UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

RECTORADO
DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES DE POSTGRADO
MAESTRÍA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (ELECTIVA II)

TAREA
3.

PROFESOR:
MSC. ROSI OCHOA.
MAESTRANTES:
Lcda. Monrroy Luz
C.I.:26.573.513
Lcdo. Falcón Kenny
C.I.: 21.283.033
Lcda. Ramírez Nelsy
C.I.:21.119.645

CARACAS, OCTUBRE 2023

 INTRODUCCION

En Venezuela y el mundo entero actualmente se ha observado gran

innovación y avances tecnológicos en cuanto a recopilación y almacenamiento de
información se refiere, la cual permite mantener mayor control de la misma y da
tanto rapidez como facilidad al momento de necesitarla.

En la Coordinación de Contrataciones Públicas de la Oficina de

Administración y Finanzas de la Misión a Toda Vida Venezuela, se observó que no
se lleva un buen control en la Codificación de los Expedientes Administrativos, por
errores en fechas de inicio y duplicidad de solicitudes, lo cual no permite un orden
cronológico para el momento de la elaboración de los condicionados, por no
respetarse dicha codificación afecta la programación y ejecución de los concursos
de acuerdo a su modalidad.

Una vez analizado el procedimiento utilizado por los especialistas dentro de

la Coordinación, se evidenció que existen tanto factores internos como externos
que traen consigo irregularidades tales como: imposibilidad de ubicar de manera
precisa y rápida un expediente al momento de necesitarlo, duplicidad de un mismo
código en diferentes expedientes, extravió de documentos entregados por el
proveedor en otras coordinaciones, extravió de las evaluaciones de desempeño
del contratista, falta de facturas originales y retenciones, retardos o duplicidad en
los pagos a proveedores e incumplimiento en la entrega de los documentos
solicitados en el pliego de licitación.

Es por todo lo antes expuesto que decidimos proponer a la Coordinación de

Contrataciones Públicas la creación de un sistema administrativo con el fin de
organizar los procesos y facilitar los procedimientos que conlleva y controla la
comisión de contracciones para los Procesos Licitatorios.
 COORDINACIÓN DE CONTRATACIONES PÚBLICAS EN LA FUNDACIÓN GRAN
MISIÓN CUADRANTE DE PAZ, ADSCRITO AL M.P.P.R.I.J.P.

La Ley de Contrataciones Públicas es un instrumento jurídico de la República

Bolivariana de Venezuela, que tiene por objeto regular la actividad del estado para
la adquisición de bienes, prestaciones de servicios y ejecución de obras, con la
finalidad de preservar el patrimonio público, fortalecer la soberanía, desarrollar la
capacidad productiva y asegurar la transparencia de las actuaciones de los
contratantes sujetos al presente decreto con rango, valor y fuerza de ley,
coadyuvando al crecimiento sostenido y diversificado de la economía.

La Ley regirá para todas las personas naturales o jurídicas, públicas o

privadas, en los términos previstos y con especial énfasis para los sujetos que a
continuación se señalan:

• Los órganos y entes del Poder público Nacional, estadal, municipal, central
y descentralizado.

• Las universidades públicas.

• El Banco Central de Venezuela.

• Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las cuales la

República Bolivariana de Venezuela y las personas jurídicas a que se
contraten los numerales anteriores tengan participación igual o mayor al
cincuenta por ciento (50%), del patrimonio o capital social respectivo.

• Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo patrimonio o

capital social, tenga participación igual o mayor al cincuenta por ciento
(50%), las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral
anterior.
 • Las fundaciones constituidas por cualquiera de las personas a que se
refieren los numerales anteriores o aquellas en cuya administración estas
tengan participación mayoritaria.

• Las comunas, los consejos comunales y las organizaciones de base del

poder popular cuando manejen fondos públicos.

• Las asociaciones socio productivas y cualquier otra forma de organización

popular cuando manejen fondos públicos.

La Ley de Contrataciones Públicas, presenta una serie de modalidades de

contrataciones, que deben ser aplicadas según sea el caso, considerando el tipo y
el monto de la contratación, ejecutando los procesos previamente definidos. Estas
modalidades se mencionan a continuación:

• Concurso Abierto

• Concurso Cerrado

• Consulta de Precios

• Contratación Directa

• Acto motivado para contratación directa

• Subasta Inversa

La Coordinación de Contrataciones Públicas en la Fundación Gran Misión

“Cuadrantes de Paz”, no están en concordancia con lo establecido en la ley de
contrataciones públicas, ya que en muchos casos omiten algunas instrucciones
obligatorias por no conocer exactamente las normativas y para hacer el trabajo de
la manera más rápida por recibir requerimientos urgentes; y aunado al simple
registro en Excel, les impide llevar un control efectivo en la codificación de los
expedientes, situación que genera fallas administrativas, las cuales pueden
ocasionar sanciones por parte de los entes contralores (Registro Nacional de
Contrataciones, Contraloría General de la República, entre otros).
 La selección de este problema tiene diversas razones, en primer lugar que
dentro de la Coordinación de Contrataciones Públicas en la Fundación Gran
Misión “Cuadrante de Paz”, no se realiza la codificación de los expedientes
licitatorios bajo un sistema administrativo y de control si no de manera manual por
una hoja de cálculo de Excel; aunado a ello y en segundo lugar, a medida que se
reciben los requerimientos, no siempre son registrados en la hoja de cálculo Excel,
ya sea por descuido o por la rapidez con la que se esté llevando el procedimiento
de contratación, sino que el funcionario busca el número inmediato en el
correlativo de la hoja de Excel y allí le asigna un numero al expediente nuevo pero
sin registro alguno y sin haberle comunicado al coordinador para que tome en
consideración en la hoja de Excel que ese correlativo ya fue asignado a un
expediente, por lo que cuando se reciben nuevos requerimientos, la asignación de
números se ve duplicada y es cuando se genera el descontrol en la codificación de
expedientes, por lo que sería de mucha ayuda e importancia contar con un
sistema administrativo que registre y controle de manera adecuada la numeración
de cada expediente para evitar que los mismos se dupliquen o peor aún; que
algún proceso quede incompleto o sin codificar.

La correcta codificación de los expedientes es una tarea necesaria en la

gestión de los distintos departamentos, entes y/u organización porque permite
controlar y garantizar que estos expedientes estarán en el lugar asignado para la
consulta de los diferentes departamentos que lo requieran o para los entes
contralores a la hora de alguna auditoria, por lo que es fundamental evitar o
minimizar las incidencias de errores y fallas dentro del proceso.

Otro aspecto de gran importancia para la selección del presente tema de

investigación, es la consideración en la propia ley de contrataciones públicas en el
Capítulo V referido a los expedientes de la contratación, conformación y custodia
del expediente, en su artículo 14 “Todos los documentos, informes, opiniones y
demás actos que se reciban, generen o consideren en los procesos de
contratación, deben formar parte de un expediente por cada contratación. Este
expediente deberá ser archivado, mediante medios físicos o electrónicos”.

En este sentido, en la observación directa efectuada por los investigadores,

el problema se ve afectado debido a que actualmente en la Coordinación de
Contrataciones Públicas, adscrita a la Oficina de Administración y Finanzas de la
Gran Misión a “Cuadrante de Paz”, no existe un orden ni control que permita
conocer con exactitud el total de los procesos licitatorios ejecutados durante el
periodo fiscal, así como tampoco el detectar cual expediente está pendiente por
registrar, ni dar ubicación exacta en el archivo del mismo. Estas fallas traen
consigo demora a la hora de entregar cuentas a las autoridades y además crean
disparidad con la Oficina de Finanzas, ya que las facturas y pagos de esa
Coordinación deben coincidir con el número de Procesos Licitatorios ejecutados
en la Coordinación de Contrataciones Públicas.

De mantenerse este escenario, donde prevalece el desorden en la

cronología de los expedientes como también en el status de los expedientes
licitatorios actuales, es inevitable obtener resultados distintos, estos resultados
pueden ser significativos al momento de una auditoria por parte de los entes
controladores y pueden ocasionar sanciones desde procedimientos
administrativos al funcionario o funcionarios hasta procedimientos penales
tipificados en la ley.

La problemática se resume de la siguiente manera; en la carencia de un

sistema administrativo que permita ejecutar fielmente, la codificación de los
expedientes licitatorios para así evitar incumplimiento y la incidencia en
ilegalidades.

Frente a este escenario la propuesta de crear un Sistema Administrativo para

la Codificación de los expedientes está orientada en mejorar el control y registro
de los procesos de las contrataciones públicas ya que presentan desorden en
asignación numérica o falta del mismo, trayendo como consecuencia extravió y
retardo del proceso.

Con esta propuesta, el propósito fundamental seria dar una solución viable al
problema presente en la Coordinación de Contrataciones Públicas en la Fundación
Gran Misión “Cuadrante de Paz”, con el fin de llevar un control y la organización
cronológica de los expedientes licitatorios que se generan y a su vez mejorar la
búsqueda de los mismos.

JUSTIFICACIÓN

El cierre administrativo de contrato es la parte final y fundamental del

proceso de contratación, y es la menos atendida en la administración pública, de
allí la importancia del tema a desarrollar.

