COMPRAS Y ABASTECIMIENTO 1. LA FUNCION ABASTECIMIENTOS.

DE COMPRAS Y

1.1 Introducción a las compras.
La administración de las compras y abastecimientos trata 3 aspectos esenciales: generalidades, operación y proceso para la compra, abastecimiento y servicio.

1.2 Concepto de compras.
Comprar es adquirir bienes y / o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y después de ello lograr sus objetivos en forma eficiente.

1.3 Importancia y Objetivos de las compras.
Objetivos de las compras:
y

Reducción de costos y obtención de utilidades: todos tanto como las entidades y las personas buscaran reducir costos, pero las entidades buscaran también las utilidades. Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a una organización se debe emplear la competitividad donde debemos observar la relación costo ± beneficio ± utilidad. En adelante para ser prácticos veremos las compras desde un punto de vista de un departamento. Servicio: el departamento de compras debe ser siempre bie n capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos . Las funciones o servicios pueden dividirse en 3 aspectos: Las que quedan bajo su responsabilidad: como investigación de precios elección de proveedores, relaciones con los mismos, reclutamiento y capacitación de su personal, emitir órdenes de compra e inspeccionar y dar seguimiento a cada pedido (follow -up) Las que se comparten con otros departamentos como: tener informes, contabilización, investigación de mercado, almacén inventarios y control de estos, aseguramiento de calidad, agentes aduanales, departamento legal, seguros y convenios con compañías de transportes. Las actividades que le interesan como alojamiento y almacenamiento, y cubrir sus gastos.

y

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Tener mecanismos para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo a lo establecido. 1. Hay 2 tipos de abastecimiento de bienes y servicios. financiamiento y tiempo de entrega. Por lo anterior el objetivo del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones. Mantener en confidencia la información obtenida de los proveedores.y Control de convenios para obtener financia mientos. Estos tienen las siguientes reglas: Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente. y Control de tratos comerciales con los proveedores. calidad. El personal de compras debe mantener informado y asesorado a todo el personal de la empresa. Se deben realizar tratos comerciales y compras inteligentes en cuanto a volumen. trafico almacenamiento y recepción de todo lo que se consume dentro de la compañía. Se deben de respetar los acuerdos y relaciones comerciales con los proveedores por los siguientes motivos: Mantener buenas relaciones. Seguir con un procedimiento estricto con las órdenes de compra. Informar sobre los inventarios para que se cumplan y se lleven a cabo. precio. . Importancia de las compras Es vital para el éxito de las empresas ya que las utilidades de un negocio o empresa están determinadas en gran medida por la efectividad con que se adquirieron los bienes y servicios. por lo que debe adiestrar a su gente para servir de consulta a los demás departamentos y otras personas que lo necesiten. plazo para el pago y descuentos. y Obtención de información y asesoramiento. Solo el departamento de compras debe e ncargarse de las compras para así evitar que otras personas se enteren de información que solo le interesan al proveedor y al comprador. Este abarca las funciones de compra.4 Concepto de abastecimientos.

Secuencia o proceso de abastecimiento: y y y y y y Conocimiento de la necesidad. financiamiento y condiciones de otorgue. Secuencia o proceso de compras: y y y y y y Conocimiento de la necesidad Ubicación del lugar donde ellas estén o aparezca ella. Determinar el medio de transportación conveniente.6 Diagrama de secuencia o proceso de las compras y abastecimiento. Controlar el inventario. por el proveedor. Selección del proveedor que mejor calidad. Acuerdo de la compra. 1. reconociéndose los siguientes tipos de ellas: y y Compra de bienes. Hacer y esperar el pedido. mercancías y materiales. reconozca una necesidad justificada o varias. El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos que lo requieran. de abastecimiento e informe al departamento o al encargado de compras y lo mas importante es que no se pueden lograr los objetivos generales ni parti culares de un organismo si no se tienen los materiales y servicios necesarios. Expedir la requisición. Se puede decir que cada persona que pertenece a una compañía.7 Tipos y clasificación abastecimientos. 1. Recibir los artículos o servicios. de las compras y Para abastecer a la empresa de materiales. eficientemente.5 Importancia y Objetivos de los abastecimientos. bienes o servicios. es necesario realizar las compras que mas convengan. Compra de servicios. hasta la entrega del producto. Rotación de inventarios a los departamentos.1. . servició. Negociación del precio.

