MEMORANDO TÉCNICO

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
PRÁCTICA EMPRESARIAL - INFORME NÚMERO 03
 TABLA DE CONTENIDO

DESCRIPCIÓN PÁGINA

ELABORACIÓN DE NÓMINA................................................................................................. 1
SUBIR NOVEDADES DE NÓMINA.........................................................................................6
ENVÍO DE NÓMINA ELECTRÓNICA..................................................................................... 9
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE SEGURIDAD SOCIAL............................................14
ELABORACION DE LIQUIDACION DE CONTRATO...........................................................17
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE COSTOS DE VENTAS..................................... 24
ELABORACIÓN DE RECIBOS DE CAJA............................................................................ 26
ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DEPRECIACIÓN.................................................... 27
ELABORACIÓN DE PLANILLA DE SEGURIDAD SOCIAL EN ASOPAGOS..................... 29
 ELABORACIÓN DE NÓMINA

Para la elaboración de nómina es necesario ingresar por el menú principal del software
contable, en la parte izquierda en el menú azul, donde aparece “nómina” como se observa
en la siguiente imagen:

Luego de esto el software contable lo llevará al menú inicial de nómina donde le mostrará la
información de todas las nóminas que han sido creadas en él, para crear una nueva nómina
debe dar clic en el botón “crear nómina” el cual aparece en la parte superior derecha de la
pantalla;

El siguiente paso es asignar un nombre a la nómina que se desea crear, así mismo
seleccionar el tipo de liquidación (si es mensual, primera o segunda quincena) el mes y el
año sobre el cual se desea crear la nómina y seleccionar a todos los empleados que se les

va a liquidar la nómina y dar clic en :

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El software tomará los días que el trabajador ha laborado de manera automática, esto
dependerá de la fecha de ingreso de cada trabajador, los días y el salario no pueden ser
modificados puesto que estos datos los toma el software de los datos que se ingresaron al
momento de crear al empleado.

Se puede dar clic en “ver detalle” que aparece al lado del nombre de cada empleado y
editar valores de auxilio de transporte, salud o pensión si estos se encuentran errados.

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Después de revisado cada empleado y verificar que se encuentre correcta la liquidación de

la nómina debe dar clic en que aparece en la parte superior derecha

de la pantalla, donde el software le mostrará la siguiente pantalla;

Puede descargar en Excel los reportes que aparecen en pantalla, los cuales son los
cálculos realizados del sistema de provisiones, seguridad social y el detallado de la nómina.
Para continuar con la creación de la nómina debe seleccionar la opción

que aparece en la parte superior derecha de la pantalla.

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Al seleccionar esa opción el software le mostrará la pantalla que arriba se muestra, debe
hacer clic en “continuar” y luego el software le mostrará el estado de la nómina;

donde debe esperar a que el sistema termine de crear los

documentos contables de la nómina y los empleados seleccionados.

Cuando el sistema termine de crear los documentos le mostrará los comprobantes creados,
los cuales podrá visualizar uno a uno e imprimir si lo desea.

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El comprobante de “nómina seguridad social” se crea automáticamente, pero este se refiere
a las provisiones que se hacen mes a mes para las prestaciones sociales;

Luego de creado los comprobantes de nómina, se debe dar clic en

donde se debe seleccionar la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero para el pago de la
nómina y la fecha en la cual se hará el pago.

Luego de eso se debe dar clic en contabilizar pago y cuando el pago quede contabilizado se
visualizará el comprobante así:

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Para visualizar el comprobante se debe dar clic en donde aparece el nombre de la cuenta
bancaria subrayado en letras azules, luego aparecerá el comprobante de pago el cual
puede visualizar o abrir para revisar si lo desea.

