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SUPER INTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO


PROCESO GESTION DOCUMENTAL
MANUAL DE APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCION
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Fecha: 12-10-2012
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MANUAL PARA LA APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETNCION


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TABLA DE CONTENIDO
Pg.
1.

Definicin de Tablas de Retencin Documental e Importancia.

2.

Marco Conceptual y Jurdico

3.

Polticas para la organizacin de los Archivos de Gestin

4.

Concepto de Foliacin y procedimiento

5.

Sistemas de Ordenacin

12

6.

Inventario Documental y su finalidad

7.

Criterios para la realizacin de Transferencias Documentales

14
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APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL


1.

Definicin de Tablas de Retencin Documental e Importancia.

1.1. Definicin
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una
Unidad Administrativa, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
1.2. Importancia
Facilitar el manejo de la informacin.
Contribuir a la racionalizacin de la produccin documental.
Permitir a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitar el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin estipulados.
Regular las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
Garantizar la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente.
Permitir el manejo integral de los documentos.
Normalizar la organizacin de los documentos a partir del sistema de Archivo Total.
Controlar la produccin y trmite documental.
Identificar y reflejar las funciones institucionales.
Delimitar los documentos de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter deben
eliminarse en el archivo de gestin
1.3. Seguimiento y actualizacin de las TRD
La unidad de archivo de la SUPERINTENDENCIA, deber establecer un cronograma de
seguimiento para la verificacin de la aplicacin de la Tabla de Retencin Documental en las
dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones
suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones. Las
modificaciones o actualizaciones de las Tablas de Retencin documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la Unidad de Archivo de
la Entidad, aprobadas por el Comit de Archivo de la misma y ratificadas por acto administrativo
expedido por el representante legal de la entidad.
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2.

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Marco Conceptual y Jurdico

2.1. Marco Conceptual


Documento de apoyo: Es de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,
instructivos, etc.) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones
especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder
de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.
Expediente: Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad
Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y
funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos,
emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones especficas.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se
jerarquiza e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que
vara n de acuerdo con el trmite de cada asunto.
Documento Esencia: Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su
contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del
mismo an despus de su desaparicin, `por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia
institucional.
Disposicin Final de Documentos: hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de
la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o
microfilmacin.
Documento Facilitativo: Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que
cumple funciones de apoyo.
Eliminacin de documentos: Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no contienen valor histrico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnologa.

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Seleccin Documental: Proceso mediante el cual se determina conservacin parcial de la


documentacin, por medio de muestreo.
Tipo Documental: Unidad documental simple
Unidad Administrativa: Unidad tcnico-operativa de una institucin
Unidad Archivstica: Conjunto de piezas o tipos documentales
Unidad de Conservacin: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental.
Unidad Documental: Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin
documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un solo
documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valor primario: Es aquel que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al
iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto.
Valor Secundario: Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez
agotado el valor inmediato o primario.
Los documentos que tiene este valor se conservan
1
permanentemente.
2.2. Marco Jurdico

LEY 4 DE 1913. Sobre rgimen poltico y municipal. ARTICULO 289. Los jefes de las oficinas
vigilarn que los secretarios reciban los archivos por inventario y que arreglen convenientemente el que
corresponda al tiempo que funcionen. Al efecto impondrn multas sucesivas a los secretarios que han
funcionado o funcionen, para que cumplan con sus deberes. Estas multas se reputan penas
correccionales.

Constitucin Poltica Art. 8, 15, 20, 23, 72, 74, 95, Proteccin Patrimonio Cultural, Derecho a la
Intimidad Personal y Familiar, Derecho a recibir y entregar informacin veraz Ejrcito imparcial, Derecho
a presentar peticiones respetuosas por motivos de inters general o particular, Derecho a acceder a
documentos pblicos, salvo los que establezca la ley.

Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nacin como ente rector de la poltica archivstica a
nivel nacional; Formula, orienta, coordina y controla la Poltica de Archivos y promueve la organizacin
de los archivos en el orden Nacional, Departamental, Municipal y Distrital; Apoya los archivos privados.

Acuerdo AGN 007 de 1994. Reglamento General de Archivos.


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Conceptos del Mini-Manual de Tablas de Retencin Documental Archivo General de la Nacin.

