COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
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Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

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y Control de convenios para obtener financia mientos. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. y Obtención de información y asesoramiento. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores. plazo para el pago y descuentos. Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten.4 Concepto de abastecimientos. Este abarca las funciones de compra. precio. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. financiamiento y tiempo de entrega. 1. calidad. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. y Control de tratos comerciales con los proveedores. Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido. . El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa.

Controlar el inventario. hasta la entrega del producto. Selección del proveedor que mejor calidad.7 Tipos y clasificación abastecimientos. es necesario realizar las compras que mas convengan. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran. Rotación de inventarios a los departamentos. Determinar el medio de transportación conveniente. 1. reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes. Acuerdo de la compra. . reconozca una necesidad justificada o varias. 1. servició. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. Recibir los artículos o servicios. Compra de servicios.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos.1. bienes o servicios. Hacer y esperar el pedido. Expedir la requisición. mercancías y materiales. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. eficientemente.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. financiamiento y condiciones de otorgue. Negociación del precio. por el proveedor. Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad.

y Compras anticipadas. Llevar a cabo contratos a largo plazo. Tener reservas. Exceso de inventarios. Revisar con calma el pedido. Gastos de mantenimiento y conservación. surgiendo de una necesidad normal. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo. Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Autorización. Cuando se determina que se expandirá la empresa. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. Adquirir inventarios a precios económicos. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. de antemano mediante un programa . Procurar se eviten existencias de inventarios. . Gastos en el cuidado de los inventarios. Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Mantener estables los costos. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. Perdidas porque el mercado no acepte el producto.

y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. tiempo de entrega y forma de pago. Debilita la distribución por parte del proveedor. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad. escogiendo entre un alto numero de proveedores. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. Lo anterior para cubrir casos de emergencia. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. cuando el mercado es cambiante. descuentos. bienes o servicios. Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales. que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. Los proveedores no aceptan tal práctica. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. mejor atención. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. y y y y y . por medio del departamento de compras.

uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. Existen 4 aspectos básicos. Las compras deben ser moduladas. además de conseguir el material. - - - - . adquirirlos con facilidad. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. los materiales o los servicios. los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir. El departamento de compras o su encargado. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. articulo o servicio. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. Costo. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. sin descuidar el servicio. Este punto incluye las condiciones de calidad. Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores. Disponibilidad. y Calidad. Control de calidad. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. cantidad. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados. por ciertos fundamentos o reglas. Significa. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. con la calidad deseada. los cuales son: calidad. para sus sucursales o filiales. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. Sistematización. los grandes grupos y y 1. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. Ser refiere a revisar que los artículos. precio financiamiento y servicio.

y Cantidad. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. - y Precio exacto. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. con el que se deben de buscar. . Tiempo de entrega. y con el volumen económicamente justificable. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos. Periodo de compra. tanto al comprar como en almacenar. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. Emisión de pedidos. condiciones y tendencias. Está relacionada con la transformación del material. de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. Proveedor adecuado. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial. del empaque y del envió de mercancías. Costo de la transacción. Al tender los precios a la alza. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Precio unitario del material o servicio. Promedio de compras del inventario. con otros de su mismo giro. Necesidad del pedido. por lo cual la cantidad varia.

y Servicio. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras. responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador. y Organización. Un proveedor cumplido. para conocer los planes y procedimientos. no solo de su función. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. la importancia y las necesidades de cada empresa. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. + Tiempo de entrega. El departamento de compras está obligado a organizarse. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible. es necesario tener un área especia l para organizarlas. + Duración del proceso. y Financiamiento. y Conceptualización abastecimientos. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. el giro. 2. atento. serio. . se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. ayuda en la decisión de compra.1 Concepto de organización.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. 1. abastecimientos. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta. es decir es un mediador. sobre todo cuando no se tiene liquidez.