Procurar se eviten existencias de inventarios. Llevar a cabo contratos a largo plazo. - y Compras de emergencia: surgen cuando el factor tiempo no nos permite hacer la compra normal. Son aquellas que pueden ser planeadas y llevarse a cabo. Mantener estables los costos. Exceso de inventarios. de antemano mediante un programa . Para evitar compras de emergencia que generalmente son caras. Tener reservas. Adquirir inventarios a precios económicos.y Compras anticipadas. Estas debe tener cie rtos controles: Limite de compras urgentes. Revisar con calma el pedido. Gastos de mantenimiento y conservación. Perdidas porque el mercado no acepte el producto. Gastos en el cuidado de los inventarios. Riesgos: Perdidas por mantener inventarios obsoletos. Razones para comprar anticipadamente: Adquirir para el inventario o para cubrirlo. Autorización. Especular ante la posibilidad de un alza de precios. . surgiendo de una necesidad normal. Cuando se determina que se expandirá la empresa.

Compras de excedentes: es adquirir normalmente los materiales. Compras de artículos relacionados: se realizan en pequeñas porciones de artículos generalmente para los departamentos de administración y contabilidad. y y y Compras de salvamento: sucede cuando un artículo resulta ser excedente en un departamento y ante dicha situación se transfiere a otro departamento lo que evita compras y excedentes. bienes o servicios. prevenir y cubrir aspectos ocasionales. por medio del departamento de compras. Compras personales: se refieren a realizar compras para la gente de la entidad. Compras reciprocas: son usadas por el proveedor como una medida de presión sobre todo cuando hay escasez de lo que se quiere comprar o en época de crisis. y y y y y . descuentos. para cubrir necesidades normales y y futuras de la empresa. que no se ocupan rutinariamente o bien de un solo producto o servicio. para beneficio de ellas ya que obtienen precios de mayoristas. Se afectan las relaciones con el trabajador al no concederles estos beneficios. Debilita la distribución por parte del proveedor. mejor atención. Compras especiales: sucede cuando se solicitan artículos. Esta tiene ciertos inconvenientes: Es difícil hasta qué grado resulta conveniente. escogiendo entre un alto numero de proveedores. a los artículos se pueden conseguir con facilidad. tiempo de entrega y forma de pago. cuando el mercado es cambiante. Lo anterior para cubrir casos de emergencia.y Compra especulativa: esta ocurre cuando se espera una alza esperada de los precios. Compras en el mercado abierto: sucede cuando la solicitud de un material es en poco volumen. Compras de elementos especiales: sucede cuando se desea adquirir artículos o materiales. ya sea para mantener el precio estable de un producto o para obtener una mayor ganancia. Los proveedores no aceptan tal práctica. de costo estable en los cuales se pueden obtener descuentos por volumen.

