Gestión de la

información en
entornos digitales

UNIDAD 2
Gestión de contenido digital
en ambientes colaborativos.
Unidad 2: Gestión de contenido digital en ambientes colaborativos.

Introducción

Son innumerables los

beneficios que se
obtienen de consolidar un
equipo enfocado en el
trabajo en equipo.

El trabajo en equipo se constituye como uno de los elementos más importantes en una institución y en
empresas, mediada por nuevos escenarios digitalizados y la transformación digital. Quienes se desempeñan
en una organización exitosa, generalmente trabajan de manera articulada en el logro de objetivos y metas,
conformando equipos de trabajo.

Hoy en día, es una realidad que el trabajo en equipo está más enfocado a trabajos a distancia o teletrabajo,
flexible, interdisciplinario, multigeneracional y auto gestionado, en estrecha relación con un modelo de
liderazgo que genera confianza, motiva, atiende a las necesidades del equipo, reconoce los logros, delega y
es cercano. Equipos viviendo la transformación digital, integrando rápidamente el uso de las tecnologías en
sus organizaciones, para optimizar su funcionamiento.

El trabajo en equipo fomenta la responsabilidad, el respeto y promueve el sentido de logro, en esta misma
línea, surgen los equipos autogestionados.

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1. Microsoft 365: colaboración a través de tecnologías digitales (teams –

sharepoint - office)

Microsoft 365 es un servicio que no solo integra

Word, Excel o PowerPoint, sino que además ofrece
aplicaciones como SharePoint, Microsoft forms y
Microsoft teams. Todas estas herramientas o
aplicaciones, disponibles en la nube, de manera de
optimizar la productividad y conexión a la hora de
trabajar en conjunto.

Microsoft 365 se caracteriza por brindar mayor

facilidad para acceder a los documentos, facilitar el
trabajo en equipo, nos da seguridad al guardar
nuestros archivos y permite la actualización
constante para el mejor uso de las aplicaciones. Cada vez son más los beneficios que nos ofrece
Office 365.

Al guardar y gestionar todos los archivos y

documentos en la nube, estos se van almacenando,
evitando la saturación de información en nuestros
equipos y discos duros.

Se dispone de 1 TB (terabyte: 1 billón de bytes) para almacenar los datos. Para el trabajo colaborativo y en
equipo, dispone de actualizaciones conocidas como Microsoft Loop, la que aporta flexibilidad y mayor
conexión.

Esta nueva aplicación la componen páginas loop que son lienzos flexibles para organizar los componentes y
extraer los elementos útiles de cualquier tipo, ya sean documentos, enlaces o archivos. También mesa de
votación que facilita el proceso de toma de decisiones en los equipos de trabajo.

Consta también con rastreador de estado para seguir el progreso de los proyectos que se están realizando
y áreas de trabajo donde se puede acceder a todos los documentos en los que se está trabajando.
Realizando un seguimiento del avance de proyectos.

Las aplicaciones de nueva generación para trabajar en equipo también son accesibles en Office 365, como
es Teams, optimizado y diseñado para trabajar de manera flexible, mediante una versión más segura, que
amplía el número de chats. También permite unir a salas de terceros desde los controles básicos para
facilitar los procesos dentro de la aplicación.

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A todos los usuarios de Microsoft Teams se les suma Mesh, para crear reuniones en 2D y 3D, crear
avatares mediante la inteligencia artificial y recrear los movimientos como si la reunión fuera física.
También dispone de salas virtuales que se pueden crear para que sea lo más real posible, fomentando la
creatividad.

Microsoft 365 es una muy buena herramienta para trabajar de manera híbrida o trabajar de forma más
cómoda en un entorno laboral colaborativo.

Puedes obtener más información sobre tus investigaciones en:

Dimas, M. (s.f.). ¿Qué es Microsoft 365? [Video]. YouTube.

https://www.youtube.com/watch?v=CbmNpEx32-A

1.1 Funcionalidades de Microsoft Office 365

Microsoft 365 en su suite integra un conjunto de aplicaciones, funcionalidades y servicios orientados a la
seguridad y la productividad de forma interconectada. Mejora las áreas críticas en la gestión de una
organización, facilitando el trabajo en equipo, el rendimiento y la movilidad.

Evolución

Ha evolucionado con base

a las necesidades y
funciones de las
organizaciones, integrando
nuevas aplicaciones con
inteligencia artificial,
optimizando y mejorando
la experiencia en la nube.

Fuente: Elaboración propia.

El potencial a nivel de movilidad es la colaboración de una multitud de dispositivos y aplicaciones al mismo

tiempo, manteniendo la sincronización y facilitando el trabajo online. Con funciones y herramientas
avanzadas en voz, análisis, seguridad y cumplimiento. Es una solución eficaz diseñada para facilitar la
actividad de las organizaciones, instituciones y empresas.

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1.2 Herramientas colaborativas para facilitar la movilidad

La movilidad en una organización, institución o empresa es una forma de trabajo que permite a los
equipos y empleados trabajar en cualquier momento o lugar mediante dispositivos móviles o en la nube.
Para cumplir con sus objetivos y con la gestión de las tareas diarias Office 365 cuenta con variadas
aplicaciones que facilitan este proceso, ellas son:

1.2.1 Herramientas de escritorio

Los trabajadores las utilizan a diario en sus computadores, también trabajan con ellas en línea, sin
necesidad de instalarlas en sus equipos. Así, resulta más fácil trabajar de forma colaborativa, en equipo y
compartir archivos con otros, estén donde estén.

Word Excel
Es el procesador de texto Es la hoja de cálculo para
de Microsoft con el que se generar estadísticas y la
crean escritos, informes y gestión cuantitativa, entre
textos en general. otras cosas.

Outlook
PowerPoint Permite la gestión del correo
Función que permite electrónico, los contactos y
presentar diapositivas de la agenda. Si se cuenta con la
forma original, rápida y versión de escritorio, se
eficiente. puede sincronizar con el
servicio online.

Fuente: Elaboración propia.

1.2.2 Herramientas en línea

Las herramientas en línea más comunes son SharePoint, OneNote, Sway, Delve, Outlook, Yammer,
OneDrive. Accedes a ellas rápidamente y de forma sencilla, en línea.

Por ejemplo, SharePoint se utiliza para crear sitios web o para desarrollar proyectos. Se pueden almacenar,
organizar y compartir datos de un grupo de trabajo específico desde cualquier dispositivo con conexión a
internet. OneNote se utiliza para crear listas o tomar nota de cualquier proyecto para que no se pierda. Se
puede descargar o acceder a ella desde cualquier dispositivo.

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Sway fue diseñada para crear presentaciones web interactivas en nubes y dispositivos. Informes
interactivos, presentaciones, historias. Con un diseño atractivo. Mientras que To-Do es una herramienta
que utiliza listas de tareas para organizar ideas y proyectos. Delve permite anotar, buscar y descubrir
contenidos que sirven de apoyo al usuario para priorizar tareas. Visualiza vídeos, PDF, Excel y documentos
de Word, entre otros.

Yammer, conecta a toda una organización para solicitar ideas y compartir conocimientos. Crea eventos
virtuales y permite conocer lo que sucede en el entorno laboral, en todo momento. Stream permite cargar,
visualizar y compartir vídeos de forma segura.

OneDrive es un servicio en la nube de Microsoft en el que se almacenan, protegen y comparten archivos

con otros usuarios. Microsoft Forms es una herramienta intuitiva para crear encuestas o formularios,
invitar a otros usuarios a responder, observar resultados en tiempo real, y se pueden exportar los datos
recogidos a Excel.

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en el chat para mejorar la colaboración entre los
trabajadores de un mismo proyecto y mejorar la comunicación. Ofrece control antes, durante y después de
una reunión. Planner es para gestionar tareas, equipos y trabajo. Y Power BI es útil para conectarse a los
datos y visualizarlos en una plataforma unificada.

El listado solo son algunos ejemplos de las herramientas, Microsoft 365 ha evolucionado para satisfacer las
necesidades de las organizaciones, instituciones y empresas en su estrategia de movilidad, así como
trabajo colaborativo.

¿Es necesario gestionar cada aplicación por separado?