SUBIR NOVEDADES DE NÓMINA

Las novedades de nómina se realizan en el momento que se está creando la nómina, estas
se deben cargar como un archivo plano (Excel) en el software contable, para poder subir las
novedades al sistema se debe desplegar el menú de “subir novedades a través de excel
que aparece en la parte superior derecha, tal como se muestra en la siguiente imagen:

6
Luego, se debe dar clic en “descargar formato de Excel”

El sistema descargará automáticamente el archivo de Excel en su carpeta de descargas del

computador, el cual aparecerá con el nombre “subir novedades desde Excel”

Debe abrir el archivo de Excel, el cual le mostrará las cédulas y números de contrato de los
empleados activos en la empresa;

Deberá llenar los campos según las novedades que se hayan presentado en el periodo de
nómina que está causando, debe tener en cuenta los conceptos creados en el sistema y si
estos son deducción o ingreso, el valor de la novedad o los días de la novedad según sea el

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caso, el documento de Excel deberá quedar como se muestra a continuación, debe
asegurarse que los cambios introducidos en el libro de Excel se hayan guardado
correctamente:

Luego de haber guardado el libro de Excel, debe ir nuevamente al software contable y dar
clic en “subir formato de Excel”

El sistema lo llevará al archivo de descargas donde debe seleccionar el archivo de Excel

creado previamente con las novedades de la nómina;

Luego de haber seleccionado el archivo, el sistema cargará la información de las novedades

que le correspondan a cada empleado:

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Cuando hayan cargado las novedades deberá verificar que las novedades ingresadas estén
correctas, esto se hace dando clic en “ver detalle” que aparece al lado de cada nombre de
los empleados a los cuales se les está liquidando la nómina;

Al finalizar este proceso puede seguir con la contabilización de la nómina y efectuar su

pago.

ENVÍO DE NÓMINA ELECTRÓNICA

Este proceso se realiza una vez al mes, se hace a principio de cada mes para enviar a la
Dirección de impuestos y aduanas Nacionales la información de la nómina efectivamente
pagada a cada empleado por el mes que acaba de pasar, es decir, la información que se va
a enviar a la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales es la que se generó en el mes
inmediatamente anterior. Para realizar este envío se debe ingresar por el módulo de nómina
como se observa a continuación;

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Luego de esto deberá ingresar a la pestaña “documentos electrónicos” como aparece en la
siguiente imagen;

En la opción “periodo de nómina” deberá escoger el mes sobre el cual desea generar la
nómina electrónica como se observa a continuación:

Luego de haber escogido el mes, debe dar clic en que aparece

en la parte derecha de la pantalla, el software contable le mostrará en una ventana
emergente el mes y el año sobre el cual se generarán los documentos, si la información es
correcta, deberá hacer clic en “Generar documentos”

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El software quedará creando los documentos para enviar a la Dirección de impuestos y
aduanas Nacionales:

Cuando el software haya finalizado el proceso le mostrará los documentos generados por
empleado, y el estado será “sin enviar” porque aún no se ha enviado electrónicamente a la
Dirección de impuestos y aduanas Nacionales, como se muestra en la siguiente imagen:

Para enviar electrónicamente los documentos generados a la Dirección de impuestos y

aduanas Nacionales deberá dar clic en que aparece en la parte superior

izquierda, luego de haber dado clic en enviar, el sistema enviará automáticamente los
documentos electrónicos a la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales y los cuales
quedarán en estado “procesando” hasta que se genere el CUDS de cada documento y sean

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aceptados por la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales como se observa a
continuación:

Cuando la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales haya aceptado los documentos

generados, su estado cambiará a “aprobado” como se muestra a continuación:

Los documentos en estado “aprobado” ya son documentos electrónicos oficiales con CUDS
generado directamente por la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales y son válidos
como soporte de nómina, por lo tanto el siguiente paso es enviar estos documentos a cada
empleado a través del correo electrónico proporcionado al momento de ingresar a laborar
con la empresa. Para hacer el envío de los documentos electrónicos a los empleados se
debe ir a la pestaña “envíos por correo” como se observa en la siguiente imagen;

