Ofimática

Conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en

funciones de oficina para optimizar, automatizar, mejorar tareas y procedimientos
relacionados. Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular,
transmitir o almacenar la información necesaria en una oficina. Actualmente es
fundamental que las oficinas estén conectadas a una red local o a Internet.

Los métodos que se emplean para todo lo relacionado a las actividades de la

oficina que logran el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y
visuales. La palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e
informática. El objetivo principal de esta práctica es brindar ciertos elementos
que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto a la
organización de las actividades que realizan un grupo de personas o una
compañía en particular.

Software ofimáticas que existen en el mercado

1. Procesamiento de textos
2. Hojas de cálculo
3. Herramientas de presentación
4. Base de datos
5. Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
6. Programas de correo electrónico, correo de voz, mensajeros.
7. Herramientas de reconocimiento y síntesis del habla
8. Suite ofimática: paquete de múltiples herramientas ofimáticas.

En cualquier caso, estos son los principales programas de ofimática más utilizados
en las empresas:
 Word. Es un procesador de textos muy conocido por todos. Te permite
crear, editar y modificar documentos de textos. Puedes incluso escoger
plantillas para darles un formato concreto.
 Excel. Si quieres realizar operaciones aritméticas de manera automatizada,
es la hoja de cálculo idónea para ello.
 PowerPoint. Es muy útil en el caso de las presentaciones visuales. Permite
combinar diapositivas multimedia con imágenes, textos, sonidos, vídeos e
incluso, con animaciones.
 Outlook. Es el programa de correo electrónico por excelencia junto con
Gmail. Además de enviar y recibir emails, puedes convocar y gestionar el
calendario de reuniones, así como el directorio de contactos.
 Access. Es el sistema de gestión de bases de datos. Te permite, además,
hacer un seguimiento de pedidos, proveedores, recopilar datos y plasmarlos
en informes.
 OneNote. Sirve para hacer anotaciones del tipo post – it. Se trata de un bloc
de notas digital.
 Publisher. Es una aplicación de autoedición que te permite hacer
creaciones más complejas como, por ejemplo, folletos.
 Visio. Si quieres crear diagramas de flujo, esta herramienta te dotará de
plantillas base, de gráficos con iconos, de barras de datos, etc.
 OpenOffice. Es uno de los grandes referentes de software libre. Es la
alternativa a Microsoft Office. Su programa de edición de textos es el que se
lleva la palma gracias a su buen rendimiento y su facilidad de aprendizaje.
 Lotus SmartSuite. Es una suite ofimática de IBM  que integra las siguientes
aplicaciones: hojas de cálculo, tratamiento de textos y gráficos de
presentación.

Herramientas ofimáticas de trabajo individual

Brindan a las empresas, herramientas que facilitan las funciones de los empleados
a nivel individual. Esto se traduce en el trabajo autónomo para la facilitación de
tareas frecuentes. A continuación, las más populares:

1. Procesadores de texto
Es la herramienta más empleada en los negocios. A través de su ordenador se
emplean los diversos procesadores como una máquina de escribir. Su propósito
principal es la generación de documentos escritos.
Para las empresas en general, es muy útil en caso de requerir hacer una carta, un
fax, un informe, etc. Se encuentran variadas herramientas que permiten también el
diseño de páginas web, organigramas, incorporación de imágenes, entre otros.
Algunos de los procesadores de texto más comunes son: Word, writer, block de
notas, Opendocument, entre otros.
Una innovación de Microsoft es una solución basada en la nube a través de MS
Word 365. Los documentos se crean y almacenan en línea, lo que hace que los
datos sean accesibles para todos los empleados. Esto acelera el proceso de
entrega y colaboración para los dueños de negocios. Word 365 faculta a los
trabajadores remotos, lo que facilita el trabajo colaborativo en cualquier proyecto
dado.