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Artculo 23. Valoracin documental que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retencin
documental a partir de su valoracin.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentacin de las T. R .D

LEY 594 DE 2000. Ley General de Archivos: Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno
Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus
respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as:
Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como falta gravsimas cuando fueren
realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.
Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por
su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y
372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio de las
sanciones patrimoniales previstas.
El Acuerdo AGN No. 042 de 2002, Por el cual se establecen los criterios para la organizacin
de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones
pblicas,
3.

Polticas para la organizacin de los Archivos de Gestin

Cada dependencia rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta


administrativa, este proceso da lugar a la identificacin correcta de las series y subseries
documentales, funcin bsica de la gestin documental. Esta actividad se consolida en la primera
fase conocida como Archivo de Gestin.
Con estas pautas se pretende dar las herramientas mnimas indispensables para la organizacin de
los archivos aplicando las Tablas de Retencin Documental, elaboradas para tal fin.
a.

Metodologa para la disposicin fsica

Identifique las series documentales que se producen en su oficina (ver Tabla de Retencin
Documental).

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Coloque los documentos en cada expediente o carpeta (utilizando una carpeta para cada
expediente o asunto), de acuerdo a las funciones de cada oficina (ver Tabla de Retencin
Documental).
Recuerde: siempre se debe mantener el orden de procedencia de los documento, es decir que en
la primera hoja debe ser la ms antigua y la ltima la ms reciente.
Utilice carpetas debidamente marcado en la etiqueta (Identificando el asunto que contiene).
La etiqueta de la carpeta identifica el nombre de la serie que contiene.
b.

Clasificacin Documental

Es la labor intelectual mediante la cual se identifican y se establecen las series que componen cada
agrupacin documental (fondo seccin y sub-seccin), de acuerdo a la estructura orgnico
funcional de la Entidad.
En la clasificacin documental se debe tener en cuenta el PRINCIPIO DE PROCEDENCIA el cual
establece que Todo documento debe permanecer integrado en el archivo de la oficina que en razn de
sus funciones especficas lo gener, recibi o lo debe conservar.
c.

Ordenacin Documental

Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series y unidades documentales en el
orden previamente establecido.
Normalizacin en la Ordenacin Documental: La ordenacin se da al interior de cada una de las
Series Documentales. Los sistemas de ordenacin son:

ALFABTICO: Es aquella por la cual se ordenan los documentos siguiendo el abecedario de las
iniciales de las voces escogidas como representativas de su informacin. Por ejemplo para la
ordenacin de las Serie Historias Laborales se emplea el sistema alfabtico por apellido o
nombre de las personas.

CRONOLGICA: Se relaciona directamente con el principio del orden natural y se aplica


principalmente a la ordenacin que hace de los tipos documentales ubicndose de manera
consecutiva en el expediente a medida en que se van produciendo a la data o fecha.
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NUMERICA: La ordenacin numrica tiene que ver con la ubicacin consecutiva de piezas
documentales cuya referencia es el nmero. Por ejemplo para, Actas, Procesos, etc.
Ordenacin de la carpeta
El ms reciente
ABRIL
MARZO
FEBRERO

El ms antiguo

d.

Actualizacin

Para actualizar las Tablas de Retencin Documental se deber informar al Archivo Central, sobre las
carpetas que se abran durante el ao, siguiendo el formato de la tabla con el propsito de asignarle
el nombre de la serie, el tiempo de conservacin y el destino final a los nuevos documentos.
La persona encargada de la administracin del Archivo soportado en esta informacin verificar si
puede ser incluida en otra serie o de lo contrario asignar un cdigo a la serie requerida, informando
al jefe de la dependencia respectiva para su consentimiento y posteriormente la presentar al
Comit de Archivo para su aprobacin oficial. De no hacerse el reporte para la actualizacin, el
archivo central no recibir las carpetas que no se encuentren conformado las series documentales.
Es de aclarar, que al abrir una carpeta debe estar relacionada con la funcin de la dependencia, es
decir, que el nombre de la serie y los tipos documentales que la conforman debe reflejar dicha
funcin.
e.

Destruccin de Documentos

Los criterios para destruccin de documentos debern aplicarse de acuerdo con lo establecido en la
tabla de retencin documental, al caducar los trminos de los valores primarios y mediante acta del
comit de archivo.

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f. Ubicacin Fsica
Para garantizar la seguridad, confidencialidad y reserva de la informacin de las carpetas una vez
ordenadas e identificadas se proceder a ubicarlas consecutivamente en la estantera en estricto
orden ascendente de izquierda a derecha iniciando siempre en el espacio superior de cada estante.
Como se muestra en la siguiente figura:

g.

Entrega de Inventarios

Los empleados al momento de desvincularse de la entidad debern entregar los documentos y


archivos a su cargo debidamente inventariados, se establece como norma que todo empleado
deber al momento de retirarse, hacer entrega de los documentos a su cargo a su jefe inmediato
diligenciando el formato de entrega de inventario documental.
4.

Concepto de Foliacin y procedimiento

El presente documento tiene como propsito ofrecer algunas recomendaciones generales sobre
foliacin en documentos de archivo. Esta actividad, imprescindible en los procesos de organizacin
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archivstica, tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de
conservacin dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto
al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la unidad documental o unidad
archivstica. En tanto se cumplan estas finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la
gestin administrativa.
Ahora bien, en tanto permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliacin es
necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de
prestamos, TRD) y de consulta (inventarios, guas, catlogos). De otra parte, la foliacin es requisito
ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestin al archivo central) como
secundario (archivo central al archivo histrico).
Este documento esta dirigido a personas que tienen un manejo directo de la documentacin de
archivo.
Definiciones
1.

Folio: Hoja.

2.

Foliar: Accin de numerar hojas.

3.
Foliacin: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operacin incluida en los
trabajos de ordenacin que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental2
4.

Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeracin se aplica solamente a esta. 3

5.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe nmero. 4

6.

Pgina: Cara de una hoja ... // Lo escrito o impreso en una cara ...

7.

Paginar: Accin de numerar pginas.

GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. Hacia un diccionario de terminologa


archivstica. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997. p. 62.
3

COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. Santa fe de Bogot, 1997.

Ibdem.,

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Requisitos
1.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente clasificada.
La de las oficinas se encontrar relacionada en la Tabla de Retencin Documental (TRD).
2.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar previamente ordenada. La
ubicacin correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original, es decir,
que est de acuerdo con los trmites que dieron lugar a su produccin. El nmero uno (1)
corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trmite en consecuencia corresponde a
la fecha ms antigua.
3.
La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar depurada. La depuracin
consiste en el retiro de duplicados idnticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los
archivos de gestin o de oficina. En fondos acumulados, se har igualmente depuracin.
4.
Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso
de series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se
ejecutar de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales
complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurdicos), cada
uno de sus expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal expediente se
encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de
forma tal que la segunda ser la continuacin de la primera.
Materiales
1.
La foliacin debe efectuarse utilizando lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. Otra
alternativa el uso de bolgrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta
corregir una foliacin mal ejecutada.
2.
No se debe foliar con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas.
Procedimiento
Como se puede advertir, foliar no es lo mismo que paginar, pues no solo son trminos diferentes
sino tambin conceptos distintos. Para efectos de numeracin en archivos, este documento se
refiere nica y exclusivamente a foliacin, la cual ratifica la ordenacin.
1.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.

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2.
No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, bis. En documentos
de archivo que contienen texto por ambas caras, se registrar el nmero correspondiente en la cara
recta del folio.
3.
Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el
mismo sentido del texto del documento.
4.
Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en
blanco, y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.
5.
papel.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao irreversible al soporte

6.

No se deben foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.

