COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
y

Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

y

-

-

Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. financiamiento y tiempo de entrega. El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa. 1. Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. . calidad.4 Concepto de abastecimientos. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. y Obtención de información y asesoramiento.y Control de convenios para obtener financia mientos. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido. Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. plazo para el pago y descuentos. Este abarca las funciones de compra. precio. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. y Control de tratos comerciales con los proveedores. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente.

reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes. Compra de servicios. reconozca una necesidad justificada o varias. Recibir los artículos o servicios. . hasta la entrega del producto. 1. Rotación de inventarios a los departamentos. Controlar el inventario. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. eficientemente.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. mercancías y materiales. Hacer y esperar el pedido. financiamiento y condiciones de otorgue.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. 1. Selección del proveedor que mejor calidad. servició. Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad. es necesario realizar las compras que mas convengan. Negociación del precio. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran. bienes o servicios.7 Tipos y clasificación abastecimientos. Expedir la requisición. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales. Acuerdo de la compra. Determinar el medio de transportación conveniente. por el proveedor.1. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios.

Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Revisar con calma el pedido.y Compras anticipadas. Mantener estables los costos. Procurar se eviten existencias de inventarios. . Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Gastos de mantenimiento y conservación. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Tener reservas. Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Llevar a cabo contratos a largo plazo. de antemano mediante un programa . Gastos en el cuidado de los inventarios. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Adquirir inventarios a precios económicos. Autorización. Cuando se determina que se expandirá la empresa. surgiendo de una necesidad normal. Exceso de inventarios. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo.

que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. mejor atención. y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. tiempo de entrega y forma de pago. descuentos. Lo anterior para cubrir casos de emergencia. Debilita la distribución por parte del proveedor. cuando el mercado es cambiante. y y y y y . Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen. escogiendo entre un alto numero de proveedores. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. Los proveedores no aceptan tal práctica. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. bienes o servicios. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. por medio del departamento de compras.

Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. y Calidad. los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. cantidad. Ser refiere a revisar que los artículos. los cuales son: calidad. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. con la calidad deseada. Disponibilidad. Existen 4 aspectos básicos. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos. Sistematización. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. por ciertos fundamentos o reglas.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. Significa. articulo o servicio. Este punto incluye las condiciones de calidad. los materiales o los servicios.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. los grandes grupos y y 1. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. además de conseguir el material. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. Costo. Las compras deben ser moduladas. - - - - . precio financiamiento y servicio. El departamento de compras o su encargado. adquirirlos con facilidad. para sus sucursales o filiales. sin descuidar el servicio. Control de calidad. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados.

y con el volumen económicamente justificable. con otros de su mismo giro. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. Al tender los precios a la alza. Proveedor adecuado. Precio unitario del material o servicio. - y Precio exacto. Tiempo de entrega.y Cantidad. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. condiciones y tendencias. Promedio de compras del inventario. Está relacionada con la transformación del material. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. Necesidad del pedido. del empaque y del envió de mercancías. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos. por lo cual la cantidad varia. pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Emisión de pedidos. tanto al comprar como en almacenar. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. Costo de la transacción. con el que se deben de buscar. Periodo de compra. . Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial.

. 1. 2. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. es decir es un mediador.1 Concepto de organización. y Financiamiento. atento. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta. se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. la importancia y las necesidades de cada empresa. es necesario tener un área especia l para organizarlas. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. serio. no solo de su función. ayuda en la decisión de compra.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. Un proveedor cumplido. productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. + Duración del proceso. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. el giro. El departamento de compras está obligado a organizarse. y Organización. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible. sobre todo cuando no se tiene liquidez. y Servicio. + Tiempo de entrega. y Conceptualización abastecimientos. abastecimientos. para conocer los planes y procedimientos. responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador.

tratar. también realizar un análisis y verificación. .- Tipos de artículos. archivistas y recepcionistas. Limitación de proveedores. 1. responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos.2 Estructura compras. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información. se pueden encontrar a los compradores. como segundo nivel. Calidad y capacidad del encargado de departamento. como pueden ser: secretarias. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. conocidos como cotizadores. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores. Para ayudar en su eficiencia.3 Función del departamento de compras. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe. Dentro del departamento. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. El encargado del departamento de compras tiene. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. - - - 1. las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir.