Al ingresar, deberá filtrar los documentos por la fecha en que fueron creados y enviados a la
Dirección de impuestos y aduanas Nacionales para que solo aparezcan en la lista de
documentos a enviar los que se generaron anteriormente;

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Luego de haber filtrado los documentos el software le mostrará todos los documentos que
han sido generados en el mes y enviados a la Dirección de impuestos y aduanas
Nacionales pero que no se han enviado a los correos electrónicos de los empleados;

Para enviar los documentos electrónicos a los empleados deberá hacer clic en el botón

que aparece en la parte superior de los documentos,

al hacer clic, el software enviará automáticamente los comprobantes de pago/nómina
electrónica a los correos electrónicos proporcionados por los empleados, y el estado del
envío al empleado será “enviado”:

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 ELABORACIÓN DE COMPROBANTE SEGURIDAD SOCIAL

Para elaborar este comprobante, debe ingresar por el módulo de nómina e ir a la pestaña
“más opciones” tal como aparece en la siguiente imagen.

Luego de esto, en la opción “planilla pago seguridad social” debe dar clic en

El software lo llevará a la pantalla inicial de la elaboración del comprobante de seguridad

social, donde le mostrará los comprobantes creados de meses anteriores, debe dar clic en
“nueva liquidación” para proceder a crear el documento, tal como se observa a
continuación:

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Siigo le preguntará el año y el mes en el que usted desea sean tomados los valores para
crear el documento, este comprobante se realiza solamente una vez al mes en la última
quincena del mes (30 de cada mes o como corresponda según el calendario). Usted deberá
indicar el año y mes como se muestra a continuación y posteriormente debe hacer clic en
“continuar”

El software quedará cargando la información, como se observa a continuación:

Luego de esto, le aparecerá en pantalla el comprobante contabilizado de la seguridad social

y los cálculos que el software realizó para el pago de seguridad social

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Para visualizar el comprobante de seguridad social deberá hacer clic en “ver detalle” que
aparece en la sección “comprobantes”

Al dar clic en “ver detalle” el software le mostrará el comprobante contabilizado, deberá

hacer clic en el consecutivo del comprobante para visualizarlo;

Al hacer clic, el software le mostrará el comprobante de seguridad social, el cual podrá

imprimir para posteriormente anexar a la nómina de la segunda quincena.

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 ELABORACION DE LIQUIDACION DE CONTRATO

Las liquidaciones de contrato se realizan para los empleados que ya no van a laborar con la
empresa, para esto se debe ir al módulo de nómina que aparece en el lado izquierdo del
menú principal del software contable;

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Luego de esto, en la pestaña “más procesos” deberá hacer clic y seleccionar en la opción
“otros procesos” la sección “liquidación de contrato” como se observa a continuación:

El software contable lo llevará a la ventana principal de liquidaciones de contrato donde

podrá visualizar todas las liquidaciones creadas con anterioridad y su información detallada,

para crear una nueva liquidación deberá hacer clic en que aparece
en la parte superior derecha de la pantalla:

A continuación el software le solicitará información básica para poder crear la liquidación,

como lo es el nombre de la liquidación; la fecha de la liquidación; que será igual a la fecha
del retiro del trabajador, y por último deberá escoger el(los) trabajador(es) que se le va a
liquidar las prestaciones sociales.

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Luego de haber llenado la información solicitada por el software contable, (la cual deberá
quedar como se observa en la imagen siguiente), deberá seleccionar al empleado haciendo

clic para marcar el recuadro que aparece en la parte derecha del nombre del
empleado;

En la sección que aparece en la parte final del nombre del empleado deberá seleccionar la
fecha fin del contrato, la cual corresponderá a la fecha de retiro del trabajador, y deberá
seleccionar el motivo del retiro, el cual dependerá de cada situación que se presente al
interior de la compañía;

Para calcular los valores la liquidación deberá hacer clic en que

aparece en la parte inferior derecha de la pantalla. El software quedará cargando la
información para posteriormente verificar los cálculos realizados;

