Felipe Antonio Camarena Ortiz

Matrícula 97373 Grupo AS33

Materia: "Técnicas de Comunicación y Negociación

Efectiva"

Docente: Mtra. Silvia Prado García

Actividad de Aprendizaje 1. Análisis de Caso en Video

Irapuato, Guanajuato 21-Mayo-2018

INTRODUCCIÓN

Partiremos y definiremos que la información es un conjunto de datos

organizados y procesados, que forman un mensaje, instrucciones, operaciones,
funciones, y/o cualquier tipo de actividad que tenga lugar en relación con un
ordenador.

Los sistemas de información son fundamentales por hecho de encontrar

una regulación, automatización, eficacia, control tanto del personal (empleados,
administrativos, gerentes), como de la tecnología con lo que trabajan y lo cual
hace que la productividad dentro de la empresa o negocio sea notable y de calidad
o todo lo contrario. Para ello debemos conocer los sistemas de información y su
función tienen, así como las áreas de una empresa o negocio donde pueden ser
implantados. Un sistema de información es un conjunto de elementos
interrelacionados que recogen, procesan y almacenan, adaptados al
procedimiento y administración de datos e información, organizados y listos para
su uso posterior, creados para satisfacer una necesidad o un objetivo.

A continuación se contestarán las preguntas realizadas en la Actividad

refiriéndose al análisis del vídeo No. 2:

 Determinar si el procesamiento de la información es controlado o

automático

El sistema de procesamiento mental en el ser humano tiene una

organización jerárquica, y ésta organización; desde los procesos más simples,
como la percepción, a los procesos más complejos, como el razonamiento; ésta
estructurada de tal forma que se requiere de la participación de diversos estratos
cerebrales para que el mecanismo funcione de forma correcta, y en donde las
múltiples áreas cerebrales interactúen para lograr el aprendizaje, el conocimiento y
el comportamiento que caracteriza al hombre dentro de lo normal, es por eso que
nuestro sistema de procesamiento es capaz de detectar los datos más relevantes
para cada situación determinada, desechando lo sobrante; por esto mismo se
definen los procesos automáticos y los controlados.
 Los procesos automáticos son los que se llevan a cabo sin la necesidad de
tener la atención o control consciente y voluntario en la realización de alguna tarea
o actividad, con la ventaja de realizar o desarrollar funciones de forma
independiente y en paralelo. La desventaja de estos procesos es que se toman
decisiones sin razonar de forma adecuada, lo que conlleva mayor riesgo de
decisiones y hechos incorrectos. Los procesos controlados, por el contrario,
requiere de la participación consciente del individuo, así como de su atención,
esfuerzo y dedicación para realizar tareas o actividades, además de tener que
investigar para obtener el mejor conocimiento; teniendo como ventaja un menor
riesgo de equivocación o error en la toma de decisiones y mayor probabilidad de
éxito.

A punto de vista y criterio personal, el procesamiento de la información que

se lleva a cabo durante el video es de tipo controlado ya que se analiza y se tiene
el conocimiento profundo de la información que se está dando a conocer para
poder tomar las mejores decisiones.

 ¿Qué sistema se usó para el manejo de la información?

En el video que fue presentado para realizar esta actividad; analizando los
sistemas de información y que describiré a continuación; según mi investigación y
análisis y entendimiento; se usa dos tipos de sistemas; el Sistema a nivel
administrativo y el sistema a nivel estratégico. Ya que como se puede observar en
el video, se encuentran reunidos los altos ejecutivos y directivos de la empresa,
llevando a cabo una junta para la resolución de problemas, en donde el sistema
administrativo confiere información fundamental de las problemáticas de la
empresa, basados en su investigación y conocimientos, al sistema estratégico
para llevar a cabo la resolución de los problemas en base a la toma de decisiones
que le confiere a este último sistema mencionado.

 Sistema a nivel estratégico

Se encarga de todas las acciones y decisiones propias de la alta dirección

y, por lo tanto las decisiones más importantes para la organización. Son
decisiones no programadas y muy complejas ya que en definitiva son decisiones
que afectan al planteamiento estratégico de la organización. Se apoyan con los
sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS); el cual éste último sistema está dirigido
a la alta dirección, puesto que permiten agilizar la obtención de datos ya sean
internos como externos de la empresa, más principales y estratégicos para la
organización, presentándolos de la forma más clara posible con el propósito de
poder dar alcance a los factores críticos de éxito.

