Alcance y Organización de los

Proyectos
Prof. Francisco Fleitas
Alcance del proyecto
Ha de ser un documento de 1 a 5 páginas que resume el
QUÉ del Proyecto con el siguiente contenido:
1. Meta del Proyecto:
Definir de una manera realista :
Redactar una frase clara que manifieste
la Meta del Proyecto, describiendo
específicamente lo que se quiere
conseguir, e incorporar en la misma un
suceso significativo que marque el
punto final con el cual se terminará el
Proyecto.
Meta del Proyecto = Lo que el Equipo de
Trabajo debe conseguir con su actuación
para cumplir con la Meta del Negocio.
Ser breve e indicar el punto final
con un suceso significativo.
No incluir especificaciones y evitar
las fechas en la definición.
Técnica para definir la
Meta del Proyecto:
Preguntarles a los
Stakeholders : ¿Cual es
el punto final con el cual
se terminará el
Proyecto?. Repetir la
pregunta si es necesario.
En caso de que fuera
preciso, limitar el
Proyecto para que quede
claro el punto final.
Alcance del proyecto

Ejemplos:
A. Meta del Negocio: Desarrollar un nuevo Producto del tipo “X” antes
que la competencia con un costo no mayor del 20 % del costo del
Producto actual.
Meta del Proyecto (Borrador): Desarrollar ideas para que un
nuevo Producto del tipo “X”.
Meta del Proyecto con punto final: Generar e investigar ideas
para para un nuevo Producto del tipo “X” y recomendar la
Tecnología a usar.
B. Meta del Negocio: Conseguir una reducción de costos al armonizar la
gama actual de envases, cierres y suministros para los mismos.
Meta del Proyecto (Borrador): Definir los grupos de envases de
botellas con menos de 5 litros por los responsables de las plantas de
Producción.
Meta del Proyecto con punto final: Identificar los grupos de envases
pequeños y sus cierres, recomendando una propuesta al Director
Alcance del proyecto

META
Es la cuantificación del objetivo que
se pretende alcanzar en un tiempo
señalado, con los recursos
necesarios.
OBJETIVO
Expresión cualitativa de un
propósito en un periodo
determinado; el objetivo debe
responder a la pregunta "qué" y
"para qué".
Es el conjunto de resultados que el
proyecto se propone alcanzar a
través de determinadas acciones.
Alcance del proyecto

2. Definir los Objetivos 3. Definir el Ámbito del Proyecto:

A partir de la Meta del Proyecto:
La Meta del Proyecto se
descompone en partes. Elegir de 4
a 9 Objetivos que cubran todos los
aspectos del Proyecto, escribiendo
frases claras que empiecen con un
verbo.
Describir los pasos y/o trabajos más
importantes, que son necesarios
para alcanzar la Meta del Proyecto
en una secuencia lógica.
Es muy importante y difícil de
establecer. Debe estar muy claro y
especificado. Hay que poner límites
a todo aquello que se debe o no se
debe incluir en el Proyecto, y
especificar que otros Proyectos
están relacionados o pueden incidir
en el Proyecto.

Se deben realizar dos listas explícitas de lo Incluido y Excluido en el

Proyecto. Es básico para negociar futuras ampliaciones o cambios
Alcance del proyecto

4. Identificar los Entregables del 5. Definir los Condicionantes,

Restricciones y Suposiciones:
Proyecto:
Incluir todas las Restricciones,
Establecer los Resultados a obtener y las Suposiciones y Condicionantes a la
Necesidades del Producto(s) y/o vista de: los Entregables, Procesos y
Recursos necesarios.
Servicio(s) según el Alcance del
Relacionar toda la información que
Proyecto no encaja en las categorías
anteriores. Indicar los factores a tener
Realizar una relación de Entregables para presentes para terminar el Proyecto
cada una de las Fases del Proyecto, cumpliendo los Objetivos de: Plazo,
Costo y Calidad .
por Producto y/o Servicio, indicando
como crearlos, el costo de crearlos e
implantarlos y los Beneficios tangibles e
intangibles a obtener por la
implementación de cada Entregable
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

1. Determine los objetivos, el alcance y el ambiente organizacional

Los objetivos y el alcance se ajustan a la organización?

