Fase 3 - Realizar la Planeación y Organización en un caso empresarial

Actividad Colaborativa

Nombre del estudiante:

Nombre del docente:

Agustín Valle

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios ECACEN

Programa de Fundamentos de la Administración

 Introducción

En el desarrollo de esta actividad, se pudo comprender los conceptos e importancia de

la administración y los ambientes en que se desenvuelven las organizaciones, a través de

conocer sus orígenes y antecedes de la administración y como marco el desarrollo de la

economía global. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo

social ya que dentro de estos siempre tiene que existir una coordinación sistemática de

medios. La administración siempre se encuentra acompañada de ciencias de diferente índole

como: la economía, la contabilidad, la ingeniería entre otras, sin embargo, esta mantiene su

especificidad a pesar de su estrecha relación en los diferentes procesos.

Para la aplicación del estudio y análisis interno y externo de una organización

seleccione la empresa donde laboro FONDO Fondo de Empleados de Ecopetrol. Lo anterior,

me ayudo identificar las características generales de la empresa, factores que influyen en su

funcionamiento. Y por último que recomendaciones se aplicarían ante las debilidades y

amenazas identificadas en la empresa de estudio. Para lograr estos objetivos, es necesario

tener el conocimiento pertinente, sobre cómo se realiza un estudio, logrando la planificación y

ejecución de la concepción del producto o servicio.

 Objetivo General

Interpretar y aplicar los conceptos e importancia de la administración y los ambientes

en que se desenvuelven las organizaciones, a través de la situación problema presentada en el

estudio de caso

Objetivos Específicos

Seleccionar una empresa para objeto de estudio, con la que podamos obtener

información general, realizar un diagnóstico y análisis de los factores que la influyen.

Realizar un análisis y ver el futuro deseado de la empresa de estudio.

Crear la misión y visión de empresa según las preguntas de Drucker (1989).

 Desarrollo de la actividad individual:

1. Diagnóstico de la empresa

Usted ha sido asignado como gerente de la empresa (Escoger una empresa objeto de

estudio, de acuerdo con las indicaciones de su docente.), para ello, debe desarrollar los

siguientes puntos:

1.1 Análisis de la organización:

Elabórese un breve historial de la empresa seleccionada:

FONDO es un fondo de empleados y pensionados de Ecopetrol, fundado el 14 de abril

de 1982 vigilado por la Superintendencia de la Economía Solidaria.

Es una empresa financieramente sólida conformada en su mayoría por personal

directivo de Ecopetrol; les ofrece diferentes líneas de créditos con tasas de interés

competitivas y un trámite ágil, líneas de ahorro con alta rentabilidad, adicionalmente por ser

socio puede obtener grandes beneficios sociales y gozar de los convenios de descuentos.

Determine para la empresa seleccionada: Marque con una X según actividad

económica, tamaño y tipo de sociedad:

Tabla No. 1. Características de la empresa FONDO

Actividad Marca Tamaño Marca con Tipo de Empresa Marca con

económica con una una X X una X
X

Mineras Micro S.A.S

Agropecuaria
Pequeña LTDA
s X
Mediana UNIPERSONAL
Industriales
Comerciales Grande OTRA X
Servicios X

Fuente: Sena (2017)

 1.2 Factores claves del éxito (FCE) FONDO

Según Sánchez (2016), expresa que los factores claves del éxito, son las actividades

que la empresa tiene que efectuar bien, para alcanzar el éxito en el sector económico en el que

se encuentra la organización.

Tabla No. 2. Factores claves del éxito de FONDO

Factores claves del éxito Factores

Producción Líneas de Créditos y líneas de ahorro

Competitividad Con tasa de interés competitivas (bajo

interés)
Mercado Trabajadores de activos y pensionados de
Ecopetrol

Fuente: Elaboración propia, extraída de Sánchez (2016)

1.3 Diagnóstico Interno

Según David (2013), expresa en su libro Administración estratégica, que las fortalezas

y debilidades internas, son las actividades que una organización puede controlar y cuyo

desempeño es muy bueno o malo. Estas actividades, están relacionadas con la administración,

marketing, finanzas y contabilidad, producción y operaciones, investigación y desarrollo y

sistemas de administración de información de una empresa.

“Las organizaciones se esfuerzan por encontrar estrategias que capitalicen las

fortalezas internas y eliminen las debilidades internas”. (Fred David, 2013, p. 11).

