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POLÍTICA DE PROVEEDORES
Código: PRO-MT-001-2020
MABEL TRADING S.A
Fecha Vigencia: ENERO 2021
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CONTROL DOCUMENTAL

Versión: 001 Creación de Documento

Elaboración Revisión Aprobación

Cargo: Coordinador de
Cargo: Gerente de marca Cargo:
compra
Nombre: Denisse Cruz Nombre: Cristina Montero Nombre:

Fecha: 01/01/2021 Fecha: 11/01/2021 Fecha:

Firma: Firma: Firma:

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CONTENIDO

PAGINA

1. OBJETIVO …………………………………………………….. 3

2. ALCANCE …………………………………………………….. 3

3. POLITICAS …………………………………………………….. 3

4. CONFIDENCIALIDAD …………………………………………………….. 5

5. PROCEDIMIENTO …………………………………………………….. 5

6. CONTACTO …………………………………………………….. 7

7. ANEXOS …………………………………………………….. 8

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1. OBJETIVO:

a. El presente manual tiene como objetivo dar a conocer a los proveedores locales las
políticas y normas de MABEL TRADING S.A.

2. ALCANCE:
El presente procedimiento será aplicable a todos los proveedores locales.

3. POLITICAS:

POLITICAS GENERALES:
a. Las principales condiciones que un proveedor debe tener para trabajar con la compañía
son:
• Puntualidad en las entregas
• Calidad del producto entregado
• Buena predisposición de servicio durante todo el proceso de compra y post-
venta.
• Crédito de pago de 90 días

DOCUMENTOS PARA CALIFICAR COMO PROVEEDORES:

• Carta de presentación firmada por el representante legal con los datos del
representante legal.
• Nombramiento del Gerente General
• Dirección de correo electrónico
• Datos para facturación y pago
• Carta de autorización para efectuar los pagos mediante transferencia bancaria y su
respectiva información bancaria
• Copia de RUC actualizado
• Copia de notificación como contribuyente especial (si lo fuera)
• Una referencia bancaria
• Dos referencias comerciales como proveedores

CONTROL DE CALIDAD PARA INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES:

El departamento de control de calidad es el responsable de verificar la mercadería previa al

ingreso de la misma a los locales, esto incluye:

• La entrega por parte del proveedor de los Certificados de Conformidad de etiquetas

técnicas emitidas por el INEN
• La entrega por parte del proveedor de los Certificados de Registro de los certificados
en el MIPRO

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• Con la aprobación de la propuesta digital por diseño, se debe enviar muestras

iniciales con la respectiva ficha descriptiva por prenda y el tag de control de
muestras.
• Revisión y aprobación de muestras finales de producción, incluido empaque y/o
etiqueta para la verificación del acabado, material, colores y diseño 3 días laborales
previos a la entrega del pedido (se pedirá incluso corrido de tallas en caso de ser
necesario).
• El envío vía mail de la ubicación del sticker de precio (cuando es primera vez) el
mismo que debe ser colocado en la parte posterior sin tapar ninguna información o
consultar previamente con el Área de Diseño y Compras.
• Debe cumplir con todas las normas de calidad de (Ver Anexo 1).

PENALIZACIONES:

Para cambios de entrega, el proveedor podrá solicitar nueva fecha de entrega dentro de los 5
días laborales posteriores a la confirmación de la orden de compra.

Cualquier retraso, tendrán una penalización según la tabla adjunta:

- De 1 a 7 días: 5%
- De 8 a 14 días: 8%
- 15 días en adelante: 10%

En caso de problemas de calidad leves el proveedor será penalizado con el 10%, mas no se
limitan a estos:
- Etiquetas con errores de impresión
- Colores cambiados sin previo aviso similares a los aprobados
- Defectos pequeños en el material de estampación

Si existiesen novedades graves, el pedido se devolverá para correcciones y deberá ser

reagendado con penalización.

Bajo la aprobación de compras en pedidos urgentes, el proveedor será penalizado la primera

vez con el 5% cuando no se entrega la orden completa según la cantidad solicitada.

De ser el caso en una segunda vez, o fallas frecuentes, afectará en la evaluación del proveedor
que es fundamental y debe ser aprobada al final de cada año. Caso contrario, el proveedor
dejará de trabajar inmediatamente para a MABEL TRADING S.A.