Este punto incluye las condiciones de calidad. sean adquiridos de acuerdo a los requisitos solicitados. especificaciones y considerar ciertos parámetros determinados. por ciertos fundamentos o reglas. Compras consolidadas: se efectúan en empresariales. por lo que el departamento de compras tiene la obligación de obtener y buscar la calidad necesaria de los artículos. Determinar cuál es la calidad adecuada mínima aceptable. Control de calidad. adquirirlos con facilidad. las ventajas que deben proporcionar los proveedores y los costos más bajos. con el fin de saber si son potencialmente adquiribles. Existen 4 aspectos básicos. Ser refiere a revisar que los artículos. Algunas consideraciones de calidad: Conveniencia. Disponibilidad. para poder decidir si cumple con las exigencias que se desean. articulo o servicio. dentro de un periodo razonable y viendo diversos proveedores.y Compras de elementos de bajo costo: cuando se hacen este tipo de compras. Las compras deben ser moduladas. El departamento de compras o su encargado.8 Principios básicos de compras y abastecimientos. los materiales o los servicios. y Calidad. correctos y tradicionales que se consideran en la compra y en los abastecimientos. Compras corporativas: son la que desarrollan los grandes grupos o las corporaciones para sus subsidiarias. los cuales son: calidad. cantidad. Costo. - - - - . sin descuidar el servicio. precio financiamiento y servicio. Aquí se deben tomar en cuenta todas las características existentes en un material. con la calidad deseada. los grandes grupos y y 1. Significa. Sistematización. para sus sucursales o filiales. además de conseguir el material. uniendo estos elementos para tomar decisiones para una buena compra. debe ser responsable de conseguir los precios mínimos. los artículos deben de ser analizados en cuanto a su monto calidad y necesidad que deben cubrir.

tanto al comprar como en almacenar. condiciones y tendencias. - y Precio exacto. El departamento de compras debe cooperar para mantener en competencia a la organización. se debe agrandar el lapso de incremento de las compras. Precio unitario del material o servicio. con el que se deben de buscar. Mantenimiento del inventario (máximos y mínimos) Tradición comercial. en lo que se refiere a los costos de materiales o servicios. Periodo de compra. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprase los materiales. y con el volumen económicamente justificable. con otros de su mismo giro. Las fases de selección de fuentes de adquisición son las siguientes: + Averiguar todo los futuros y posibles lugares de suministro. Al tender los precios a la alza. Por lo regular el vendedor es quien busca al cliente potencial. Está relacionada con la transformación del material. por lo cual la cantidad varia. pero también se puede dar el caso en que el comprador busque a los vendedores cuando surge una nece sidad de emergencia. . del empaque y del envió de mercancías. + Adquirir información para aprobar a los posibles proveedores. de acuerdo con la clasificación de artículos y las condiciones que otorguen los proveedores Mercado. La mejor manera de comprar la cantidad correcta en el pedido está regulada por los siguientes factores a considerar: Tipo de artículos.y Cantidad. Necesidad del pedido. pero cuando van a la baja se recomienda disminuir las mismas. Costo de la transacción. Tiempo de entrega. Promedio de compras del inventario. Proveedor adecuado. Emisión de pedidos.

2. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. abastecimientos. sobre todo cuando no se tiene liquidez. Este es un factor que se debe tener mucho en cuenta. + Duración del proceso. 1. Para que las actividades de compras se realicen de la mejor manera posible. y Servicio. atento. La actuación del departamento de compras se puede evaluar pero se deben tomar en cuenta lo s siguientes elementos: Cantidad de compras.+ Tratar y elegir a quien surtirá un p edido. para conocer los planes y procedimientos. es necesario tener un área especia l para organizarlas. + Examinar y tener tratos directos de comprador con vendedor. y Conceptualización abastecimientos. se puede afirmar que la organización del departamento de compras depende del tamaño. Un proveedor cumplido. es decir es un mediador.1 Concepto de organización. y Organización. productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades. la importancia y las necesidades de cada empresa. . responsable y sin costo adicional por la entrega a tiempo y en el domici lio del comprador. del departamento de compras y Es un equipo de la gerencia de la compañía que tiene la responsabilidad de obtener materiales. ayuda en la decisión de compra. el giro. El departamento de compras está obligado a organizarse. serio. + Tiempo de entrega. y Financiamiento. o se presupuesta otra actividad más importante o urgente. sino de todas las de la institución en el presente periodo y los posteriores. no solo de su función.

Por último está el personal que ayuda en las labores de oficina. Cantidad de personal y jerarquía que ocupe. En el tercer grado se pueden encontrar a los ayudantes de los compradores. . las siguientes responsabilidades o funciones: y y Elegir. también realizar un análisis y verificación. se pueden encontrar a los compradores. El encargado del departamento de compras tiene. Dentro del departamento. es necesario que el departamento de compras tenga una categoría de buen nivel.2 Estructura compras. Para ayudar en su eficiencia. 1. como pueden ser: secretarias. considerando las líneas de autoridad y el flujo de información. los cuales se encargan de forma directa de to dos los asuntos relacionados con las compras. archivistas y recepcionistas. conocidos como cotizadores. - - - 1. tratar. como segundo nivel.3 Función del departamento de compras. platicar y negociar con los proveedores Investigar cotizaciones de precios. Organizacional del departamento de Los diversos rangos en el departamento de compras son: Encargado principal. Calidad y capacidad del encargado de departamento.- Tipos de artículos. Limitación de proveedores. denominado comúnmente jefe o subjefe o subgerente de compras. responsabilidad y cooperación del personal de los demás departamentos.

Economizar las actividades en el departamento. prestigió y buenas relaciones para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones . Que los artículos tengan la calidad que requiere. Buscar la forma de transportar los artículos. Recibir y revisar los artículos o servicios. Evaluación de los servicios que otorguen los proveedores. así como de obtener créditos cuando sea necesario . Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. Otras dependiendo de la empresa y su tamaño. Poner en circulación las órdenes de compra y su seguimiento. Investigación de nuevos mercados. las relaciones de compras con otros y y y y y y y y y y Implantar procesos. . solicitar permisos gubernamentales de importación.4 Objetivo del departamento abastecimientos. Seleccionar personal de calidad. Evaluar el análisis de calidad. Mantener ante los proveedores. Lograr que la compañía tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento. procurando conseguir beneficios fiscales.y En su caso. y y y y y y 1. costo y valores. Salvaguardar los productos adquiridos. Lograr coordinar departamentos. controles y políticas de compras. y de compras y Terminar con las desviaciones de materiales además de invertir el mínimo en su compra.

esta se controla y supervisa más fácilmente.5 Relaciones del departamento de compras. un departamento por separado hace dicha función. Economía en el pago de fletes y al trasladar la mercancía. en las que cada departamento se encarga de sus propias compras. 1. 1. . Son pocas las compañías. y Ventajas de la centralización. Mayor control de calidad de los productos. Hay compañías en las cuales. finanzas. Rendimiento del dinero destinado a las adquisiciones. - - y Descentralización. economía y especialización en un departamento para realizar todas las compras. internas y externas. Al estar toda la información centrada en un solo departamento. Mantener buenas relaciones con los proveedores. en cambio en otras. Cuidado de inventarios en forma eficiente.6 Centralización y descentralización del departamento de compras y abastecimientos. entre los que están producción. al haber eficiencia.y Comunicar a los niveles jerárquicos superiores. existe el departamento de compras para abastecer de insumos a todos los departamentos. contabilidad y ventas para lograr en su conjunto el objetivo u objetivos esenciales de la entidad. pero en la mayoría de los casos. Obtener el mayor provecho de los subordinados. ingeniería o mantenimiento. cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. El departamento de compras debe mantener buen contacto con los demás departamentos. Unificación de las adquisiciones y de las funciones referentes a las mismas. de la rotación de inventarios.

- - Además existe otro tipo de autoridad central en organización centralizada. cuyas características son las siguientes: Manual de procedimientos. Entrar en completa comunicación entre los departamentos de compras. Fijar cierto límite de compras para cada departamento. Cuando los tipos de artículos que se requieran en los departamentos son muy diferentes. Asignar a un departamento centralizado las compras que se efectúen continuamente.Existe un tipo especial de descentralización. Inspección adecuada de las operaciones que se efectúen en cada planta. Informar al departamento principal sobre las actividades realizadas. Reunir en periodos determinados a los responsables de compras para motivar. Como punto final se puede decir que descentralizar significa repartir responsabilidades. En las entidades que tienen sucursales. coordinar actividades debe vigilar se cumplan con 2 requisitos: responsabilidad al realizar las actividades correspondientes a cada gerente de planta y efectuando sus actividades eficientemente y con calidad. la autoridad tiene las siguientes c aracterísticas: Grado de centralización y descentralización según las políticas. dejando campos de acción a los departamentos que requieran realizar las actividades de compras y asi reconocer l a capacidad de cada departamento. en la cual. . Delimitación de la responsabilidad del departamento central de compras y los departamentos. unificar y conjuntar opiniones. - - Las excepciones de la centralización que no benefician son las siguientes: En las grandes empresas que necesitan muchos tipos de productos. El encargado de dirigir.