Realice un análisis preliminar de las fortalezas y debilidades internas:

Tabla 3 Fortalezas de la Empresa que selecciono como estudio de caso

 Variables Fortalezas Calificar (1 a 5)
Cuenta con varias sedes de
trabajo (Bucaramanga,
Bogotá, Neiva,
Comercial Corregimiento el Centrol y 5
Barrancabermeja) y un área
comercial (promotor de
servicios en cada sede)
Personal competente (El
personal contratado cuenta
Talento humano 5
con amplia experiencia y
formación requerida)
Líneas de créditos y ahorros
Servicio de alta rentabilidad 5

Gobierno corporativo -
Prácticas administrativas -
trasparencia - Buena
reputación del Fondo, dado
Administrativo 5
que no han presentado
intervenciones o
investigaciones por la
Supersolidaria
Solidez financiera, se planea
un flujo de caja anual y
Financiera 5
seguimiento mensual de los
recursos

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las fortalezas:

Es un fondo que cuenta con un alto impacto en cada una de las variables identificadas

y debe seguir manteniéndola así.

Tabla 4 Debilidades de la empresa que selecciono como estudio de caso

Variables Debilidades Calificar (1 a 5)

Que los beneficios sociales
Comercial no cubran toda la base de 3
asociados.
En algunas funcionarias no
Talento humano se evidencia el sentido de 1
pertenencia con el Fondo.
la inflexibilidad de las
garantías (hipotecas,
Servicio 1
codeudores, etc).
 Falta de ayudas tecnológicas
para la gestión documental y
Gestión documental 4
estandarización del manejo
de los registros.
Fuente: elaboración propia.

Análisis de las debilidades:

Se encontró un alto impacto en implementación de la gestión documental para el

manejo de registro y también la empresa no está llegando a toda la base se asociados con los

beneficios social requiere.

El personal tiene poco sentido de pertenencia con el fondo.

1.4 Diagnóstico externo

Según David (2013), dice que las oportunidades y amenazas externas, se refieren a las

tendencias y acontecimientos económicos, sociales, culturales, demográficos, ambientales,

políticos, legales, gubernamentales, tecnológicos y competitivos que podrían beneficiar o

perjudicar de modo significativo a una organización en el futuro.

Las oportunidades y amenazas siempre están fuera del control de una sola empresa, es

ahí, el uso de la palabra externas. (Fred David, 2013, p. 26).

Realice las oportunidades y amenazas que enfrenta la empresa en su ambiente:

Tabla 5 Oportunidades de la empresa como estudio de caso FONDO

Variables Oportunidades Calificar (1 a 5)

Reducción de los impuestos,
o subsidios para el
Político 5
empleador en crisis de la
pandemia.
Expansión a otros mercados
Económico al nivel regional y nacional. 5

Generador de empleo.
Social 5
Reconocimiento en el
mercado (principalmente
Comercial 5
donde ya se brindan
servicios)
Fuente: elaboración propia.
 Análisis de las Oportunidades:

Se pudo identificar que el impacto de las oportunidades en el fondo es alto en cada

una de las variables que las rodea.

Tabla 6 Amenazas de la empresa como estudio de caso FONDO

Variables Amenazas Calificar (1 a 5)

El estado ha estado
generando nuevas exigencias
Político 2
legales aplicables a la
organización.
Afectación de la rentabilidad
Económico de la Fondo para superar 3
post pandemia
Bloqueos en las vías, temas
de orden público.
Social Desvinculación laboral de 4
los asociados por parte de
Ecopetrol
Entidades del sector
financiero y solidario que
Comercial brinden los mismos servicios 3

Fuente: elaboración propia.

Análisis de las amenazas:

Se puede concluir que las amenazas están en un impacto medio.

1.5 Diagnóstico Interno

Tabla 7 Diagnóstico interno de la FONDO

Fortalezas (F) Debilidades (D)

Variables Justificación Variables Justificación
Cuenta con varias sedes Comercial Que los beneficios
de trabajo sociales no cubran a
(Bucaramanga, Bogotá, toda la base de
Neiva, Corregimiento el asociados.
Comercial Centrol y
Barrancabermeja) y un
área comercial
(promotor de servicios
en cada sede)
Personal competente (El Talento Humano En algunas
Talento
personal contratado funcionarias no se
Humano cuenta con amplia evidencia el sentido
 experiencia y formación de pertenencia con el
requerida) Fondo.
Líneas de créditos tasa d Servicios la inflexibilidad de
intereses competitivas y las garantías
Servicios
ahorros de alta (hipotecas,
rentabilidad codeudores, etc).
Gobierno corporativo - Falta de ayudas
Prácticas administrativas tecnológicas para la
- trasparencia - Buena gestión documental y
reputación del Fondo, estandarización del
Administrativ
dado que no han Gestión documental manejo de los
o
presentado registros.
intervenciones o
investigaciones por la
Supersolidaria
Solidez financiera, se
planea un flujo de caja
Financiera
anual y seguimiento
mensual de los recursos
Fuente: elaboración propia.

Fortalecer la designación del plan beneficios sociales para que sean equitativos.

