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Alcances del Proyecto

¿Qué es la definición del alcance?


• Esto no es otra cosa que definir de
forma clara y precisa el OBJETIVO que
se persigue con el proyecto y cuya
consecución marcará la finalización
con éxito de este.
• En aquellos proyectos divididos por
fases, la definición de los objetivos
deberá ser efectuada por fase y para
el conjunto del proyecto.
SMART
• A la hora de definir el alcance es importante recordar que este es
equivalente a un objetivo, por lo que este debe seguir el criterio de
ser SMART.
S (Specific) – Tiene que estar claramente definido sin ambigüedades
M (measurable) – Medible. Debe ser posible definir unos parámetros
cuantificables que permitan evaluar el avance y la consecución del objetivo.
A (Achievable) – Realizable. Tiene que existir una forma que posibilite su
consecución.
R (Realista) – Tiene que ser factible su consecución con los recursos y plazo
disponibles.
T (Time-related) – Tiene que tener una duración determinada.
¿Qué es definir el alcance del proyecto?
• Es definir todas las actividades que componen el proyecto o las fases
van a estar enfocadas a conseguir el objetivo, ya que recursos, plazos,
costes, tareas, u otros; que necesitemos considerar en el proyecto
van a depender de este objetivo.
• Además este objetivo va determinar la finalización del proyecto (y el
costo del proyecto si se realiza para terceros), por lo que una mala
definición del objetivo puede implicar dificultades para cerrar o
finalizar el proyecto.
La importancia de la definición del alcance de
proyecto
• La definición del alcance de
proyecto es quizás la parte más
importante del proceso inicial.
• Es necesario contar con información
objetiva y de calidad acerca de los
siguientes aspectos:
• Entregables (planos, listados, equipos,
montaje, pruebas, etc.) y sus
condiciones.
• Límites del proyecto.
• Recursos disponibles.
La importancia de la definición del alcance de
proyecto

