PROPÓSITOS BÁSICOS

DE UNA REUNIÓN

PROPÓ
PROPÓSITOS BÁSICOS DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN

Mejorar la moral/
motivación del equipo

El desarrollo del Revisar el avance y

equipo plantear acciones
correctivas

Reuniones
Negociar/ administrar Estrategias de
temas importantes de desarrollo/ ejecución
ATA

Aprovechar las Informar a los

oportunidades beneficiarios

Mejorar las aptitudes

Resolver problemas del equipo

1
 LA COMUNICACIÓ
COMUNICACIÓN EN LAS REUNIONES

Existen tres reglas fundamentales a considerar para intervenir

en las reuniones:

™ Decir lo que se va a decir en forma concisa.

™ Decirlo lo más pausado posible.

™ Resumir lo que se dijo.

OBJETIVOS DE UNA REUNIÓ

REUNIÓN

Las reuniones de ATA se convocan para:

™ Transmitir información acerca de ATA.

™ Detectar Puntos de Atención.

™ Vender un concepto o proposición – Ejemplo, una nueva
estrategia en la administración de ATA.

™ Resolver – Trabajar con las personas en la reunión y preparar

una solución para algún problema u oportunidad; p.e., Establecer
las estrategias de contratación, .

™ Educar y Capacitar – Una instrucción para mejorar los

conocimientos, la destreza y las actitudes de los integrantes del
equipo de ATA.

2
 PLANIFICACIÓ
PLANIFICACIÓN DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN

Las preguntas claves en la planificació

planificación de un reunió
reunión son
las siguientes:

1. ¿Es realmente necesaria la reunión planteada?

2. ¿Qué se intenta lograr con la reunión?

3. ¿Cuál es el problema por el cual debe efectuarse la

reunión?

4. ¿Cuáles son las razones por las cuales se requiere

efectuar la reunión?

5. ¿Cuáles son las opciones o las soluciones potenciales?

6. ¿Qué recomendaciones podrían surgir de la reunión?

7. ¿Qué sucedería si la reunión no se realizara?

ORGANIZACIÓ
ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN

Algunas consideraciones importantes para organizar una

reunió
reunión deben ser:

™ Elaborar una agenda.

™ Elegir un lugar apropiado.
™ Identificar y notificar oportunamente a los
participantes.
™ Designación de un coordinador de la reunión.
™ Seleccionar y divulgar oportunamente la información
para los participantes en la reunión.
™ Conducir la reunión apropiadamente.

3
 CARACTERÍ
CARACTERÍSTICAS DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN
EFICAZ

™ Se desarrolla en una atmósfera cómoda e informal.

™ Participación espontáneamente todos en las discusiones.

™ Los objetivos de la reunión se comprenden bien.

™ Los participantes se escuchan unos a otros.

™ Los desacuerdos son amigables.
™ Casi todas las decisiones se alcanzan por consenso.

™ Las “observaciones” son francas y honestas.

™ Las personas tienen la libertad de expresar sus “puntos de vista”.

™ Se definen acciones para que las asignaciones queden claras.

™ Los dirigentes del grupo no domina la reunión.

™ El grupo está consciente de su aporte.

CARACTERÍ
CARACTERÍSTICAS DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN
INEFICAZ

™ La atmósfera refleja indiferencia o aburrimiento.

™ Pocas personas participan en las discusiones.
™ Es difícil discernir el objetivo de la reunión.
™ Las personas no escuchan a los demás.
™ En general, el grupo no maneja con eficacia los desacuerdos.

™ Las decisiones y las acciones tomadas tienden a ser prematuras.

™ Las decisiones o las acción a tomar son imprecisas.

™ Los dirigentes siempre controla de forma exagerada la reunión.

™ Hay “observaciones”, que son embarazosas o generan tensión.

™ Los “puntos de vista” de las personas permanecen ocultos.

™ Los integrantes fracasan al evaluar sus aportes.

4
 CONTROL DE UNA REUNIÓ
REUNIÓN

Para tener el control de una reunió

reunión se debe:

™ Establecer límites de tiempo y apegarse a ellos.

™ Iniciar una declaración acerca del propósito de la
reunión.
™ Limitar la discusión “estéril”.
™ Resumir el avance o la falta de éste.
™ Permitir y balancear los desacuerdos.
™ Dedicar tiempo a la evaluación del desarrollo de la
reunión y el análisis de lo que se podría hacer a fin de
mejorar su operación.
™ Tomar en cuenta las características de una reunión
como una norma para efectuar reuniones de calidad.

GUÍ
GUÍAS IMPORTANTES PARA CUALQUIER
TIPO DE REUNIÓ
REUNIÓN

™ Efectuar una reunión con un propósito definido solo cuando

sea probable alcanzar los resultados deseados.

™ Estar completamente preparado antes de la reunión, con una

agenda y el material que se distribuirá entre los participantes
para que puedan intervenir en forma significativa.

™ Facilitar la participación animada – indicarle a las personas

que es correcto emocionarse, pero no enojarse.

™ Resumir el avance de la reunión de tiempo en tiempo y

conducirla a su conclusión definitiva cuando haya alcanzado sus
objetivos o los análisis posteriores no tengan ningún valor.

5
ESTE ES EL OBJETIVO EN LAS REUNIONES

Operaciones Mantenimiento
Ingenierí
Ingeniería R.R.H.H / SHA
Materiales Logí
Logística Finanzas

PARADA
DE
PLANTA