicando las causa y las posibles medidas a tomar.

4. Control de resultados:

Cuando el trabajo ha finalizado se produce la evaluación. El líder no debe

esperar que el trabajo esté realizado exactamente de la misma forma que
lo haría él. Esto es imposible cada persona tiene sus variaciones.

 Evaluación positiva: Cuando la tarea se ha finalizado satisfactoriamente,

al colaborador se le felicita y si puede ser en público mejor.

 Evaluación negativa: Si no se han cumplido los objetivos, en privado, se

trata de identificar los problemas y darles una solución, hay que ver si el
error ha sido del líder; al no dar instrucciones claras o de la capacitación
del colaborador, en este caso se le propone que acuda a cursos de
formación para perfeccionar sus aptitudes.

1.25 Habilidades para crecer. Habilidades para triunfar

RESUMEN

Delegar es derivar un trabajo o parte de éste, a nuestros colaboradores

o bien a profesionales externos, para descargarnos de tareas.

Las ventajas de delegar: tener más tiempo disponible, mayor desarrollo

en los colaboradores, mayor motivación en el equipo, mayor flexibilidad,
mayor organización, mayor productividad en la organización y menos
estrés.

Las habilidades para delegar de una forma eficaz son: tener criterio, no
tener prisa, tener visión de futuro, responsabilidad, participativo,
equitativo y motivador.

Las tareas que podemos delegar son: las repetitivas, sustituciones y tareas
que supongan una capacitación futura.

Las tareas que no podemos delegar son: Las metas a largo plazo, la
evaluación del desempeño, información confidencial, asignaciones
personales y tareas para las que no tienen capacidad nuestros
colaboradores.

Las fases de la delegación son: organización, comunicación, puesta en

marcha y control de resultados.

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