 Sistemas a nivel administrativo

Se encarga de realizar las tareas de supervisión y control de todas aquellas

tareas que se han tomada a nivel operativo, tiene una visión más amplia del
negocio. A menudo son decisiones pre programadas y, por lo tanto son decisiones
más complejas que las tomadas en el nivel operativo. En el nivel de gestión o
administrativo, se apoya con los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS)
y a los sistemas de información de gestión (MIS). Para entender mejor el DSS, es
un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y
adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de
gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones; utiliza datos,
proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio
análisis de la situación. Se encuentra en el nivel de gestión y administración dentro
de la pirámide de los tipos de sistemas de información. El MIS son el resultado de
interacción colaborativa entre personas, tecnologías y procedimientos, orientados
a solucionar problemas corporativos y/o empresariales. Al igual que el DSS, el MIS
se ubica en el nivel de gestión y administración en la pirámide de los tipos de
sistemas de información.

 Sistemas a nivel del conocimiento

Se encarga de facilitar actividades operativas para los trabajadores de la

empresa, mediante una o varias aplicaciones tecnológicas, con el fin de
incrementar la productividad de los empleados. En el nivel de conocimiento, se
apoya con los sistemas de automatización de oficina (OAS) y los sistemas de
gestión del conocimiento (KWS). Describiendo el OAS, es cualquier aplicación
tecnológica de la información que encamine al aumento de productividad los
trabajadores de la información en la oficina, algunos ejemplos son; procesamiento
de texto, correo electrónico, aplicaciones de diseño, digitalización de documentos;
mientras el KWS; sirve de apoyo los profesionistas, como lo científicos, ingenieros,
y médicos en esfuerzo de creación de un nuevo conocimiento y así poder
compartirlo con las empresas, instituciones o a la humanidad.

 Sistemas a nivel operativo

Se encarga de las tareas más rutinarias y ejecuta las operaciones y a

menudo son decisiones programadas. Esto hace que sean decisiones simples y
fáciles de tomar. Se apoyan con los sistemas de procesamiento de transacciones
(TPS). Este sistema es creado para procesar grandes cantidades de datos
referentes operaciones diarias de negocios, como las nóminas o inventarios y
eliminan el fastidio al momento de realizar las transacciones operativas de la
empresa.

 ¿Considera que la transmisión de la información fue eficiente o eficaz?

La diferencia entre eficacia y eficiencia radica en que la eficacia tiene que

ver con el cumplimiento de los objetivos, es decir, cuando una empresa logra sus
objetivos planificados se dice que es eficaz. Por otro lado una empresa puede
ser eficiente en la medida en que cumpla con los objetivos con la menor cantidad
de recursos, esto quiere decir que una empresa puede ser eficaz pero no eficiente.
No hay duda que estos dos términos tienen que ver directamente con
la productividad, ya que si una compañía que es eficaz en su planificación y
eficiente en sus procesos se dice productiva. En término de información para que
una comunicación sea eficaz, las partes de estas han de entender el mensaje,
para ello el emisor debe mandar un significado claro y concreto al receptor, el cual
capta el código a través de un canal, pudiendo ser expresado por medio de un
soporte.
 Teniendo en cuenta la definición a nivel empresarial, organizacional y de la
información entre eficiente y eficaz, se puede decir que en el video analizado, la
transmisión de la información que se da entre los ejecutivos y directivos es de
manera eficaz, según lo que entendió su servidor, ya que a criterio personal, el
personaje que reproduce la información obtenida por sus investigaciones, es
captada y entendida con el mismo mensaje que se difundió a los demás
personajes involucrados en el video, en especial con el de mayor jerarquía, el jefe;
y también es eficiente ya que según lo investigado y leído en las lecturas tanto
base como complementarias, el mensaje cumple con criterios como el emisor
habla bien, ausencia de ruidos, el mensaje es claro y objetivo y la relación entre
emisor y receptor es buena.

 En relación a las características estudiadas en los apuntes del bloque,

¿Qué características se observan en el objetivo de la reunión?

