Elaboración de

Proyectos para
Unidades de
Información
Unidad 03
 ¿Qué es un
proyecto?

Un proyecto es una planificación que consiste en un

conjunto de cosas que se encuentran interrelacionadas y
coordinadas. De conformidad con el Project Management
Institute, "un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva
a cabo para crear un producto, servicio o resultado único".
 ¿Qué es un
proyecto?

Dentro de la preparación y formulación de un proyecto

surgen varias interrogantes que, de alguna manera, ayudan
a construir tanto el marco referencial como el proyecto en
sí.

Estas se resumen en las siguientes preguntas (Sapag y

Sapag, 2008):
 ¿QUÉ se quiere ¿PARA QUÉ se ¿DÓNDE se quiere ¿CUÁNDO se quiere ¿QUIÉNES lo van a
hacer? quiere hacer? hacer? hacer? hacer?
Define la naturaleza del Define los objetivos del Define la localización física del Define los plazos y Define el equipo de trabajo
proyecto. proyecto. proyecto. cronograma del proyecto. que manejará el proyecto (los
dueños y/o administradores).

¿POR QUÉ se quiere ¿CÓMO se quiere ¿CON QUÉ se va a

¿CUÁNTO se quiere ¿A QUIÉN va
hacer? hacer? hacer?
hacer? dirigido?
Define el origen y la Define las etapas y Define los recursos
fundamentación del proyecto. Define las metas y el tamaño actividades del proyecto. Define los beneficiarios y el necesarios a utilizar.
(escala) del proyecto. mercado objetivo.

¿CUÁNTO nos va a costar?

Define el monto de las inversiones esperadas.
Las respuestas a las interrogantes anteriores
entregarán información clave que ayudará a definir el
proyecto en su totalidad, lo que es fundamental para
poder enfrentar y evaluar el proyecto de manera
efectiva.
La etapa de preparación y formulación del proyecto
involucra un trabajo multidisciplinario del equipo de
trabajo. Cabe señalar que el equipo de trabajo debe
tener el conocimiento necesario para enfrentar en su
totalidad.
En función de la información levantada será posible
definir, planificar, evaluar y desarrollar el proyecto.
La formulación o especificación del proyecto es la base
para su posterior planeación y evaluación. Esta
corresponde al proceso de análisis y levantamiento de
la información relevante del proyecto. (Sapag y Sapag,
2008)
Dentro de esta etapa se debe definir conceptos, tales
como:
Naturaleza del proyecto.
Los objetivos del proyecto.
El alcance del proyecto.
El tiempo de ejecución del proyecto.
Las inversiones esperadas del proyecto.
Cabe preguntar por qué es necesaria esta etapa de
preparación y formulación del proyecto. La respuesta es
muy simple: es necesaria y útil para lograr aterrizar,
definir y cuantificar el proyecto.

Para una correcta preparación y
formulación del proyecto es
fundamental dar respuesta a los
siguientes aspectos o temas
relacionados al proyecto en sí:
Planteamiento de la situación problema que
abordará el proyecto, se recomienda revisar la
situación con y sin proyecto.
Identificación de todas las aristas del proyecto.
Definir y revisar el contexto socioeconómico en
que se desenvolverá el proyecto.
Identificación de todas las instituciones
públicas y/o privadas involucradas en el
proyecto.
Definición y revisión de los procedimientos administrativos
externos que debe cumplir el proyecto en términos de sus
trámites y plazos.
Revisar el estado del arte actual correspondiente al tema que
atacará el proyecto.
Revisar y validar la metodología sugerida para la evaluación y
desarrollo del proyecto.
Revisar y validar consideraciones relacionadas a la propiedad
intelectual y de transferencia tecnológica.
Aterrizar los conceptos de inversión y sus montos esperados.
Identificación de las posibles fuentes de financiamiento.
Definición y validación de la unidad ejecutora del proyecto
(empresa, división, gerencia, departamento, etc.)
Definición, validación y clarificación del mercado objetivo al
cual va dirigido al proyecto, etc.
La etapa de preparación y formulación del proyecto debe entregar
información suficiente para la concepción del proyecto como para lograr
posteriormente la justificación técnica, económica y financiera del proyecto
(Sapag y Sapag, 2008).
 Estructura de
Evaluación de
Proyectos
Antes de seguir con etapas más detalladas de la ejecución de un
proyecto. Es importante tener en cuenta conceptos :
Las 6 fases del ciclo de un proyecto.
Las etapas de formulación de un proyecto.
Metodologías específicas de gestión.
Referente a las 6 fases hay que entender que, para TODO proyecto,
debemos desempeñarnos en ellas. Si estas las aplicamos al escenerio de
una Unidad de Información podemos considerar las siguientes
conclusiones:
1.- Perfil del Proyecto
Definir bien "la idea" del proyecto. Las principales líneas de
proyectos en las Unidades de Información son: Creación,
modernización, digitalización, restauración, elaboración de
nuevos servicios y productos de información.
En base a lo elegido realizar una minusiosa definición,
siempre orientada al impacto que tendrá para el crecimiento
y difusión de la Unidad de Información.
2.- Estudio de prefactibilidad
Apoyarse en el equipo de la Unidad de Información, expertos
externos, bibliografías y normativas sobre mejores prácticas.
Preparar cotizaciones referenciales de lo que podría
considerar el proyecto.
3.- Estudio de factibilidad
Es importante profundizar en los requerimientos del
proyecto, en preparación para las bases de licitación o
elección de los proveedores o insumos necesarios para la
ejecución del proyecto.
Podría ser necesario el apoyo de un Consultor experto o
empresas del sector.
4.- Ejecución de proyectos
De acuerdo con los análisis anteriores, elaborar las etapas
que tendrá el proyecto, considerando fases, entregables
(informes, reportes, implementaciones, atc.), las formas de
pago (en caso de ejecución externa), o compras a
proveedores.
5.- Desarrollo de un proyecto
Una vez adjudicados los fondos, llevar a cabo las distintas
tareas ya planificadas en los pasos anteriores.
6.- Evaluaciones
Al finalizar el proyecto evaluar: qué errores se cometieron,
cómo se comportaron los consultores/proveedores, cuál fue
el impacto, en lo posible con elaboración de reportes con
cifras y gráficas claras.
La experiencia en Inicio
proyectos nos
Realizar una reunión con todos los involucrados, con el fin de presentar claramente el
muestra que en
proyecto, sobre todo los que NO considera. De esta forma se aclaran las espectativas y
las fases se debe:
temores en torno al mismo.

Planificación
Planificar cada una de las etapas; analizar su impacto en las actividades cotidianas y en los
usuarios. Asimismo determinar las formas de comunicación entre las partes del proyecto, la
redacción de contratos, plan de pagos, etc. Para ello, es fundamental la elaboración de una
carta Gantt.

Ejecución
Velar por el cumplimiento de cada una de las etapas planificadas en el proyecto.
La experiencia en Seguimiento y control
proyectos nos
Evitar cualquier desviación, sobretodo presupuestaria. Al identificar las áreas en las que puede
muestra que en
ser requerido un cambio en la planificación se debe informar oportunamente para así
las fases se debe:
garantizar el éxito del proyecto.

Cierre
Se recomienda hacer reuniones de cierre para que cada parte importante del proyecto
(jefaturas) y una reunión general a toda la organización. destacando logros y mejoras
obtenidas.