COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
y

Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

y

-

-

Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. 1. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. precio. y Control de tratos comerciales con los proveedores. Este abarca las funciones de compra. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa. Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. financiamiento y tiempo de entrega. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. calidad.4 Concepto de abastecimientos. . y Obtención de información y asesoramiento. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios.y Control de convenios para obtener financia mientos. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. plazo para el pago y descuentos.

es necesario realizar las compras que mas convengan. hasta la entrega del producto. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales. mercancías y materiales.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. por el proveedor.7 Tipos y clasificación abastecimientos. eficientemente. Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. Hacer y esperar el pedido.1. Recibir los artículos o servicios. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran. Compra de servicios. Controlar el inventario. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. 1. Expedir la requisición. Acuerdo de la compra. Negociación del precio. Rotación de inventarios a los departamentos. 1. reconozca una necesidad justificada o varias. Determinar el medio de transportación conveniente. bienes o servicios. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. Selección del proveedor que mejor calidad. servició. reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes. . financiamiento y condiciones de otorgue.

Tener reservas. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo. Procurar se eviten existencias de inventarios. Llevar a cabo contratos a largo plazo. de antemano mediante un programa . Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Gastos en el cuidado de los inventarios. Cuando se determina que se expandirá la empresa. Revisar con calma el pedido. Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Adquirir inventarios a precios económicos. . Gastos de mantenimiento y conservación. Exceso de inventarios. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Mantener estables los costos.y Compras anticipadas. Autorización. surgiendo de una necesidad normal. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal.

escogiendo entre un alto numero de proveedores. por medio del departamento de compras. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. tiempo de entrega y forma de pago. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente. y y y y y . Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. bienes o servicios. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. Debilita la distribución por parte del proveedor. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. cuando el mercado es cambiante. descuentos. Los proveedores no aceptan tal práctica. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen. mejor atención. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Lo anterior para cubrir casos de emergencia. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales.

uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. además de conseguir el material. cantidad. los materiales o los servicios. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. con la calidad deseada. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. adquirirlos con facilidad. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. - - - - . los grandes grupos y y 1. Ser refiere a revisar que los artículos. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales. Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. Control de calidad. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. Sistematización. sin descuidar el servicio. Este punto incluye las condiciones de calidad. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. los cuales son: calidad. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. Existen 4 aspectos básicos. El departamento de compras o su encargado. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados. Significa. Las compras deben ser moduladas. precio financiamiento y servicio. articulo o servicio. por ciertos fundamentos o reglas. Disponibilidad. y Calidad. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. Costo. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. para sus sucursales o filiales.

Emisión de pedidos. Proveedor adecuado. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. tanto al comprar como en almacenar. Está relacionada con la transformación del material. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Costo de la transacción. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. del empaque y del envió de mercancías. Promedio de compras del inventario.y Cantidad. por lo cual la cantidad varia. condiciones y tendencias. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial. Necesidad del pedido. Precio unitario del material o servicio. Al tender los precios a la alza. con el que se deben de buscar. y con el volumen económicamente justificable. . Periodo de compra. con otros de su mismo giro. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. - y Precio exacto. Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial. de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. Tiempo de entrega.

se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor.1 Concepto de organización. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. serio. + Tiempo de entrega. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible. productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. el giro. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras. la importancia y las necesidades de cada empresa. y Organización. atento. + Duración del proceso. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. ayuda en la decisión de compra.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. El departamento de compras está obligado a organizarse. responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador. abastecimientos. sobre todo cuando no se tiene liquidez. Un proveedor cumplido. para conocer los planes y procedimientos. y Servicio. y Conceptualización abastecimientos. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta. es necesario tener un área especia l para organizarlas. no solo de su función. y Financiamiento. 1. 2. es decir es un mediador. .

también realizar un análisis y verificación. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir. Para ayudar en su eficiencia. . archivistas y recepcionistas.2 Estructura compras. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. Dentro del departamento. como pueden ser: secretarias. Limitación de proveedores. - - - 1. tratar. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. como segundo nivel. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel. se pueden encontrar a los compradores. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. Calidad y capacidad del encargado de departamento. Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. conocidos como cotizadores. 1.3 Función del departamento de compras. El encargado del departamento de compras tiene. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe.- Tipos de artículos. responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores.