Evitar los riesgos al realizar un mal pedido.y En su caso. y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra. Economizar las actividades en el departamento. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. Recibir y revisar los artículos o servicios. costo y valores. Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. procurando conseguir beneficios fiscales. Evaluar el análisis de calidad. Investigación de nuevos mercados. solicitar permisos gubernamentales de importación. y y y y y y 1. Que los artículos tengan la calidad que requiere. . Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. controles y políticas de compras.4 Objetivo del departamento abastecimientos. Lograr coordinar departamentos. Buscar la forma de transportar los artículos. así como de obtener créditos cuando sea necesario . las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. Seleccionar personal de calidad. Mantener ante los proveedores. Salvaguardar los productos adquiridos.

Hay compañías en las cuales. esta se controla y supervisa más fácilmente. finanzas. Mantener buenas relaciones con los proveedores. 1. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. internas y externas. contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. entre los que están producción.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. Son pocas las compañías. en cambio en otras. Mayor control de calidad de los productos. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos. . Obtener el mayor provecho de los subordinados. ingeniería o mantenimiento. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. Cuidado de inventarios en forma eficiente. de la rotación de inventarios. un departamento por separado hace dicha función. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. al haber eficiencia.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. y Ventajas de la centralización. - - y Descentralización. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. pero en la mayoría de los casos. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras.5 Relaciones del departamento de compras. 1.

Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. En las entidades que tienen sucursales.Existe un tipo especial de descentralización. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras. Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. El encargado de dirigir. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar. unificar y conjuntar opiniones. . coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. en la cual. dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. - - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada.

7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. o bien alguna de sus combinaciones. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. explicadas correctamente. en forma general. que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. Establecer relaciones con los proveedores. Técnicas para estudiar las cotizaciones. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada. - y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. Al tener las políticas en un manual. 1. al adquirir materiales. de acuerdo al tamaño. y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. Métodos para efectuar una requisición o un pedido. giro y tipo de producto. Procedimientos para hacer las compras. . volumen de actividades. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. depende de las necesidades de cada una de las empresas.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada. artículos o servicios. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. Si se aprueba una política. Entrevistas con los proveedores.

y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes. Estudio y evaluación de las cotizaciones. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. Establecer un límite mínimo de proveedores. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. Economizar en las adquisiciones. Evitar compras injustificadas. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. Establecer procedimientos y actividades. La razón por la cual. que el pedido se ha recibido. que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra. es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. 1.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras. tiempo y calidad pactados. - - - .

La planeación de las compras. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. por parte de los proveedore s. y quizá sean utilizados. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. difícilmente conocerán sus problemas. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. y y 3. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. que los contratistas hayan de surtir. ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas. . por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación. Se considera una ventaja competitiva. 1. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. 1. El funcionario de compras.1 Planeación y programación de las compras. cuando los tiempos de espera son prolongados. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento.9 Terminación de la compra. El comprador según la situación del mercado. o bien que el servicio se está prestando. si es posible antes de que se visualice su necesidad. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. constituye un problema complicado. Los bienes ya han entrado de conformidad.

además persigue reducir costos. Después de convenio los objetivos clave. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. Este proporcione información oportuna. para la toma la decisión. Introducción. de producción y de compras. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. . Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. Normalmente estos sistemas son caros. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. de producción y de compras. el objetivo. programación y control de consumos. con el objeto de elegir entre la realizables. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. el tipo de función. o sea las que originan una mayor utilidad. el trámite. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas.1. y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones. a largo y corto plazos. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. y la impresión de información estadística. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras.

El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. y Reconocer inflexibilidad es. y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos.y Considerar la instalación y el proyecto. Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero. . conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos. del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful