Metodología para el diagnostico de los programas de la funcion administrativa

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el funcionamiento del área objeto de estudio, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solución que ayuden a la erradicación de los mismos. Surge como una necesidad empresarial por detectar los problemas que ocasionan crisis dentro de la empresa, así como las necesidades de adaptación del presente al futuro. Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolución de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento. Su campo de aplicación no tiene límites ni barreras, puede aplicarse a todo nivel dentro de cualquier área, departamento, función o proceso, simplemente se encontrarán variantes de cómo aplicarlo dependiendo de las características particulares del problema que se desee atacar. Debe realizarse en forma integral sobre el problema detectado y todos aquellos aspectos administrativos que se encuentran relacionados directa o indirectamente con él, además es necesario realizar análisis periódicos sobre las áreas objeto de estudio para retroalimentar las soluciones y mejorarlas permanentemente. El Diagnóstico Administrativo no es más que el análisis de los siguientes aspectos: - De la estructura administrativa y orgánica, líneas de autoridad y tramos de control. - De las funciones de cada uno de los órganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre sí que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma. - De los procesos generales y descripción gráfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. - De facultades delegadas dentro del personal, así como la relación existente entre la ejecución de las funciones específicas de los puestos y el proceso de toma de decisiones. - De comunicación y coordinación entre dos o más áreas para determinar la relación existente entre cada una de ellas. Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar. Las etapa que integran el Diagnóstico Administrativos pueden resumirse en: - RECOPILACION DE INFORMACION - ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO - OBTENCION DE CONCLUSIONES - PROPUESTA Y PLAN DE ACCION

así como información externa al departamento o área afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el análisis de la información y sus posibles conclusiones. la información deberá ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependerán las posibles soluciones a los problemas detectados. También es necesario analizar la información proveniente de fuentes externas. es decir se recopila de fuentes personales con información verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del área afectada. pues representa la base para las futuras conclusiones. en lo referente a capital. surge la competencia imperfecta. Esta información es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio. La información interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a través de la información que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente. En todo proceso de recolección de datos existe la información a substituir. es necesario indicar que cada fuente de información es variada y diferente en relación a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solución final. si no se cuenta con ella se crea. esta información debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas. a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos críticos que afectan al buen desempeño del área evaluada. las posibilidades y la situación particular del medio de cada elemento. anula la demanda. para realizar en forma breve y rápida el análisis de lo recolectado que facilite la finalización del diagnóstico en el menor tiempo posible. cuando el analista es experto en diagnósticos bastará la información objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los síntomas directos.RECOPILACION DE INFORMACION: La información que se recoge debe ser lo más exacta posible. pues indicará las características. sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el análisis del problema. ventas o servicios. para analizar sistemáticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como también en los operativos. la de registro debe controlarse para su análisis de calidad y cobertura o amplitud. En síntesis es vital tener a disposición una lista de posibles funciones a examinar. . si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata. implican desequilibrio orgánico y funcional y alientan a la expansión. recursos. etc.Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa.Determinar con datos reales la evolución de la empresa en un período más o menos largo. ANALISIS ORGANIZACIONAL O ADMINISTRATIVO: Esta fase del Diagnóstico Administrativo tiene como objetivo comparar la información registrada en la etapa de análisis y los aspectos técnicos establecidos. tomando en cuenta la información registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa. . El marco normativo gubernamental y el crecimiento de los mercados internacionales que limita el volumen de productos y/o servicios. para que con sus productos y/o servicios se adecúe a lo que el medio ambiente requiere. Lo anterior obliga a cualquier empresa a estudiar las organizaciones mediante la investigación administrativa como función permanente. debe verificarse y comprobar el costo de su obtención tomando en cuenta la utilidad que prestará al estudio. dependencia económica y tecnológica. Dentro de sus principales objetivos están: . un listado de problemas para iniciar un auto diagnóstico preliminar. su actualización es necesaria para obtener datos fidedignos. restricción o desaparición de las empresas.

sus actividades. Se realiza a través del análisis de los siguientes aspectos organizacionales: ANALISIS DE LA ESTRUCTURA: Comprende el estudio de cada una de los componentes que integran la estructura organizacional. visión y objetivos de la misma y de la empresa en general. etc.. funciones.Recursos existentes . así como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeño del trabajo. por lo tanto es importante verificar: .Organigrama estructural . La base para este tipo de análisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional.Relación existente entre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo con los o bjetivos del área y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma empírica.Descripción y perfiles de los puestos de trabajo ANALISIS DE LOS PROCESOS: Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del área objeto de estudio. La base para este tipo de análisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del área objeto de estudio. Los aspectos que se deben evaluar como mínimo son los siguientes: .Funciones principales del área objeto de estudio.Tramos de control .Grado de complejidad y especialización que se necesita para realizar cada una de las funciones.Duplicidad u omisión de funciones dentro del área en relación a los objetivos de la misma. . .Investigar al personal.Dependencia y relación con otras áreas ANALISIS DE LAS FUNCIONES: Comprende el estudio de las funciones asignadas al área objeto de estudio.Sub-procesos .Procesos principales .Tipo y líneas de autoridad . . . así como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organización en los cuales se ve involucrada. relaciones. . para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misión.Niveles jerárquicos .