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Al terminar de crear la liquidación, el software le mostrará el empleado al cual se le hicieron
los cálculos de la liquidación y el valor a pagar de la misma,

Para visualizar los cálculos realizados por el software contable y verificar que los valores
calculados sean correctos, deberá hacer clic en “ver detalle”, donde se desplegarán todas
las prestaciones calculadas y el valor de cada una de ellas, si observa que algún valor no es
correcto, podrá editarlo haciendo clic en “editar” que aparece al final de cada fila de las
prestaciones calculadas;

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Al finalizar la revisión y verificados los cálculos que realizó el sistema, deberá hacer clic en

que aparece en la parte inferior derecha de la pantalla.

El sistema lo llevará a la siguiente pantalla, donde le mostrará los cálculos realizados,

deberá hacer clic en como se observa a continuación;

El software le mostrará el siguiente recuadro, para continuar con la liquidación deberá hacer
clic en “entendido”

Luego de esto, el sistema mostrará en la pantalla el siguiente recuadro, que indica que se
están creando los soportes y documentos contables de la liquidación del contrato del
trabajador;

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Al visualizar la pantalla del sistema, este le mostrará el estado de creación de los
comprobantes;

Cuando el software haya terminado de contabilizar y crear los comprobantes contables, le

mostrará como se observa a continuación los comprobantes creados en la liquidación:

Para visualizar los comprobantes creados e imprimirlos si lo desea, deberá hacer clic en
“ver comprobante” como se observa en la siguiente imagen:

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Para contabilizar el pago de la liquidación del empleado; deberá hacer clic en

donde el software lo llevará a la pantalla de creación del

documento contable de pago de la liquidación. Deberá seleccionar en “forma de pago” la
cuenta bancaria de donde la empresa realizará el pago de la liquidación, la fecha del pago
de la liquidación y el empleado al cual se le pagará como se observa en la imagen que
aparece a continuación;

Para continuar, deberá hacer clic en que aparece en la parte

inferior de la pantalla, para visualizar los desprendibles de pago, deberá hacer clic en

y el software le preguntará si desea imprimir el desprendible del

empleado, donde deberá hacer clic en el recuadro que aparece al lado del nombre del
mismo;

El software le mostrará el desprendible de liquidación, el cual podrá enviarlo vía correo

electrónico al trabajador o imprimirlo para que lo firme y posteriormente guardarlo en el
archivo de la empresa:

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 ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DE COSTOS DE VENTAS

Este comprobante se realiza para contabilizar los costos que ha tenido la empresa por las
ventas de los inmuebles, se debe siempre utilizar la cuenta 61 de costos (débito) y la cuenta
14 de inventarios (crédito), para poder crearlo se debe ingresar por el menú principal del

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software contable, ir a la opción “crear”, luego en la sección “otros” seleccionar
“comprobante contable”

El sistema lo llevará a la opción de creación de comprobantes, donde deberá seleccionar en

“tipo de comprobante” el cc-2-Costos de ventas, tal como se observa a continuación;

Luego de esto se deben seleccionar las cuentas correspondientes para el comprobante (61
costos/14 inventarios) y realizar el asiento contable, siempre la cuenta de inventarios se
debe acreditar y la cuenta de costos de ventas debe debitarse, el valor de este asiento será
el que surja de las ventas del mes Vs el porcentaje de costo que haya establecido la
gerencia:

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Para finalizar deberá dar clic en “guardar” y el software le mostrará la visualización del
comprobante, donde podrá imprimirlo si lo desea.

ELABORACIÓN DE RECIBOS DE CAJA

Los recibos de caja se hacen por ingresos que obtiene la empresa por venta de los
inmuebles, estos se realizan ingresando al menú inicial de la empresa, debe ir a la opción
“crear” que aparece en la parte superior derecha de la pantalla, luego en la sección proceso
de ventas debe dar clic en “Recibo de caja”

El sistema lo llevará a la pantalla inicial de creación de recibos de caja donde deberá

escoger el recibo de caja de acuerdo al proyecto al que se le va a aplicar el pago.

