MINISTERIO DE EDUCACIÓN

COLEGIO JOSÉ GUARDIA VEGA

NOMBRE:
YULITZA SALVATIERRA

AÑO:
IX°D

PROFESORA:
ISAURA ERINNE

MATERIA:
OFIMATICA

AÑO LECTIVO:
2024
 LOS TIPOS DE OFIMÁTICA
La mayoría de las tecnologías ofimáticas se clasifican en las siguientes categorías:
a. Herramientas electrónicas de comunicación y colaboración.
Las herramientas electrónicas de comunicación y colaboración son fundamentales
en el entorno laboral actual y abarcan una amplia gama de aplicaciones y
plataformas. Estas herramientas electrónicas pueden adaptarse a las necesidades
específicas de cada equipo y organización, facilitando la comunicación y la
colaboración eficientes, especialmente en entornos de trabajo remoto o distribuido.
Correo electrónico: Herramienta básica para la comunicación escrita, con
capacidades de adjuntar archivos y organizar conversaciones.
Mensajería instantánea: Aplicaciones como Slack, Microsoft Teams, y WhatsApp
facilitan la comunicación en tiempo real y la colaboración en equipo.
Video conferencias: Plataformas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams
permiten realizar reuniones virtuales con video y audio de alta calidad, así como
compartir pantallas y documentos.
Plataformas de gestión de proyectos: Herramientas como Trello, Asana y
Monday.com ayudan a organizar tareas, asignar responsabilidades y hacer un
seguimiento del progreso del equipo en proyectos colaborativos.
Herramientas de almacenamiento en la nube: Servicios como Google Drive,
Dropbox y Microsoft OneDrive permiten almacenar, compartir y colaborar en
documentos de forma remota.
Redes sociales empresariales: Plataformas como Yammer (de Microsoft) y
Workplace (de Facebook) proporcionan un espacio para la comunicación interna y
la colaboración entre empleados de una organización.
Intranets corporativas: Sistemas internos basados en la web que ofrecen
información, recursos y herramientas de comunicación para los empleados dentro
de una empresa.
b. Tratamiento de imágenes
El tratamiento de imágenes es el proceso de modificar o mejorar imágenes
digitales mediante técnicas como ajustes de color, corrección de exposición,
eliminación de imperfecciones, entre otros.
Adobe Photoshop: Es una de las herramientas más populares y completas para
el tratamiento de imágenes. Permite una amplia gama de funciones, desde ajustes
básicos de color y tono hasta ediciones avanzadas como la eliminación de objetos
y la manipulación de capas.
Adobe Lightroom: Especialmente diseñado para el tratamiento de fotografías,
Lightroom ofrece herramientas para ajustes de color, exposición, contraste y
nitidez, así como funciones de organización y gestión de bibliotecas de imágenes.
GNU Image Manipulation Program: Es una alternativa de código abierto a
Photoshop, con una amplia gama de herramientas para el tratamiento de
imágenes, incluyendo capas, selecciones y filtros.
Affinity Photo: Otra alternativa a Photoshop, Affinity Photo ofrece una amplia
gama de herramientas de edición de imágenes, incluyendo ajustes de color,
corrección de lente y herramientas de retoque.
Pixlr: Una herramienta en línea gratuita para el tratamiento de imágenes que
ofrece una variedad de herramientas básicas y avanzadas, adecuadas para
ediciones simples y rápidas.
Corel PaintShop Pro: Similar a Photoshop, PaintShop Pro ofrece herramientas
para el tratamiento de imágenes, incluyendo ajustes de color, efectos especiales y
corrección de lente.
c. Almacenamiento de documentos
El almacenamiento de documentos se refiere a la práctica de guardar archivos
digitales de manera organizada y segura para facilitar su acceso y gestión.
Servicios de almacenamiento en la nube: Plataformas como Google Drive,
Dropbox, Microsoft OneDrive y iCloud permiten a los usuarios almacenar
documentos en servidores remotos y acceder a ellos desde cualquier dispositivo
con conexión a Internet.
Sistemas de gestión de documentos (DMS): Estos sistemas están diseñados
específicamente para almacenar, organizar y gestionar documentos digitales.
Ejemplos incluyen SharePoint de Microsoft, Alfresco y DocuWare.
Sistemas de almacenamiento local: Algunas empresas optan por almacenar
documentos en servidores locales o dispositivos de almacenamiento en red (NAS)
dentro de su propia infraestructura de TI. Esto puede proporcionar un mayor
control sobre la seguridad y el acceso a los documentos, pero puede requerir una
inversión más grande en hardware y mantenimiento.
Archivadores electrónicos: Estos sistemas están diseñados para archivar
documentos digitales de manera segura y garantizar su integridad y disponibilidad
a largo plazo. Algunos ejemplos incluyen sistemas de gestión de registros
electrónicos (ERM) y sistemas de archivado de documentos.
Software de gestión de contenido empresarial (ECM): Estos sistemas integran
funciones de almacenamiento de documentos con herramientas de colaboración,
gestión de flujos de trabajo y cumplimiento normativo.
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN
COLEGIO JOSÉ GUARDIA VEGA

NOMBRE:
YULITZA SALVATIERRA
YAHIRIS GREEN

AÑO:
VII D
PROFESORA:
ISAURA ERINNE

MATERIA:
TECNOLOGÍA

AÑO LECTIVO:
2024
1. ¿Qué es un sistema de gestión documental?
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para
organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo
dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo,
información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros
registros.
A lo largo de esta lectura podrá obtener más respuestas sobre qué es la gestión
de documentos, incluidas las características clave de un sistema eficaz y su
funcionamiento.
2. ¿Qué es el sistema de gestión de documentos electrónicos?
El Sistema Electrónico de Gestión de Documentos es un sistema de software que
controla y organiza los documentos en toda la organización, independientemente
de que se hayan perdido como documentos electrónicos de archivo o no.
Son herramientas que facilitan la creación, edición, modificación y distribución de
documentos electrónicos generados como resultado de la gestión operativa de
una unidad organizativa en una entidad, en donde pueden conservarse distintas
versiones de un mismo documento y almacenar documentación de apoyo que se
considere pertinente para la tramitación. Se puede concluir entonces que los
EDMS manejan documentos que hacen parte de archivos de gestión que pueden
cambiar como resultado del trabajo diario.
3. ¿Qué son los sistemas de Documentación Digital?
Un sistema de gestión documental está diseñado para almacenar, administrar y
controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma
de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada
a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
La necesidad de organizar la información es un factor importante para el éxito de
un creciente número de compañías y por ello, las copias en papel están pasando a
ocupar un segundo plano. Para organizar, compartir y acelerar el flujo de trabajo
de forma eficiente, el sistema de gestión documental debe presentar algunas
particularidades esenciales.
4. ¿Cuáles son los beneficios de la gestión documental?
Un sistema de gestión de documentos competente puede ayudarlo a organizar
todos sus archivos y datos en un solo lugar, realizar un seguimiento de la
información clave, aumentar la precisión y habilitar el acceso a documentos las 24
horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier parte del mundo.
5. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?
 Acceso rápido y fácil a la información
 Mejora de la eficiencia
 Reducción del espacio físico
 Seguridad mejorada
 Colaboración mejorada
 Cumplimiento normativo
 Respaldo y recuperación de datos