LAS SEIS ETAPAS

ESENCIALES DEL
SEGUIMIENTO Y LA
EVALUACIÓN DE
PROYECTOS O
PROGRAMAS
ETAPA 1
Identificar el objeto y el alcance
del sistema de seguimiento y
evaluación
 Alcance y propósito
Responden a dos preguntas: ¿por qué necesitamos
un sistema de seguimiento y evaluación?

¿Qué alcance debe tener?

Guía las principales decisiones, como las

necesidades de información, los enfoques
metodológicos, el fortalecimiento de la capacidad y
la asignación de recursos.
Es lo referente al marco lógico, pp. 34-40
2.1.1 Examinar el plan de operaciones del proyecto
o programa (marco lógico)

Consiste en un resumen del plan de operaciones del

proyecto o programa, basado en un análisis de la
situación y de los problemas.

Condensa la secuencia lógica de los objetivos

establecidos para alcanzar los resultados previstos,
los indicadores y los medios de verificación para
medir dichos objetivos, y las principales hipótesis.

Cuando el marco lógico está bien confeccionado,

refleja las necesidades de información del proyecto o
programa.
2.1.4 Determinar el alcance de las principales actividades y medidas de seguimiento y
evaluación

El alcance del sistema de seguimiento y evaluación alude a su escala y complejidad.

Algunas otras consideraciones importantes en cuanto al alcance – envergadura – del sistema

de seguimiento y evaluación incluyen las siguientes:
la escala geográfica del área del proyecto o programa;
la escala demográfica del proyecto o programa, incluidas algunas poblaciones
destinatarias específicas y la posibilidad de acceder a ellas;
el cronograma o la duración del proyecto o programa, incluidas todas las necesidades en
materia de seguimiento y evaluación que surjan antes y después de su ejecución;
el presupuesto y los recursos humanos disponibles
ETAPA 2 –
Planificar la recopilación y la
gestión de datos
 Luego de definir las necesidades de información del proyecto o programa, se
planifica la recopilación y la gestión confiables de los datos a fin de que puedan
analizarse eficientemente y utilizarse como información.

Datos: hechos o cifras “en bruto” antes de ser procesados y analizados.

Información: alude a los datos ya procesados y analizados para elaborar informes

y ponerlos en uso.

Anexo 8: Plan de seguimiento y evaluación

No obstante, es crucial cerciorarse de que los datos secundarios sean
pertinentes y confiables.
La pertinencia de los datos se ve en función de:
la población
el período
las variables

Aunque los datos midan lo que usted necesita, es necesario cerciorarse de que la
fuente sea fidedigna y confiable.

Tener en cuenta la reputación y el rigor de los datos.

El proceso de muestreo consta de los siguientes pasos:

1. Definir los indicadores específicos: esto determinará qué metodología conviene utilizar.

2. Determinar el método adecuado de muestreo:

las muestras aleatorias (muestreo al azar), se determinan en forma cuantitativa y

utilizan datos estadísticos para efectuar generalizaciones más precisas sobre toda la
población;

las muestras intencionales (no aleatorias) se determinan en forma cualitativa y, por

lo general, se basan en la conveniencia u algún otro factor. Suelen ser muestras
selectivas y más pequeñas de la población
Algunas consideraciones prácticas para planificar la recopilación de los datos:
Elaborar directrices para la recopilación de datos: esto ayuda a garantizar la
normalización, la uniformidad y la confiabilidad del proceso de recopilación entre otras
personas pese al transcurso del tiempo.
Corroborar que se estén recopilando todos los datos necesarios para medir los
indicadores al menos de una fuente de datos.
Probar los instrumentos antes de recopilar los datos.
ETAPA 3 –
Planificar el análisis de datos
Con respecto a determinar las pautas de muestreo

Muestra: subgrupo de una población seleccionado para estudiarla y extraer conclusiones

sobre toda la población.
Con respecto a determinar las pautas de muestreo:
El análisis de los datos es el proceso mediante el cual los datos recopilados (en bruto) se
convierten en información utilizable.

2. Determinar el método adecuado de muestreo:

las muestras aleatorias (muestreo al azar), se determinan en forma cuantitativa y
utilizan datos estadísticos para efectuar generalizaciones más precisas sobre toda la
población;
las muestras intencionales (no aleatorias) se determinan en forma cualitativa y, por lo
general, se basan en la conveniencia u algún otro factor. Suelen ser muestras selectivas
y más pequeñas de la población
ETAPA 4 –
Planificar cómo se difundirá y
utilizará la información
 La elaboración de informes es la parte más visible del sistema de
seguimiento y evaluación: los datos recopilados y analizados se presentan
como información para ser utilizada por los principales interesados.
Con respecto a la elaboración de informes:
Estos deben elaborarse con un propósito específico o para destinatarios determinados,
lo que define el contenido, el formato y el momento ideal de cada
uno de ellos.

Deben establecerse los informes a elaborar desde la 1ra etapa del proceso de planificación
del seguimiento y la evaluación, así como las otras necesidades de información existentes.

Al planificar la elaboración de los informes, es muy importante hacer una distinción

entre la notificación interna – informes internos – y la notificación externa – informes
externos
Con respecto a la elaboración de informes:

Fundamental establecer plazos realistas para la presentación de los informes:

deben ser factibles en función del tiempo, los recursos y la capacidad necesarios
para elaborar y distribuirlos

1. La frecuencia debe basarse en las necesidades de información de los destinatarios.

2. Esta también dependerá de la complejidad y el costo de la recopilación de los datos.
3. Los datos se pueden recopilar en forma periódica, pero no toda la información
tiene que incluirse en un informe ni todos deben recibir los informes al mismo
tiempo.
ETAPA 5 –
Planificar el fortalecimiento de la
capacidad y los recursos humanos
necesarios para las actividades
de seguimiento y evaluación
2.5.1 Evaluar la capacidad de los recursos humanos participantes en el
proyecto o programa para llevar adelante las tareas de seguimiento y
evaluación
2.5.2 Determinar el grado de participación local
2.5.3 Determinar el grado de conocimientos externos necesarios
2.5.4 Definir las funciones y las responsabilidades de seguimiento y
evaluación
2.5.5 Planificar la gestión de actividades de seguimiento y evaluación del
equipo responsable del proyecto o programa
2.5.6 Identificar los requisitos y las oportunidades para
fortalecer la capacidad de seguimiento y evaluación
Un sistema de seguimiento y evaluación eficaz requiere gente idónea que lo
sustente.

Las preguntas esenciales que guían este proceso son las siguientes:

¿Hay personas dentro del equipo del proyecto o programa con conocimientos
sobre seguimiento y evaluación? ¿Están a la altura de las necesidades en esta
materia?

¿la organización o equipo o departamento encargado de la ejecución del

proyecto o programa brinda algún apoyo en seguimiento y evaluación?

¿las comunidades destinatarias (o determinados miembros de ellas) y otros

asociados del proyecto o programa tienen experiencia en seguimiento y
evaluación?
De las personas beneficiarias, stakeholders o de la comunidad
ETAPA 6 –
Preparar el presupuesto de
seguimiento y evaluación
2.6.1 Desglosar los rubros del presupuesto requerido
destinados a actividades de seguimiento y evaluación.
2.6.2 Incorporar los costos de seguimiento y evaluación en el
presupuesto del proyecto o programa.
2.6.3 Examinar los aportes y los requisitos presupuestarios
de los donantes.
2.6.4 Incluir en la planificación los posibles gastos imprevistos.