Ejemplo

l Estado.
Nombre Código
Ventas al contado VT-001
Departamento Revisión
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
Páginas 1 de 2 Aprobado por Fecha de
Gerente de Finanzas Aprobación:
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Recuperar el capital invertido en productos al momento de realizar las ventas.
Alcance:
A los clientes internos y externos.
Responsable de la revisión:
Jefe de Ventas
Políticas:
El producto se le entregará al cliente en sala de ventas o en bodega una vez
realizado el pago del mismo.
Se entregara el producto contra entrega de la factura original.
El cliente deberá revisar bien el o los productos que se le entregarán.
El cliente externo deberá de exigir la factura, en caso de ser un cliente interno
(empleados) deberá presentar su carnet para proporcionarle un descuento.
Conceptos:
Ventas al Contado son aquellas ventas en la que el cliente paga en el momento
que realiza la compra; mediante una factura que se le extiende con su valor total.
1 Manual de Políticas CEMCOL.

Nombre Código
Ventas al contado VT-001
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
10 de Agosto de
2016
Procedimiento
1. Cliente
1.1 Al hacer su pago recibe una factura la que presenta al vendedor.
2. Vendedor
2.1 Revisa la factura para poder hacer la entrega del mismo.
2.2 Hará la entrega del producto que compro al cliente.
Diagrama de Flujo
1. Cliente 2. Vendedor

Nombre Código
Facturación VT-002
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
Páginas 1 de 2 Aprobado por Fecha de Aprobación
Gerente de Finanzas 10 de Agosto de
2016
Propósito:
Proveer los lineamientos definidos para mantener un mejor control de salidas del
producto de la empresa, y así se haga el cobro de los productos entregados.
Alcance:
A todo el personal de Ventas
Jefe de Ventas
Políticas:
La factura emitida debe ser original
El cliente externo e interno está obligado al pago íntegro de la factura, sin
considerar ningún descuento. Y con su respectiva copia.
En caso de requerir una re facturación, esta tendrá un cargo por concepto de
gastos de administración.
Mientras no haya sido pagado totalmente por el cliente todas las cantidades
debidas, el producto se considerará propiedad de la empresa, con todos los
derechos inherentes a la reserva del dominio.
En caso del que el cajero no le proporcione la factura al momento de cancelar, el
producto será gratis.

Conceptos:
Procesó de documentación y de registros sobre el producto que sale de la
compañía
Nombre Código
Facturación VT-002
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Procedimiento
1. Cliente
1.1 Al hacer su pago recibe una factura la que presenta al vendedor.
2. Vendedor
2.1 Revisa la factura para poder hacer la entrega del mismo.
2.2 Hará la entrega del producto que compro al cliente.
Diagrama de Flujo
2. Cliente
2.
Vendedor

Nombre Código
Ventas al crédito VT-003
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
Gerente de Finanzas Aprobación10 de
Agosto de 2016
Propósito:
Dar a nuestros clientes la facilidad de adquirir nuestros productos, para que ellos
obtengan facilidades de pago.
Alcance:
Departamento de créditos
Jefe de Ventas
Políticas:
Toda venta al crédito debe ir amparada por la orden de compra, la cual debe ir
autorizado y sellada por la persona encargada de las ventas.
Para poder proporcional repuestos o productos, el cliente deberá de contar con
una cuenta de crédito con la compañía.
Todo cliente que requiera ventas al crédito tendrá un plazo de pago de 30 días.
Cuando el monto de la venta exceda el límite de crédito deberá pedir una
autorización al jefe de crédito y la Gerencia general.
Conceptos:
Ventas al crédito: pago se realiza en el marco del mediano o largo plazo, luego de
la adquisición del bien o servicio
Nombre Código
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
Agosto de 2016
Procedimientos
1. Cliente
1.1 Presenta documentos para solicitar una venta al crédito
2. Jefe de ventas
2.1 Revisa los documentos del cliente para su venta al crédito
2.2 Verifica si los documentos completos.
2.3 se comprueba si cumple los requisitos de crédito.
2.4 Aprueba la solicitud y la envía para que la firme el Gerente financiero.
3. Gerente Financiero
3.1 Firma la solicitud y finaliza el proceso.

Nombre Código
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
Agosto de 2016

Diagrama de Flujo
1. Cliente 2. Jefe de ventas 3. Gte Financiero
Nombre Código
Entrega del producto VT-004
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Retención y satisfacción de los clientes por entrega a tiempo de nuestros
productos.
Alcance:
Personal de ventas, seguridad y clientes.
Jefe de Ventas
Políticas:
Sea al crédito o al contado la venta, la entrega debe ser rápida pero siguiendo los
procedimientos establecidos para la misma.
Que las personas encargadas de las firmas estén disponibles para que sea
eficiente.
La revisión debe ser rápida y con respeto hacia los clientes.
La calidad del producto debe ser inspeccionado antes de salir de la empresa y al

momento de la entrega al cliente.
Conceptos:
Entrega: Cantidad de cosas que se dan de una vez como parte de un todo mayor.
Nombre Código
Entrega del producto VT-004

Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
10 de Agosto de
2016
Procedimiento
1. Cliente
1.1 Presenta la solicitud para que se le entregue su producto.
2. Vendedor
2.1 Recibe la solicitud de entrega del producto.
2.2 Presenta la solicitud al gerente de ventas.
3. Gerente de ventas.
3.1 Autoriza la entrega del producto
Diagrama de Flujo

Nombre Código
Descuento sobre Ventas VT-005
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Propósito:
Establecer descuentos sobre venta por concepto de devolución de producto y
compras de clientes mayoristas de parte de nuestros clientes.
Alcance:
Jefe de Ventas
Políticas:
Los descuentos sobre venta serán otorgados cuando un cliente realice una
devolución de mercadería por algún defecto encontrado en la misma o se le podrá
reponer el producto si así lo desea el cliente.
Los clientes mayoristas que realicen compras arriba de lps.60, 000.00 obtendrá un
descuento del 15%
Los empleados que realicen comprar tendrán siempre el beneficio del 5%.
Conceptos:
Descuento sobre venta: concedido por las empresas a sus clientes por: pronto
pago, por volumen de venta

Nombre Código
Descuento sobre Ventas VT-005
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Procedimientos
1. Cliente
1.1 Devuelve la mercadería para solicitar su descuento.
2. Vendedor
2.1 Recibe la mercadería del cliente.
2.2 Verifica si la mercadería tiene defecto.
2.3 Da visto bueno a descuento, y envía para al gerente de ventas.
3. Gerente de ventas
3.1 Autoriza el descuento
Diagrama de Flujo
1. Cliente 2. Vendedor 3. Gte de Ventas

Nombre Código
Cambio de Productos VT-006
Ventas 001
Elaborado
CEMCOL Jefe de ventas
2016
Propósito:
Crear confiabilidad en los clientes que tendrán garantía si el producto se daña a
corto plazo tiene la oportunidad de cambiarlo.
Alcance:
Jefe de Ventas
Políticas:
Se harán únicamente cambios cuando el producto tenga daños de fábrica o golpes
por mala logística.
Para realizar cambios deberá estar dentro del tiempo de la garantía.
En casos que el cliente realice cambios porque no eran las medidas adecuadas o
porque el color no era el adecuado etc., el cliente deberá regresar el producto en
perfectas condiciones y asumir el costo del flete.
Conceptos:
Cambio de Producto: es aquella transacción que realiza la empresa con el cliente
por medio de una garantía por productos que salgan en mal estado.

Nombre Código
Cambio de Productos VT-006
Ventas 001
Elaborado
2016
Procedimientos
1. Cliente
1.1 Devuelve la mercadería
2. Vendedor
2.1 Recibe la mercadería del cliente.
2.2 Verifica si la mercadería tiene defecto.
2.3 Da visto bueno y envía para al gerente de ventas.
3.1 Autoriza el cambio.
2.3 Da el visto 3.1 Autoriza el

bueno cambio

Nombre Código
Cotización por escrito VT-007
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Propósito:
Brindar la información respectiva a nuestros clientes sobre los productos que
desea adquirir con la finalidad de informales el costo.
Alcance:
Jefe de Ventas
Políticas:
El departamento de ventas será el responsable de hacer cotizaciones por escrito
al cliente que desee efectuar alguna compra u obtener un servicio técnico en la
empresa y fuera de ella.
La cotización es atendida el mismo día de la solicitud de ser posible, en caso que
el lugar de origen de la solicitud esta distanciado, será en los dos siguientes días,
en caso de no ser atendido el día que se programó, deberá tener una justificación
lógica de lo contrario tendrá un descuenta del 3%.
Especificar precio y producto, la cotización principal y entregada al cliente será la
oficial sin poder cambiarla aunque los productos o repuestos hayan subido o
bajado su valor.
Especificar forma de pago.
Conceptos:

Cotización por Escrito es el documento formal escrito que la empresa da a los
clientes brindando información específica de los productos o servicios técnicos
que el cliente busque.
Nombre Código
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Procedimientos
1. Cliente
1.1 Presenta su solicitud de la cotización que desea.
2. Vendedor
2.1Recibe solicitud
2.2 Verifica la información de la cotización del producto que desea.
2.3 Realiza la cotización con todas las especificaciones de precio, producto
y tiempo de entrega del producto.
2.4 Entrega la respectiva cotización al cliente.