PREGUNTA

No es necesario gestionar cada aplicación por separado, Microsoft Teams,

tiene toda la información a mano y conecta con aplicaciones de distintas
categorías. Integra Microsoft Power Platform para ayudar a los usuarios a
acelerar su desarrollo con herramientas para analizar datos, automatizar
procesos y crear bots inteligentes.

En definitiva, Teams es el centro de operaciones ideal para los equipos de

trabajo de una organización, institución o empresa.

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2. Gestión de datos digitales (Excel)

Existen dos conceptos que enmarcan el quehacer de las empresas en la actualidad y que son relevantes
para este tópico: digitalización de la sociedad y transformación digital, ambos se relacionan entre sí y
apuntan al fenómeno de la inmediatez en la que las cosas se presentan ante nosotros. ¿Has pensado en
cuántos emprendimientos sigues en tu cuenta de Instagram? ¿Cuántos son? y ¿Crees que estas pymes o
empresas, podrían funcionar sin un canal digital de comunicación?

Ocurre lo mismo en las grandes empresas, no es que estas últimas necesitan de una red social para
sobrevivir, lo que necesitan es estar en contacto con sus consumidores, para que sus imágenes circulen y
estén publicitando o vendiendo sus productos sin tanto intermediario.

La digitalización de la sociedad crea nuevas

posibilidades de comunicación, tratamiento y
automatización. Como argumentan Brennen y Kreiss
(2014), la digitalización, entonces, sería una forma de
reorganizar muchos aspectos de la vida social en
función de los medios digitales y la infraestructura
que proporciona. Esta digitalización se habría
implementado gradualmente a lo largo de varias
décadas y engloba la transformación digital de la La tecnología cada vez es más útil en las
información. grandes y pequeñas empresas.

La transformación digital de las empresas, bajo esta lógica, requiere un desarrollo de las tecnologías y
actualización de estas para abarcar nuevos flujos de trabajo, nuevas formas de organización, por lo tanto,
que se capacite al personal y a todos quienes sean parte de los diferentes procesos que la empresa lleva a
cabo, es un requerimiento.

Las tecnologías digitales ya no son solo un "gasto" para mejorar los procesos de la empresa, sino que
permiten una profunda reforma organizacional caracterizada por el concepto de transformación digital.
Y la transformación digital, según Christian Reimsbach-Kounatze (2017) de la dirección de ciencia,
tecnología e innovación de la organización para la cooperación y el desarrollo económico (OCDE). La
transformación digital permite un mayor control en la producción, mayor flexibilidad en escalas de
producción y una reducción de los costos operacionales.

Es por ello, que, para gestionar datos se hace imprescindible trabajar con procesadores textuales y de
cálculo que permitan llevar la organización y el orden de los datos de actividades académicas y laborales.

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2.1 Gestión de datos en Excel

Excel es una herramienta para gestionar información en forma ordenada y estructurada, permite que
podamos encontrar los datos de manera fácil, y adaptarlos a nuestros objetivos y necesidades. Nos permite
analizar datos, realizar cálculos, y graficarlos.

En el Excel también llamado hoja de cálculo, se puede almacenar una gran cantidad de datos en libros que
contienen hojas de cálculo. Este programa optimiza el análisis y el cálculo de datos. Es un programa flexible
para crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas simples y complejas para realizar cálculos en esos
datos, dinamizar los datos y presentar datos en una variedad de gráficos de aspecto profesional.

Uso del Excel

Se requiere una vista plana de los datos en tablas y

1 cuando los datos son principalmente números. También

cuando hay que realizar cálculos o comparaciones.

Es necesario presentar gráficos con formato condicional

disponibles en Excel o cuando se hace énfasis en datos mediante
el uso de íconos de formato incondicional, barra de datos, escalas
de colores.
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Se realizan operaciones de análisis de hipótesis en los datos
(estadísticos) o se realiza seguimiento de los elementos de una
lista sencilla (para uso personal o para fines colaborativos).
PREGUNTA

¿Cuál es la aplicación o herramienta más conocida?

La aplicación o herramienta más conocida es la hoja de cálculo Excel del

paquete integrado de Office, tiene un costo asociado a la compra del
Software y su licencia, también está disponible en la nube mediante
Microsoft Office 365, requiere licencia para ser utilizada.