4 Objetivo del departamento abastecimientos. procurando conseguir beneficios fiscales. Seleccionar personal de calidad. Recibir y revisar los artículos o servicios. Investigación de nuevos mercados.y En su caso. Economizar las actividades en el departamento. las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. Mantener ante los proveedores. Buscar la forma de transportar los artículos. . Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. controles y políticas de compras. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Salvaguardar los productos adquiridos. Que los artículos tengan la calidad que requiere. solicitar permisos gubernamentales de importación. Evaluar el análisis de calidad. Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. así como de obtener créditos cuando sea necesario . costo y valores. Lograr coordinar departamentos. y y y y y y 1. y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra.

Son pocas las compañías. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos. y Ventajas de la centralización. Mantener buenas relaciones con los proveedores. de la rotación de inventarios. Hay compañías en las cuales. - - y Descentralización. esta se controla y supervisa más fácilmente.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. 1. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. Mayor control de calidad de los productos. un departamento por separado hace dicha función. pero en la mayoría de los casos. contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. entre los que están producción. Obtener el mayor provecho de los subordinados. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras. en cambio en otras.5 Relaciones del departamento de compras. ingeniería o mantenimiento. al haber eficiencia. 1.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. Cuidado de inventarios en forma eficiente. finanzas. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. internas y externas. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. . Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones.

Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras. En las entidades que tienen sucursales. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente. - - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada.Existe un tipo especial de descentralización. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. en la cual. coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta. - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. unificar y conjuntar opiniones. El encargado de dirigir. Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. . Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar.

de acuerdo al tamaño. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. 1. explicadas correctamente. en forma general. depende de las necesidades de cada una de las empresas. - y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. Métodos para efectuar una requisición o un pedido.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada. se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. al adquirir materiales. artículos o servicios. volumen de actividades. giro y tipo de producto. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. Al tener las políticas en un manual. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada. Si se aprueba una política. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. o bien alguna de sus combinaciones. Procedimientos para hacer las compras. Establecer relaciones con los proveedores. que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. . Técnicas para estudiar las cotizaciones. Entrevistas con los proveedores.

Establecer procedimientos y actividades. Evitar compras injustificadas. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. que el pedido se ha recibido. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara. que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. Economizar en las adquisiciones.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra. - - - . 1. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito. y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa. tiempo y calidad pactados. es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. Establecer un límite mínimo de proveedores. Estudio y evaluación de las cotizaciones. y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. La razón por la cual.

y y 3. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. y quizá sean utilizados. si es posible antes de que se visualice su necesidad. por parte de los proveedore s. La planeación de las compras. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. 1. Se considera una ventaja competitiva. El comprador según la situación del mercado.1 Planeación y programación de las compras. ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. que los contratistas hayan de surtir. por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. Los bienes ya han entrado de conformidad. El funcionario de compras. cuando los tiempos de espera son prolongados. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. constituye un problema complicado. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales. 1. o bien que el servicio se está prestando. difícilmente conocerán sus problemas. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento.9 Terminación de la compra. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. .

deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. Después de convenio los objetivos clave. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo. el trámite. o sea las que originan una mayor utilidad. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo. el tipo de función. Este proporcione información oportuna. el objetivo. y la impresión de información estadística.1. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. . además persigue reducir costos.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras. para la toma la decisión. con el objeto de elegir entre la realizables. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. de producción y de compras. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. Introducción. programación y control de consumos. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas. y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. Normalmente estos sistemas son caros. de producción y de compras. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. a largo y corto plazos.

y Reconocer inflexibilidad es. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos.y Considerar la instalación y el proyecto. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas. y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. . conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful