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METODOLOGIA DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

La Metodologa de la Auditora Administrativa establece los pasos a seguir y


determina la programacin de cada uno de ellos. Lo que se debe contemplar
para unificar criterios y delimitar la profundidad con que se revisar y aplicar
el anlisis administrativo.
Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor, la identificacin y
ordenamiento de la informacin correspondiente al registro de hechos,
evidencias, situaciones y observaciones para su posterior anlisis y elaboracin
de informe.
La metodologa de la Auditora Administrativa consta de cuatro etapas y es en
este y los posteriores mdulos donde se revisarn cada una de ellas.

1.- PLANEACIN
En la etapa de planeacin se establecen los lineamientos a seguir durante la
aplicacin de la auditora administrativa, es decir, se desarrolla lo que ser el
proyecto. En este punto se delimitarn los factores a revisar, a partir de los
resultados obtenidos en la investigacin preliminar.
1.1.- Objetivo: es establecer las acciones que se deben realizar para llevar a
cabo la auditora en forma secuencial y ordenada. Hay que tomar en cuenta las

condiciones que puedan presentarse a fin de que se garantice la entrega de los


resultados en tiempo y forma.
Los factores a considerar para el estudio de la organizacin se determinan con
base en dos vertientes: el proceso administrativo y los elementos que forman
parte de su funcionamiento.
A continuacin se define el proceso administrativo, a fin de poder realizar un
anlisis lgico de la organizacin en todos sus mbitos.

1.2.- Investigacin Preliminar: cuando ya se tiene bien definida la direccin


de la empresa y los factores que se auditarn, entonces se requiere hacer una
investigacin preliminar para determinar si realmente son alcanzables los
objetivos planteados. La investigacin preliminar implica revisar toda la
informacin recopilada por la empresa y que sta est relacionada con los
factores predeterminados. Dentro de la informacin a analizar puede ser
necesario lo siguiente: los cambios que ha sufrido la organizacin, la
infraestructura, su esquema de operacin y nivel de desarrollo tecnolgico. As
como logros y expectativas no cumplidas, su posicin competitiva, entre otras.
No podemos elaborar un proyecto de auditora si no se tienen bien definidos los

objetivos y menos si stos no son viables por las condiciones actuales de la


empresa.
1.3.- Elaboracin del Proyecto de Auditora: un proyecto de auditora
incluye una propuesta tcnica y un programa de trabajo.
1.3.1.- Propuesta tcnica; especifica los siguientes aspectos: el tipo de
auditora que se pretende realizar, su alcance, antecedentes, auditoras o
estudios previos que soportan la propuesta, los objetivos a alcanzar, la
estrategia, la justificacin, las acciones a seguir, los recursos a utilizar, el costo
y los resultados esperados.
1.3.2.- Programa de trabajo; especifica el nombre de la auditora, los
responsables, las reas de estudio, las actividades a realizar con su clave, el
orden de las fases, su calendarizacin y una representacin grfica, como la de
Gantt, que describa las acciones con fechas de inicio y trmino; y un formato
para reportar avances.
En la etapa de planeacin se establecen los lineamientos que regularn la
auditora para garantizar los resultados del proyecto. Consiste en constituir las
acciones que se deben desarrollar para instrumentarla en forma secuencial y
ordenada, por lo que hay que tomar en cuenta las condiciones que deben
prevalecer para lograrlo en tiempo y forma.
Sin una buena planeacin no sera posible continuar con el proyecto de la
Auditora, puesto que en esta etapa se definen los objetivos y las bases que
garantizan los resultados esperados.
Concluida la parte preparatoria y una vez definidos los objetivos que se van a
abordar y que se ha preparado el proyecto de auditora, entonces se procede a
desarrollar las siguientes etapas: En esta sesin conocers la etapa de
obtencin de la informacin, en donde se seleccionan las tcnicas de
recoleccin que se estimen ms viables de acuerdo a las circunstancias.

2.- OBTENCIN DE INFORMACIN


Para continuar con la metodologa de la auditora administrativa, se requiere
obtener informacin que nos ayude a sustentar nuestras observaciones o
propuestas, recuerda que sin evidencia la opinin del auditor puede carecer de
validez o parecer poco objetiva.
2.1.- Fuentes de Informacin: la informacin que comprueba sus hiptesis
puede provenir de dos fuentes de informacin: las internas y externas.

2.1.1.- Internas: se obtiene dentro de la misma organizacin y que puede


provenir de los socios y accionistas, personal en todos los niveles o de sus
sistemas de informacin.
2.1.2.- Externas: son fuentes de informacin que provienen del exterior de la
organizacin y de alguno de los siguientes: organismos o instituciones
gubernamentales o privadas, competidores, proveedores, clientes actuales y
potenciales, y de las redes de informacin.
2.2.- Tcnicas de Recoleccin: sin importar la fuente, en la informacin se
pueden utilizar diversas tcnicas para recabar los datos que necesitamos. La
informacin se puede recabar con una combinacin de las siguientes tcnicas:
a) Investigacin documental: consiste en localizar y seleccionar documentos
que puedan aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes
documentales pueden ser igualmente internas o externas. Entre la primera
estn por ejemplo: polticas y reglamentos, convenios, oficios o circulares,
descripciones de puesto, inventarios, estados financieros, auditorias anteriores
o investigaciones propias, etc.
b) Observacin directa: Consiste en advertir directamente como y donde se
desarrolla el trabajo, en este caso para guardar evidencia se pueden videograbar los hechos.
c) Acceso a redes de informacin: Consiste en la revisin de la redes, para
detectar informacin de clientes, socios, proveedores, empleados,
organizaciones del ramo e intercambiar datos y mantener una relacin
interactiva con el entorno. Algunas de estas redes son gratuitas y otras
implican una inversin.
d) Entrevista: consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas
para obtener informacin. Este medio es de los ms utilizado ya que se tiene
contacto directo con el entrevistado, del que adems de obtener respuestas se
pueden percibir sus actitudes. Para que una entrevista funcione hay que cuidar
varios aspectos, como: tener claro el propsito, elaborar una agenda de trabajo
y concretar la cita con anticipacin.
e) Cuestionarios: Consiste en recopilar informacin por medio de preguntas
escritas. La calidad de la informacin que se obtenga depender de su
estructura y forma de presentacin. Se deben hacer cuestionamientos claros y
concisos, presentar un orden lgico, con redaccin comprensible y facilidad de
respuesta.
2.3.- Evidencias: la evidencia representa la comprobacin de los hallazgos
obtenidos durante la investigacin.
Se puede clasificar de la siguiente manera:

2.3.1.- Fsica: se obtiene mediante inspeccin y observacin directa de las


actividades. Se presenta a travs de videos, fotografas, grficas, cuadros,
mapas o muestra de materiales.
2.3.2.- Documental: se obtiene por medio del anlisis de documentos. Est
contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas, facturas, resumen,
etctera.
2.3.3.- Testimonial: se obtiene de toda persona que realiza declaraciones
durante la aplicacin de la auditora.
2.3.4.- Analtica: comprende clculos, comparaciones y razonamientos
matemticos de la informacin.

ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN


3.- ANLISIS Y EVALUACIN DE LA INFORMACIN
Una vez que se ha recopilado la informacin, sta debe ser analizada para
determinar su naturaleza, sus caractersticas y el origen de su
comportamiento, as como su interdependencia e interaccin con las partes
entre s y con el todo.
3.1.- Procedimiento: consiste en determinar primero el hecho que analiza,
describirlo, descomponerlo en todas sus partes, revisar de manera critica cada
parte, ordenar cada elemento para encontrar similitudes entre ellos, definir las
relaciones que existen y tratar de explicar su comportamiento.
3.2.- Tcnicas: en la Auditora para analizar y evaluar la informacin se pueden
utilizar dos tcnicas administrativas:
3.2.1.- Las tcnicas cualitativas, son los modelos, teoras o tcnicas como: el
anlisis foda, benchmarking, cadena de valor, crculos de calidad, diagrama de
Pareto, Empowerment, diagramas de causa-efecto, e-business, etc.
3.2.2.- Las tcnicas cuantitativas, son modelos numricos como la
programacin lineal, muestreo, simulacin, teora de colas, etc. Una vez
analizada y evaluada la informacin, con la utilizacin de una o varias de las
tcnicas anteriores se elabora un diagnstico.
3.3.- Elaboracin del Diagnstico: un diagnostico consiste en traducir los
hechos y circunstancias en informacin concreta y susceptible de ser evaluada.
Un diagnostico se elabora al ubicar a la organizacin en su realidad, es decir,
destacar los factores ms relevantes de su funcionamiento, establecer la

magnitud de sus necesidades y determinar los recursos disponibles para


resolver sus problemas.
Es importante relacionar las causas de su comportamiento, el impacto con los
resultados obtenidos y sobre todo guiarlos hacia las acciones necesarias que le
permitan atender sus necesidades.

INFORME DE AUDITORA ADMINISTRATIVA


El informe define el rea, programa o proceso auditado e incluye los
antecedentes y una justificacin, los objetivos de la auditora, la duracin, el
alcance, recursos y mtodo empleado.
Adems, debe resaltar los hechos e incluir las recomendaciones y conclusiones
del auditor, todos ellos soportados con la evidencia suficiente y debidamente
documentada a fin de no dejar lugar a dudas.
4.2.- Lineamientos Generales: El informe debe presentarse de manera puntual,
es decir, no se deben perder de vista el o los objetivos de la auditora y
destacar cada uno de ellos. Se deben analizar diferentes alternativas, a fin de
que las recomendaciones que se propongan sean las ms viables y estn bien
fundamentadas.
Es importante que este informe se haga llegar a los responsables para que le
den el valor adecuado a la auditoria y realmente se lleve a la aplicacin.
Finalmente, se establece la forma en que se le dar seguimiento a las acciones.
Existen diferentes tipos de informes que varan dependiendo de su
presentacin, de quien lo solicito y del propsito.
4.3.- Tipos de Informe:
Los tipos de informes son:
4.3.1.- El informe general: incluye el rea responsable, una introduccin, los
antecedentes, las tcnicas empleadas, el diagnstico, la propuesta, la
estrategia
de
implementacin,
el
seguimiento,
las
conclusiones,
recomendaciones y los anexos.
4.3.2.- El informe ejecutivo: incluye el rea responsable, el periodo de
revisin, objetivos, alcance, metodologa, resumen y conclusiones.
- El informe de aspectos relevantes es el que destaca, solamente, las reas
que requieren de atencin por su desempeo deficiente.
4.4.- Propuestas: En todos los informes se hacen propuestas o
recomendaciones y en ocasiones la organizacin puede no saber cmo
implementarlas. Por lo tanto, es necesario que se entregue un programa que
describa las actividades a realizar, su secuencia, duracin, la metodologa de la
implementacin, los recursos requeridos y los responsables de su ejecucin.
4.5.- Presentacin del Informe: Una vez que se tiene terminado el informe,
ahora es necesario convocar al grupo de auditores para asegurar que cumple
con todos los lineamientos y en su caso hacer ajustes antes de presentarlo a

quien lo solicit, que pueden ser los directivos de una organizacin o los
responsables de un rea.
Esta presentacin se debe hacer de manera profesional y con el apoyo de
material audiovisual.