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Luego de esto debe llenar los campos que el sistema le solicita, el nombre del cliente que
realizó el pago, la fecha en que se realizó el pago y el valor del pago que el cliente realizó.

Luego de haber llenado los pagos, debe dar clic en “guardar” para que el comprobante
quede contabilizado.

Cuando el sistema haya guardado el comprobante, le mostrará la visualización del

comprobante, la cual puede imprimir o verificar que los datos ingresados estén correctos.

ELABORACIÓN DE COMPROBANTE DEPRECIACIÓN

Para elaborar este comprobante se debe ingresar desde el menú inicial e ir a la opción
“crear”, luego en la sección “otros” seleccionar comprobante contable:

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El sistema lo llevará a la creación de comprobantes donde deberá elegir “ajustes contables”
y la fecha en la cual desea que quede contabilizado el comprobante

Luego deberá seleccionar las cuentas contables asignadas para la depreciación de los
activos con sus respectivos valores de acuerdo a las políticas contables de la empresa.

Luego de haber llenado los datos se debe dar clic en “guardar”, cuando el comprobante
quede contabilizado el sistema le mostrará la visualización del comprobante:

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 ELABORACIÓN DE PLANILLA DE SEGURIDAD SOCIAL EN
ASOPAGOS

Para elaborar la planilla de seguridad social en asopagos, deberá ingresar al navegador de

internet y buscar “asopagos”, luego de esto, deberá ingresar con el usuario y contraseña
previamente registrado que tiene la empresa para tal fin, al ingresar, deberá ingresar en la
pestaña principal a la opción “pagos electrónicos - Internet” y seleccionar

como se muestra en la siguiente imagen:

Para continuar con la generación de la planilla, deberá hacer clic en el recuadro “generación
automática” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla;

29
Le aparecerá una ventana emergente, donde deberá seleccionar la opción “activos” la cual
se refiere a que la planilla se generará para los empleados que se encuentran activos con la
empresa,

Como siguiente paso, deberá ingresar el año y el mes sobre el cual desea generar la
planilla de seguridad social, este deberá corresponder al mes inmediatamente anterior,
puesto que la seguridad social se paga mes vencido.

30
Luego de esto, deberá hacer clic en para continuar con los cálculos de
la planilla de seguridad social, los cuales los realiza asopagos automáticamente de acuerdo
a los datos de los empleados y las novedades que hayan presentado a lo largo del mes al
cual se le está generando la planilla de seguridad social:

Para continuar con la generación de la planilla, deberá ingresar el número de horas

laboradas en el mes de cada empleado; si todos los empleados tienen el mismo número de

horas laboradas al mes podrá hacer clic en que aparece al lado del
recuadro donde ingresó el número de horas, haga clic en “enviar” para seguir a la siguiente
pantalla:

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Asopagos le mostrará los cálculos que ha realizado para generación de la planilla;

Para continuar, deberá hacer clic en “calcular totales” que aparece al final del informe de los
cálculos realizados;

32
Luego de calculados los totales, asopagos le mostrará un informe resumido de los cálculos
que ha realizado,

Deberá seleccionar “guardar totales” que aparece al final del informe;

Y finalmente habrá terminado de crear la planilla de seguridad social de la empresa y todos

los trabajadores, para visualizar la planilla, podrá hacer clic en “detalle de planilla que
aparece en la pantalla como se observa a continuación:

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Asopagos abrirá una nueva pestaña en el navegador, donde le mostrará la planilla creada,
con el detalle por cada empleado, el total a pagar para cada fondo de salud, pensión, ARL y
caja de compensación familiar, así como el total de la planilla, deberá imprimirla para
verificar que los cálculos hayan sido correctos y luego se procederá al pago.

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