7.
Los planos, mapas, dibujos, etc., que se encuentren tendrn el nmero de folio
consecutivo que les corresponde, an cuando estn plegados. En el rea de notas del instrumento
de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del documento foliado:
tamao, colores, ttulo, asunto, fechas y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por
separar este material se dejar constancia mediante un testigo, de su lugar de destino y en este se
indicar la procedencia. Esto es lo que se denomina referencia cruzada.
8.
Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas.) que se encuentren se
numerarn como un solo folio. En el rea de notas del instrumento de control o de consulta se debe
dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas. Si se opta por separar este material se
har la correspondiente referencia cruzada.
9.
Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo adheridos a una hoja, a
sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de
control o de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad de documentos adheridos,
ttulo, asunto y fecha de los mismos.5
10.
Las fotografas cuando estn sueltas se foliarn en la cara vuelta, utilizando lpiz de
mina negra y blanda, tipo HB B, correspondiendo un nmero para cada una de ellas. En el rea de
notas del instrumento de control o de consulta se debe dejar constancia de las caractersticas del
documento foliado: tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros que se consideren pertinentes. Si una
o varias fotografas se encuentran adheridas a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero
5

Para adherir documentos o fotografas a una hoja, debe utilizarse pegante libre de cido.

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de folio, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, de la


cantidad de fotografas adheridas a la hoja, al igual que otras caractersticas: tamao, color, ttulo,
asunto, fecha y otros datos que se consideren pertinentes. Si se opta por separar este material se
har la correspondiente referencia cruzada.
11.
Las radiografas, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben
colocarse en un sobre de proteccin y se har la foliacin al sobre antes de almacenar el material
para evitar marcas, dejando constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta
del contenido del sobre: cantidad, tamao, color, ttulo, asunto, fecha y otros datos que se
consideren pertinentes.
12.
En caso de unidades de conservacin (copiadores de correspondencia, legajos, tomos,
libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fbrica, puede
aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la cantidad de folios o
pginas que contiene.
13.
Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se
dejar esta foliacin siempre y cuando en una unidad de conservacin no haya ms de una, en caso
contrario, cuando haya ms de una, deber refoliarse toda la unidad de conservacin.
14.
Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea oblicua, evitando
tachones.
15.
La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripcin o proceso
tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin).
16.
No se deben numerar los folios totalmente en blanco (cosidos o empastados) que se
encuentren en tomos o legajos en archivos de gestin o archivos centrales, pero s dejar la
constancia en el rea de notas del instrumento de control o de consulta.
17.
No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando stos cumplen una
funcin de conservacin como: aislamiento de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de tintas por contacto.
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CDs,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que
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pertenecen, en el rea de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar
este material se har la correspondiente referencia cruzada.
5.

Sistemas de Ordenacin

En los archivos se utilizan varios sistemas de ordenacin que materializan la idea de secuencia:
Numricos (ordinales y cronolgicos), alfabticos (onomsticos, toponmicos, y temticos) y los
mixtos o alfanumricos. Sin embargo, es importante advertir que el sistema de ordenacin se
subordina a las caractersticas de cada serie. (Cartilla de ordenacin documental. Archivo General
de la Nacin, 2003. p.16 20)
6.1 Sistemas de ordenacin numricos

Ordinal: consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente.


Ejemplo: cuenta interna No. 0966, cuenta interna No. 0967, cuenta interna No. 0968 y as
sucesivamente.

Cronolgico: Consiste en colocar un documento detrs del otro en forma secuencial de


acuerdo con la fecha en la que la documentacin ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer
lugar el ao seguido del mes y al final el da. Ejemplo: Serie consecutivo de correspondencia:
2005 01 31
2005 02 01
2005 02 02
6.2 Sistemas de Ordenacin Alfabticos
Consiste en la ordenacin de los documentos por las letras del alfabeto y pueden ser:

Onomstico: Se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que


permanecen abiertos por lapsos grandes de tiempos: Ejemplo: Historias laborales
ACOSTA LPEZ, Andrs
CASCANTE PREZ, Jos
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel

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Toponmico (o alfabtico geogrfico): Se ordena la serie documental alfabticamente por


nombres de lugares. Ejemplo: Asistencia tcnica, que presta una entidad por departamentos:
Amazonas
Arauca
Boyac
Cauca

Temtico: Se ordenan las series documentales por el contenido. Ejemplo:

Actas
Estadsticas
Informes
6.3 Sistemas de Ordenacin Mixtos

Alfanumricos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabtico y


numrico cronolgico. Ejemplo: Contratos de prestacin de servicios:
2000 MARINEZ DURAN, Jorge
2000 MONROY LPEZ. Susana
2001 ARIAS, Rosa
2001 ARIAS ROMERO, Julio

Orden cronolgico: Aplica este sistema a series documentales cuyas unidades


documentales son numricas y a la vez cronolgicas. Ejemplo: Resoluciones
Resolucin 001
Resolucin 002
Resolucin 003
6.