Nombre Código
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Diagrama de Flujo

Nombre Códig
Presentación de Producto y servicios. VT-008
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Propósito:

Dar a conocer al público nuestros productos y servicios para que nuestros clientes
se enteren lo que la empresa comercializa.
Alcance:
Al público
Jefe de ventas
Políticas:
La presentación consistirá en exhibir los productos y servicios con los que cuenta
la empresa.
A todo cliente interesado en nuestros productos y servicios deberá entregarse un
folleto con nuestra información detallada.
Deberá haber una persona como mínimo elegida por el departamento de ventas,
encargada en el lugar de la presentación del producto.
Conceptos:
Presentación de productos es la exhibición de productos en diferentes lugares al
alcance del público en general; con el objetivo principal que conozcan de nuestros
productos y servicios.
Nombre Códig
Presentación de Producto y servicios. VT-008
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Procedimientos
1. Jefe de ventas
1.1 Planea el evento de presentación de productos
1.2 Elabora folletos de productos para entregar a los clientes
2. Gerente Finanzas
2.1 Revisa el itinerario del evento
2.2 Aprueba
2.3 Controla y supervisa
Diagrama de Flujo
1. Jefe de ventas 2. Gte Finanzas
INICIO
2.1 Revisa el itinerario del
evento
1.1 Planea el evento de

presentación de productos
2.2 Aprueba
1.2 Elabora folletos de

productos
2.3 Controla y supervisa
FIN

Nombre Código
Comisión de vendedores VT-009
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Propósito:
Motivar a los vendedores en cuanto a la realización de una venta.
Alcance:
A los vendedores
Jefe de ventas
Políticas:
Todo el personal de venta recibirá mensualmente una comisión por volumen de
ventas.
Por los clientes ya existentes recibirá un 1.00 % de comisiones.
El porcentaje que se pagara será de 3% mensual por cliente nuevo en base a la
venta neta.
Las comisiones se pagaran los 30 de cada mes.
El periodo de las comisiones será del 25 del mes anterior al 24 del mes actual.
Conceptos:
Cantidad que se cobra por realizar transacciones comerciales que corresponden a
un porcentaje sobre el importe de la operación.

Nombre Código
Comisión de vendedores VT-009
Ventas 001
CEMCOL Elaborado
Jefe de ventas
2016
Procedimientos
1. Vendedor
1.1 Presenta la venta para su respectiva comisión.
2.1 Revisa la venta para aplicar su respectiva comisión al vendedor
2.2 Aprueba la comisión.
Diagrama de flujo
1. Vendedor 2. Gte De Ventas

Nombre Código
Servicio a Domicilio VT-010
Ventas 001
Elaborado
Gerente de Finanzas Aprobación:10 de
Agosto de 2016
Propósito:
Darles comodidad a nuestros clientes al proporcionarle el servicio a su maquinaria.
Alcance:
A los vendedores y clientes
Jefe de Ventas
Políticas:
El servicio se hará en el lugar específico que el cliente desee.
El servicio se realizara siempre y cuando el cliente se comprometa de alguna
manera en pagar.
Dependiendo la distancia del lugar se comprar la tarifa del viaje al cliente.

El encargado del departamento asignara el respectivo vehicula para que puedo
movilizarse al lugar.
Conceptos:
Seguir siendo el líder y continuar ayudándolo a satisfacer sus necesidades con
nuestros equipos, con el mejor sistema de distribución y apoyo a los productos de
cualquier industria de bienes de capital

Nombre Código
Servicio a Domicilio VT-010
Ventas 001
Elaborado
Gerente de Finanzas Aprobación:10 de
Agosto de 2016
Procedimientos
1. Cliente
1.1 Solicita el servicio.
2.1 Organiza a los empleados
2.2 Solicita vehículo e ingresa el destino.
3. Gerente general
3.1 Asigna vehículo.
3.2 Realiza la cotización del servicio.

1. Cliente
INICIO
3 Gte General
1.1 Solicitud de servicio de
cliente
3.1 Asigna vehiculo
2. Gte de Ventas
3.2 Realiza cotizacion
2.1 Organiza a los

empleados
FIN
2.3 Solicita vehículo

Politica
s De
Satisfac
cion al

Nombre Código
Encuesta de Satisfacción AT-001
Atención al cliente 001
Elaborado
CEMCOL Oficial de Servicio Al Cliente
Gerente General Aprobación
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Conocer y aumentar la satisfacción al cliente
Alcance:
Departamento Servicio al Cliente
Supervisor de Servicio al Cliente
Políticas:
Se deberá realizar una encuesta de satisfacción al cliente de forma trimestral 4
veces al año para conocer el servicio que estamos brindando
Conceptos:
Encuesta: Serie de preguntas que se hace a muchas personas para reunir datos o
para detectar la opinión pública sobre un asunto determinado.
Documentos aplicables:
Formato de Encuesta

Nombre Código
Atención de quejas AT-002
Elaborado
Paginas Aprobado por Fecha de
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Manejar de manera correcta una queja expuesta por un cliente
Alcance:
Departamento Servicio al Cliente
Políticas:
Se deberá de intentar tranquilizar al cliente, si el caso es una queja verbal e
intentar solucionar su problema, si el caso es una queja en el libro tratar de
comunicarse con él para consultar cual ha sido su molestia.
Conceptos:
Libro de Quejas: registro de quejas de la empresa.
Libro de Quejas

Nombre Código
Comunicación Telefónica AT-003
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener un índice de satisfacción al cliente exitoso
Alcance:
Todos los empleados de la empresa
Políticas:
Utilizar hábitos de cortesía al momento de contestar una llamada telefónica
(Modulación de Voz)
Conceptos:
Modulación de voz: utilizar un nivel de voz que sea agradable al cliente
Libro de Quejas

Nombre Código
Llamadas de Cortesía AT-004
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener buenas relaciones con los clientes
Alcance:
Departamento de Call Center, Ventas
Políticas:
Realizar llamadas periódicas a clientes frecuentes
Conceptos:
Atención Preferencial: hacer al creer al cliente lo importante que es para la
empresa.
Registro de Llamadas

Nombre Código
Servicio pos venta AT-005
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener la fidelidad del cliente
Alcance:
Departamento de CallCenter, Ventas
Políticas:
Realizar llamadas después de las ventas
Conceptos:
Pos Venta: seguimiento al cliente luego de una venta.
Registro de Llamadas

Nombre Código
Agenda de Visita a Clientes AT-006
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Aumentar el volumen de ventas y la lealtad del cliente
Alcance:
Departamento de Ventas, Atención al cliente
Supervisor de Ventas
Políticas:
Se deberá llenar un registro de visitas al cliente al sistema Speedy Way, estas
deberán ser programadas con el cliente, en caso de no cumplir debe llenarse en
registro de incidencias.
Conceptos:
Speedy Way: Sistema de gestión de servicio al cliente y oportunidades de venta
utilizada por el grupo CEMCOL.
Registro de visitas.

Nombre Código
Registro de llamadas a Clientes AT-007
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener informado al cliente y mantener su satisfacción para nuestros servicios y
productos.
Alcance:
Departamento de Ventas, Atención al cliente
Supervisor de Ventas
Políticas:
Se deberá llenar un registro de llamadas al cliente al sistema Speedy Way, estas
deberán ser registradas, para aumentar las oportunidades de ventas.
Conceptos:
Speedy Way: Sistema de gestión de servicio al cliente y oportunidades de venta
utilizada por el grupo CEMCOL.
Registro de llamadas.

Nombre Código
Informar Estado de Maquinaria en Reparación AT-008
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener informado al cliente sobre las etapas de reparación en que su máquina
se encuentra durante el lapso de tiempo en que está en el taller de CEMCOL.
Alcance:
Departamento de Ventas, Departamento de Taller, Atención al cliente
Asesor de Ventas
Políticas:
Se deberá atender e informar al cliente en cada etapa de la reparación de su
equipo para evitar cualquier imprevisto o malentendido. Enviar información del
Sistema AS400 sobre órdenes de trabajo.
Conceptos:
AS400: Sistema de gestión general de actividades de la empresa.
Boleta de Órdenes de Trabajo

Nombre Código
Encuesta Telefónica AT-009
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Conocer la satisfacción que el cliente tiene sobre nuestros servicios.
Alcance:
Supervisor de Atención al cliente.
Políticas:
CallCenter, deberá tomar una muestra de la población del universo de clientes que
sea relativo para conocer su opinión sobre nuestros productos, utilizando gestor
de encuestas SurveyMonkey.
Conceptos:
SurveyMonkey: Gestor de encuestas utilizado por el departamento de servicio al
cliente para registrar por medio de una llamada los datos de la encuesta.
Encuesta SurveyMonkey

