Webinar 3.

Proyectos, Programas, Portafolios y su alineación

estratégica

Dirección Estratégica de Proyectos

Master Project Management

Elena Bulmer – ebulmer@campusobsbusiness.school

Partner Académico:
¡Bienvenid@s!

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¡Bienvenid@s!

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En la clase de hoy, veremos;

Contenidos de la clase de hoy:

• Programas
• Portafolios

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Programa

En clases anteriores, ya abarcamos la definición del término “Proyecto”. Otra definición podría ser la siguiente:

“Un grupo de personas trabajando de forma coordinada para realizar algo”.

¿Qué os parece este definición? ¿Os parece adecuada?

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Programa

Y, si trabajamos en varios proyectos, ¿los seguimos llamando “Proyectos”?

O, hay algún otro término que podríamos utilizar para describir este fenómeno?

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Programa

Y, si trabajamos en varios proyectos, ¿los seguimos llamando “Proyectos”?

O, hay algún otro término que podríamos utilizar para describir este fenómeno?

“UN PROGRAMA”

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Programa

¿Qué es un programa?

“La Gestión Coordinada de un grupo de Proyectos diseñados para modificar o cambiar la forma en que una
Organización opera”

Según esta definición, la Organización pone en marcha iniciativas denominadas “proyectos” cuyo objetivos promover el cambio
organizacional.

Entre los objetivos de la organización podrían están:

• Aumentar la facturación
• Mejorar los niveles de servicio
• Mejorar los niveles de calidad

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Programa
Programa
Programa

El concepto de Programa, y la Dirección de Programas

- Un programa o megaproyecto incluye varios proyectos y operaciones que están relacionados entre si porque
contribuyen complementariamente a un mismo resultado, producto o servicio, definido en los objetivos
estratégicos del programa.

- La dirección de programas es la dirección centralizada y coordinada del grupo de proyectos y operaciones que
comprende con el propósito de lograr los objetivos estratégicos del a organización

- La dirección de programas se centra en las interdependencias de los proyectos con el objeto de encontrar un
enfoque óptimo para gestionarlas:
o Resolver restricciones de recursos y conflictos entre los diferentes proyectos
o Ajustar la Dirección Estratégica de la organización a las tácticas del programa
o Solucionar problemas dentro de un ambiente de gobierno compartido

- La norma del PMI referida a la gestión de programas se denomina “The Standard for Program
Management”

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Programa

“Una Organización temporal y flexible creada para la coordinación, dirección y supervisión de la implementación de
un conjunto de Proyectos relacionados y actividades con el objetivo de producir ciertos “outcome/es” (“capacidad/es”)
y beneficios vinculados con los objetivos estratégicos de la Organización”

En muchas ocasiones los programas tienen como objetivo materializar la estrategia de la organización.

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Programa

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Programa

¡El proyecto ha sido un éxito!

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https://es.vecteezy.com/arte-vectorial/8605060-caricatura-feliz-joven-empresario-sosteniendo-una-tableta
Programa

Y, ¿cómo sabemos si el proyecto/programa ha sido un éxito?

¿Qué opináis?

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Programa

Y, ¿cómo sabemos si el proyecto/programa ha sido un éxito?

“Benefits realization” – “Consecución de beneficios”

El éxito de un programa se medirá a través de los beneficios conseguidos a través de la

consecución de objetivos de negocio.

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Programa

“Una Organización temporal y flexible creada para la coordinación, dirección y supervisión de la implementación de
un conjunto de Proyectos relacionados y actividades con el objetivo de producir ciertos “outcome/es” (“capacidad/es”)
y beneficios vinculados con los objetivos estratégicos de la Organización”

En muchas ocasiones los programas tienen como objetivo materializar la estrategia de la organización. Esto podría
llevar a la realización de varios proyectos de manera simultanea.

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Programa

¿Resultados vs. Beneficios (Consecuencias – “Outcome”)?

¿Podemos conseguir los beneficios del proyecto cuando finaliza?

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 Programa

¿Depende?
.

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Programa

Hay una canción del grupo Jarabe de Palo que está muy asociado a los
proyectos ya que “Todo depende”.

https://www.youtube.com/watch?v=dgf5QlcyTFY

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Programa

Ejemplo: La realización de un proyecto para mejorar la educación de niños en

una zona rural de Mozambique.

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Programa

El proyecto trata de la construcción de una escuela.

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Programa

¿Se podrán medir los beneficios al termino del proyecto?

¿Qué opináis?

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Outputs, outcomes, capacidad, beneficio

Proyecto 1 Proyecto 2 Proyecto 3

Resultado 1 Resultado 2 Resultado 3

Programa

Output
(Beneficio)

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Outputs, outcomes, capacidad, beneficio

VALORACIÓN DEL PROGRAMA

…
BENEFICIO de Programa
“OUTCOME” / TÉRMINO CUALITATIVO (Cuantificación del resultado del
Programa)

“Más rentable” Incremento en facturación del 5%

“Más eficiente” Un 7% más eficiente

Reducción de 2 semanas en el plazo de

“Provisión de un mejor servicio”
entrega

“Mayor nivel de seguridad” 12 menos accidentes al mes

Incremento de un 20% en la
“Mejor nivel de satisfacción de Cliente”
satisfacción del Cliente 25
¿Tenéis alguna pregunta?

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 Portafolio

¿Y los portafolios?
¿Qué son?

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Portafolio

El concepto de Portafolio, y la Dirección de Portafolios

- Un portafolio se centra en una cartera de proyectos de una determinada aplicación de una organización

- Contiene los programas, proyectos y operaciones necesarios apra conseguir alcanzar los objetivos estratégicos de
dicha área de aplicación

- Los proyectos o programas del portafolio no necesariamente tienen que estar simultáneamente en ejecución, ser
interdependientes o estar directamente relacionados

- La gestión estratégica de portafolios se refiere a la gestión integrada de una o mas portafolios de la organización

- Las metas básicas de la gestión de portafolios son:

o Maximizar el valor del portafolio
o Equilibrar inversiones incrementales y radicales
o Usar los recursos de forma eficiente

- La norma del PMI referida a la gestión de portafolios se documenta en el “The Standard for Portfolio
Management”

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Portafolio

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Portafolio

En grandes empresas es común tener una capa de “Portafolio Management”

entre le Nivel Senior, la Dirección de Programa y los Proyectos.
.

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Portafolio

“El equipo de la Gestión de Portafolio busca entender el posicionamiento

estratégico de la compañía para así diseñar el conjunto de Programas y
Proyectos más adecuados a la Estrategia de la Organización.”

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Portafolios

• Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se lleva acabo para la obtención de un producto, servicio o resultado
único. La gestión de proyectos es la aplicación del conocimiento, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto para
cumplir los requerimientos.

• Un programa se compone de múltiples proyectos relacionados que se inician durante el ciclo de vida del programa y se
gestionan de manera coordinada. El gestor de programas coordina esfuerzos y recursos entre proyectos pero no los dirige
individualmente.

• Un portafolio es una colección de componentes (proyectos, programas, portafolios y otros trabajos relacionados) que se
agrupan para conseguir una gestión más efectiva que permita la consecución de los objetivos de negocio estratégicos. Los
proyectos o programas de un portafolio no tienen que estar necesariamente relacionados o ser interdependientes.

▪ Los programas y portafolios pueden tener proyectos de varios unidades de negocio, mientras que los proyectos deben
pertenecer a una unidad de negocio en concreto.

▪ Un proyecto puede pertenecer a varios portafolios, pero difícilmente a varios programas.

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Portafolios

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Portafolios

Video para ver en clase sobre Portafolios, Programas y Proyectos

https://www.youtube.com/watch?v=8LdOUqLS-KM

34
¿Tenéis alguna pregunta?

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Caso práctico

Ejemplo práctico de la gestión de portafolios:

La expansión de programas de OBS Business School

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Caso práctico

La semana pasada OBS Business School tomó la decisión (su Comité Ejecutivo – Committee Board
Senior Management) de expandir su negocio, para incorporar una nueva línea educativa y destacarse
de sus competidores.

Para ello el Comité que dirige la Gestión del Portafolio (Portafolio Management Board) ha decidido que
la nueva línea de negocio conste de la creación de un paquete de formaciones y servicios “in-company”
de OBS Business School.

Esta iniciativa tendrá una repercusión muy positiva en ventas (incremento de facturación y margen de
beneficio) mejorando su reputación y aumentando el número de alumnos a la Escuela.