Si se aprueba una política. - y Ejemplos de políticas: Políticas de relaciones internas: Autorización de los máximos y mínimos que de cada material se deben de comprar. al adquirir materiales. en forma general. o bien alguna de sus combinaciones. Establecer relaciones con los proveedores. Procedimientos para hacer las compras. - Políticas de relaciones con los proveedores: El departamento de compras debe de elegir a los proveedores.Por lo tanto se puede afirmar que implantar una organización centralizada o descentralizada. depende de las necesidades de cada una de las empresas. Entrevistas con los proveedores. 1. para que sean llevadas a cabo de manera congruente y efectiva. y Ventajas de la determinación y conocimiento de las políticas.7 Políticas Se puede decir que políticas para compras. volumen de actividades. que e s conveniente realizarlas en forma escrita. se delega autoridad durante la realización de una actividad señalada. se asegura que se tomen acciones y decisiones de acuerdo a un solo criterio. Confidencia de los informes que tengan cotizaciones. . que tratan acerca de la conducta o los enfoques que deben considerarse. Se evita tomar decisiones particulares o diferentes. es el conjunto de lineamientos preestablecidos por la administración de la compañía. Al tener las políticas en un manual. explicadas correctamente. de acuerdo al tamaño. giro y tipo de producto. Técnicas para estudiar las cotizaciones. Métodos para efectuar una requisición o un pedido. artículos o servicios.

- - - .8 Seguimiento de las órdenes de las órdenes de compra. Si la fecha de cumplimiento llegara próximamente. es porque tiene la responsabilidad de satisfacer la necesidad de bienes y servicios que requiera la compañía. Conseguir crédito con los proveedores y tener convenios por escrito. sino que debe de seguir la misma para verificar con el proveedor que ha recibido el pedido al precio. En caso de que se presente el problema de que el proveedor no pueda enviar la mercancía o prestar el servicio. Evitar compras injustificadas. se debe confirmar con el proveedor para ver si la mercancía ya ha sido enviada o el servicio se prestara. y Pasos para el seguimiento de la orden de compra: Implantar un control de las órdenes. Estudio y evaluación de las cotizaciones. 1. el departamento de compras debe tomar la decisión de esperar o elegir a otro proveedor. el departamento de compras es quien debe hacer el seguimiento de la compra. tiempo y calidad pactados. La labor del departamento de compras no termina con la expedición de la orden de compra. El encargado de almacén comunicara al departamento de compras. La razón por la cual. Establecer procedimientos y actividades.- Hacer participes a futuros proveedores de sus cotizaciones. que el pedido se ha recibido. Otras políticas: Las requisiciones deben ser formuladas por el departamento de compras. que aun no han sido surtidas por parte de los proveedores. Establecer un límite mínimo de proveedores. Economizar en las adquisiciones. y elegir cuál es la más competitiva para beneficio de la empresa.

9 Terminación de la compra. como es el caso de que surja algún problema sobre mayor precio. el hecho de conocer los posibles retrasos pueden surgir en las fechas de entrega de las órdenes. Los bienes ya han entrado de conformidad. SISTEMAS DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS. . ya que su trabajo es adquirir los materiales y si no se comunica con sus colegas. y quizá sean utilizados. difícilmente conocerán sus problemas. especialmente cuando los proveedores señalan fecha de entrega de los materiales. cantidad o calidad de la mercancía o servicio. deberá mantenerse enterado de los acontecimientos. aplicará sus tácticas para adaptar a la realidad las fechas de entrega de materiales. que los contratistas hayan de surtir. por parte de los proveedore s. Sucede cuando: y Se han recibido efectivamente los bienes y/o los servicios y se ha satisfecho la necesidad de abastecimiento. 1. y y 3. Se considera una ventaja competitiva. La planeación de las compras. si es posible antes de que se visualice su necesidad.1 Planeación y programación de las compras. cuando los tiempos de espera son prolongados. Se cumplieron las obligaciones contraídas en el convenio pactado entre el comprador y el vendedor. El funcionario de compras. por lo que los materiales considerados como difíciles tendrán que requerirse con anticipación. o bien que el servicio se está prestando. constituye un problema complicado. 1.- La sección de compras pedirá la colaboración de los demás departamentos cuando sea necesario. por eso se muestra un gran interés en que las empresas instalen un conveniente sistema de planeación y control de la producción. posteriores a la fecha en que se pensaba concluir con los productos terminados. El comprador según la situación del mercado.

Para que funcione acertadamente un programa de este tipo. para la toma la decisión. el trámite. El proceso electrónico de datos consiste en adaptar computadoras electrónicas de elevada actividad en el registro. es necesario que exista una buena comunicación y la atención a opiniones e ideas. para lograrlo es conveniente efectuar reuniones de preferencia e n grupo reducidos y que el orden de los asuntos se ha controlado por una autoridad. el sistema de berá referir las principales áreas de aplicación. de producción y de compras. Un sistema de proceso electrónico de datos para ser completo. Normalmente estos sistemas son caros. este sistema crea información dirigida a las necesidades de una empresa. y Enumerar detalles para aplicaciones potenciales. deberá incluir las siguientes funciones: proceso de ventas. programación y control de consumos. con el objeto de elegir entre la realizables. por cual motivó deben analizarse las funciones que puedan incluirse en el sistema. el tipo de función. y la impresión de información estadística.2 El proceso electrónico de datos en la planeación de compras. y Analizar el potencial de beneficios y utilidades. Saber aplicar el sistema en donde sea fructífero y basarse en los aspectos fundamentales como los procesos de ventas. Los pasos fundamentales para un programa de planeación y control que lleven a disfrutar de un sistema de este tipo son: y Identificar objetivos clave. a largo y corto plazos. el objetivo.1. Para adquirir un sistema estos se deben tener conocimiento de sus alcances y limitaciones. o sea las que originan una mayor utilidad. además persigue reducir costos. Después de convenio los objetivos clave. Introducción. exigencias tanto de horas hombre como de la máquina y ahorros monetarios en un año. de producción y de compras. . La dirección debe tomar una decisión referente a permitir que prosiga las aplicaciones. Este proporcione información oportuna.

Aunque la flexibilidad debe prevalecer existen ciertos ele mentos persistentes en el sistema. y Reconocer inflexibilidad es. . y Categorías de automatización en compras El proceso electrónico de datos obviamente incluye equipo para proceso de datos.y Considerar la instalación y el proyecto. y Selección de personal El personal asignado a la labor de proyectar un sistema debe ser capaz. para efectuar el pedido del equipo y para hacer las adaptaciones al lugar que ocupaba. Es importante que durante el proyecto e instalación del sistema haya flexibilidad con el objeto de adelantarse a posibles avances tecnológicos. debiendo realizarse un calendario que señale el tiempo requerido para capacitar al personal. debido a ello la planeación de un trabajo rutinario necesitará de un análisis por lo que modificar el programa requerirá tiempo y dinero. El proceso integrado de datos comprende sistemas automáticos en los cuales se guardan mecánicamente en tarjetas perforadas y cintas. del cual éstos se guardan en forma magnética o electrónica. y Establecer flexibilidad en el pensamie nto y en el proyecto. Antes de la instalación final habrá que completar planes y trabajo preliminar del proyecto de sistemas. conocer la empresa y tener ciertos conocimientos técnicos.

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