Nombre Código
Informar Estado de Maquinaria en Reparación AT-010
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Mantener informado al cliente sobre las etapas de reparación en que su máquina
se encuentra durante el lapso de tiempo en que está en el taller de CEMCOL.
Alcance:
Asesor de Ventas
Políticas:
Se deberá atender e informar al cliente en cada etapa de la reparación de su
equipo para evitar cualquier imprevisto o malentendido. Enviar información del
Sistema AS400 sobre órdenes de trabajo.
Conceptos:
AS400: Sistema de gestión general de actividades de la empresa.
Boleta de Órdenes de Trabajo

Nombre Código
Atención de Servicio de Taller AT-011
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito:
Asegurar la metodología del proceso de servicio en el taller, para reparaciones de
calidad, cumpliendo las especificaciones de fábrica.
Alcance:
Todas las áreas de servicio de Taller San Pedro Sula, Tegucigalpa.
Jefe de taller, Atención al cliente
Políticas:
Mantener una buena atención de clientes, aplicando hábitos de cortesía y los
valores vividos en la empresa, llenar siempre los datos solicitado por el sistema
AS400.
Conceptos:
AS400: Sistema de gestión general de actividades de la empresa
OT: orden de trabajo
Serie Equipo: numero único que identifica cada una de las maquinas.

Politica
s
Depart
amento

Nombre Código
Compras AT-001
Compras 001
Elaborado
CEMCOL Jefe de comprar
10 de Agosto de
2016
Propósito: Realizar las compras de una manera transparente.
Alcance:
Todas las compras.
Responsable de la revisión: Jefe de Compras
Políticas
1. Los bienes que se adquirirán deberán estar incluidos o considerados en el

presupuesto de la empresa.
2. Las compras de: bienes, servicios, materiales, equipo deberán ser
autorizados por el Jefe de Compras y Gerencia General.
3. Toda compra deberá estar soportada por 3 cotizaciones de diferentes
proveedores para poder escoger la más adecuada y así evitar favorecer a
un solo proveedor.
4. Solo el personal de compras podrá tener acceso o comunicación con los
proveedores.
5. El recibo de materiales, y equipo será recibido por el personal de almacén,
la factura original será entregada al Depto. de administración para la debida
programación de pagos.
6. Toda compra deberá estar respalda por una orden de compra la cual tendrá
la firma del Jefe de Compra y gerente general.

Concepto: Proceso mediante el cual se adquiere un bien o servicio pagado al
crédito o al contado.
Nombre Código
Compras al contado AT-002
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer la las formas y maneras de pago con las compras al

contado.
Alcance: Proveedores al Contado.
Responsable de la revisión: Jefe de compras
Política
1. Se considerara realizar compras al contado cuando el proveedor no

autorice la venta al crédito.
2. Se deberá contar con 3 cotizaciones para poder considerar la compra de

contado y justificación que solamente ese proveedor brinda los servicios,
bienes o equipo que necesitamos adquirir.
3. Se solicitara al Depto. Contabilidad elaborar el cheque para poder cancelar

la compra que se está realizando con 1 día de anticipación y la debida
autorización del gerente general.
4. Se considerara realizar una orden de compra de contado cuando el valor

exceda los un mil lempiras, para valores mínimos se utilizara la caja chica.
Concepto:
Compras de Contado: Adquisición de un bien o servicio pagado en efectivo y en el
momento que se realiza la compra.
Nombre Código
Compras al crédito AT-003
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer los términos de pago en cada orden de compra para todas
las compras al crédito
Alcance: Potenciales Proveedores al Crédito
Política
1. Cada orden de compra deberá establecer los días de crédito los cuales ya
debieron ser negociados con el proveedor.
2. Las compras al crédito deberán cumplir con las mismas exigencias de las
compras al contado (documentos de cotizaciones y orden de compra),
exceptuando la solicitud del pago antes de vencimiento de las facturas.
3. El producto, bien o servicio contara con la misma condiciones de garantía

de una orden de compra al contado.
4. Los días de crédito empezaran a tomarse en cuenta una vez recibida la

factura original y el producto o bien solicitado.

Concepto:
Compras al crédito: Obligación contraída por la empresa para pagar en un plazo
establecido.