sus necesidades. cada una de ellas puede producir conclusiones.Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el área. sus procedimientos de obtención y registro. si existe un sistema integrado de información o un simple sistema general.Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras áreas. OBTENCION DE CONCLUSIONES : Todas las etapas del diagnóstico administrativo están íntimamente ligadas. crecimiento del área y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue. Es necesario también el análisis de la información. ya sean de otras áreas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situación. su calidad y cantidad.Entre el personal en general del área objeto de estudio con las otras áreas. actividades y relaciones entre sus elementos.Entre los niveles jerárquicos que integran la estructura organizacional del área objeto de estudio. aún antes de finalizar la recolección de los datos. Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que también se deben analizar tanto la organización del área afectada como las técnicas de dirección empleadas para su funcionamiento. Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes: . Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se puede llegar a detectar a través de la aplicación del Diagnóstico Administrativo son los siguientes: . con todo esto se desarrollará el análisis funcional que no es más que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio. en qué manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos. para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solución final. .. que políticas y procedimientos emplea cuál es su estructura formal y que reglamentos la establecen. así como el uso adecuado del procesamiento electrónico de datos.Entre los procesos generales de la organización en los cuales dependencia del área en por lo menos una de sus actividades componentes. su fuente. comunicación y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organización en general y que se relacionan con el área objeto de estudio. ANALISIS DE RELACIONES: Comprende el estudio de la coordinación. . cuáles son los canales de comunicación y distribución utilizados. Por último se debe elaborar un listado de las cosas que están mal y producen fallas dentro de la organización. Para realizar un análisis más completo es importante revisar sobre la evolución y desarrollo que han sufrido a través del tiempo y comparación de esos datos con otros similares. .Procesos contingentes . seleccionar las posibles soluciones yestablecer o estructurar un plan de acción. y por simple observación al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la información obtenida. Es de mucha utilidad para realizar este análisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del área.

Falta de controles para la adecuada utilización de los recursos disponibles. .Falta de información oportuna para la adecuada toma de decisiones.Obsolescencia de procedimientos.Proceso lento y complejo para la toma de decisiones. .Crecimiento no programado.Dualidad de mando y abuso de autoridad . .Baja productividad como consecuencia de problemas técnicos.Improvisación en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos. .Incapacidad o falta de interés gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. metas y políticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organización. para no confundir autonomía con independencia.Inadecuada distribución del trabajo. . . visión y objetivos definidos claramente.Exceso de mandos medios o puestos innecesarios . .Falta de comunicación y coordinación entre el personal a todo nivel o entre las diferentes áreas o departamentos que integran la empresa (línea jerárquica). humanos y organizacionales . .Inexistencia de misión. . método y técnicas de trabajo.Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa.Inexistencia de estrategias. que no permite delimitar responsabilidades. .Falta de programas de inducción y capacitación para el personal que realiza las diferentes actividades.Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal .Inadecuada utilización de habilidades y destrezas del personal. cuando no se prevé y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organización estructural y funcional sea condicionada por factores externos e . . .Duplicidad de funciones . . . concentrándolas y congestionándolas en la alta dirección aún aquellas que son rutinarias.Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del área de estudio .Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan.Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.Cuellos de botella. . .Insuficiencia de calidad profesional y técnica en los diferentes puestos de trabajo.Excesivo tramo de control .Exceso de papelería y formularios en general.. . . .

En ellas desempeña el rol el ejecutivo. INTRODUCCIÓN Las funciones administrativas son realizadas por las personas que tienen el carácter de jefatura. . el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos. evaluando el tiempo necesario. La selección y relación de hechos Formulación y uso de supuestos sobre el futuro Formulación de actividades para alcanzar objetivos Naturaleza de la Planeación . Ejecución y el Control LA PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Planificar es fijar un curso de acción completo con una secuencia de operaciones involucrando el tiempo y los recursos necesarios para su realización.internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa. . desde al el más bajo nivel se supervisión hasta el rango más alto de gerencia. Estas funciones son Planeación.Falta de líderes o líderes inadecuados. sus costos de y para la operación y la metodología a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio.Especialización del trabajo en una sola persona o área (no substitutos) . para hacer frente a las oportunidades detectadas. obtener conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado.Cómo aprovechar las fortalezas de la organización. La propuesta y plan de acción en términos muy generales debe describir: . que objetivo se persigue. El listado de conclusiones se representa a través del FODA ADMINISTRATIVO. para contrarrestar a las amenazas detectadas. así como la interrelación entre los cuatro factores. tanto para llevar en orden la investigación.Cómo minimizar las debilidades de la organización. que áreas son afectadas en el estudio. PROPUESTA Y PLAN DE ACCION: Es la sincronización del detalle de las acciones a tomar. el análisis de la información y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organización o reorganización que determina cuales fases son necesarias para una investigación real. Organización. cuáles recursos son necesarios para el análisis.