2005 01 20
2005 02 10
2005 03 01

Inventario Documental y su finalidad,

En el artculo 26 de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se establece que es obligacin
de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que
produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos

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en sus diferentes fases. Para ello el Archivo General de la Nacin ha regulado un formato nico de
inventario documental.
En el Acuerdo AGN 042 de 2002. Artculo Sptimo: Inventario documental. Se establece que las
entidades de la Administracin Pblica adoptarn el Formato nico de Inventario Documental y en
el instructivo de este formato, se seala: Numeral 5: OBJETO. Se debe consignar la finalidad del
inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de
Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales
por vinculacin, traslado, desvinculacin. El formato regulado es el siguiente:

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PROCESO GESTION DOCUMENTAL
MANUAL PARA LA APLICACIN DE LAS TABLAS DE
RETENCIN DOCUMENTAL

Cdigo: GDOC-G-002
Fecha: 12-10-2012
Versin: 002

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INSTRUCTIVO
PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Entidad remitente:
Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentacin que se va a transferir.

Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razn social de la entidad que
produce o produjo los documentos.

Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad


administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora.

Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad Administrativa que produce y


conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
primarias, transferencias secundarias, valoracin de fondos acumulados, fusin y supresin de
entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

Hoja ___ de ___: Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. De___: Se
registrar el total de hojas del inventario.

Registro de entrada: Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias


secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la
fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes, da). En NT se anotar el nmero de la
transferencia.

Nmero de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada


uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad documental.

Cdigo: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el nombre asignado al conjunto


de unidades documentales de estructura y contenidos homogneos emanados de un mismo
rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
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Para las transferencias primarias secundarias y las ocasionadas por fusin y/o supresin de
entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de
conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados
en ejercicio de las funciones asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos
documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora.
Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).
Deben colocarse los cuatro dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de
una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f.

Unidad de conservacin: Se consignar el nmero asignado a cada unidad de


almacenamiento. En la columna otro se registrarn las unidades de conservacin diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente.

No. de folios: Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de


conservacin descrita.

Soporte: Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la
documentacin: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrnicos, soportes
electrnicos (CD, DK, DVD), etc.

Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentacin registra un alto, medio, bajo o


ninguno ndice de consulta; para tal efecto, se tendrn en cuenta los controles y registros de
prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se
diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas: Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error
en la numeracin y/o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal. De estos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de

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unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja con 5 fotografas sueltas: luego el nmero
consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y
requerimientos tcnicos para la visualizacin y consulta de la informacin. Especificar programas
de sistematizacin de la informacin.
A los impresos se le asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo
componen.
As mismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin,
especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces,
faltantes), qumico (oxidacin de tintas, soporte dbil) y/o biolgico (ataque de hongos, insectos,
roedores).

Elaborado por: Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de


elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboracin del mismo.
Entregado por: Se anotar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de
entregar la transferencia, as como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por: Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable


recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi.

7.

Criterios para la realizacin de Transferencias Documentales

GENERALIDADES
Las transferencias documentales permiten:
Garantizar el acceso a la informacin.
Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos.
Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin.
Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos en las
dependencias e instituciones productoras.
Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el
conocimiento del desarrollo histrico institucional.
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Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en las mejores condiciones de


conservacin.
Se debern realizar transferencias internas de los archivos de gestin al central y, finalmente, al
histrico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, con la periodicidad que en que se establecieron en las TRD aprobadas por el comit
de archivo.
Cada dependencia deber mantener en sus archivos de gestin los documentos
correspondientes al ao anterior y el ao en curso de acuerdo a las pautas establecidas en la
Circular Interna 002 de 2011.
NORMAS
Cada dependencia deber organizar sus archivos, agrupndolos de acuerdo con las Tablas
de Retencin.
Sin excepcin, slo se recibirn documentos archivados en carpetas, en ningn caso se
aceptarn carpetas AZ o flderes de tres argollas.
Por cada ao trasladado, deber diligenciarse el Formato Transferencia archivo de gestin
al archivo central, relacionando claramente la informacin, de acuerdo con el instructivo que
corresponde al formato.
Cada carpeta o unidad documental debe tener el siguiente tratamiento antes de realizar la
transferencia:

Se debe retirar el material abrasivo

Separar archivo afectado por biodeterioro

Los documentos deben estar organizados cronolgicamente. Deben foliarse en la parte


superior derecha en tinta negra: - La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta
algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. Los planos o cualquier
documento que por su formato o tamao estn doblados, se numerarn como un slo folio. Los

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impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben
numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se
registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas. Los folios
totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni vuelto) y que estn
sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo,
no deben separarse ni foliarse.