Nombre Código
Compras de activos AT-004
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer las condiciones para una compra de activos de la empresa
Alcance: Toda compra de activos.
Responsable de la revisión: Jefe de compra
Política
1. Toda compra deberá ser analizada y justifica ante la Gerencia General con
los documentos correspondientes.
2. Equipo o maquinaria nueva, deberá contar con la respectiva garantía o el

mantenimiento preventivo en la negociación de compra.
3. El departamento de mantenimiento dará el visto bueno para la compra de

equipo que se esté considerando.
4. Se consideraran a los proveedores con mayor experiencia, responsabilidad

y respaldo para la adquisición de equipo o maquinaria.
Concepto:
Compras de Activos: Adquisición o transferencia de activos fijos a valores actuales
para la empresa.

Nombre Código
Proveedores AT-005
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Contar proveedores de alta calidad en nuestro país para poder brindar
un mejor servicio a nuestros clientes
Alcance: Todos nuestros proveedores
Política
1. Todo proveedor deberá estar legalmente constituido y bajo las leyes que
rigen nuestro país.
2. Los proveedores no podrán tener algún parentesco con los empleados de la
empresa, para evitar compras ilícitas.
3. Los proveedores no podrán ofrecer ningún tipo de regalía a los empleados
en remuneración de las compras que se realicen con estos.
4. Los proveedores no podrán compartir la información de la empresa
adquirida en alguna compra.
5. Las negociaciones de licitaciones de alguna índole deberán realizarse con
las personas autorizadas a tomar decisiones por ambas partes, ya sea en
las oficinas del proveedor o en las oficinas de la empresa.
6. No se aceptaran documentos adulterados por empleados del proveedor o

terceras personas.
Concepto: Proveedores: Persona natural o jurídica que vende bienes y servicios

al crédito o de contado.
Nombre Código
Manejo de cotización AT-006
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Definir el manejo de la información adquirida de los proveedores

mediante las cotizaciones de compras.
Política
1. Ninguna cotización podrá ser utilizada a favor o en contra de otro

proveedor.
2. La información de la cotización deberá ser lo suficientemente explicita en
cuanto a la descripción de los bienes o materiales que el proveedor este
ofertando.
3. Las cotizaciones serán solicitadas únicamente por el personal de compras,
los demás departamento no podrán negociar con los proveedores.
4. Toda cotización deberá ser presentada en el formato que el proveedor
establezca.
5. No se aceptaran cotizaciones adulteradas.
Concepto:
Cotizaciones: Documento legal que el proveedor nos facilita indicando los bienes y
servicios y el precio de los mismos.

Nombre Código
Compras de suministros AT-007
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer los días para solicitud y compra de suministros, y así poder
aprovechar el volumen de compra.
Política
1. Se aceptaran solicitudes de compra de suministros los primeros dos días de

cada mes.
2. Lo suministros serán utilizados únicamente para los intereses de la
empresa.
3. Se solicitara únicamente los suministros a utilizar dentro del mes, para
evitar el exceso de inventarios.
4. Cada departamento será responsable por el cuidado y buen uso de los
suministros asignados a su personal.
5. La cantidad de suministros a comprar deberá considerar un mínimo y un

máximo de unidades a adquirir.
Concepto:
Compra de Suministros: Adquisición de repuestos y materiales para uso de la
empresa.

Nombre Código
Compras de repuestos AT-008
Compras 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Comprar únicamente los repuestos a utilizar para las exigencias del
departamento de mantenimiento.
Alcance: Personal de Almacén
Política
1. Toda solicitud de compra de repuestos deberá ser autorizada por el gerente

de mantenimiento.
2. Las unidades a comprar no deberán exceder el máximo de unidades a
manejar dentro del stock de repuestos.
3. Toda solicitud deberá llevar la completa descripción de los repuestos
solicitados, en caso que sea necesario presentar una muestra.
4. La decisión de comprar repuestos originales o genéricos deberá ser

considerada por el gerente de mantenimiento.
Concepto: Repuestos: Es una pieza que se utiliza para reemplazar las originales
en máquinas que debido a su uso diario han sufrido deterioro.