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3. Gestión de textos, mediante la generación de formatos de informe con

Índice automatizado, gestor bibliográfico y configuraciones avanzadas

Las organizaciones gestionan sus archivos mediante la generación de archivos de texto, el almacenamiento
y el acceso al conjunto de estos, para garantizar el cuidado y protección de la información. Una función
importante en la gestión de archivos la cumplen los procesadores de textos, entre los más conocidos y
usados Word, o Microsoft Word.

En general Word es una aplicación que permite redactar textos, con múltiples tipografías (fuentes) y
modificar el tamaño y el color de las fuentes. Incorpora un corrector ortográfico, un contador de palabras
y muchas otras herramientas. A nivel personal y profesional, Word es una herramienta clave para muchas
personas. Lo usan para crear su currículum, hacer trabajos, redactar presentaciones, realizar informes,
escribir cartas.

Conociendo Word

Comandos Grupos

Barra de
desplazamiento

Botones de vista
Barra de estado de documentos

Fuente: Elaboración propia.

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Por supuesto y como todo, el procesador de Word tiene sus ventajas y sus desventajas. Entre las principales
ventajas destacan que la edición del texto es sencilla con el empleo de múltiples recursos (menús y
herramientas). Además, la interfaz gráfica es intuitiva y es de uso fácil, bastan conocimientos básicos para
emplearlo sin problema.

También, se puede visualizar el resultado final del trabajo antes de ser impreso. Cuenta con herramientas
muy útiles como el corrector ortográfico, distintos estilos y formatos. Permite emplear atajos con el
teclado, combinación de teclas, para que el trabajo sea más rápido.
PREGUNTA

¿Cuáles son las desventajas?

Entre sus desventajas, tenemos que no es gratuito y además es muy

básico, por lo que constantemente requiere actualizaciones.

4. Trello: organizando el trabajo en equipo. Uso de la aplicación para

organizar tareas y revisar avances.

Hoy día las organizaciones que son referentes nacionales e internacionales se enfocan en cuidar a sus
clientes y cuidar sus empleados, con un escenario transversal asociado a los procesos de digitalización de
la información.

En la transformación digital cobra importancia para las organizaciones (empresas, instituciones) la gestión
de las personas. Los directorios y gerencias se enfrentan al reto de cómo abordar el desarrollo de la
formación de las nuevas generaciones.

Es histórico que cinco generaciones puedan convivir en una misma organización (compañía, institución,
empresa) cada una con diferentes maneras de relacionarse y distintas dinámicas de trabajo.

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4.1 El trabajo en equipo

En la actualidad las ofertas laborales que se publican consideran como uno de los requisitos más solicitados
las habilidades blandas, y entre ellas las más solicitadas son: capacidad de comunicación, toma de
decisiones y trabajo en equipo.

La habilidad para trabajar en equipo es particularmente importante en las organizaciones que adaptan la
forma de trabajar a los cambios que va enfrentando la sociedad. La llegada de la economía colaborativa,
que se refiere a cómo las empresas y sus profesionales se organizan para trabajar de forma conjunta en la
elaboración de proyectos comunes, entre la amenaza de la automatización y la inteligencia artificial, estas
evolucionan al trabajo en equipo como una de sus metas principales.

En este escenario el coworking cobra real importancia. Si bien, es necesario capacitarse para destacar, no se
puede ser experto en todo, es necesario el apoyo de otros. En estas instancias de colaboración y trabajo
en equipo, la tecnología juega un papel importante.

4.2 El reto de las organizaciones para el trabajo en equipo

Las organizaciones que cuidan a sus equipos de trabajo deben replantear sus programas de formación e
implementar nuevas metodologías acordes al nuevo perfil de los trabajadores, en especial si estos son
producto de la Generación Z, si quieren retener ese talento.

Formación digital

La inversión en formación digital por parte de

las organizaciones, según estudio realizado por
Fosway Group -Digital Learning Realities
Research 2017 ha aumentado en un 37%. No
tiene que ver con un cambio en las
herramientas y aplicaciones, sino una nueva
manera de entender la formación centrada en
los empleados y el trabajo en equipo.

Fuente: Elaboración propia.