La numeracin existente no
debe corregirse si se detecta
algn error debe numerarse
nuevamente
tachando la
anterior.

Debe diligenciarse completamente el Formato Hoja de Control de Documentos.

Almacenamiento y unidades de conservacin: Entre las unidades de conservacin ms


comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, estn las siguientes: Paquetes,
Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado
de conservacin, deber prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

La documentacin empastada o encuadernada cuyos lomos estn desprendidos o


deteriorados deber someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y
procedimientos adecuados.
La documentacin que no est encuadernada ni empastada deber almacenarse en cajas y
carpetas.
-

Las unidades de conservacin tienen las siguientes especificaciones:


Cajas

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- Materiales: Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a
base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles elaborados en
el mismo cartn.
- Tamao: Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad
12.5 cms. El diseo con pliegues y lengetas que encajan por presin (a manera de caja y
espigo), permiten el ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas, y/o adhesivos,
fuentes de deterioro para la documentacin.
- Capacidad: Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no
queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso
de fuelles de cartn.
- Identificacin: Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos
generales:
CODIGO (de la entidad)_____________________________
FONDO _________________________________________
SECCION___________________________________________
SUBSECCION_______________________________________
NUMERO DE CARPETAS___________
CAJA N __________
N CONSECUTIVO _______________
N CORRELATIVO _______________
FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________
CARPETAS
- Material: Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca).
- Diseo: Debe adaptarse al volumen y tamao de la documentacin, garantizando la adecuada
proteccin de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando
este sobrepase los doscientos folios, la separacin deber hacerse respetando el contenido de
los cuadernos o temas.

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- Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes
datos:
FONDO ________________________________________
SECCION ______________ SUBSECCION____________
SERIE _________________ SUBSERIE________________
N DE FOLIOS ___________
N DE CARPETA _________
N DE CAJA _____________
Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten
desprendimiento de la cubierta o fragmentacin del cuerpo de la unidad, se han diseado
bandejas de cartn protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la
cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fcil manipulacin y a su vez protegen la
documentacin del polvo y condiciones medio-ambientales.
Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya.
De acuerdo con los tiempos de permanencia fijados para cada una de las series documentales
correspondientes a su dependencia, en las Tablas de Retencin, se deber proceder a descartar
los documentos que por su naturaleza no son sujetos de traslado al Archivo Central y que ya
cumplieron con el tiempo asignado en el Archivo de Gestin.
Las Unidades Documentales seleccionadas para descarte no se trasladarn al Archivo Central,
cada rea ser responsable del uso de los mismos para que sean recicladas.
Se deber trasladar al Archivo Central la copia del consecutivo de comunicaciones internas que
guarda cada rea remitente como prueba de que el memorando fue entregado en la dependencia
asignada.
El consecutivo de las comunicaciones enviadas no debe ser transferido al Archivo Central, ya que
el administrador de la correspondencia es el responsable de dicho consecutivo.

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BIBLIOGRAFA
MINIMANUAL DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL, Archivo General de la Nacin
GUA PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL Archivo
General de la Nacin.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Vigencia
Desde
001

15-02-2011

002

12-10-2012

Elaboro :Funcionario Grupo de Gestin


Documental
Fecha : 29-09-2012

Vigencia
Hasta
12-10-2012

Identificacin de los
cambios
Creacin del documento
Ajustes
de
acuerdo
normatividad vigente

Reviso: Coordinador Grupo Gestin


Documental
Fecha : 01-10-2012

Responsable
Coordinador
Documental
a Coordinador
Documental

Gestin
Gestin

Aprob: Lder del proceso


Fecha : 12-10-2012

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