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Caso práctico

Tras un estudio previo de investigación donde se realizó una recopilación exhaustiva de datos, el
Comité de Gestión de Portafolio decide establecer tres (3) programas:

1. Programa in-company de liderazgo (Asesoría y capacitación en materia de liderazgo)

2. Programa in-company de cambio organizacional (Asesoría y capacitación en materia de cambio
organizacional)
3. Programa in-company de dirección de proyectos (Asesoría y capacitación en materia de gestión de
proyectos)

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Caso práctico

Tras un estudio previo de investigación donde se realizó una recopilación exhaustiva de datos, el
Comité de Gestión de Portafolio decide establecer tres (3) programas:

1. Programa in-company de liderazgo

2. Programa in-company de consultoría de cambio organizacional
3. Programa in-company de acompañamiento de directivos en el Project Management

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Caso práctico

Programa in-company de liderazgo

Proyecto Respsol Proyecto Telefónica Proyecto Indra

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Caso práctico

Programa in-company de liderazgo

Proyecto Repsol Proyecto Telefónica Proyecto Indra

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Caso práctico

Ahora vamos a hablar de “ÉXITO”.

¿Como sabríamos si el PROYECTO ha tenido Éxito?

¿Cuáles serían los resultados por ejemplo del Proyecto de Repsol?

¿Cuáles serían los KPIs de éxito?

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Caso práctico

¿Como sabríamos si el PROGRAMA ha tenido Éxito?

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Caso práctico

¿Como sabríamos si el PORTAFOLIO ha tenido Éxito?

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Proyectos, Programas y Portafolios

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 Terminar el Proyecto
Proyectos, Programas y Portafolios
de Liderazgo en
Respsol según los
KPIs previstos de
Alcance, Cronograma,
Coste, etc.

A través de los tres

Hacer que la nueva línea programas
educativa sea exitosa con educativos, se
demanda para generar habrá diferenciado
beneficios a la empresa. de la competencia
a través del
Desarrollo de una
nueva línea
educativa.

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Proyectos, Programas y Portafolios. Diferencias importantes.

• Alcance
• Proyecto: El cumplimiento del alcance se va elaborando progresivamente durante todo el ciclo de vida del proyecto.
• Programa: El alcance está orientado a la entrega de beneficios.
• Portafolio: El alcance cambia con los objetivos estratégicos de la organización.

• Planificación:
• Proyecto: El Project Manager es el responsable de la planificación detallada durante todo el ciclo de vida del proyecto.
• Programa: El Program Manager es el responsable de la planificación global del programa que deberá cumplirse por los proyectos y/o programas
que lo componen, pero no es el responsable de realizar la planificación detallada de cada uno de ellos.
• Portafolio: El Portafolio Manager no crea ninguna planificación, simplemente mantiene los procesos y comunicación necesarios para la correcta
gestión del portafolio.

• Medición del éxito

• Proyecto: Se basa en el cumplimiento del alcance, del cronograma, del coste, de la calidad del producto/servicio/resultado, etc.
• Programa: De acuerdo con el grado de la consecuencia de los beneficios.
• Portafolio: Según el rendimiento agregado de todos sus componentes.

• Seguimiento
• Proyecto: Control de la producción del producto, servicio o resultado.
• Programa: Control de los componentes para asegurar los objetivos globales.
• Portafolio: Control del rendimiento agregado y basado en KPIs

• ‘Change request’ o gestión de los cambios

• Proyecto: El Project Manager implanta procesos para gestionar y controlar los cambios.
• Programa: El Program Manager gestiona directamente los cambios.
• Portafolio: El Portafolio Manager únicamente monitoriza los cambios que han sido aprobados por los componentes agregados.

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Proyectos, Programas y Portafolios

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El Organizational Project Management Maturity Model (OPM3)

- Organizational Project Management (OPM):

o Un modelo que promueve el empleo sistemático de la dirección de proyectos para conseguir los objetivos del plan
estratégico de la empresa
o Está basado en la idea de que la efectividad de la implementación de la estrategia depende de la capacidad de la
organización para efectuar adecuadamente una gestión de portafolio, programas y proyectos
o Se denomina madurez OPM al grado de consistencia, fiabilidad, formalidad y consciencia con lo que la
organización práctica estos tres tipos de gestión

- El Organizational Project Management Maturity Model (OPM3) es el estándar del PMI con el que una
organización puede determinar su grado de madurez PMP y puede aprender a incrementarlo.

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 Video OPM 3

https://www.youtube.com/watch?v=kjG6OJ2ybyw

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¿Tenéis alguna pregunta?

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Para cualquier pregunta o duda, por favor escribidme a:

ebulmer@campusobsbusiness.school

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