Si bien el trabajo en equipo hoy considera soluciones digitales, debe también ser transgeneracional, que
tanto millenial como las generaciones de los años 60 o 70 se integren usando un contenido o una
herramienta digital.

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4.3 ¿Cuál es el papel de la tecnología en el trabajo en equipo?

Una de las grandes ventajas de trabajar en un espacio colaborativo, es que permite a los equipos de
trabajo el acceso a tecnologías, dispositivos y herramientas que en el hogar no es sencillo obtener.

A partir del uso de la tecnología y del acceso a internet, trabajadores ubicados en distintos lugares
geográficos (separados a miles de kilómetros) pueden trabajar en un mismo proyecto.

Se hace más sencillo acceder a las opiniones de colegas y trabajar de manera simultánea en un mismo
proyecto. Algunas de estas tecnologías son bastante conocidas como el correo electrónico, los bancos de
imágenes, los asistentes como Siri o Alexa, los programas de edición de texto e imagen, los programas de
diseño gráfico, las aplicaciones para establecer videollamadas, plataformas de organización del trabajo
como Trello.

Gracias a las tecnologías digitales existen herramientas que superan las barreras del tiempo y el espacio,
las que permiten a los equipos trabajar conjuntamente compartiendo documentos, datos e intercambiar
ideas rápidamente y socializar el conocimiento para un proyecto en común.

Por último, para trabajar en equipo utilizando la tecnología como mediadora de la interacción, se
recomienda trabajar con horarios flexibles pero conocidos por el resto del grupo, de modo tal de
contribuir al orden y organización, comunicando de manera oportuna cambios, ajustes, plazos, propósitos y
metas. Para ello, por ejemplo, se pueden seleccionar opciones disponibles en el programa del correo
electrónico y asociar eventos en el calendario de este.

También se puede compartir en la nube de manera colaborativa archivos e insumos para el diseño, la
elaboración o implementación de un proyecto.

¿Cuál es el mayor desafío al gestionar contenidos digitales en

PREGUNTA

ambientes colaborativos?

El no conocer ni manejar las tecnologías que faciliten la gestión del

contenido es uno de los mayores desafíos, así como el no diferenciar las
herramientas que favorecen la comunicación e interacción de estos.

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Conclusión

La gestión de la información es relevante en los

entornos virtuales de trabajo, posibilita la
administración de los recursos de la
información, determina sus flujos y optimiza
procedimientos en los entornos separados
físicamente en una organización. Esto se logra en
la medida que los equipos de trabajo en las
organizaciones adoptan las tecnologías y
herramientas digitales en sus entornos de
trabajo.
La tecnología es muy útil si se utiliza de
manera correcta.
El proceso de gestión de la información crea
ventajas competitivas en las organizaciones
(agilidad, seguridad y trazabilidad en los flujos de
la información) que se comparte entre los equipos de trabajo, especialmente equipos que interactúan
virtualmente.

La formación de los equipos de trabajo y el capital humano plantea nuevos desafíos para las
organizaciones, en especial la integración de equipos compuestos por individuos que se asocian a distintas
generaciones tales como la generación Y, los Millenial y la generación, Z con distintas capacidades,
habilidades tecnológicas e intereses.

Cobra importancia el uso de herramientas digitales para la gestión en entornos virtuales, mediante estas
se pueden unificar datos de distintas fuentes, crear paneles interactivos e informes. Las herramientas
digitales permiten utilizar el conocimiento, las destrezas y habilidades tecnológicas para la eficacia y la
eficiencia de los equipos de trabajo en una organización.

Implica una nueva manera de relacionarse. En el trabajo en red, es imprescindible establecer relaciones a
distancia, compartir y ser capaz de influir en otros. Gestionar eficazmente múltiples tareas, no dar por
hecho que otros tengan la misma perspectiva o prioridades.

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Referencias bibliográficas

Arévalo, J. A. (8-9 de noviembre de 2007). Gestión de la información, gestión de contenidos y conocimiento.

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Brennen, S.J., Kreiss, D., Jensen, K.B., Craig, R.T., Pooley, J.D., y Rothenbuhler, E.W. (Eds.). (2016). The
International Encyclopedia of Communication Theory and Philosophy. Wiley-Blackwell.

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