también realizar un análisis y verificación. - - - 1. responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. archivistas y recepcionistas. Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. se pueden encontrar a los compradores. como pueden ser: secretarias. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores. Para ayudar en su eficiencia.- Tipos de artículos. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información. conocidos como cotizadores. las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir. tratar. Calidad y capacidad del encargado de departamento. 1. . El encargado del departamento de compras tiene. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. Limitación de proveedores.3 Función del departamento de compras. como segundo nivel.2 Estructura compras. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. Dentro del departamento.

así como de obtener créditos cuando sea necesario . y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra. solicitar permisos gubernamentales de importación. Economizar las actividades en el departamento.y En su caso. Seleccionar personal de calidad. controles y políticas de compras. Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. costo y valores. Investigación de nuevos mercados. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. Buscar la forma de transportar los artículos.4 Objetivo del departamento abastecimientos. Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. procurando conseguir beneficios fiscales. Recibir y revisar los artículos o servicios. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . y y y y y y 1. Que los artículos tengan la calidad que requiere. Mantener ante los proveedores. Lograr coordinar departamentos. . las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. Salvaguardar los productos adquiridos. Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. Evaluar el análisis de calidad.

. Mantener buenas relaciones con los proveedores. Obtener el mayor provecho de los subordinados.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. Mayor control de calidad de los productos. Hay compañías en las cuales. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. entre los que están producción. 1. contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. internas y externas. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. Cuidado de inventarios en forma eficiente.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. en cambio en otras. y Ventajas de la centralización. finanzas. pero en la mayoría de los casos. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras. 1. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. esta se controla y supervisa más fácilmente. Son pocas las compañías.5 Relaciones del departamento de compras. de la rotación de inventarios. al haber eficiencia. ingeniería o mantenimiento. un departamento por separado hace dicha función. - - y Descentralización.

Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente. El encargado de dirigir. dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. unificar y conjuntar opiniones. Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. . - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. En las entidades que tienen sucursales. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. - - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada. en la cual.Existe un tipo especial de descentralización. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras.

en forma general. volumen de actividades. Técnicas para estudiar las cotizaciones. de acuerdo al tamaño. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. - y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. Procedimientos para hacer las compras. al adquirir materiales. . se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. Establecer relaciones con los proveedores.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. artículos o servicios. Métodos para efectuar una requisición o un pedido. depende de las necesidades de cada una de las empresas. y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas. Si se aprueba una política. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. Al tener las políticas en un manual. o bien alguna de sus combinaciones. Entrevistas con los proveedores.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada. 1. explicadas correctamente. giro y tipo de producto. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada.

- - - . es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. tiempo y calidad pactados. que el pedido se ha recibido. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito. Evitar compras injustificadas.8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. La razón por la cual. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa. y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. 1. Economizar en las adquisiciones. que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. Establecer un límite mínimo de proveedores. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. Establecer procedimientos y actividades. Estudio y evaluación de las cotizaciones. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara.

y y 3. La planeación de las compras. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. 1.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. difícilmente conocerán sus problemas. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor.9 Terminación de la compra. o bien que el servicio se está prestando. El comprador según la situación del mercado. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. que los contratistas hayan de surtir. por parte de los proveedore s. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. Se considera una ventaja competitiva. El funcionario de compras. por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación. ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. 1. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. si es posible antes de que se visualice su necesidad. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales. . Los bienes ya han entrado de conformidad. y quizá sean utilizados.1 Planeación y programación de las compras. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. constituye un problema complicado. cuando los tiempos de espera son prolongados.

1. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas. el trámite. Este proporcione información oportuna.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras. o sea las que originan una mayor utilidad. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. Normalmente estos sistemas son caros. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. y la impresión de información estadística. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. el tipo de función. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. Para que funcione acertadamente un programa de este tipo. con el objeto de elegir entre la realizables. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. . Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. para la toma la decisión. de producción y de compras. el objetivo. La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones. Introducción. a largo y corto plazos. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. de producción y de compras. además persigue reducir costos. programación y control de consumos. Después de convenio los objetivos clave. deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones.

del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. . y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas. Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos.y Considerar la instalación y el proyecto. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. y Reconocer inflexibilidad es.