• Cual es el objetivo del proyecto?

• Esta alineado con los objetivos de la organización?
• Están disponibles los recursos para los objetivos y alcance que usted
ha definido?
• El alcance del proyecto es total ó por etapas?
• Cuáles son las áreas de la organización comprometidas con el
proyecto?
• Cuales son los beneficios esperados por esas áreas?
• Están disponible la organización a aportar los recursos para
conseguir los objetivos y alcance que usted ha definido?
• Ha definido un proyecto que no es factible organizacionalmente?
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

2. Evalúe el negocio, tecnología y factores externos

Algunos factores externos que pueden afectar al proyecto

• Tecnología
• Nuevas herramientas disponibles
• Competencia
• Regulación Gubernamental
• Políticas
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

3. Desarrolle una estrategia para el proyecto

La estrategia será su aproximación al cumplimiento de los

objetivos dentro del alcance y el ambiente.
 Debe gerenciar todas las partes del alcance

La estrategia debe contener:

•Como va a organizar el proyecto?
•Como va a seleccionar el equipo y gerente del proyecto?
•Cómo manejará usted el riesgo y los problemas de gerencia?
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

4. Identifique los hitos importantes y el cronograma requerido por el

negocio
- Hito: Es una tarea que no tiene duración. Es un punto importante
de chequeo del cronograma.
Pasos intermedios para lograr el resultado
Extensión al alcance solicitado?
Etapas
Cronograma inicial tentativo

- Fechas requeridas por el negocio?

Inicio
Puesta en producción
Margen de desfase?
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

5. Defina el presupuesto inicial, utilizando los hitos

• Identifique los recursos que sean necesarios para alcanzar cada

hito
• Desarrolle un presupuesto inicial por hito para cada subproyecto
• Utilice la analogía y el concepto de expertos

Desfase esperado:

-25% a + 25%
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

6. Identifique cuales grupos u organizaciones van a estar

involucradas.

Identifique los recursos externos que sean necesarios para alcanzar

cada hito

Otras áreas de la organización

• - Entidades Externas que provean información
• - Análisis de resultados
• - Control externoConsultores
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

7. Determine los métodos y herramientas a ser empleados en el

proyecto.

· Metodología de gerencia y seguimiento del proyecto

· Estado del arte de la tecnología requerida
· Capacidad de la organización de asimilación eficiente de las
nuevas tecnologías
· Necesidades de capacitación
· Alternativas de metodología que impacten la duración a los
costos
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

8. Identifique las áreas de riesgo y asócielas con los hitos

El riesgo puede provenir de numerosos factores:

- Definición del producto del proyecto

- Personal
- Organización y su relación con el medio ambiente
- Tecnología
- Legislación
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

9. Estimar el cronograma y un presupuesto

Con base en el cronograma y presupuesto preliminar se deben

estimar un cronograma y un presupuesto base para las
autorizaciones correspondientes.

Precisión esperada:
Base para presupuesto
-25% a + 25%
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

10. Identifique el Gerente ó Lider del Proyecto

Piense en posibles candidatos, la disponibilidad y el potencial que se

puede llegar a perder si no se tienen en el proyecto

• Habilidad Principal del Gerente del Proyecto

• Problemas que va a enfrentar
• Principales capacidades que debe tener
• Alternativas y área origen
• Gerente externo ó interno
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

11. Identifique y establezca el equipo del proyecto

• Identifique las personas claves que se necesitarán para la

construcción del equipo del proyecto
• Determine el número de personas que se requierán, sus
habilidades y conocimientos
• Determine de la organización quienes deberían estar en el
proyecto, y podrían hacerlo
• Define si requiere ó recomienda la contratación de personal
especializado y el tiempo requerido para conseguirlas.
• Revise las alternativas de contratación si inciden en el costo
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

