COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
y

Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

y

-

-

plazo para el pago y descuentos. calidad. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten. financiamiento y tiempo de entrega. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. y Control de tratos comerciales con los proveedores. El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. precio.y Control de convenios para obtener financia mientos. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. . 1. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. y Obtención de información y asesoramiento. Este abarca las funciones de compra. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido.4 Concepto de abastecimientos.

1.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. por el proveedor. mercancías y materiales. hasta la entrega del producto. servició. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. Determinar el medio de transportación conveniente. financiamiento y condiciones de otorgue. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales. Negociación del precio. Rotación de inventarios a los departamentos. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. 1. Hacer y esperar el pedido. Selección del proveedor que mejor calidad. es necesario realizar las compras que mas convengan. Controlar el inventario. reconozca una necesidad justificada o varias. bienes o servicios. Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad. Acuerdo de la compra. Recibir los artículos o servicios. . Compra de servicios. Expedir la requisición. reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes.7 Tipos y clasificación abastecimientos. eficientemente. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía.1.

Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Procurar se eviten existencias de inventarios. Autorización. Revisar con calma el pedido. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. . Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Gastos de mantenimiento y conservación. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Llevar a cabo contratos a largo plazo. Exceso de inventarios. Mantener estables los costos. de antemano mediante un programa . Tener reservas. surgiendo de una necesidad normal. Gastos en el cuidado de los inventarios. Cuando se determina que se expandirá la empresa. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Adquirir inventarios a precios económicos.y Compras anticipadas. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo. Especular ante la posibilidad de un alza de precios.

Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. Lo anterior para cubrir casos de emergencia. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. cuando el mercado es cambiante. Los proveedores no aceptan tal práctica. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad. bienes o servicios. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. descuentos. por medio del departamento de compras. escogiendo entre un alto numero de proveedores. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales. y y y y y . que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. tiempo de entrega y forma de pago. mejor atención. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Debilita la distribución por parte del proveedor.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios.

por ciertos fundamentos o reglas. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. - - - - . los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir. cantidad. y Calidad. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. Ser refiere a revisar que los artículos. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. para sus sucursales o filiales. sin descuidar el servicio. Este punto incluye las condiciones de calidad. Las compras deben ser moduladas. articulo o servicio. El departamento de compras o su encargado. los materiales o los servicios. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. además de conseguir el material.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. Control de calidad. Significa. Existen 4 aspectos básicos. los cuales son: calidad. Disponibilidad. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos. precio financiamiento y servicio. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. adquirirlos con facilidad. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. con la calidad deseada. Sistematización. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. los grandes grupos y y 1. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales. Costo.

pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Está relacionada con la transformación del material. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. condiciones y tendencias. Al tender los precios a la alza. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos. Costo de la transacción. Emisión de pedidos. Tiempo de entrega. Precio unitario del material o servicio. - y Precio exacto. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. con el que se deben de buscar. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. tanto al comprar como en almacenar. Necesidad del pedido. Periodo de compra. del empaque y del envió de mercancías. y con el volumen económicamente justificable. por lo cual la cantidad varia. con otros de su mismo giro. Promedio de compras del inventario. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. Proveedor adecuado. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. . de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial.y Cantidad. Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial.

productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta.1 Concepto de organización. y Organización. la importancia y las necesidades de cada empresa. + Duración del proceso. sobre todo cuando no se tiene liquidez. y Servicio. Un proveedor cumplido. + Tiempo de entrega. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. 1. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. serio. para conocer los planes y procedimientos. el giro. y Financiamiento. es necesario tener un área especia l para organizarlas. no solo de su función. ayuda en la decisión de compra. 2. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras. atento. es decir es un mediador. abastecimientos. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. El departamento de compras está obligado a organizarse. . + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador. y Conceptualización abastecimientos. se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño.

responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos. archivistas y recepcionistas. conocidos como cotizadores. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. como segundo nivel. Calidad y capacidad del encargado de departamento.2 Estructura compras. Para ayudar en su eficiencia. 1. Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. tratar. - - - 1. las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores.3 Función del departamento de compras. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. también realizar un análisis y verificación. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información. . Limitación de proveedores. como pueden ser: secretarias. se pueden encontrar a los compradores.- Tipos de artículos. Dentro del departamento. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe. El encargado del departamento de compras tiene.

Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. Economizar las actividades en el departamento. Salvaguardar los productos adquiridos. Lograr coordinar departamentos. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. costo y valores.4 Objetivo del departamento abastecimientos. Evaluar el análisis de calidad. y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra. .y En su caso. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Investigación de nuevos mercados. Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. solicitar permisos gubernamentales de importación. Que los artículos tengan la calidad que requiere. procurando conseguir beneficios fiscales. Recibir y revisar los artículos o servicios. Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. así como de obtener créditos cuando sea necesario . Mantener ante los proveedores. controles y políticas de compras. Buscar la forma de transportar los artículos. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. Seleccionar personal de calidad. y y y y y y 1.

contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras. ingeniería o mantenimiento. finanzas. - - y Descentralización.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. 1. al haber eficiencia. . Son pocas las compañías. un departamento por separado hace dicha función. de la rotación de inventarios. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. Mantener buenas relaciones con los proveedores. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. entre los que están producción. internas y externas. Mayor control de calidad de los productos. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. Cuidado de inventarios en forma eficiente. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. Hay compañías en las cuales. esta se controla y supervisa más fácilmente. 1. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos.5 Relaciones del departamento de compras. en cambio en otras. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. pero en la mayoría de los casos. y Ventajas de la centralización. Obtener el mayor provecho de los subordinados.

dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. - - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada. - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar. Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. En las entidades que tienen sucursales. El encargado de dirigir. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. en la cual. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. . la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras. unificar y conjuntar opiniones. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta.Existe un tipo especial de descentralización. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas.

y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. Establecer relaciones con los proveedores. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. . 1. o bien alguna de sus combinaciones.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. - y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. depende de las necesidades de cada una de las empresas. Al tener las políticas en un manual. artículos o servicios. en forma general. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. Si se aprueba una política. giro y tipo de producto. Técnicas para estudiar las cotizaciones. Métodos para efectuar una requisición o un pedido. de acuerdo al tamaño. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. volumen de actividades. se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada. Entrevistas con los proveedores. que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. explicadas correctamente. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. al adquirir materiales. Procedimientos para hacer las compras. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada.

que el pedido se ha recibido. Establecer un límite mínimo de proveedores. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra. y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. Establecer procedimientos y actividades. y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa. Estudio y evaluación de las cotizaciones. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. 1. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. La razón por la cual. - - - . que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. tiempo y calidad pactados. Economizar en las adquisiciones. Evitar compras injustificadas. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra.

por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. 1. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados.1 Planeación y programación de las compras.9 Terminación de la compra. si es posible antes de que se visualice su necesidad. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. o bien que el servicio se está prestando. . constituye un problema complicado. El comprador según la situación del mercado. 1. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. cuando los tiempos de espera son prolongados. El funcionario de compras. ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. Los bienes ya han entrado de conformidad. Se considera una ventaja competitiva. La planeación de las compras. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. y y 3. que los contratistas hayan de surtir. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales. y quizá sean utilizados. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. difícilmente conocerán sus problemas. por parte de los proveedore s.

o sea las que originan una mayor utilidad. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. el trámite. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. a largo y corto plazos. con el objeto de elegir entre la realizables. programación y control de consumos. para la toma la decisión. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas. el tipo de función. Este proporcione información oportuna. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. Normalmente estos sistemas son caros. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. de producción y de compras. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones. Después de convenio los objetivos clave. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. y la impresión de información estadística. de producción y de compras. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. el objetivo.1. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. además persigue reducir costos. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo. . y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. Introducción.

del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas. . conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos. y Reconocer inflexibilidad es. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba.y Considerar la instalación y el proyecto. Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos.

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