Motivar al talento humano del fondo con un plan de incentivos que esté vinculado a la

evaluación de desempeño.

Invertir en TIC para la gestión documental.

Diagnóstico Externo
Tabla 8 Diagnóstico Externo de la empresa que selecciono como estudio de caso

FONDO
Oportunidades (0) Amenazas (A)
Variables Justificación Variables Justificación
Político Reducción de los impuestos, Político El estado ha estado
o subsidios para el generando nuevas exigencias
empleador en crisis de la legales aplicables a la
pandemia. organización.
Económico Expansión a otros mercados Económico Afectación de la rentabilidad
al nivel regional y nacional. de la Fondo para superar
post pandemia
Social Generador de empleo. Social Bloqueos en las vías, temas
de orden público.
Desvinculación laboral de
los asociados por parte de
Ecopetrol
Reconocimiento en el Entidades del sector
mercado (principalmente financiero y solidario que
Comercial donde ya se brindan Comercial brinden los mismos servicios
servicios)
 Fuente: elaboración propia.

Hay que fortalecer el plan comercial y el plan de beneficios sociales con: con

campañas de crédito y ahorro en cada mes, y hacer visita de campo (promotoría de servicios)

para vincular más trabajadores Ecopetrol.

Tener tasas de interés más bajas ante la competencia y promocionar estos servicios.

2. Planeación:
2.1 . De acuerdo con el análisis que realizó en las Debilidades, Fortaleza,

Oportunidades y Amenazas, realice la situación actual y el futuro deseado para la

empresa como estudio de caso:

FONDO, es un fondo de empleados que se encuentra consolidada en el sector

solidario. Y según el análisis interno y externo (DOFA), las variables que se identificaron nos

dio una perspectiva clara del fondo y es que tiene una buena planeación y desarrollo de sus

procesos y busca la manera de mitigar las amenazas y debilidades que influyen en sus

actividades. Cuenta con una alta dirección comprometida a gestionar los recursos para cada

uno de sus procesos. Sus funcionarias están altamente capacitadas. Es una empresa

financieramente sólida además su nicho de mercado es de empleados directivos de Ecopetrol

una de las empresas más importantes de Colombia de la industria petrolera.

FONDO cuenta con un área comercial comprometida que tiene un plan para realizar

en todo el año con el fin de alcanzar las captaciones y/o colocaciones mes a mes según las

metas propuesta por la administración.

A futuro esta empresa podría alcanzar a tener otros puntos de atención al nivel

nacional ya que cuenta con solo 6 oficinas (Barrancabermeja, Bucaramanga, Neiva, Bogotá,

el centro (BCA) y Villavicencio) y su base de asociados podría incrementar un 100%. Sin

dejar a un lado en seguir prestando un servicio de calidad para que sus asociados puedan tener

una mejor proyección familiar y/o empresarial así llegar a ser una de las empresas más

importantes en el sector solidario.

2.2 Aplicar la función de la planeación, para la empresa seleccionada:
Investíguese si esta empresa seleccionada posee una misión y visión formal. Si ya

posee una misión y visión establecida, evalúela y redefínala de acuerdo con los niveles

competitivos de hoy. Si la compañía carece de una exposición de la misión y visión,

elabórelas.

Tabla 9 Misión y Visión FONDO

Mi Visión:
Misión:
•
•
Somos P de empleados,
un fondo n para Para el 2025, ser líderes en el sector
comprometidos con gestionar, solidario por nuestra calidad en el
acompañar y ofrecer las mejores servicio, destacándonos como la
alternativas de ahorro y crédito, con mejor alternativa de ahorro, crédito
atención personalizada, para y proyección familiar,
contribuir al mejoramiento continuo comprometidos con la
y de calidad de vida de nuestros responsabilidad social de nuestro
asociados, su familia y la entorno, con talento humano
comunidad. competente y a la vanguardia de los
cambios tecnológicos.

Tabla 10 Elaborar los objetivos a corto, mediano y largo plazo

Corto plazo (1 a 3 meses) Mediano plazo (3 meses a Largo plazo (1 a 5 años)

Incrementar la base de
asociados.
Realizar campañas de
promoción de los servicios
(créditos y ahorro)
Ejecutar el plan comercial
Cumplir con el plan de
beneficio social
1 año)
Ejecutar el programa anual de Posicionar la empresa como
capacitación líder en el sector solidario.
Cumplir con el plan anual de
gestión comercial.
Ejecutar el plan anual
estratégico empresarial.
Cumplir con el programa de
mantenimiento.

