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Clase de compras y abastecimiento en español

Clase de compras y abastecimiento en español

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COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
y

Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

y

-

-

calidad. precio. El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente.y Control de convenios para obtener financia mientos. financiamiento y tiempo de entrega. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. Este abarca las funciones de compra. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. 1. . y Obtención de información y asesoramiento. plazo para el pago y descuentos.4 Concepto de abastecimientos. y Control de tratos comerciales con los proveedores. Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen.

. Negociación del precio. mercancías y materiales. Recibir los artículos o servicios. bienes o servicios. reconozca una necesidad justificada o varias. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran. Hacer y esperar el pedido. es necesario realizar las compras que mas convengan. Acuerdo de la compra.1. por el proveedor. servició. 1. Controlar el inventario. Compra de servicios. Rotación de inventarios a los departamentos. Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad. reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía. 1. Expedir la requisición. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. Selección del proveedor que mejor calidad. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios.7 Tipos y clasificación abastecimientos. eficientemente. Determinar el medio de transportación conveniente. hasta la entrega del producto.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. financiamiento y condiciones de otorgue.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales.

Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Tener reservas. Autorización. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Mantener estables los costos. Adquirir inventarios a precios económicos. . Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo. Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Procurar se eviten existencias de inventarios.y Compras anticipadas. Llevar a cabo contratos a largo plazo. Gastos de mantenimiento y conservación. Revisar con calma el pedido. Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Exceso de inventarios. surgiendo de una necesidad normal. de antemano mediante un programa . Cuando se determina que se expandirá la empresa. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Gastos en el cuidado de los inventarios.

Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. Lo anterior para cubrir casos de emergencia. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales. Los proveedores no aceptan tal práctica. tiempo de entrega y forma de pago. escogiendo entre un alto numero de proveedores. Debilita la distribución por parte del proveedor. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. y y y y y . bienes o servicios. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. descuentos. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad. por medio del departamento de compras. y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen. cuando el mercado es cambiante.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios. mejor atención. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis.

Control de calidad. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. y Calidad. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. - - - - . Ser refiere a revisar que los artículos. uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. precio financiamiento y servicio. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos. Las compras deben ser moduladas. los materiales o los servicios. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. los grandes grupos y y 1. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. cantidad. Costo. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados. Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. los cuales son: calidad. por ciertos fundamentos o reglas. Sistematización. además de conseguir el material. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. adquirirlos con facilidad. los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir. Existen 4 aspectos básicos. para sus sucursales o filiales. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. con la calidad deseada. Disponibilidad. sin descuidar el servicio. El departamento de compras o su encargado.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. articulo o servicio. Este punto incluye las condiciones de calidad. Significa.

por lo cual la cantidad varia. Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. Emisión de pedidos. Tiempo de entrega. Al tender los precios a la alza. Necesidad del pedido. tanto al comprar como en almacenar. con otros de su mismo giro. Precio unitario del material o servicio. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. del empaque y del envió de mercancías. con el que se deben de buscar. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. . Proveedor adecuado. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. Promedio de compras del inventario. Costo de la transacción. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Periodo de compra. de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. Está relacionada con la transformación del material. condiciones y tendencias. pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro.y Cantidad. - y Precio exacto. y con el volumen económicamente justificable.

la importancia y las necesidades de cada empresa. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta. 2. el giro. sobre todo cuando no se tiene liquidez. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. y Servicio. es necesario tener un área especia l para organizarlas. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador. y Financiamiento. serio. El departamento de compras está obligado a organizarse. productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. Un proveedor cumplido. abastecimientos. y Conceptualización abastecimientos. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. + Tiempo de entrega. y Organización. para conocer los planes y procedimientos. es decir es un mediador. atento. se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. 1. ayuda en la decisión de compra. no solo de su función. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras.1 Concepto de organización. + Duración del proceso. . ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Limitación de proveedores. como segundo nivel. 1. también realizar un análisis y verificación. Dentro del departamento. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe. Para ayudar en su eficiencia. tratar. Calidad y capacidad del encargado de departamento. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras.2 Estructura compras. archivistas y recepcionistas. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel. Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. se pueden encontrar a los compradores. El encargado del departamento de compras tiene. . las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir. como pueden ser: secretarias. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información.- Tipos de artículos. responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos.3 Función del departamento de compras. - - - 1. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. conocidos como cotizadores.

