NOMBRE: JUAN GUILLERMO AVILA MOROY

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FECHA: 01 DE JULIO DE 2018

ENSAYO SOBRE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

¿Qué son las Tablas de retención Documental?

Las tablas de retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos. Desde la creación del Archivo General de la nación por medio de
la Ley 80 del 2 de diciembre de 1989, se empieza a fijar políticas y expedir reglamentos
necesarios para la organización y la conservación de los documentos.

El primer acuerdo que hablo frente a la presentación de tablas de retención documental es

el Acuerdo No.12 de 1991”por el cual se fija el plazo de seis meses para la presentación de
las tablas de retención documental de los órganos nacionales del orden central”. Años más
adelante en el Acuerdo No.7 de 1994 por el cual se adopta y se expide el reglamento
general de archivos en el Articulo 23 Valoración documental, dice “las entidades oficiales
elaboraran las respectivas tablas de retención de documentos a partir de su valoración y
será adoptada por el comité de Archivo”, más adelante se expide el acuerdo No. 9 de 1995
el cual dice: “por el cual se reglamenta la presentación de las tablas de retención
documental al archivo general de la nación. Ordenado por el decreto No. 1382 de 1995”,
más adelante se prorroga el plazo para la presentación de las tablas según el acuerdo No.
2 de 1997. Otras normas que tienen relación con la elaboración y presentación de las tablas
de retención documental son:

 Acuerdo No. 5 de 1997 “por el cual establecen los requisitos minimos para las personas
naturales jurídicas de derechos privados, que presten los servicios de organización de
archivos, elaboración de tablas de retención, almacenamiento o bodegaje de la
documentación de las entidades públicas.

 Acuerdo No. 9 de 1997 “por el cual se reglamenta el procedimiento para la evaluación de

las tablas de retención documental”

 Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones” mencionando en el artículo 24 la obligatoriedad para las entidades del estado
en elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

 Circular externa No 001-2001, elaboración y adopción de las tablas de retención

documental.

 Acuerdo 39 del 2002, “por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y

aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la ley 594
del 2000.
 Circular externa 01 del 2009. “presentación de las tablas retención documental y tablas
de valoración documental al archivo general de la nación.

 Circular externa 02 del 2009. “Tablas retención documental.

 Resolución No. 0128 del 2010. “por la cual se actualiza la metodología de evaluación de
tablas de retención documental y de tablas de valoración documental.

 Acuerdo 4 del 2013. “por el cual se reglamenta parcialmente los decretos 2578 y 2609 de
2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las tablas de retención documental y las tablas de
valoración documental” Lo anterior es un recorrido en la historia de la normatividad que se
ha escrito para la organización y la conservación de los documentos producidos por las
entidades frente a la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. De
todas las normas expuestas nos centraremos en el acuerdo 9 del 2002.

El acuerdo 39 del 2002 es la norma que nos muestra las 5 etapas para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental, los cuales son:

 PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes documentales.

Esta primera etapa busca reconstruir toda la información respecto a disposiciones legales
y actos administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones). También se consultaron los manuales de funciones y
procedimientos actualizados dentro de la estructura orgánica de la compañía identificando
las secciones y subsecciones dentro del organigrama. También se debe realizar una
Encuesta documental mediante una entrevista a los funcionarios que conforman la sección
y subsecciones, esto con la finalidad de identificar y definir las unidades documentales que
se producen. Para esto se puede utilizar el formato de encuesta documental que puso a
disposición el Archivo General de la Nación en sus publicaciones.

 SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la

recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los estatutos,
manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la entrevista
documental se realizara el respectivo análisis identificando los valores de los documentos
y creando:

1. Codificación de la estructura orgánica de la entidad.

2. Conformación de series y subseries 3. Elaboración del cuadro de clasificación

documental

4. Diagrama de flujo documental.

 TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental

para su aprobación. En esta etapa se consolido toda la información expuesta en el Cuadro
de Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los tiempos de
permanencia de la documentación dentro del concepto de archivo total. Una vez elaborada
la Tabla se presenta a los productores de la información y al comité de archivo acompañada
de la información recogida en la etapa 1 y 2 para que ellos aporten las diferentes
correcciones que se le debería realizar.

La Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante

resolución, después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas involucradas con
obligatoriedad de cumplimiento.
 CUARTA ETAPA. Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental los
encargados del archivo deberán capacitar a todos los funcionarios de la entidad.
 ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. Los
encargados del archivo establecerán un cronograma de seguimiento para la verificación de
la aplicación de las tablas de retención documental. Estos son los pasos que hay que seguir
para la elaboración y aplicación de la tabla de retención documental según el acuerdo 39
del 2002. Para concluir podemos decir que hay que seguir unos pasos metodológicos muy
precisos para la elaboración de las tablas de retención documental de una entida sea de
razón privada o pública.

BIBLIOGRAFÍA COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 09 (18, octubre, 1995). Por el

cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo
General de la Nación, ordenadas por el Decreto No. 1382 de 1995. Bogotá: El Archivo,
1995. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 039 (31, octubre, 2002). Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración de las Tablas de Retención Documental en
desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000. Bogotá: El Archivo, 2002. COLOMBIA.
ARCHIVO GENERAL. Acuerdo 07 (29, junio, 1994). Por el cual se adopta y se expide el
Reglamento General de Archivos. Bogotá: El Archivo, 1994. COLOMBIA. CONGRESO DE
LA REPÚBLICA. Ley 80 (22, diciembre, 1989). Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial. Bogotá, D.C, 1989. no. 39116.
COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14, julio, 2000). Por medio de la
cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial.
Bogotá, D.C, 2000. no. 44084. p.

Continuidad del proceso Foncopuertos Fondos vivos Supresión Unión por equivocación
Tener en cuenta la parte jurídica Que procedimientos o procesos proyectar un cuadro de
clasificación nota final Proceso Subproceso Serie Subserie Tipo documentales Martes
prueba escrita TEMA PARCIAL GESTIÓN POR PROYECTOS CLASIFICACION
DOCUMENTAL DOCUMENTOS LINK LUISA JANETH FONDOS ACUMULADOS
GESTIÓN DOCUMENTAL ENFOCADO EN PROCESOS Acuerdo 4 del 2013