Realizar una infografía de conformidad con el acuerdo 060 del 2001.

Responder un taller
suministrado por la docente.
TALLER ACUERDO 060 DEL 2001
Con relación al acuerdo 060 del 2001 responder las siguientes preguntas:
1. ¿Cuál es el objetivo principal de este acuerdo?
Establecer pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones publicas
2. ¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?
“Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.”
3. ¿Qué entiende por correspondencia?
“Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.”
4. Explique cuál es la diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales
La correspondencia va dirigida a una persona de manera confidencial. Las comunicaciones
oficiales se dirigen a un grupo de personas o área determinada, donde su información es de
carácter público.
5. Dibuje y describa cuáles son las funciones de la unidad de correspondencia

• Control de ingreso de documentación.

• Organización del fondo documental (clasificar, ordenar, describir).
• Conservación.
• Servicio y control de préstamo de los documentos.
• Selección y traslado de la documentación al archivo central.
• Digitalización de los documentos
• Atención de consultas sobre informes estudiantiles.
• El área de correspondencia debe velar también por la adecuada conservación y el
control en la producción documental, radicando y tramitando solamente las
comunicaciones que cumplan con los requisitos exigidos en el acuerdo 060 del 31 de
octubre de 2001, en cuanto al formato y firmas responsables.
6. ¿Cuáles son los pasos para recibir un documento?
Recepción - Registro - Clasificación - Radicación - Distribución

7. ¿Qué sucede cuando recibimos un documento sin firmar en la unidad de

correspondencia? ¿cuál sería el procedimiento a realizar?
Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o
responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la
oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir.
8. ¿Qué sucede cuando recepcionamos un documento que ha sido alterado por motivos
de lluvia debido a que el mensajero de la empresa sufrió un accidente y este se mojó
en un 80%? Explique procedimientos.
• Colocarse el equipo básico de seguridad que consiste en bata, cubre bocas y
guantes.
• Colocar las mesas necesarias (de acuerdo a la cantidad de documentos húmedos o
mojados) y en lugar techado y de preferencia cerrado.
• Poner en la mesa papel adsorbente (filtro o secante)
• Desarmar los legajos, separando los expedientes y extender los documentos.
• Intercalar las hojas de los expedientes, hojas de papel secante delgadas cortadas al
tamaño del formato del expediente.
• Colocar varios ventiladores en diversos puntos del local.
• Es necesario abrirlos y pasando grupo de hojas cada uno o dos hojas
aproximadamente.
• Dejar funcionando los ventiladores 24 H y hasta que todo haya secado por completo

9. Cuando recibimos un sobre confidencial, ¿cuál es el procedimiento a seguir?

Cuando se recibe este tipo de correspondencia se le coloca el sello de registro anotándole
la fecha de recibo sin radicar; luego se remite al funcionario, o a quien venga dirigido
10. Con sus palabras, defina radicación
Es la acción de asignar un numero consecutivo y registra la información relevante del
documento

11. ¿Cuáles documentos no se radican, pero si se registran?

Los documentos tipo correspondencia

12. ¿Cuáles documentos no se radican ni se registran?
No se radican las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas,
folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros, para estos documentos cada entidad
diseñara formatos de control de entrega.
13. ¿Qué se debe hacer cuando se comete un error en la radicación?
Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia
por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe de la unidad de correspondencia.