En la Coordinación de Contrataciones Públicas de la Fundación Gran

Misión “Cuadrante de Paz”, si bien se realizan los cierres administrativos de
contratos, se presentan los expedientes con diferentes criterios, contenidos
incompletos y/o con poca o ninguna información de las modificaciones realizadas.
Además de contratos sin finiquitos y sin liberación de las garantías, por parte del
ente, lo que ocasionan devoluciones de expedientes por no incluir la
documentación necesaria en la adquisición de bienes, prestación de servicios y
ejecución de obras.

Todo esto obedece a que no se lleva de manera organizada la codificación

de los expedientes debido a que la misma se realiza de forma manual, en una hoja
de Excel, esto genera que los especialistas del departamento de contrataciones
públicas no tengan el control de los expedientes ya cerrados o aquellos
expedientes abiertos que necesiten alguna documentación para concluir el
proceso de licitación, lo que conlleva a desarrollar un ambiente de
desorganización administrativa.
 De continuar con esta situación, los expedientes podrían contener
información diferente según criterio del especialista que lo realice, ser
inconsistente o quedar incompleto, dificultando así el seguimiento y control del
proceso licitatorio. Dichas condiciones motivan el desarrollo de un estudio que
aporte beneficios a la coordinación de contrataciones públicas, específicamente en
el cumplimiento de lo establecido en dicha ley.

Un estudio realizado en consultoría de estrategia y análisis gerencial demostró

que la implementación de los procesos automatizados (PA) en lote, en industrias y
empresas, se traduce en:

 Mayor eficiencia operativa.

 Puntualidad en la entrega de flujos de trabajo.
 Mayor control sobre todos los procesos en general.
 Aumento de la productividad de la empresa.

La automatización es un sistema donde se trasfieren tareas de producción,

realizadas habitualmente por operadores humanos a un conjunto de elementos
tecnológicos.

El beneficio de desarrollar un sistema administrativo, es el de codificar y

controlar de manera eficiente cada uno de los expedientes con los respectivos
documentos que se generen durante el proceso de Licitación y a su vez,
resguardar de manera eficaz dicho expediente para agilizar la posterior búsqueda
codificada de cada Proceso que se maneja en la Coordinación de Contrataciones
Públicas.

El Sistema administrativo es una solución de automatización que le permitirá

tener en una base de datos la codificación de cada expediente que se maneje y a
al mismo tiempo permitirá establecer un enlace y control entre la numeración de la
correspondencia y puntos de cuentas lo cual además de agilizar y facilitar las
labores diarias proporcionara rapidez y una mejor efectividad en el manejo, flujo y
procesamiento de los datos, con lo que se contará con una información
resguardada y confiable de sus Procesos de Licitaciones.

El principal aporte será evitar anomalías, estableciendo controles en los

procedimientos al ofrecer un sistema administrativo que fuerce al personal o
usuario a cumplir en estricto orden cada uno de los procesos definidos ya que es
más fácil verificar, controlar y monitorear el cumplimiento de los procesos en los
expedientes codificados a través un sistema administrativo, generando una labor
con transparencia, honestidad y eficiencia.

En relación a la problemática expuesta, está enmarcada dentro del Proyecto

Nacional Simón Bolívar, Tercer Plan Socialista de Desarrollo económico y social
de la nación 2019-2025 (Plan de la Patria) en los objetivos de la agenda 2030
dentro del Gran objetivo histórico N° 3. “Convertir a Venezuela en un país
potencia en lo social, lo económico y lo político dentro de la gran potencia
naciente de América Latina y El Caribe, que garanticen la conformación de
una zona de paz en nuestra América”, y en su objetivo específico; 3.1.
Desarrollar el poderío económico con base en el aprovechamiento óptimo de las
potencialidades que ofrecen nuestros recursos, mediante la construcción de un
nuevo sistema productivo, logístico y de distribución, lógica de precios y
metabolismo del capital, así como maximizar el desarrollo e integración de
cadenas productivas nacionales y regionales bajo la premisa de la
interdependencia y creación de valor.

3.1.1. Potenciar el desarrollo de los motores de la Agenda Económica Bolivariana,

que procure la construcción de cadenas productivas estratégicas, tanto para
bienes esenciales como de generación de valor, a partir de nuestras ventajas
comparativas, y orientados por un mecanismo de planificación centralizada,
sistema presupuestario y modelos de gestión eficientes y productivos cónsonos
con la transición al socialismo.
3.1.1.9. Desarrollar una sólida política pública para el fomento, promoción y
desarrollo del Sistema Industrial Venezolano, creando un marco normativo, de
regulación, calidad, estímulos y protección a la industria nacional y nuevos actores
productivos

3.1.1.9.2. Crear nuevos canales y formas de distribución-comercialización de los

productos y servicios de manufactura nacional con calidad certificada, que
permitan el beneficio de un amplio sector de la población de manera económica,
constante y eficiente, y promover la fidelidad de los beneficiarios al sello “Hecho
en Venezuela”.

