Uso del Software Integral de Gestión de Bibliotecas Aguapey

Clase 6: Circulación
Préstamos, devoluciones y renovaciones desde el SIGB Aguapey
Introducción: Descarga e instalación del SIGB en distintos sistemas operativos
¡Bienvenidos a nuestra sexta clase! Aquí aprenderemos a usar una de las secciones fundamentales
del SIGB Aguapey: los préstamos. Independientemente de las particularidades o dimensiones de
nuestras bibliotecas, la misión bibliotecaria sigue siendo la unión entre un usuario y un documento.
El registro de ese encuentro quedará en nuestra base de préstamos.

Inicio: Objetivos e itinerario

En esta clase, aprenderemos a utilizar el módulo de préstamos del SIGB Aguapey. Desde aquí
veremos cómo podemos incorporar a nuestros usuarios a la base, prestarles documentos, renovar y
devolver dichos préstamos, suspender a los usuarios, prestar documentos todavía no catalogados,
etcétera.

Esta clase es predominantemente práctica, conviene tenerla abierta y estar viendo

el Aguapey para probar cada una de las funciones que abordaremos.

Objetivo de la clase

El objetivo de esta clase es poder manejar las funciones del módulo de Circulación del SIGB
Aguapey.

Itinerario

Los pasos a seguir en esta clase son:

1 - Creación de usuarios. Búsqueda en diccionario de los usuarios

incorporados. Historial de préstamos y suspensiones de usuarios.

2 - Préstamo, renovación y circulación.

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 3 -Préstamo de documentos no catalogados.

Actividades iniciales
- Arriba, en el Aguapey, están los botones Catalogación, Circulación, OPAC, Claves y Ayuda.
Llegó el momento de hacer clic en Circulación para conocer el módulo de préstamos.

- Ni bien entramos a esta pantalla, vemos que arriba hay varios botones. Probemos hacer el
recorrido completo desde la creación del usuario hasta hacerle un préstamo. Empecemos
por el botón “Usuarios”. Allí crearemos un usuario de prueba para nuestra base. Veremos
que existen ya 23 usuarios cargados por defecto, son usuarios de prueba como los 91
registros catalogados que vimos en la Clase 4.

- Arriba a la derecha están algunos de los botones que ya vimos en la hoja de carga de la Clase
4: Crear un nuevo registro, Grabar el registro, Borrar el registro actual, Duplicar el registro
(sería un caso remoto, por caso el de dos usuarios que comparten campos como apellido,
domicilio, etc.) o deshacer los cambios introducidos a partir de la última vez que se grabó el
registro.

- Si queremos crear un nuevo usuario debemos hacer clic en la hoja en blanco. Los datos a
llenar son autoexplicativos (apellido, nombre, etc.). Es particularmente importante
completar el campo DNI, no porque el SIGB vaya a contrastar con el padrón electoral si el
mismo está correctamente ingresado, sino porque el sistema necesita un número distintivo
del usuario. Mientras que dos usuarios pueden tener el mismo apellido, el número de DNI es

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 único. Esto es una necesidad informática del sistema. El préstamo se genera al cruzar dos
campos únicos: el DNI del usuario y el número de inventario del documento catalogado.

- Hagamos la prueba de generar un nuevo usuario. Probemos poner solamente nuestro

apellido y nuestro DNI. Luego, hacemos clic en el ícono de guardar y ya tenemos un usuario
nuevo.

En Usuarios, recordemos que el campo DNI debe ser ingresado sin puntos entre los
números.

- La celda de la izquierda permite ejecutar una búsqueda por apellido del usuario o por su
número de documento. Busquemos al usuario recién generado. Debajo, se irá desplegando
la tabla ordenada alfabéticamente (o numéricamente si lo hacemos por DNI). Haciendo
doble clic sobre nuestros datos y luego sobre el botón “Buscar”, aparecerá el registro
correspondiente con los datos de ese usuario. Esto prueba que el diccionario se actualiza
automáticamente. Si no lo estamos encontrando, recordemos cómo en la Clase 5 vimos las
funciones Regenerar el archivo invertido y arreglousua.

- Recordemos que en la Clase 2 vimos cómo configurar una cantidad de días de suspensión
por cada día de retraso. Sin embargo, hay otros motivos por los que podemos querer
suspender al usuario (por caso, si devolvió el libro en término pero excesivamente
deteriorado). El cartel “Habilitado” (en color azul) o “Suspendido” (en color rojo) indican la
condición del usuario para el préstamo del material. Haciendo clic sobre esas leyendas
podremos suspender o habilitar al usuario indicado. En el caso de la inhabilitación, el
programa pedirá que introduzcamos la fecha (día/mes/año) en la que expirará la suspensión,
y el motivo.

- El ícono que aparece abajo a la derecha, la H mayúscula, permite acceder al Historial del
usuario para conocer el registro de préstamos. El mismo puede imprimirse haciendo clic en
el ícono de impresora que surge en la ventana de historial. Esto puede resultar útil para
emitir comprobantes de libre deuda de los usuarios.

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¿Pudieron generar un usuario, comprobar su existencia en el diccionario, suspenderlo y volver a
habilitarlo? ¿Comprendieron la importancia del campo DNI para esta función de préstamos? Si es
así, guardemos los cambios y avancemos al botón de Prestar.

Préstamos

- Al hacer clic sobre “Prestar” aparece una celda en la cual se pueden buscar usuarios por
apellido o número de documento. Entonces, se despliega la misma tabla de usuarios que
vimos en el botón “Usuarios”. Al hacer doble clic sobre el usuario buscado, obtendremos sus
datos y un cuadro con los ítems que tiene en préstamo. Ahora busquémosnos a nosotros
mismos: veremos que nuestra ficha, por ahora, está sin ningún préstamo.

- Ya tenemos arriba al usuario al que le prestaremos el documento. Como dijimos, el

préstamo se produce al cruzar el campo DNI del usuario con el campo: número de
inventario. La situación de préstamo supone estar frente al usuario y al documento que
queremos prestar. Por lo mismo, podemos ver el número de inventario del documento.
Como esta es una situación de prueba, simplemente pongamos un número cero en el
inventario y veamos cómo se despliegan los números de inventario posibles. Elijamos uno.

- Al intentar efectuar el préstamo se pueden generar las siguientes situaciones:

• Si aparece una leyenda indicando que no está permitido prestar ese ítem no se
podrá efectuar el préstamo de ese material debido a que el catalogador ya lo ha
definido como No disponible para el préstamo en la edición de ese registro (como
vimos en la Clase 4).

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 • Si el ítem está prestado, una leyenda indicará a quién se le ha prestado y la fecha
de devolución esperada.

• Si el ítem no está prestado, sino disponible para el préstamo, se consignará la

cantidad de días por la que se prestará y el préstamo quedará registrado al hacer clic
sobre el botón “Efectuar el préstamo por”. La cantidad de días por las que se presta
un documento se determina en Configuración (como vimos en la Clase 2) y puede ser
modificada para prestar por más o por menos días.

- Si queremos prestar otro ítem al mismo usuario, podemos hacerlo con un clic sobre el
ícono del libro. En cambio, si queremos registrar un préstamo a otro usuario hacemos clic
sobre el ícono de la figura del usuario. Todos los documentos prestados quedarán
registrados en el historial del usuario. Hagamos la prueba de hacer clic en la H de Historial y
veremos cómo ya hay documentos prestados en nuestra ficha.

- Haciendo clic en el documento prestado que sale en nuestra ficha este se puede renovar o
devolver. Es decir, las operaciones de prestar, renovar y devolver se pueden hacer desde la
misma pantalla de Prestar. Tras buscar al usuario y hacer clic sobre el documento prestado,
el sistema preguntará si se desea devolver el préstamo. Si seleccionamos “No”, preguntará si
se desea renovar. De ser así, el programa preguntará por cuántos días se desea realizar la
renovación. Veremos algo más específicamente esas opciones en los apartados de los
botones correspondientes.

Préstamo de documentos no catalogados

- Pensemos en un documento que ya ha sido inventariado en nuestra biblioteca pero que

todavía no hemos catalogado. Si un usuario lo solicita, Aguapey nos permite prestar ese
material aún no catalogado en nuestra base de datos.

- Al ingresar en el casillero “Documento a prestar” un número de inventario que aún no existe

en la base de datos, aparecerá un mensaje avisando que el mismo no figura en la base de

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 datos y si deseamos prestarlo de todas formas.

- De optar por “Sí”, se abrirá una ventana en la que debemos colocar autor y título del ítem, y
elegir “Prestar e incorporar a la base” o “Prestar sin incorporar a la base”.

- La primera opción registrará al ítem con una carga catalográfica mínima que se deberá
completar cuando el mismo sea devuelto. La segunda opción se utiliza cuando el ejemplar
en cuestión no va a formar parte del fondo bibliográfico (por ejemplo, para realizar
préstamos de material que pertenece a un profesor, etc.). De utilizar esta segunda opción, el
registro de este material desaparece al ejecutar su devolución.

Renovaciones

- Al hacer clic en el botón Renovar se nos habilita la celda inferior (si lo hacíamos en Prestar se
nos habilitaba la celda superior del usuario). Esto se debe a que, en la situación de
devolución o renovación, lo que tengo enfrente es el documento y no importa si el que lo
trajo es la persona que lo sacó en préstamo o un allegado a ella.

- Por lo mismo, para renovar debemos indicar el número de inventario del documento que
se desea devolver. Se nos habilitarán las dos ventanas: la del usuario que sacó el documento
en préstamo y la del ítem que queremos renovar. El botón que antes decía “Efectuar el
préstamo por” ahora dice “Renovar”.

- La cantidad de días de renovación se cuenta a partir del momento en que hacemos clic aquí.
Vale decir, se puede renovar por más días o por menos días. Pensemos en un documento
muy solicitado en época de exámenes. Para que lo puedan utilizar más lectores, podemos
renovar por menos días para asegurarnos de que le pueda servir a más usuarios. Por el
contrario, en el caso de una novela larga que no circula demasiado, podemos extender el
préstamo por encima del tiempo regular para darle tiempo al lector de terminarla.

- El sistema nos confirmará con una ventana que dice “Item renovado” que esta acción se
llevó a cabo con éxito.

Devoluciones

- Al hacer clic en el botón Devolver se nos habilita la celda inferior, al igual que en el caso de
Renovar.

- Al elegir el documento que queremos devolver se nos habilitarán las dos ventanas: la del
usuario que sacó el documento en préstamo y la del ítem que se quiere devolver. El botón
que antes decía “Efectuar el préstamo por” ahora dice “Devolver”. Al hacer clic ahí,
devolvemos el documento, y nos aparece una ventana que confirma nuestra devolución.

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 - Por último, después de una devolución podemos buscar nuevamente en el Historial y vemos
que ya se ha devuelto, en término, uno de los documentos.

Devolución fuera de término

- En la Clase 2, en Configuración, vimos que podíamos suspender a un usuario en caso de que

se retrasara en la devolución. Hagamos la prueba de buscar desde “Prestar” a Mariana
Almeida y veremos que es una usuaria morosa, cargada por defecto en el Aguapey. Veremos
cómo el sistema nos pregunta si queremos suspender al usuario. Así, incluso si
automáticamente seleccionamos que el usuario sea suspendido por una determinada
cantidad de días, el sistema nos da una última opción por si no queremos la suspensión.

Si aceptamos suspender al usuario, aparecerá un cartel que dice “Suspendido” en su ficha.

Esto lo inhabilitará para sacar documentos pero, como vimos, desde su ficha en el botón
“Usuarios” podremos volver a habilitarlo haciendo clic en el suspendido.

Estadísticas

- Al hacer clic sobre el botón “Estadísticas”, podemos conocer la cantidad de préstamos que
se realizaron en el mes y el tipo de usuario que los registraron. El operador tiene la
posibilidad de imprimir estas estadísticas.

- De todos modos, el módulo de estadísticas, cuya forma de descarga veremos en la Clase 8,

mejora todas estas opciones.

Morosos-Hoy

- El listado de morosos permite llevar control sobre los documentos no devueltos. Se ordena
por número de inventario e incluye, además, los datos de signatura topográfica, título,
nombre del usuario, número de documento del usuario, fecha en que expiró el préstamo y
fecha en que se efectuó.

- El bibliotecario tiene la opción de imprimir este listado y de actualizarlo mediante el botón

"Regenerar índice" en caso de que hayamos estado generando préstamos con esta ventana
abierta.

- También podemos tildar la opción “Prestados hoy”, para ver o imprimir los préstamos del
día.

Presentamos un el siguiente video con lo visto hasta ahora:

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Disponible en: https://youtu.be/316XT3pIfn4

A modo de resumen

Repasen mentalmente si se han cumplido todos estos pasos:

Temas clave: Circulación, Usuarios, Generar nuevo usuario, Diccionario de Usuarios, Historial,
Habilitado, Suspendido, Campo DNI, Prestar, Devolver, Renovar, Prestar documentos no
catalogados, Estadísticas, Morosos-Hoy.

Actividades
Vamos a revisar lo visto hasta aquí. Para eso, les pedimos que respondan a este breve cuestionario.

Bibliografía de referencia

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- González del Valle, L. Tutorial de uso para el software de gestión bibliotecaria Aguapey. Buenos
Aires : Biblioteca Nacional de Maestros, 2010.

- Murillo Madrigal, A. Manual de procedimientos para la implementación del programa Aguapey en

Bibliotecas Escolares y Especializadas (basado en el formato MARC21 bibliográfico). Buenos Aires :
Biblioteca Nacional de Maestros, 2007.

Créditos

Autor/es: Biblioteca Nacional de Maestras y Maestros. Ministerio de Educación de la Nación

Argentina.

Cómo citar este texto:

Biblioteca Nacional de Maestras y Maestros. Ministerio de Educación de la Nación Argentina (2020).

Clase Nro: 6. Circulación. Uso del Software Integral de Gestión de Bibliotecas Aguapey. Buenos
Aires: Ministerio de Educación de la Nación.

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