CONTROLES P

Esta herramienta le permitirá identificar controles preventivos y detectivos, de naturaleza manual y dependientes de tecnolo
probabilidad de materialización del riesgo inherente identificado en cada subproceso.

Un control debe estar adecuadamente definido, estructurado y alineado con las actividades de cada uno de los subprocesos

Cabe resaltar que la descripción y/o estructuración de un control debe considerar, como mínimo, los siguientes elementos:

1. Objetivo del control

2. Responsable de su ejecución, revisión y aprobación
3. Periodicidad y/o frecuencia de la aplicación del control
4. Identificar si es un control manual o dependiente de tecnología
5. Identificar si es un control preventivo, detectivo o correctivo
6. Documentación soporte y/o respaldo tecnológico que evidencie la ejecución del control
7. El control debe estar definido y documentado en los procedimientos internos de la compañía

El Director Ejecutivo de Auditoría y la segunda línea (área de gestión de riesgos) deben identificar y actualizar la matriz de rie
objetivos estratégicos.

** Los ejemplos de controles aquí enunciados no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que resultará necesario que

No. SUBPROCESO

Creación, parametrización y
administración de terceros
2

Creación, parametrización y
administración de terceros
3

Creación de productos y/o servicios

Parametrización tributaria de terceros,

productos y servicios

10
10

Planeación tributaria anual

11

12

13

14

15

Liquidación, presentación y pago de

impuestos
16
 Liquidación, presentación y pago de
impuestos
16

17

18

19

20

21

22

23

Retención en la fuente laboral

24

25

26
27

28

Reporte de información a entes de

control

29

30

Facturación electrónica
31

32
32

33 Certificados tributarios

Este documento es de uso exclusivo para lo

 CONTROLES PARA EL PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE

OBJETIVO

ontroles preventivos y detectivos, de naturaleza manual y dependientes de tecnología, considerados en un proceso general de gestión de
o inherente identificado en cada subproceso.

finido, estructurado y alineado con las actividades de cada uno de los subprocesos. El auditor debe tener la capacidad de identificar los co

cturación de un control debe considerar, como mínimo, los siguientes elementos:

y aprobación
ción del control
pendiente de tecnología
detectivo o correctivo
ecnológico que evidencie la ejecución del control
entado en los procedimientos internos de la compañía

USUARIOS

unda línea (área de gestión de riesgos) deben identificar y actualizar la matriz de riesgos de cada proceso (riesgos y controles), para que la

SUGERENCIA

ados no pretenden abarcar todas las situaciones, por lo que resultará necesario que se realice un análisis específico en cada caso particula

PROCESO DE GESTIÓN DE IMPUESTOS

RIESGOS
RESPONSABLE

Aplicación incorrecta e improcedente de impuestos a terceros al no

corresponder a su perfil tributario.

Inadecuada parametrización tributaria de terceros y servicios por

funcionarios no capacitados y/o sin conocimiento tributario.

Gerente de Impuestos
Inadecuada parametrización tributaria de terceros y servicios por
funcionarios no capacitados y/o sin conocimiento tributario.

Gerente de Impuestos
Categorización tributaria de terceros en el sistema de información sin
soporte físico y original de su perfil tributario.

Errores en los cálculos de impuestos por bases, porcentajes y

fórmulas incorrectas.

Errores en los cálculos de impuestos por bases, porcentajes y

fórmulas incorrectas.

Gerente de Impuestos

Pérdidas económicas por errores en la liquidación y aplicación de

descuentos tributarios.

Accesos no autorizados o incorrectos al sistema de información para

crear parametrizar terceros y productos.

Gerencia de Impuestos

Modificación de información crítica de terceros por funcionarios sin

autorización.

Pérdidas económicas por ausencia y/o debilidades en la definición de

la planeación tributaria

Sobrecostos en la liquidación y pago de cargas tributarias por

ausencia de planeación y provisión/estimaciones financieras.

Incumplimiento e inoportunidad en el pago de obligaciones tributarias

a entes de control por no incluir y/o proyectar cargos tributarios en el
flujo de caja.
Incumplimiento e inoportunidad en el pago de obligaciones tributarias
a entes de control por no incluir y/o proyectar cargos tributarios en el
flujo de caja.

Gerente de impuestos

Cargas tributarias altas por planeación tributaria inadecuada

proyectada sobre bases de ingresos, gastos y costos inexactos.

Provisiones de impuestos inexactos.

Sanciones por incumplimiento e inoportunidad en la presentación y

Gerencia de Impuestos
pago de impuestos.

Errores en la liquidación de impuestos por bases inexactas,

información financiera no confiable y no soportada.

Pérdidas económicas por errores en la liquidación y aplicación de

descuentos tributarios.
Coordinador de Impuestos

Sobrecostos por liquidación y pago de intereses por inexactitud en la

liquidación de impuestos.
Sobrecostos por liquidación y pago de intereses por inexactitud en la
liquidación de impuestos.

Sanciones por presentación de impuestos sin cumplimiento de la

totalidad de requisitos, inexactos y sin las autorizaciones (Firmas)
requeridas.

Información financiera no confiable por registro inadecuado de las

bases de impuestos, resultado de la liquidación y causación del pago
de impuestos.

Modificación no autorizada de información contable, posterior a la

liquidación, presentación y pago de impuestos. Gerente de Impuestos /Contador
Público / Revisor Fiscal y Gerente
General
Deducciones de impuestos no procedentes, ficticias y sin documentos
soportes.

Intereses financieros por inoportunidad en el pago de impuestos a

entes de control.

Demandas laborales por mayor retención en la fuente aplicada a

funcionarios, error en la liquidación y/o no pago de impuestos al fisco.

Errores en la liquidación de impuestos laborales por bases inexactas,

tarifas desactualizadas y deducciones no reconocidas.
Gerente de Impuestos

Impuestos laborales no certificados a funcionarios.

Sanciones por incumplimiento y errores en la presentación de la

información.

Modificación no autorizada de información contable, posterior

a la presentación de información a entes de control.

Gerente de Impuestos
 Gerente de Impuestos

Errores en la presentación de informes a entes de control por

información no confiable y sin depuración

Sanciones por inoportunidad y no presentación de reportes y

respuesta de requerimientos a entes de control.

Errores en la transmisión de información e incompatibilidad en los Gerente de Impuestos / Gestión

archivos de transmisión. de Datos de Terceros

Sanciones por incumplimiento normativo.

Gerente de Impuestos y
Errores en el proceso de envío y recepción de la facturación Contabilidad
electrónica no identificados.

Pérdidas económicas y sanciones por incumplimiento del proveedor

que soporta el proceso de facturación electrónica.
 Contabilidad

Pérdidas económicas y sanciones por incumplimiento del proveedor

que soporta el proceso de facturación electrónica.

Reputacional y/o sanciones y demandas por no certificar las

Coordinador de Impuestos
retenciones de impuestos aplicadas a terceros.

OBSERVACIONES Y/O COMENTARIOS

Este documento es de uso exclusivo para los socios de Auditool y se prohíbe su reproducción y/o come
ENERAL DE GESTIÓN DE IMPUESTOS

JETIVO

proceso general de gestión de impuestos. La aplicación de estos controles de buena práctica en las organizaciones permitirá mitigar y/o d

capacidad de identificar los controles claves de los procesos para evaluar su aplicación y eficacia operativa.

UARIOS

esgos y controles), para que la organización identifique, actualice y fortalezca su sistema de control interno, apoyando a la alta dirección a

ERENCIA

pecífico en cada caso particular y se determine el nivel de exposición de la entidad en los diferentes procesos, de acuerdo a la naturaleza d

TIÓN DE IMPUESTOS

CONTROL

CONTROL PERIODICIDAD EVIDENCIA

La compañía centraliza la función de parametrizar clientes,

proveedores, productos y servicios. Por su parte, el área
de impuestos tiene la función de crear el perfil tributario
de terceros; parametrizar y actualizar las bases y
porcentajes de impuestos de acuerdo con la normatividad
tributaria del país.