3.1.1.9.3. Privilegiar la adquisición de productos industriales nacionales, así como

estimular su producción para la ejecución de los proyectos nacionales.

3.1.3. Apropiar y desarrollar la técnica y tecnología como clave de la eficiencia y

humanización del proceso productivo, para anclar eslabones de las cadenas
productivas y desatar el potencial espacial de las mismas.

3.1.3.1. Establecer alianzas estratégicas en un mundo pluripolar, que garanticen la

transferencia tecnológica y la mejora y humanización de los procesos productivos.

3.1.3.2. Impulsar un desarrollo tecnológico soberano a partir de las necesidades

de nuestra industria, para hacer viable el aprovechamiento eficiente y sustentable
de los recursos y estructuras de costo apropiadas.

3.1.3.3. Garantizar procesos formativos integrales y continuos de los trabajadores

para adoptar técnicas y tecnologías que hagan más eficiente la producción y
humanizar el proceso de trabajo.
3.1.3.3.5. Ampliar las plataformas de formación técnica y profesional para el
trabajo.

Este sistema traerá beneficios tanto a la Institución, empleados como a sus

diversos usuarios, permitiéndole llevar de manera eficiente el control de cada uno
de sus procesos, en especial de los expedientes licitatorios de cada Proceso de
Adjudicación, los cuales será más accesible su ubicación y determinar si los
mismos están debidamente codificados.

Como estudiantes de Administración este proyecto nos permitirá tener un

panorama claro de los aspectos a tener en cuenta cuando se requiere actualizar la
estructura administrativa y los procesos asociados en una institución determinada.
La ejecución de este proyecto es importante para nuestro desarrollo profesional
porque nos permite conocer la problemática real de una institución que debe
adaptar sus procesos al crecimiento que demanda el mercado en el que se
desenvuelve.

Después de haber interpretado la información en referencia a la propuesta de

un sistema administrativo para un registro y control de los expedientes de la
Coordinación de la unidad de Contrataciones Públicas, de la Fundación “Gran
Misión Cuadrante de Paz”, organismo adscrito al Ministerio del Poder Popular para
las Relaciones Interiores Justicia y Paz, cabe destacar que es un órgano
destinado para atender el problema de violencia e inseguridad en todo el territorio
venezolano.

La coordinación de Contrataciones públicas debe cumplir las normas de

la ley de Contracciones Publicas, garantizando la minimización de incidencias
de errores y fallas.

Así mismo, en la administración del contrato se deben incorporar los

documentos que se relacionen con: 1. Garantías. 2. Actas de inicio,
suspensión, terminación y recepción provisional o definitiva de los bienes,
 servicios y obras, si fuere el caso. 3. Documentos relacionados con
modificación de los contratos, si fuere el caso. 4. Formularios para el pago o
valuaciones. 5. Aprobaciones de pago. 6. Pagos realizados. 7. Finiquito. 8.
Liberación de garantías. 9. Evaluación de actuación o desempeño del
contratista. 10. Cualquier otro relacionado con la administración del contrato y
evaluación posterior.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Arias, Fidias. (2012) Guía de Proyecto de Investigación Caracas EPISTEME C.A

Editorial

Egg, Ezequiel. A (2009) La planificación Institucional y Calidad, Madrid-España

Tamayo, Mario (2009) ´Tutores y Tesistas Exitosos´ Impresión Grupo

Impregrafica, C.A (1era Edición)

Fuentes de Tipo Legal

• Constitución de la República Bolivariana de Venezuela

• Decreto con Rango, Valor y fuerza de La Ley de Contrataciones Públicas

(2010).

• Gaceta Oficial Nº 39.181 Decreto Nº 6.708 mediante el cual se dicta el

Reglamento de Ley de Contrataciones Públicas. Mayo de 2009
• Decreto de Ley Sobre Promoción de la Inversión Privada bajo el Régimen
de Concesiones (1999).

• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos art.

1,31,36,55,59,73,83,84

• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema

Nacional de Control Fiscal art. 38.

• Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2010) art.

6, 10, 14,19, 49.

• Ley Orgánica de la Administración Pública (2008)

• Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas (2001)

• Reglamento parcial del Decreto – Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas

Electrónicas (2004).
• Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (1981),
• Ley especial contra delitos informáticos
• Decreto de ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos
(2008)
• El Código Civil (1982).
• Ley Aprobatoria de la Convención Interamericana Contra la Corrupción
(1997).
• El código de Ética del funcionario Público (2001).
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal (2010).
• Ley del Estatuto de la Función Pública (2002).
• Ley Contra la Corrupción (2003).