Contribuye en forma positiva a lograr objetivos Es requisito para la organización.1 Planeación por Tanteo Se basa en la experiencia personal Depende de corazonadas e intuición Es sencilla y pronta Intenta una cosa y luego otra Planeación Imitativa Aprende por experiencia ajena Busca orientación en otras Compañías Asistiendo a conferencias y congresos Visitando otros negocios Estudiando publicaciones del comercio .3. ejecución y control Es una función de todo Ejecutivo Persigue la eficiencia de los planes Características de una buena Planeación y y y y y y y y y Se busca la información disponible y expectativas del entorno Involucra a los subordinados y asigna responsabilidades Incluye la identificación personal y organizacional Se relaciona con la certidumbre e incertidumbre El Intelectual por naturaleza Es continua y permea toda la empresa Consigue que sucedan las cosas Establece bases para el control Formas de hacer la Planeación 1.

3. (Internos). De lo anterior obtenemos información cualitativa y cuantitativa sobre: Demanda de nuestros serviciosš Gustos de nuestros usuariosš Costos ± Preciosš Cubrimientosš Competenciaš Clientesš . La planeación estratégica involucra la misión y visión Aspectos a involucrar en la planeación Investigación y recolección de la información Aspectos controlables: Como el servicio. legales. etc. ecológicos. mientras más largo es el período de tiempo más estratégica es la planeación. (Externos). competencia. La planeación táctica se refiere al empleo más efectivo de los recursos que han de aplicarse al logro de los objetivos. culturales. sociedad. tecnológicos.3 Planeación Científica Constituye un sistema lógico de recopilación e interpretación de hechos Los planes elaborados tienen bases probadas Aporta hechos e información verificada La planeación estratégica implica hechos fundamentales amplias perspectivas y periodos a largo plazo. Aspectos No controlables: Económicos. precios. publicidad. política.Se asesora de expertos en administración 1. los programas a largo plazo y la planeación de toda empresa es estratégica. demográficos.

aspectos técnicos. mercadeo. diagnostico y objetivos. Para ello determinamos: Fortalezas: Ventajas y puntos a favorš Debilidades: Desventajas y puntos en contraš Oportunidades: Nos permite mejorar y crecerš Amenazas: Nos afecta si no reaccionamosš Con el diagnóstico determinamos: Problemas generalesš Problemas de fondo š Problemas secundariosš Problemas superficialesš Nuevos negociosš Formas de crecerš Determinación de Objetivos Un objetivo es una propuesta a lograr que nos indique hacia dónde vamos Es necesario establecer objetivos generales y particulares (financieros.) Formular metas Nos permite medir cómo va la ejecución del plan y cómo vamos logrando los objetivos. Programación de actividades . Las metas son consecuentes con los problemas. etc.Diagnostico Para determinar cómo está la organización. etc. tendencias del mercado. En cuanto recursos físicos. administrativos. de servicios. financieros.

Ventajas Se trabaja sistemáticamenteš . el tiempo necesario y el lugar para los diferentes servicios a ofrecer utilizando cronogramas de actividad. capacitación. etc. análisis Recursos Financieros: Créditos.Seleccionadas las metas se identifican las actividades a realizar. el gerente está totalmente absorbido en las operaciones diarias y no tiene tiempo para una planificación formas. se elabora un plan a largo plazo. Se estiman las ventas totales del próximo año. Recursos Humanos: Si hay aumento o disminuciónš Recursos Físicos: Nuevas obras. el plan es una versión detallada del primer año del plan a largo plazo. utilidades.š HACIA UNA PLANEACION EFECTIVA Etapa no planeada Al establecer por primera vez el negocio. ampliaciones. clientes. Etapa de un sistema de presupuestación La gerencia eventualmente reconoce la necesidad de un sistema de presupuestación para mejorar el planeamiento del flujo de efectivo. Etapa de planeamiento estratégico Se hace con el propósito de mejorar su efectividad total. los gerentes están ocupados buscando fondos. Asignación de Recursos Definidas las acciones se asignan los recursos humanos y financieros necesarios para efectuar las acciones. dotacionesš Recursos Técnicos: Estudiosš. Etapa de planeamiento anual La gerencia desarrolla planes anuales en algunas áreas.

PROCESO DE LA PLANEACION ESTRATEGICA Creencias o conjuntos de valores de la empresaš Misión o propósito que define la naturaleza del negocioš Políticas básicas que sirven de guías a las acciones deš gestión Análisis de situación. que resume las tendencias en las áreasš claves de exteriores de la empresa Supuestos del entorno para estimar el desarrollo futuro en lasš áreas variables exteriores de la empresa Diagnóstico de problemas y debilidadesš Diagnóstico de fuerzas y oportunidadesš Planteamiento de objetivos continuados y de objetivosš específicos Definición de estrategias y programasš Resumen financiero como expresión cuantitativa de losš objetivos y programas Ejecución de la estrategiaš Estándares de rendimiento.Orienta a una mejor coordinación de los esfuerzos en las áreasš operacionales Dirige el desarrollo de los estándares de desempeño paraš Trabaja con objetivos y políticasšefectos de control Da como resultados una mejor preparación para sorpresivosš cambios. es decir medida especificas deš control de resultados Procesos de control sistemático para verificación delš cumplimiento de los programas .

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