Documento de régimen tributario

Cuando se requiera del tercero y la parametrización en
La compañía centraliza la función de parametrizar clientes,
proveedores, productos y servicios. Por su parte, el área
de impuestos tiene la función de crear el perfil tributario
de terceros; parametrizar y actualizar las bases y
porcentajes de impuestos de acuerdo con la normatividad
tributaria del país.

Documento de régimen tributario

Cuando se requiera del tercero y la parametrización en
El sistema de información debe validar el perfil tributario el sistema de información.
del tercero parametrizado, las bases (costo) de compra o
servicio y las tarifas de impuestos a nivel municipal y
nacional.

Los terceros son creados de acuerdo con los documentos

soportes que acreditan su régimen tributario.

Parametrizar en las listas de productos de venta las bases

Listado actualizado de productos
y tarifas tributarias, así como los productos de compra,
Cuando se requiera de venta, compras, gastos o
gastos o costos, y actualizarlos anualmente de acuerdo
costos, bases y tarifas tributarias.
con la normatividad vigente.

Verificar periódicamente los accesos a transacciones que

permitan crear y parametrizar terceros y productos de
Documento formal (acta o carta) al
venta y compra; así como modificar información crítica y
área de tecnologíapara retirar
los perfiles de autorización que no correspondan a la
accesos a funcionarios no
matriz de aprobaciones para solicitar al área de
autorizados.
tecnología, por medio de documento formal (acta o carta), Trimestral o
retirar accesos a funcionarios no autorizados. semestralmente

El sistema de información debe tener activo el log de

Log de auditoría del sistema de
auditoría que permita la trazabilidad de las transacciones,
información.
fecha y el usuario.

La compañía cuenta con un asesor tributario encargado de

realizar la planeación tributaria de la compañía.
Mensualmente se realiza seguimiento al cumplimiento de
la planeación tributaria y se identifican las desviaciones,
generando los ajustes requeridos.

La planeación tributaria debe considerar, como mínimo:

- Cambios en la legislación tributaria, impacto y situación

económica del país
- Objetivos estratégicos de la compañía Planeación tributaria anual y
- Proyectos de inversión, ingresos, gastos y presupuesto ajustes.
La planeación tributaria debe considerar, como mínimo:

- Cambios en la legislación tributaria, impacto y situación

económica del país
- Objetivos estratégicos de la compañía Planeación tributaria anual y
- Proyectos de inversión, ingresos, gastos y presupuesto ajustes.
financiero Anual / Mensual
- Regulaciones especiales de la industria Provisiones de impuestos.
- Flujo de caja de la compañía
- Proyección de precios de transferencia sobre las
transacciones con vinculados económicos del exterior
- Situación impositiva de años anteriores (saldos a favor,
sanciones) y efectos de los impuestos en forma anticipada
- Estrategias para acogerse a nuevos beneficios y/o
deducciones
- Dividendos o rentabilidad de los accionistas o
capitalización

Calcular las provisiones de impuestos y registrarlas

contablemente.

Definir el cronograma tributario de la compañía de

acuerdo con las obligaciones establecidas por cada ente
de control a nivel nacional y municipal, y divulgarlo a
Anual Cronograma tributario.
todas las áreas que tienen relación con cuentas por
cobrar, por pagar, nómina y contabilidad, para definir
fechas de corte de información.

Para la liquidación de impuestos se debe considerar, como

mínimo:

- Información de libros contables

- El período contable debe estar cerrado (módulo de
contabilidad)
- Las causaciones contables deben estar debidamente
soportadas
- Los ajustes manuales contables deben estar
debidamente autorizados Documentos soportes de la
- Actualización de las firmas autorizadas para la liquidación de impuestos
presentación de los impuestos e información tributaria Cuando se requiera. (Documentos de Excel con el
cálculo de bases y tarifas) firmado
por el coordinador de impuestos.

Validar las bases y cálculos de tarifas de impuestos

registrados en la información contable y solicitar muestras
de documentos soportes de la causación contable. El
coordinador solicita los ajustes necesarios, los cuales
deben ser avalados por el Contador de la compañía.
 por el coordinador de impuestos.

Validar las bases y cálculos de tarifas de impuestos

registrados en la información contable y solicitar muestras
de documentos soportes de la causación contable. El
coordinador solicita los ajustes necesarios, los cuales
deben ser avalados por el Contador de la compañía.

Los impuestos son validados y aprobados por el Gerente

de Impuestos, Contador Público y Revisor Fiscal, para su
presentación y pago.

Impuestos firmados por Gerente

de Impuestos, Contador Público,
Cuando se requiera
Revisor Fiscal y Gerente General.
Contabilización de impuestos.

El área contable contabiliza los impuestos, generando la

cuenta por pagar y causando las provisiones de impuestos
requeridas.

Validar y actualizar la parametrización de las bases, tarifas

(UVT) y descuentos de los impuestos laborales de acuerdo
al perfil de cada empleado, así como verificar los
documentos que soportan los descuentos laborales
tributarios. Documentos soportes de los
descuentos laborales tributarios y
liquidación mensual de la
Anual
retención en la fuente laboral.
Certificado de retención en la
fuente laboral.
El área de nómina liquida la retención en la fuente laboral
mensualmente de acuerdo con las bases, tarifas y
deducciones definidas en la normatividad vigente, y emite
el certificado de retención en la fuente laboral.

Definir un cronograma con las fechas de los reportes a

entes de control que debe emitir la compañía y divulgarlo
al área responsable de suministrar la información.

Las notificaciones de entes de control y/o requerimientos Cronograma de reportes a entes

deben ser tramitados por el área de impuestos, quien de control.
debe tener la trazabilidad del estado de la notificación, Anual y cuando se Documento en Excel de la
considerando: requiera trazabilidad de notificaciones y
requerimientos de entes de
- Fecha de la recepción del requerimiento control.
- Ente de control que envía el requerimiento
- Responsable del trámite y/o respuesta dentro de la
compañía
Las notificaciones de entes de control y/o requerimientos Cronograma de reportes a entes
deben ser tramitados por el área de impuestos, quien de control.
debe tener la trazabilidad del estado de la notificación, Anual y cuando se Documento en Excel de la
considerando: requiera trazabilidad de notificaciones y
requerimientos de entes de
- Fecha de la recepción del requerimiento control.
- Ente de control que envía el requerimiento
- Responsable del trámite y/o respuesta dentro de la
compañía
- Detalle del requerimiento
- Estado del trámite y respuesta
- Fecha límite para dar respuesta al trámite solicitado
- Validación y aprobación de la información a suministrar
por parte del área de impuesto

Definir un área centralizada encargada de identificar y

validar la información de terceros que administra la
compañía (clientes, proveedores y empleados) en toda la
organización e identificar qué información es confidencial
y pública. Documento en Excel de
trazabilidad con el nombre de la
totalidad de las bases de
información de terceros, detalle y
responsable de su administración.
La organización debe contar con los mecanismos físicos o
electrónicos para asegurar que la totalidad de la
información de terceros que administra cuente con la
autorización previa del tercero para el uso y divulgación
de su información.
Anual y cuando se
requiera

La compañía cuenta con controles de acceso y generación

de reportes que aseguran la confidencialidad de la Mecanismos de aprobación por
información de terceros y seguridad de sus bases de parte del tercero para la
datos, así como con políticas de confidencialidad de la administración de su información.
información para personal interno y externo.

Reportar a entes de control las bases de datos de terceros Políticas de confidencialidad de la

y mantenerla actualizada de acuerdo con la normatividad información para empleados,
vigente. clientes y proveedores.

Asegurar el cumplimiento de la implementación de Acuerdos de niveles de servicio

facturación electrónica y monitorear el cumplimiento de con el proveedor autorizado para
los acuerdos de niveles de servicio suscritos con el facturar electrónicamente y los
proveedor autorizado para facturar. indicadores de seguimiento.

Cuando se requiera
Controles de chequeo de la
facturación enviada a la Dirección
Validar diariamente la trasmisión de la facturación
de Impuestos y Aduanas
electrónica a la DIAN y gestionar los rechazos, así como
Nacionales y la verificación de la
asegurar el envío de la facturación al proveedor.
satisfacción del proceso.
 Controles de chequeo de la
facturación enviada a la Dirección
Validar diariamente la trasmisión de la facturación
de Impuestos y Aduanas
electrónica a la DIAN y gestionar los rechazos, así como
Nacionales y la verificación de la
asegurar el envío de la facturación al proveedor.
satisfacción del proceso.

La emisión de certificados tributarios debe estar

centralizada en el área de impuestos y se deben generar
directamente del sistema de información.

Los certificados de impuestos que emita la compañía El sistema de información debe

deben contener, mínimo, la siguiente información: tener la opción de emitir
certificados tributarios
- Año gravable y ciudad en donde se realizó la retención
en la fuente y en donde fue cancelada (presentada y Cuando se requiera
pagada)
- Razón social y/o nombre del tercero sujeto a retención y
del emisor del certificado
- Número de identificación tributaria
- Dirección del agente retenedor
- Concepto de la retención realizada
- Base de la retención y porcentaje
- Valor de la retención efectuada
- Firma del pagador o agente de retención
Certificados tributarios con el
detalle de la información.

S Y/O COMENTARIOS

rohíbe su reproducción y/o comercialización parcial o total. © COPYRIGHT

rganizaciones permitirá mitigar y/o disminuir la

rativa.

terno, apoyando a la alta dirección a cumplir los

rocesos, de acuerdo a la naturaleza del negocio.

EVIDENCIA NATURALEZA

umento de régimen tributario Manual y/o

tercero y la parametrización en dependiente de
umento de régimen tributario Manual y/o
tercero y la parametrización en dependiente de
stema de información. tecnología

ado actualizado de productos

enta, compras, gastos o Manual
os, bases y tarifas tributarias.

umento formal (acta o carta) al

a de tecnologíapara retirar
esos a funcionarios no
orizados.
Tecnológicos

de auditoría del sistema de

rmación.

neación tributaria anual y

tes.
neación tributaria anual y
tes.
Manual
visiones de impuestos.

nograma tributario. Manual

umentos soportes de la
idación de impuestos
cumentos de Excel con el Manual
ulo de bases y tarifas) firmado
el coordinador de impuestos.
el coordinador de impuestos.

uestos firmados por Gerente

mpuestos, Contador Público,
Manual
isor Fiscal y Gerente General.
tabilización de impuestos.

umentos soportes de los

cuentos laborales tributarios y
Manual y/o
idación mensual de la
dependiente de
nción en la fuente laboral.
tecnología
tificado de retención en la
nte laboral.

nograma de reportes a entes

ontrol.
umento en Excel de la
Manual
abilidad de notificaciones y
uerimientos de entes de
trol.
nograma de reportes a entes
ontrol.
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Manual
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Manual y/o
dependiente de
tecnología

canismos de aprobación por

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el proveedor autorizado para
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cadores de seguimiento.

Manual y/o
dependiente de
troles de chequeo de la tecnología
uración enviada a la Dirección
mpuestos y Aduanas
ionales y la verificación de la
sfacción del proceso.
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mpuestos y Aduanas
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Manual y/o
dependiente de
tecnología

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