Fuente: elaboración propia

Tabla 11. Determinar los valores corporativos

Vocación de servicio: somos amables, oportunos y eficaces en la prestación del

servicio.
Transparencia en la gestión: actuamos de manera clara y consiente.
Integridad y seguridad: actuamos dentro de los más rigurosos principios éticos y
legales.
Calidad profesional: valoramos y fomentamos los aportes de nuestras
colaboradoras para el logro de nuestros objetivos
Confianza: generamos credibilidad y manejamos responsablemente la
información.
Compromiso social con el entorno: damos ayudas a la comunidad.
Fuente: elaboración propia

Tabla 12 Realizar las políticas

Política de Política de pago a Política de Políticas de

satisfacción del los proveedores
cliente
Nuestros asociados el pago de
son el motivo de proveedores esta a
nuestro esfuerzo. cargo de la auxiliar
contable y tesorería
y debe ser aprobados
por gerencia.
Nuestro compromiso La directora
es prestar un servicio financiera controlara
eficaz el pago de proveedor
según lo
presupuestado.
horarios formación al cliente
interno
Los horarios de Protección de Datos,
atención al público se informa al usuario
son de 8:00 am que los datos
a12:00 md y 2:00pm consignados en el
a 6:00 pm presente formulario
serán incorporados
en una base de datos
responsabilidad de
FONDO
Horarios de ingreso Ofrecemos a
de las para las nuestros afiliados
funcionarias de 7:30 líneas de crédito,
am a 12:00 md y líneas de ahorro,
2:00 pm a 6:00 pm. beneficios y
convenios.

Tabla 13 Presupuesto (se aplica solo para la sede principal Barrancabermeja)

Recursos Gerencia Área Administrativ Área Área Área

a Financiera Comercial Operativa
Humanos 1-Gerente 1-coordinadora de 1-directora 1-Lider 1-auxiliar
riesgo y SGI contable y comercial administrativa
1-gestor de financiera 1-promotora 1-Analista de
cobranza 1-aux. de servicios créditos
contable y 1-apoyo
tesorería logístico
1-aux.
servicios
generales
Técnicos Computador- 1-computadoras 2- 2-celulares 4-celulares
portátil 1-portatil computadoras 2-telefonos 4-telefonos
impresora 1-impresora laser 1-impresora 2-portatil 3-portatil
 celular 1-impresora de laser 1-impresora 1-impresora
teléfono puntos 1-impresora 1-escaner 1-escaner
1-Escáner de puntos 1-corta papel
2-celulares 1-Escáner
2-telefono 2-celulares
2-calculadoras 2-telefono
2-
calculadoras
Material Agenda Agenda Agenda Agenda Agenda
Lapiceros Lapiceros Lapiceros Lapiceros Lapiceros
Resaltador Resaltador Resaltador Planilleros Resaltador
Marcador Marcador Marcador Morral Marcador
Clic Clic Clic Resaltador Clic
Grapadora Grapadora Grapadora Marcador Grapadora
Papel resma perforadora perforadora Clic perforadora
Papel resma Papel resma Grapadora Papel resma
Sobres Sobres perforadora Sobres)
Papel resma
Sobres
Financier Salario Servicios en toda el Servicios de Servicios de Servicios de
o $ área toda el área toda el área toda el área
5.000.000/mens $ 600.000/mensual $ 600.000xmes $ 750.000xmes $ 500.000xmes
ual Salarios por cargo: Salario por Salario por Salario por
Servicios Gestora de cargo: cargo: cargo:
$ cobranza Directora Líder Aux.
400.000/mensua $ 1.800.000xmes financiera comercial administrativo
l Coord. Riesgos y $ $ $
SGI. 4.000.000xmes 2.800.000xmes 1.200.000xmes
$ 2.600.000xmes Aux. contable Promotora de Analista de
y tesorería servicios créditos
$ $ $
1.300.000xmes 1.250.000xmes 2.200.000xmes
Apoyo
logístico
$ 1.110.000x
mes
Aux. servicios
generales
$
1.110.000xmes

Conclusión

En conclusión, esta tarea me ayudo a realizar el estudio de una empresa, identificar los

factores de éxito, y lo importante que es analizar el impacto que tiene las debilidades,

amenazas, fortalezas y oportunidades que rodea una organización. Lo que nos ayudara a dar

un buen funcionamiento de la administración de una empresa. La evolución de las

organizaciones ha impulsado el surgimiento de un nuevo tipo profesional no se basa en la

propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploración.

 Referencias bibliográficas

FONDO, Fondo de empleados de Ecopetrol Sitiovirtualhttps://FONDO.co/nosotros

Blandez, R. M. D. G. (2014). Proceso administrativo. Introducción a la

Administración (pp. 4-15). Enfoque de los negocios (pp. 16-25). Los ambientes de las

organizaciones (pp. 25-36). Ciudad de México: Editorial Digital UNID.https://elibro-

net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/41174