DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

(ADMINISTRACIÓN. Harold Koontz y Heinz Weirich)

¿QUE ES EL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO?

Es un estudio sistemático, integral y periódico, que tiene como propósito conocer la organización y
el funcionamiento del área que es objeto de estudio.

Su finalidad es detectar causas y efectos de los problemas administrativos para analizar y proponer
alternativas de solución con los recursos disponibles.

IMPORTANCIA DEL DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO:

Hace un análisis de:

 La Estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control

 Las funciones de cada uno de los órganos administrativos
 Los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de sus funciones.
 Facultades delegadas dentro del personal y la relación entre las funciones específica de los
puestos y el proceso de toma de decisiones.
 Comunicación y coordinación entre dos o más áreas.

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS

 Cuestionarios
 Entrevistas
 Encuestas
 Observación
 Estudio documental

OTRA TÉCNICA: MATRIZ FODA:

Surgió dentro del ámbito de la planeación estratégica del desarrollo empresarial. Es una
herramienta de análisis muy útil para describir el estado de una institución en un momento dado.
Posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro. Las variables que se consideran
en la matriz FODA son:

 FORTALEZAS: aspectos favorables de la institución que le garantizan la obtención de sus

objetivos y la hacen competitiva en el medio.
 OPORTUNIDADES: Condiciones o factores que favorecen externamente a la expansión o
mantenimiento de la institución.
 DEBILIDADES: Abarca los elementos, condiciones, procesos de la Institución que no
funciona adecuadamente y limitan la consecución satisfactoria de los objetivos.
  AMENAZAS: Factores externos que afectan, dificultan o limitan el desarrollo,
funcionamiento o estabilidad de la institución.

METODOLOGÍA DE DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO

1. Determinación de la situación actual

1. Análisis Estructural
2. Análisis Funcional
3. Análisis Procedimental
4. Análisis de Facultades
5. Análisis de Relaciones

2. Análisis Organizacional o Administrativo

3. Presentación del diagnóstico

4. Ejecución del diagnóstico

1. DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL

Análisis Estructural: Es el estudio específico de cada área de la unidad administrativa, su

conformación, los recursos asignados, etc. Es necesario sobre el área en estudio:

Para determinar la situación actual es necesario definir:

 Estructura orgánica normada.

 Estructura real actual.
 Objetivo general, así como los específicos de cada órgano que la integra.
 Tramo de control por órgano (cantidad de órganos con dependencia directa de otro).

De esa manera ya es posible determinar:

 Los órganos administrativos que integran el área en estudio, así como su nomenclatura
 Niveles jerárquicos existentes.
 Criterios de organización por órgano en relación con su nomenclatura.
 Cantidad de recursos humanos empleados por órgano y describir el tipo de contratación.
 Tipo de autoridad existente en el área de estudio

Análisis Funcional: Es el estudio de las funciones asignadas a la unidad administrativa y de cada

órgano que la integra, como conjunto de atribuciones y obligaciones que tiene que cumplir en el
desempeño de su trabajo; para ello se sigue el siguiente proceso:

 Confirmar funcionalmente los criterios de organización.

 Determinar:
 Si las funciones que realiza cada uno de los órganos que integran el área de estudio están
normadas.
 La naturaleza del órgano de acuerdo con sus funciones.
  La correspondencia funcional del área en estudio.
 Las funciones sustantivas y las de apoyo de cada órgano del área y que ayuden al logro del
objetivo particular de su función.
 La afinidad de funciones que desarrolla cada órgano con su nomenclatura.
 Si la nomenclatura del órgano identifica las funciones que desempeña.
 Verificar la compatibilidad de las funciones de cada órgano con el objetivo general.

Análisis Procedimental Es el estudio de la secuencia de actividades que desarrolla cada órgano de

la unidad administrativa en estudio, debe tener las siguientes acciones:

 Identificar el proceso general del área en estudio, de acuerdo con su nivel jerárquico
 Establecer la forma de seguimiento del proceso: integral, continua, de traslape o de corte
 Determinar si el proceso corresponde a la función o funciones descritas

Análisis de Facultades: Es el estudio detallado de las aptitudes o de los derechos concedidos para
hacer algo; para su realización se debe observar lo siguiente

 Definir las facultades de cada órgano

 Determinar que facultades están normadas
 Determinar quién, cómo y cuándo fueron delegadas esas facultades
 Definir si las facultades corresponden a las funciones que desarrolla cada órgano y a su
nivel jerárquico
 Determinar el ámbito de responsabilidad de las facultades delegadas.

Análisis de Relaciones Es el estudio de las líneas de conexión o comunicación, que guardan los
órganos de la unidad administrativa en estudio, se sigue entre otros procedimientos el siguiente

 Definir las relaciones que corresponden a cada órgano

 Establecer la normatividad de las relaciones
 Determinar la correspondencia de las relaciones de cada órgano, con las funciones que
desempeñan y su nivel jerárquico
 Distinguir la duplicidad, traslape u omisión de las relaciones por órgano

2. ANÁLISIS ORGANIZACIONAL Y ADMINISTRATIVO

Su principal función es comparar los hechos determinados y los aspectos técnicos establecidos a
fin de relacionar los puntos que afectan negativamente a la dependencia o unidad administra.

Desarrolla las siguientes actividades:

 Verificar el tramo de control de cada órgano

 Analizar la cadena de mando de la dependencia
 Determinar los niveles jerárquicos establecidos
 Estudiar los criterios de organización
  Indicar la forma de consecución de objetivos respecto a las funciones
 El tipo de correspondencia funcional
 La correspondencia entre objetivos
 Relacionar la correspondencia de los procesos respecto a las funciones
 Determinar la correspondencia entre las relaciones y la naturaleza de los órganos
 Comprobar la normatividad de las relaciones
 Analizar la correspondencia de las relaciones con los niveles jerárquicos
 Analizar la duplicidad de las relaciones
 Indicar el porqué de la omisión de relaciones
 Analizar la continuidad en los procesos

3. PRESENTACIÓN DEL DIAGNÓSTICO

INFORME: para exponer lo estudiado y analizado, se utiliza el informe, el cual concentra las
incidencias obtenidas en el análisis de forma narrativa.

El orden de las actividades a presentar en el informe, dependen de las habilidades del

investigador; se indica como una guía a seguir la siguiente secuencia:

 Listar los juicios de los hechos detectados.

 Ordenar los juicios por la naturaleza de los elementos.
 Redactar por órgano, las incidencias administrativas y/u organizaciones que lo afectan
 Redactar en forma secuencial, las incidencias que afectan el funcionamiento integral de la
dependencia en estudio
 Presentar alternativas de solución, en recomendaciones factibles para mejorar las
incidencias encontradas
 Relacionar las recomendaciones por elemento

El informe debe de contener los siguientes elementos:

 Antecedentes
 Objetivo del estudio
 Metodología empleada
 Descripción de la situación
 Conclusiones
 Recomendaciones

4.EJECUCIÓN DEL DIAGNOSTICO

Dentro de las consideraciones para la Ejecución del Diagnóstico están:

El Trabajo de Equipo: Comprende la elaboración del Plan de Investigación y el Plan de Trabajo; y es

necesario considerar lo siguiente:

 Fases del estudio.

 Tiempo efectivo de trabajo de la organización.
 Motivos (causas), objetos, objetivos y otros para efectuar las funciones.
 Características de elementos propios y ajenos.
 Cualidades de trabajo (actividades, atribuciones y responsabilidades)
 Objetivos a corto y largo plazo de la organización (servicios que presta).

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Octubre de 2023