• Permite distinguir con claridad lo que se incluye en el ámbito


de proyecto y todo lo que queda fuera de él. Es de gran utilidad
contar con datos sobre:
• Tipos de resultados: como los requisitos de negocio o una
evaluación de estado actual.
• Principales procesos del ciclo de vida que se encuentran
en el alcance de proyecto y también los que se hallan fuera
de su ámbito de aplicación: se trata de análisis aplicables,
aspectos relacionados con el diseño y pruebas necesarias.
• Fuentes de información y valor que aportan: ayudan a
conocer con qué datos financieros, de ventas, laborales,
entre otros; se cuenta.
• Grupos de interés del proyecto: a tener en cuenta
también para una mejor definición del alcance de
proyecto.
La importancia de la definición del alcance de
proyecto
• Contando con esta información, se
puede adaptar a las necesidades en
cada momento y eso supone ya una
fortaleza al permitir:
• Ajustarse más a los requisitos del cliente.
• Mejorar la capacidad de adaptación.
• Concluir el proyecto en condiciones de
entrega de valor superiores a las
planteadas originalmente.
La importancia de la definición del alcance de
proyecto
• Cada proyecto debe tener un proceso para gestionar el cambio con
eficacia que incluya:
• La identificación de los cambios necesarios.
• La determinación del valor de negocio del cambio.
• El cálculo de su impacto en el proyecto.
• La toma de información resultante para su evaluación y determinación de
conveniencia.
• Actuando de esta forma se garantiza la eficacia y la eficiencia en la
gestión del alcance de proyecto en la práctica y se reducen al máximo
las posibilidades de fracaso de proyecto relacionado con esta materia.
Ejemplo
• Alcance del proyecto A: construir una carretera
• Alcance del proyecto B: construir 12 km de
carretera de la población X a la población Y según el
proyecto executivo adjunto, y con un plazo máximo
de 12 meses.
¿Podrías calcular los costes del proyecto A?
• Según esta definición la carretera podría tener 2 o
20 carriles, tener 5 km de longitud o ir de Paris a
Pequín, puede ser de tierra, asfalto, u oro… Creo
que con este simple ejemplo queda clara la
necesidad de definir bien el alcance del proyecto.
Consecuencias de una mala definición del
alcance
• Si los requisitos del proyecto no se definen totalmente puede
generarse lo que se conoce como el SÍNDROME DEL LAVADERO.
• Se refiere a aquellos cambios no controlados en el alcance de un
proyecto. Este fenómeno puede ocurrir cuando el alcance de un
proyecto no se define, documenta o controla correctamente.
Resultando en un exceso de presupuesto y cronograma originales.
• Consiste en productos nuevos o nuevas características de productos
ya aprobados que hacen que el equipo de proyecto se desvíe de su
propósito original.
Consecuencias de una mala definición del
alcance
• El arrastramiento del alcance
puede ser un resultado de:
• Un pobre control de cambios.
• Clientes maliciosos que fomentan
la ambigüedad a fin de evitar
compromisos.
• Carencia de la identificación inicial
apropiada de qué se requiere para
lograr los objetivos del proyecto
• Un gerente de proyecto o
patrocinador débil.
Algunas denominaciones
Entregables
• Son activos tangibles o intangibles creados por
el proyecto, programa o cartera para el cliente.
Están representados por planos, esquemas,
descripciones, modelos, prototipos, sistemas y
productos de distintas clases.
• No son sólo el producto vendido o el servicio
puesto en uso tras el cierre de un proyecto, sino
también los procesos operativos, los cambios
organizativos y los cambios en los recursos
humanos necesarios para que la organización los
explote con éxito.
Algunas denominaciones
Tiempo
• Abarca la estructuración,
secuenciación, duración, estimación
y programación de actividades o
paquetes de trabajo, incluida la
asignación de recursos a actividades,
el establecimiento de fechas límites
de un proyecto y la supervisión y
control de su ejecución puntual.
Algunas denominaciones
Fase
• Es un periodo de tiempo
diferenciado de la secuencia del
proyecto y que está separado
materialmente de otros periodos.
• Las fases han definido objetivos y
pueden tener límites de tiempo
especificados.
• Para trabajar en pro de objetivos
específicos o de límites de fases o de
intervalos entre ellas se pueden
utilizar hitos.
Pasos para definir el alcance
Paso 1: Establece la dirección
• Comienza estableciendo la dirección del
proyecto. ¿Tienes una visión, objetivos y
límites de tiempo ya acordados? ¿Son lo
suficientemente específicos, y tu cliente
está de acuerdo con ellos? ¿Todos los
miembros del equipo los entienden, y
comprenden realmente por qué son
importantes? Solo fijando la dirección del
proyecto puedes fijar el alcance del
proyecto.
Pasos para definir el alcance
Paso 2: Talleres de alcance
• La mejor manera de lograr el compromiso del
equipo con el alcance del proyecto, es hacer que
todos los interesados relevantes (Patrocinador,
Cliente y otros interesados) te ayuden a definirlo.
• Lo que se espera es que acuerden un conjunto de
entregables principales que deben ser producidos
por el proyecto. También se debe acordar qué
queda por “fuera del alcance”.
• Comienza el taller pidiéndole a cada interesado una
lista de los entregables que ellos esperan que el
equipo del proyecto les entregue. Luego, toma la
lista completa de entregables generada en el taller
y haz que lleguen a un acuerdo en cuanto a cuáles
son obligatorios y cuáles son opcionales. Después,
pídeles que prioricen la lista, para que sepas qué
debe entregarse primero.
Pasos para definir el alcance
Paso 3: Complementación
• Ahora tienes una lista de entregables acordados; pero sigue siendo insuficiente. Debes definir
cada entregable a profundidad.
• Trabaja con la gente que es relevante en tu negocio para describir cómo se verá y sentirá cada
entregable, cómo funcionará y cómo será apoyado, etc.
• Tu meta es, hacerlo tan específico que tu cliente no pueda luego decir que “cuando dijo tal cosa,
se refería a tal otra”.
Paso 4: Evaluación de factibilidad
• Antes de confirmar el alcance, necesitas revisar cada entregable en la lista y tener una
indicación general de tu equipo, en cuanto a si los entregables se pueden, o no, completar
antes de la fecha de término del proyecto.
• Si no es posible, entonces, ¿cuáles entregables puedes eliminar de la lista para asegurar que tu
fecha de término sea más probable?
Paso 5: Obtén la aprobación
• Presenta la lista de entregables priorizada a tu Patrocinador y pídele que apruebe la lista como
tu alcance. Pide que se acepten las prioridades, las descripciones de entregables y los
elementos que están fuera del alcance.
• Puedes manejar fácilmente las expectativas de tu Patrocinador si tienes un documento de
alcance.
• Así, cuando tu Patrocinador te diga “¿Puedes por favor agregar estos entregables a la lista?”,
puedas responderle “Si, pero tendré que eliminar algunos elementos de la lista para hacerlo, o
extender la fecha de término del proyecto. ¿Qué prefieres?”.
Tipos de alcance Alcance del producto
• Se puede definir como las características que debe
cumplir el producto resultante del proyecto. Ya sea
considerando su diseño, su función o su composición; el
punto clave es que el alcance del producto se refiere a
los entregables.
Alcance del producto
• Pero no solo se aplica a productos o entregables físicos,
sino que también es aplicable a servicios; cuando estos
sean el objetivo final del proyecto. En el caso de un
servicio, este concepto se centra en definir las tareas y
responsabilidades del personal que presta dicho
servicio.
Tipos de alcance
Alcance de un proyecto
• Este se centra en las tareas y acciones que deberán ser ejecutadas para entregar el
producto o servicio resultante.
• Cogiendo como ejemplo el proyecto de desarrollo y fabricación de un coche. El coche
resultante sería el producto, y sus características (color, tamaño, potencia, etc.) formarían
parte del alcance del producto. Por lo contrario, los trabajos de diseño, ensayos,
certificación, búsqueda de proveedores, fabricación, homologación, etc. formarían parte
de los objetivos del proyecto.
Tipos de alcance
• Cómo se puede ver, ambos conceptos están muy relacionados, lo cual
es uno de los motivos de la confusión, ya que no pueden considerarse
los entregables del producto sin tener en cuenta las diversas tareas o
pasos necesarios para llegar a ese punto.
• Por ello ambos se acaban definiendo de forma recurrente, partiendo
de un objetivo general que permite poner en marcha el proceso de
planificación del proyecto, el cual se irá ajustando y detallando a
medida que avancemos en el proyecto.
• A veces incluso la definición detallada del producto puede formar
parte del alcance del proyecto.
Alcance del proyecto minero - Perú

OBJETIVO:

Exploración Minera
en el Perú
Alcance del proyecto minero - Perú
• En efecto, durante el desarrollo de un
proyecto de exploración minera lo que
abunda es el gasto económico del
inversionista, el cual solo se verá
recompensado con el hallazgo de un
yacimiento mineral que justifique
técnica y económicamente el desarrollo
y operación de una mina.
• Según el Ministerio de Energía y Minas
en el Perú sólo 1 de cada 100 proyectos
de exploración minera se convierten en
una mina.
ALCANCE DEL PROYECTO MINERO - PERÚ
• Actualmente, con la caída de los precios de los metales, los proyectos de exploración minera se encuentran
en una situación de emergencia.
• Otro problema es que el ordenamiento legal peruano, requiere ciertas autorizaciones por parte del Estado.
Lamentablemente, la existencia de vacíos legales y la burocracia administrativa genera múltiples retrasos
para la obtención de dichas autorizaciones, incrementando el referido «costo fijo» y, en algunos casos,
empujando al inversionista hacia la informalidad.
• La concesión minera otorga a su titular un derecho real y exclusivo para realizar actividades de exploración
y/o explotación minera de sustancias metálicas o no metálicas dentro de sólido de profundidad indefinida, el
cual se encontrará dividido en cuadrículas de no menos de 100 ha., ni más de 1,000 ha.
• Todo proyecto de inversión pública y/o privada que involucre el desarrollo de construcciones u obras, no
podrá iniciarse sin antes haber obtenido una certificación ambiental emitida por la autoridad sectorial
competente.
• Una vez obtenida la autorización para el inicio de actividades de exploración mencionada anteriormente, el
titular del proyecto de exploración minera deberá comunicar por escrito a la Dirección General de Asuntos
Ambientales Mineros y al OEFA (Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental).
• En caso que el proyecto de exploración minera requiera usar/captar agua proveniente de una fuente natural,
deberá obtener previamente una Autorización de Uso de Agua. Esta autorización permite a su titular el uso
de agua superficial o subterránea por un periodo de 2 años.
Alcance del proyecto minero - Perú
• La exploración minera es una
actividad de alto riesgo, durante la
cual el inversionista tiene que
afrontar diversos gastos fijos
materializados, principalmente, en
la obtención de las autorizaciones
necesarias para la puesta en
marcha de su proyecto minero, lo
cual tiene un impacto directo en la
rentabilidad de éste.
Conclusión
• El alcance es requisito indispensable para pasar a la acción; constituye
la piedra angular de la gerencia de proyectos. Con ella, el riesgo
implícito de construir se minimiza y las posibilidades de éxito se
maximizan.
• Definir el alcance no es una opción, es una obligación; es condición
trascendental para la competividad y supervivencia de las
organizaciones.