En el video analizado y según la investigación realizada por su servidor,

Xifra establece que los objetivos deben tener 8 características para ser óptimos y
mi análisis del video ofrece que los objetivos concuerdan con las 8 características
que se describirán brevemente a continuación: Que sean específicos y claramente
definidos (se lleva a cabo y se logra una comunicación eficaz con los objetivos
claros y detallados), Los objetivos deben escribirse (El analista que participa en la
reunión del video, tiene por escrito los objetivos que deben emplearse en la
empresa y de ésta manera se lo comunica al jefe), Mesurables y alterables (los
objetivos son medibles y pueden ser modificados como se presenta en el video, ya
que la reunión de los directivos deben de tomar decisiones para mejorar el futuro
cercano de la empresa), Ser creíbles (Aunque en el video se observa como el
Director de la empresa le cuesta creer que la empresa no ha tenido el éxito que se
esperaba, por los argumentos que ofrece el analista, termina creyendo), Aceptable
por parte de la dirección (misma analogía descrita en el punto anterior), Realistas
y alcanzables (objetivos que son aceptados y avalados por la dirección de la
empresa), Sometidos al tiempo (Descritos en el video que tienen fecha de 2
semanas, acorde a lo investigado debe ser a corto plazo, si es a largo plazo corre
el riesgo de cambiar y ser obsoleto), Deben ser presupuestables (debe de tener
costo, considerarse gasto o imprevisto; cuestión manejada en el video por
probables pérdidas importantes económicas).

 ¿Qué clasificación le da a los objetivos de la reunión?

Basado en las lecturas provistas en la actividad, la clasificación de los

objetivos es la propuestas por Wilcox, siendo informativos o cognitivos, afectivos y
conativos o afectivos; ya que cumplen los criterios y funciones que son concienciar
al público y suministrar información, se pretende que se forme una opinión del
tema y actuar en sentido determinado para la toma de decisiones más adecuada y
cumplir con los objetivos; aunque la clasificación propuesta por Anne Gregory
también se le puede dar un enfoque de aspecto directivo y técnico; así como la
clasificación por Arboleda, cumple con los criterios de los objetivos sobre todo a
nivel estratégico, ya que están implicados únicamente alta dirección y deben de
llevarse a cabo o ejecutados por otras áreas de la empresa; según mi criterio a lo
analizado en el video.

 ¿Considera que la organización de la reunión y sus objetivos, en relación a

la comunicación de la información, estuvieron bien planeados?

Albrecht define la planificación como: El conjunto de acciones orientadas al

logro de un resultado claramente definido, siempre y cuando se posea un alto nivel
de certidumbre sobre la situación en que éstas van a llevarse a cabo y un elevado
control de los factores que permitirán que se alcance el resultado perseguido.
Expuesto lo anterior, la planificación nos dirige a lo que hay que hacer, como
hacerlo y con qué hacerlo y llegar a la meta u objetivo; así como para resolver un
conflicto o problema, se ha investigado las razones y su emergencia, en este
punto la dirección o gerencia tiene la responsabilidad de la resolución final.

En base a lo anterior, si considero que la organización de la reunión y de los

objetivos planteados en el video, fueron planeados de forma correcta ya que si nos
basamos en el texto descrito anteriormente cumple con los criterios de una
planeación bien realizada porque se exponen los conflictos de la empresa que
deben ser corregidos por los altos directivos, tiene la información completa a cerca
de los problemas o conflictos a discutir en la reunión, y tienen las bases para la
resolución de los mismos.

 ¿Existe interacción en la comunicación?

Según la definición de interacción en la comunicación, la cual es una de las

partes fundamentales para la comunicación estratégica, es cuando se presenta el
mensaje de una persona a otra persona, a un grupo, a un público o de un grupo a
público. Por lo que se analizó en el video; SI existe interacción en la comunicación.

 ¿Existe escucha efectiva?

El saber escuchar es parte esencial en la comunicación y para cualquier

comunicador, por lo que se debe de tener toda la atención y conciencia para que
la información no se distorsionada y sea confiable; además conlleva un proceso
psicológico-emocional relacionado de manera fundamental con la motivación del
individuo para entender, relacionar, empatizar y evaluar la información obtenida;
ya que si existiese dificultades entre el emisor y el receptor, el mensaje no será
claro, habrá conflictos, habrá diferencias en la percepción e interpretación del
mensaje. Por lo que Fonseca, Chiavenato y Henry proponen consejos o
mandamientos para llevar un escucha efectiva, dentro de los cuales, para no
hacer mención a ellos, se concluye que una buena comunicación es que el emisor
se dé a entender y ser entendido por el receptor.