2. Hoja de cálculo
Esta herramienta ofimática está relacionada directamente con quienes están
interesados en números, cálculos, gráficos, etc. De modo que el paquete brinda
algunos beneficios como organización de matrices de celdas y de relaciones
matemáticas. Entre sus funciones básicas, presenta:
  Enunciación de fórmulas matemáticas.

 Realización de simulaciones de escenarios de negocios, ya sea

proyecciones de ventas, procesos, entre otros.

 Creación de base de datos, gráficos y documentos de facturas.

 Conciliación de las cuentas bancarias.

Mediante esta utilidad, se puede controlar el ingreso y egreso de las operaciones.
De igual forma generarían presupuestos, indicadores de gestión y gráficos para
visualizar cómo va el negocio.

3. Presentaciones
Por lo general, son programas fáciles de usar. Son herramientas ofimáticas
poderosas para presentarse ante clientes o proveedores. Hace que la
presentación más interesante mediante el uso de multimedia que ayudará a
mejorar el enfoque de la audiencia. Permite usar imágenes, audio y video para
tener un mayor impacto visual.
Estas señales visuales y de audio también evita la improvisación y se convierte en
interactivo con la audiencia. Las diapositivas son completamente personalizables
para adaptarse a sus necesidades. Dependiendo del enfoque, es posible que
tenga un gran volumen de texto, una imagen pesada o alguna combinación de
ambos. Entre las más conocidas, se encuentran a Power Point, Prezi y Open
Office.

Herramientas ofimáticas de trabajo colaborativo

Mediante estos sistemas, los miembros de un equipo de trabajo, podrán compartir
información valiosa y trabajar colaborativamente. Para tal fin, se requiere de una
infraestructura tecnológica adecuada con el fin de lograr una plataforma eficiente.
Algunas de estas herramientas ofimáticas son:

1. Correo electrónico
El correo electrónico es un método importante de comunicación comercial. Se
caracteriza por ser rápido, económico, accesible y fácil de replicar. El uso del
correo electrónico puede beneficiar enormemente a las empresas. Ya que
proporciona formas eficientes y efectivas de transmitir todo tipo de datos
electrónicos.
2. Google Drive
Almacenar documentos para facilitar la colaboración ha sido un poco difícil para
los equipos que trabajan juntos en un proyecto. En este caso, Google Drive es una
suite de oficina basada en la nube de Google. Drive incluye elementos similares a
Microsoft office para convertirlo a trabajo colaborativo:

 Procesador de textos (Google Docs).

 Hojas de cálculo (Google Sheets).

 Programa de presentación (Google Slides).

 Creador de formularios (Google Forms).

3. Teleconferencias
Implica el uso de la tecnología digital para celebrar conferencias que intercambian
voz digital y/o información escrita. Se realiza en sistemas informáticos o para
comunicar procesadores de texto conectados entre sí en una red. Es útil para
reunir a personas de oficinas remotas geográficamente y que desean trabajar en
proyectos conjuntos.
Finalmente, las herramientas ofimáticas presentan una variedad de opciones para
adaptarse a casi todas las funciones organizacionales. A fines de minimizar costos
de procesamiento y almacenamiento, se espera que sigan evolucionando en todas
las organizaciones.

Automatizar
La automatización procesos, persigue el objetivo de reducir costes utilizando la
integración de aplicaciones que sustituyen procesos manuales, acelerando el
tiempo de ejecución de las tareas y eliminando los posibles errores humanos que
pueden cometerse a la hora de trabajar de forma manual.
La automatización de procesos es la base originaria para el arranque de
la Industria 4.0, es decir, del desarrollo de la actividad industrial con el soporte de
sistemas inteligentes y robotizados que logran mejoras difíciles de lograr solo con
la manufactura manual.
Suite ofimática, una serie de oficina o serie ofimática, es la recopilación de
aplicaciones informáticas utilizadas en oficinas, para realizar diferentes funciones
sobre archivos y documentos, como crear, modificar, organizar, escanear,
imprimir, entre otros.