4 Objetivo del departamento abastecimientos. las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. Salvaguardar los productos adquiridos. Mantener ante los proveedores. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. solicitar permisos gubernamentales de importación. y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra. Lograr coordinar departamentos. Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. . Que los artículos tengan la calidad que requiere. procurando conseguir beneficios fiscales. controles y políticas de compras. Recibir y revisar los artículos o servicios. Evaluar el análisis de calidad. Economizar las actividades en el departamento.y En su caso. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . Investigación de nuevos mercados. y y y y y y 1. Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. Buscar la forma de transportar los artículos. así como de obtener créditos cuando sea necesario . Seleccionar personal de calidad. Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. costo y valores.

Mayor control de calidad de los productos. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. entre los que están producción. Son pocas las compañías. internas y externas. - - y Descentralización. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. de la rotación de inventarios. y Ventajas de la centralización. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. Hay compañías en las cuales. contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. esta se controla y supervisa más fácilmente. Cuidado de inventarios en forma eficiente. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. finanzas. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. Obtener el mayor provecho de los subordinados. al haber eficiencia. ingeniería o mantenimiento. un departamento por separado hace dicha función. en cambio en otras. 1.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos. 1.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos.5 Relaciones del departamento de compras. . pero en la mayoría de los casos. Mantener buenas relaciones con los proveedores.

En las entidades que tienen sucursales. dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. - - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. unificar y conjuntar opiniones. en la cual. coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. . El encargado de dirigir. Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta.Existe un tipo especial de descentralización. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras. la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos.

- y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. al adquirir materiales. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. . artículos o servicios. Técnicas para estudiar las cotizaciones. depende de las necesidades de cada una de las empresas. de acuerdo al tamaño. Si se aprueba una política. se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. Procedimientos para hacer las compras. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada. giro y tipo de producto. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. en forma general. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. volumen de actividades. o bien alguna de sus combinaciones. 1. explicadas correctamente. Al tener las políticas en un manual. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. Entrevistas con los proveedores. Métodos para efectuar una requisición o un pedido. y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. Establecer relaciones con los proveedores.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada.

1. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. Estudio y evaluación de las cotizaciones. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito. es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes. Establecer un límite mínimo de proveedores. Economizar en las adquisiciones. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. Establecer procedimientos y actividades. tiempo y calidad pactados.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra. Evitar compras injustificadas. La razón por la cual. que el pedido se ha recibido. - - - . y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra.

La planeación de las compras. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. . Se considera una ventaja competitiva. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. constituye un problema complicado.9 Terminación de la compra.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. si es posible antes de que se visualice su necesidad. por parte de los proveedore s. ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas. que los contratistas hayan de surtir. El funcionario de compras.1 Planeación y programación de las compras. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. 1. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. Los bienes ya han entrado de conformidad. y y 3. y quizá sean utilizados. cuando los tiempos de espera son prolongados. o bien que el servicio se está prestando. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. difícilmente conocerán sus problemas. por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación. El comprador según la situación del mercado. 1.

Este proporcione información oportuna. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. y la impresión de información estadística. de producción y de compras. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. . el objetivo. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. de producción y de compras. además persigue reducir costos. Después de convenio los objetivos clave. deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. el tipo de función. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. el trámite. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo. a largo y corto plazos. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. Normalmente estos sistemas son caros. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. Introducción. y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras. o sea las que originan una mayor utilidad. con el objeto de elegir entre la realizables.1. programación y control de consumos. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. para la toma la decisión. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones.

y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero.y Considerar la instalación y el proyecto. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. . del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos. conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. y Reconocer inflexibilidad es. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas.

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