Politica
s
Depart
amento
de
Operaci
ones 49 Manual de Políticas CEMCOL.
CEMC
OL
Nombre Código
Alquiler de maquinaria y equipo OPE-001
Operaciones 001
Elaborado
CEMCOL Jefe de operaciones
Páginas 1 Aprobado por Fecha de
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer los lineamientos para el alquiler del equipo y maquinaria
Alcance: Clientes Potenciales
Responsable de la revisión: Jefe de Operaciones
Política
1. El equipo rentado saldrá de las instalaciones de la empresa bajo cuenta y

riesgo del cliente.
2. El equipo que salga de las instalaciones deberá ser revisado que este en
perfectas condiciones para que pueda ser utilizado por el cliente.
3. Todo el equipo que se reciba después de un alquiler, deberá ser revisado

minuciosamente, si el equipo presentare algún desperfecto o avería deberá
ser agregado en la factura del arrendatario.
4. El tiempo máximo de crédito por alquiler será de 10 días hábiles.
Concepto:

Alquileres: Consiste en pagar una suma convenida entre las partes para hacer uso
de un bien.
Nombre Código
Asignación de vehículo OPE-002
Operaciones 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Establecer los lineamientos administrativos para utilizar en forma

eficiente la flota vehicular.
Alcance: Personal
1. La asignación de vehículos estará a cargo del jefe de mantenimiento.

2. Será responsabilidad del empleado el buen uso y cuidado del vehículo
asignado por el jefe de mantenimiento.
3. Los vehículos serán utilizados únicamente para las necesidades que la
empresa establezca, no para uso personal.
4. Será responsabilidad del empleado la solicitud para del mantenimiento
preventivo del vehículo asignado.
5. Los vehículos no podrán ser utilizados por el empleado cuando este se
encuentre de vacaciones.
6. Personal ajeno a la empresa no podrá transportarse en los vehículos.

7. Únicamente el vehículo asignado a Gerencia podrá circular en días no
laborales.
Concepto: Asignación: Decisión que determina que algo le pertenece en forma

temporal o permanente a una persona.
Nombre Código
Distribución de control y combustible OPE-003
Operaciones 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Asegurarse que el suministro de combustible sea utilizado en los

vehículos autorizados por la empresa para el aprovechamiento de los bienes de la
empresa.
Alcance: Personal de Flota Vehicular.
Responsable de revisión: Jefe de Operaciones
Política
1. Las órdenes de combustible deberán describir las características del

vehículo y la cantidad de galones a suministrar en los vehículos
autorizados.
2. Todo vehículo deberá contar con un control de kilómetros recorridos para la

medición de litros consumidos por galón.

3. El jefe de mantenimiento deberá revisar, controlar y analizar el consumo
mensual por cada vehículo y las rutas trazadas.
4. El reembolso por gasto de combustible deberá ser justificado por el

empleado y con autorización del jefe de operaciones.
Concepto:
Ordenes de combustible: Documento que autoriza al portador de la misma para
que pueda echar combustible.

Nombre Código
Reparaciones OPE-004
Operaciones 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Definir las posibles causa por las cuales el equipo podrá ser ingresado
para su respectiva reparación.
Alcance: Personal con Equipo a Cargo
1. Todo equipo que ingrese al área de mantenimiento con el motivo de

reparación deberá estar justificado por el empleado y con la autorización del
Jefe de Operaciones.
2. El Jefe de Operaciones decidirá si la reparación será por cuenta de la

empresa, o con cargo al empleado por el mal manejo o descuido.
3. El equipo para reparación será evaluado si es rentable la reparación o

venta.
4. Para trabajados especializados que no se puedan realizar en el área de

mantenimiento, se podrá contratar a proveedores bajo la autorización del
jefe de operaciones y el jefe de compras.
Concepto:
Reparación: Acción o efecto de restituir a su condición normal y de buen
funcionamiento a cosas materiales mal hechas, deterioradas o rotas.

Nombre Código
Monitoreo de vehículos por GPS OPE-005
Operaciones 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Supervisar y asegurar el traslado de la mercancía del cliente hasta el

arribo a las bodegas.
Alcance: Flota Vehicular
Política
1. Todo vehículo contara con un sistema de rastreo satelital, con el cual será
monitoreado al momento que abandone las instalaciones de la empresa.
2. El personal de monitoreo estará en comunicación vía celular con las

unidades cada treinta minutos para corroborar la ubicación.
3. Una vez iniciado el viaje el vehículo no podrá realizar ninguna parada o

desvío fuera del itinerario.
4. Al llegar al lugar de destino la unidad deberá reportar al personal de

monitoreo para notificar la llegada y las condiciones de la mercancía.
Concepto: Monitoreo: Seguimiento y control de vigilancia del equipo para evitar

robos y accidentes.