12. Desarrolle el plan preliminar del proyecto

• Con base en los hitos, los recursos identificados y el cronograma

preliminar ya establecido.
• Verifique los estimados independientes.
• Verifique independencia entre las tareas.
• Revise procedimientos de divulgación y autorización del
proyecto.
• Estime una fecha de inicio del proyecto.
• Valide fechas de los hitos y de finalización estimada .
Alcance del proyecto – Pasos para la Definición

13. Documentar los supuestos y las restricciones

Supuestos:
- Son una fuente de riesgos
- Si no se cumplen, afectan la planeación
- Resumen de todas las etapas anteriores

Restricciones:
- Limitan las opciones del proyecto
- Si se levantan, disminuye el riesgo del proyecto
- Resumen de todas las etapas anteriores
Objetivos del proyecto

Los objetivos de un proyecto deben ser «SMART». Deben ser:

Específicos (Specific): Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a

cambiar la situación;
Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y
beneficios;
Realizables (Achievable): que sea posible lograr los objetivos;
. . . (conociendo los recursos y las capacidades a disposición del
equipo de trabajo);
Realista (Realistic): que sea posible obtener el nivel de cambio
reflejado en el objetivo; y
Limitado en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de
tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.

“Un objetivo se deriva de una meta, tiene la misma intención

que una meta, pero es más especifico, cuantificable y
verificable que la meta”
Influencias de la Organización

• Los Proyectos normalmente forman parte de una Organización más

grande que la del Proyecto
• Cuando el Proyecto es la Empresa ( Fusiones, Alianzas, ...), está
fuertemente influenciado por las directrices de las Empresas que
intervienen
• Existen básicamente 2 enfoques empresariales:
– Empresas cuyo negocio se basa en los Proyectos
– Empresas que adoptan la gestión por Proyectos para sus Sistemas de
Gestión

La Cultura y Estilo de
Dirección de la
Empresa tiene una
influencia directa en el
Proyecto
Organización Funcional

Coordinación
Director General
de Proyectos

Director Funcional Director Funcional Director Funcional

Área A Área B Área C

Jefe Departamento Proyecto C Jefe Departamento

A1 C1

Proyecto B Jefe Departamento Jefe Departamento

B1 C2

Proyecto D Proyecto A Proyecto E

Organización por Proyectos

Coordinación
del Proyecto
Program Manager

Project Manager Project Manager Project Manager

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Miembro Departamento Miembro Departamento Miembro Departamento

C1 B1 A1

Miembro Departamento Miembro Departamento Miembro Departamento

B2 A2 C3

Miembro Departamento Miembro Departamento Miembro Departamento

B3 C2 A3
Organización Matricial (Por Proyectos y Funcional)

Director General

Director de Director Funcional Director Funcional Director Funcional

Projects Managers Área A Área B Área C

Proyecto A Miembro Miembro Miembro

Project Manager Proyecto A Proyecto A Proyecto A

Proyecto B Miembro Miembro Miembro

Project Manager Proyecto B Proyecto B Proyecto B

Proyecto C Miembro Miembro Miembro

Project Manager Proyecto C Proyecto C Proyecto B

Jefe Departamento Jefe Departamento Jefe Departamento

Coordinación
A1 B1 C1
del Proyecto
Porque es importante la GP (Gestión de Proyectos)

¿Porqué es importante que el GP lo seleccione?

- Influye directamente en el éxito del proyecto
- Las personas implicadas en el proyecto saben el que
hacer y como comunicarse con los demás miembros
- Permite al gerente del proyecto controlar los avances y
definir tiempos para las entregas
- Es el primer paso para definir modelos de calidad en la
empresa, ya que se organiza el trabajo.
Desarrollo de la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) o Work
Breakdown Structure (WBS)
Que se define en la Gestión del Alcance
Proyecto 1

1. 2. 3.
Fase 1 Fase 2 Fase 3

1.1 1.2 2.1 3.1

Entregable A Entregable B Entregable C Entregable D

1.1.1
W. Package I
1.1.2
W. Package II ……. ……. …….
1.1.3
W. Package III

W. Package o Work Package o Paquete de Trabajo