Capitulo

Revisión

MANUAL DE GESTION F. Aprobación

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Aprobado por

Los documentos del sistema de gestión establecido son elaborados, revisados y aprobados por personal
autorizado, la manera de cómo se lleva a cabo se indica en el procedimiento “Elaboración de documentos
de gestión”, donde se consigna a los responsables de cada una de las etapas del proceso de generación de
la documentación.

APROBACION Y EMISION DE DOCUMENTOS

La elaboración de los documentos está a cargo del personal que realiza la actividad o Jefe de Área según
sea el caso, la revisión y aprobación de los documentos es realizado por el Responsable del Área de
Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente y/o Gerente General.

En caso de aquellos documentos elaborados por el Área de calidad, Seguridad, Salud y Ambiente serán
revisados por el jefe de área con la competencia requerida y aprobados por la Gerencia General.

El laboratorio ha establecido el procedimiento “Elaboración de documentos de gestión” donde se indica la

forma de la identificación única de los documentos del sistema de gestión. En los documentos se incluye
entre otros aspectos: Revisión, número de páginas y la autoridad de la aprobación. Corresponde la
distribución, control y archivo al Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente.

El Área de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente elabora una lista maestra donde se identifica la revisión
vigente de la documentación para evitar el uso de documentos no validos u obsoletos.

El Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente realiza la distribución de los documentos digitalizados
a los puntos de distribución de documentos (PDD) a través de la plataforma virtual, vía correo institucional o
su equivalente. Estos PDD son los lugares donde se lleva a cabo las actividades específicas de la
organización, la distribución se realiza a través del directorio CALDAD, SEGURIDAD Y AMBIENTE, el cual
es de libe acceso a toda la organización y cuya documentación está en formato PDF y tiene protección
contra impresión y extracción de información, salvo los formatos que no tienen protección alguna. En el
registro del formato FI-CSA-01 Acta de Aprobación de documentos, se establecerá la trazabilidad de la
distribución de los documentos en cuyo registro figura la firma digitalizada del responsable de la
elaboración, revisión y aprobación da la documentación del Sistema de Gestión y otros.
“©”

El Área de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente se encarga de la revisión periódica de los documentos
“©”, el cual se encuentra estipulado en el procedimiento PI-CSA-02 “Control de Documentos de Gestión” y
su cumplimiento y trazabilidad se establecerá a partir de los registros de los formatos FI-CSA-08 “Control de
Cambios y Actualización de la Documentación del Sistema de Gestión”, FI-CSA-57 “Cronograma de
Revisión de la Documentación del Sistema de Gestión” y a través del FI-CSA-58 “Cronograma de Revisión
de los Documentos Externos”.

DOCUMENTOS OBSOLETOS

El Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente es el encargado de asegurarse de la eliminación o

destrucción de los documentos obsoletos, a excepción de aquellos documentos externos como Normas,
leyes, reglamentos, que se encuentran fuera de vigencia, donde se coloca el sello con la palabra
“OBSOLETO”.

El Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente retira el documento digitalizado obsoleto del PDD, el
cual se elimina de la distribución del Sistema de Gestión.

El Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente almacena los documentos eliminados en el Directorio
“Control de Documentos del SG” a través de la Carpeta “Registro de Documentos Eliminados Obsoletos”, en
donde se clasifica y archiva las copias obsoletas de toda la documentación obsoleta del Sistema de Gestión
en sub-carpetas identificadas para tal fin. En caso de que sea necesario imprimir una copia de algún
documento obsoleto, este deberá tener el sello de OBSOLETO.
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Revisión

MANUAL DE GESTION F. Aprobación

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Aprobado por

Todos los documentos calificados como “OBSOLETOS”, cuando estén en un medio físico, deberán tener
una custodia máxima de un año, luego de dicho periodo deben ser eliminados o utilizarlos como papel
reciclado. Si se trata de documento externo de interés referencial se mantiene en custodia por un periodo
indefinido con identificación de “obsoletos”.
“©”.

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos son distribuidos por el Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente previa
disposición de la Gerencia General como “copia controlada” y “copia no controlada”.

La edición de la digitalización de los documentos del Sistema de Gestión (SG) se realiza a través de la
plataforma electrónica para documentar el Sistema de Gestión el cual incluye también a los documentos
externos. Cuando sea necesario sacar copias a los documentos de del Sistema de Gestión (SG) se
realizara a través de hojas A-4. Estas hojas incluyen el sello “COPIA CONTROLADA”. Cualquier otra
edición fuera de los lineamientos indicados son documentos “No Controlados”.

El control de los documentos electrónicos (Manual de gestión, Manual de Funciones, Procedimientos e

Instructivos) son realizadas a través de archivos PDF con restricción para la impresión y extracción del
documento.
“©”

CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

Los cambios en los documentos del sistema de gestión siguen el orden establecido en el procedimiento
“Control de documentos de gestión”.

La documentación del sistema de gestión es revisada y aprobada en lo posible por la misma función que
efectúo la revisión y aprobación original, el personal que hace esta labor tiene acceso a la información
pertinente para fundamentar su revisión.

El Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente, comunica los cambios a los Jefes de Área y éstos
hace extensivo a sus usuarios. Asimismo el Gerente de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente, mantiene el
historial de las revisiones que se efectúan así como los registros de asignación de documentos.

Dentro del sistema de gestión establecido no esta permitido hacer enmiendas manualmente. Las enmiendas
son canalizadas a través del Área de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente.

PROCEDIMIENTOS

Procedimientos aplicables en el capítulo:

PI – CSA – 01 Elaboración de documentos de gestión.

PI – CSA – 02 Control de documentos de gestión.