Nombre Código
Mantenimiento de Vehículos 0PE-006
Operaciones 001
Elaborado
10 de Agosto de
2016
Propósito: Asegurar el cuidado de la flota vehicular que garantice un adecuado

funcionamiento y operación continua.
Alcance: Flota Vehicular
Política
1. El personal de mantenimiento deberá portar el uniforme adecuado y

autorizado para sus funciones.
2. El personal de mantenimiento deberá tener un trato y actitud cortes hacia

los empleados que requieran sus servicios.
3. Todo vehículo contara con un reporte con el seguimiento de los

mantenimientos realizados.
4. El Jefe de Operaciones estará a cargo de la coordinación y planeación de

los vehículos a revisión preventiva.
5. Ningún vehículo podrá modificarse o adaptarse en alguna de sus partes sin

previa autorización del jefe de operaciones.

Concepto: Mantenimiento: Todas las acciones que tienen como objetivo mantener
un artículo o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna función
requerida.
Conclusiones
Como conclusión de nuestro trabajo realizado, las políticas son procedimientos a

seguir en una Empresa que sirven para tener de forma clara como se debe
trabajar y que reglamentos se deben cumplir dentro de la misma.
Las políticas de una empresa brindan aquella seguridad y organización que debe
tener una empresa estable, de esta forma orientar a la verdadera acción y es un
criterio general para lograr los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
Toda política se debe elaborar ,registrar y autorizar por encargado de cada área
al realizar el trabajo grupal nos enseña cómo se debe elaborar políticas y nos
damos cuenta que una política hace el trabajo más fácil para la Empresa y ayuda
a dar mejor resultado y servicio.
Las políticas acercan a la empresa cada día más al éxito al tener un panorama
claros y haciendo de esta algo común que este compenetrado en la mente del
empleado como un estándar de calidad.


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l Estado.

1 Manual de Políticas CEMCOL.

2 Manual de Políticas CEMCOL.

3 Manual de Políticas CEMCOL.

4 Manual de Políticas CEMCOL.

1.1 Presenta documentos para solicitar una venta al crédito

2.1 Revisa los documentos del cliente para su venta al crédito

2.2 Verifica si los documentos completos.

2.3 se comprueba si cumple los requisitos de crédito.

2.4 Aprueba la solicitud y la envía para que la firme el Gerente financiero.

3.1 Firma la solicitud y finaliza el proceso.

6 Manual de Políticas CEMCOL.

7 Manual de Políticas CEMCOL.

1. Cliente 2. Jefe de ventas 3. Gte Financiero

La calidad del producto debe ser inspeccionado antes de salir de la empresa y al

9 Manual de Políticas CEMCOL.

10 Manual de Políticas CEMCOL.

11 Manual de Políticas CEMCOL.

12 Manual de Políticas CEMCOL.

13 Manual de Políticas CEMCOL.

2.3 Da el visto 3.1 Autoriza el

14 Manual de Políticas CEMCOL.

15 Manual de Políticas CEMCOL.

16 Manual de Políticas CEMCOL.

17 Manual de Políticas CEMCOL.

18 Manual de Políticas CEMCOL.

1.1 Planea el evento de

1.2 Elabora folletos de

20 Manual de Políticas CEMCOL.

21 Manual de Políticas CEMCOL.

22 Manual de Políticas CEMCOL.

Dependiendo la distancia del lugar se comprar la tarifa del viaje al cliente.

23 Manual de Políticas CEMCOL.

24 Manual de Políticas CEMCOL.

3.2 Realiza cotizacion

2.1 Organiza a los

2.3 Solicita vehículo

25 Manual de Políticas CEMCOL.

26 Manual de Políticas CEMCOL.

27 Manual de Políticas CEMCOL.

28 Manual de Políticas CEMCOL.

29 Manual de Políticas CEMCOL.

30 Manual de Políticas CEMCOL.

31 Manual de Políticas CEMCOL.

32 Manual de Políticas CEMCOL.

33 Manual de Políticas CEMCOL.

34 Manual de Políticas CEMCOL.

35 Manual de Políticas CEMCOL.

36 Manual de Políticas CEMCOL.

37 Manual de Políticas CEMCOL.

38 Manual de Políticas CEMCOL.

Propósito: Realizar las compras de una manera transparente.

Todas las compras.

Responsable de la revisión: Jefe de Compras

1. Los bienes que se adquirirán deberán estar incluidos o considerados en el

39 Manual de Políticas CEMCOL.

Propósito: Establecer la las formas y maneras de pago con las compras al

Alcance: Proveedores al Contado.

Responsable de la revisión: Jefe de compras

1. Se considerara realizar compras al contado cuando el proveedor no

2. Se deberá contar con 3 cotizaciones para poder considerar la compra de

3. Se solicitara al Depto. Contabilidad elaborar el cheque para poder cancelar