FACTURACION Y PAGOS:

El crédito acordado con el proveedor corre a partir de la emisión de la factura, a excepción de

facturas electrónicas emitidas hasta 1 día antes. Si la entrega es después del día 26 del mes,

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la factura deberá ser emitida con fecha del primer día del mes siguiente a excepción de casos
puntuales.
Se entiende que los valores en las facturas son los negociados por lo que no se aceptaran
facturas con diferencias.

Las facturas emitidas por el proveedor deberán estar alineada al REGLAMENTO DE

COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS, además de
estar pendientes de disposiciones que el Servicio de Rentas Internas emita o disponga a cada
entidad, es responsabilidad del proveedor generar los comprobantes de venta de forma válida
y completa, de tener errores contabilidad no aceptará y procederá a devolver el documento
al área de compras.

DATOS DE FACTURACIÓN:
a. RAZÓN SOCIAL: MABEL TRADING S.A.
b. TELEFONO: 3930940
c. DIRECCIÓN: García Moreno y Panamericana Norte km. 12
d. RUC: 1791915313001
e. Correo electrónico para envío de facturas electrónicas:
1. Cruz Denisse compras@mabeltrading.com.ec
2. Duran Michelle administrativo@mabeltrading.com.ec
3. Arcos Yajaira contabilidad1@mabeltrading.com.ec

No se reciben pedidos los viernes ni fines de semana con excepción de casos puntuales.
Los pagos de facturas se realizarán mediante el banco Produbanco solo los días martes de
15:00 a 17:30 Horas, de la siguiente semana a la fecha de caducidad de la ODC.

PROCEDIMIENTO PARA COBRO DE PAGOS:

• Todos los pagos se realizarán por transferencias bancarias
• El calendario de pago a los proveedores es desde la fecha de emisión hasta el día de
vencimiento, el corte se realiza a cada martes para pagar el siguiente martes, nunca
se cancela anticipadamente.
• En casos de haber notas de crédito las mismas deberán ser emitidas en un plazo no
mayor a 7 días.

4. CONFIDENCIALIDAD:
Todos los proveedores de MABELTRADING S.A tienen la obligación de mantener bajo
confidencialidad toda información recibida durante la vigencia de la relación comercial
con la compañía. De igual manera todos los proveedores deberán firmar un Acuerdo de
Confidencialidad (Ver Anexo 2).

5. PROCEDIMIENTO:

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1. ORDEN DE COMPRA:
a. El departamento de compras confirma la orden al proveedor siempre vía correo.
b. Se revisan cantidad, costos y se cierra la negociación estableciendo fechas de entrega
finales.
c. Se confirma el pedido y se establecen tiempos de entrega de muestras, 5 días posteriores
aprobación diseño.
d. Se genera un turno para la entrega de mercadería
e. Se enviará tabla de distribución con cantidades confirmadas por compras.
f. En casos especiales se enviará material de empaque para el producto

2. DESARROLLO DE MUESTRAS:
El proveedor tiene la obligación de desarrollar muestras iniciales o de pre- producción una vez
aprobado el digital por diseño, las mismas que deberán ser presentadas para aprobación previa
a la producción 5 días posteriores a su aprobación digital.
Se deberán entregar muestras finales de la producción para validación de la producción y
procedimiento de control de calidad mínimo 3 días antes de la entrega de la mercadería.

Mabel Trading S.A se reserva el derecho a quedarse con las muestras entregadas por el proveedor
para estudios del producto tato iniciales como finales, no se deberán restar de la orden de
compra.

3. EMBALAJE:
Los proveedores que realizan etiquetado y distribución deben tomar en cuenta las normas de
embalaje y distribución que consta en nuestro manual logístico (Ver Anexo 3).

4. RESERVACIÓN DE TURNO PARA LA ENTREGA DE MERCADERÍA:

a. Compras reconfirmará fechas 1 semana antes de la entrega de los pedidos y e proveedor
deberá comunicarse con el departamento de operaciones para solicitar turno con la
fecha pactada con compras, logística asignará los turnos de acuerdo a su disponibilidad.

5. INFORMACIÓN DE CONTACTOS:

Operaciones y logística Contabilidad. -

bodega@mabeltrading.com.ec
contabilidad1@mabeltrading.com.ec
Administrativo
contabilidad2@mabeltrading.com.ec
Administrativo@mabeltrading.com.ec

Compras.-
compras@mabeltrading.com.ec Calidad.–
compras2@mabeltrading.com.ec asisccalidad@mabeltrading.com.ec

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