En conclusión, SI existe una escucha efectiva en el análisis del video ya

que el analista, al relatar o informar a cerca de la problemática de la empresa al
director, éste último comprende el mensaje del primero.

 ¿Considera que existió empatía en la reunión?

Decimos que una persona es empática cuando se pone fácilmente en el

lugar del otro sin que exista comunicación al respecto y tan sólo con ver su
comunicación no verbal. Se ha comprobado que todos los canales de
comunicación son muy importantes y que nos permiten ver lo que otros no ven,
por lo que debe haber coherencia entre lo que se dice y lo que se ve. La
comunicación no verbal, nos sirve para reemplazar las palabras porque repiten en
cierta manera lo que estamos diciendo y enfatizan nuestro mensaje verbal.

En relación a lo analizado durante el video, considero que si existe empatía,

la cual se da por ambas partes de los involucrados, que son el analista y el
director de la empresa, ya que a mi punto de vista el primero explica de manera
detallada los problemas de la empresa de tal manera que al director le sea fácil
comprender, de esta misma manera le ofrece la solución; y la empatía del director
con el analista, la entiendo al tratar cuando éste último trata de comprender los
problemas expuestos por el analista.

 ¿Qué tipo de evaluación le merece la información que se maneja en el caso

presentado?

La definición de evaluación por Margarida María Krohling Kunsch comenta

que "la evaluación tiene una función de carácter permanente, iniciándose en el
planteamiento y desenvolviéndose en el acompañamiento de las acciones en
ejecución, con propuestas para las correcciones necesarias y procedimientos para
verificar los resultados deseados", entendiendo que se debe de hacer lo necesario
para la tener una información adecuada y así cumplir con los objetivos. Según los
tipos de evaluación, pueden ser sumativa, evaluativa o formativa; Dozier propone
una evaluación científica de impacto, instintiva o científica de la difusión. Por lo
que a mi parecer en base a lo descrito en la lectura base, el tipo de evaluación
contenida en el video, sería Evaluación Científica de Impacto ya está basada en la
recolección de información y datos cuantitativos y cualitativos.

 ¿Considera que la estructura de la conversación estuvo bien realizada por

parte del director de la empresa?

El diálogo es el intercambio y comprensión de ideas, y es fundamental para

la transmisión de la información a cualquier nivel organizacional. Según lo descrito
en la lectura base, no se tiene una estructura definida para llevar a cabo una
conversación, pero se puede llevar a cabo de manera equilibrada; por lo que
Fonseca, Correa, Pineda y Lemus proponen la estructura de Inicio, Orientación al
tema o propósitos, Desarrollo Verbal de Ideas y Cierre; y en efecto que durante el
análisis del video, es este mismo esquema que se lleva a cabo, con excepción del
cierre, ya que por la duración del mismo video no se logra el cierre o el termino de
la reunión.

CONCLUSIÓN

En esta actividad, se destaca la importancia que implica el lenguaje, la

transmisión y la comunicación para la información a cualquier nivel, en esta
sección hablando ciertamente a nivel empresarial u organizacional, ya que si se
cuenta con la información, pero no se sabe o no se puede transmitir, o no se
cuenta con los medios adecuados, se tiene un problema de comunicación y por lo
tanto la comunicación no cumple con su propósito de eficiencia ni eficacia,
además de no poder tener los criterios necesarios para clasificarla según los
objetivos, ni poder realizar evaluaciones y mucho menos tener una escucha
efectiva como lo hemos descrito anteriormente; todo esto llevando consigo al
riesgo de tener equivocaciones o malas decisiones dentro de una empresa, como
conflictos entre los directores, jefes y subordinados, lo que atraería consecuencias
severas tanto internas como externas.

REFERENCIAS

 Unidad 2: Intercambio efectivo de la comunicación. IEU Online.

 https://es.slideshare.net/aldox/transmision-comunicacin-y-sistemas-de-
comunicacion
 https://www.saludterapia.com/articulos/a/2485-empatia-y-la-
comunicacion.html
 https://es.slideshare.net/yaciraaguiarv/sistemas-de-informacin-estratgicos