Con cada una de la investigación se define como tablas de retención documental

un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se

les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos. Empezando por la creación del Archivo General donde se empieza a
fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para la organización y la
conservación de los documentos.
Se realizan ciertos acuerdos entre ellos: un acuerdo referente a un pacto nacional
y orden central, después un pacto donde se extiende el plazo para la presentación
de las tablas.

También se habla de los requisitos mínimos para las personas naturales, jurídicas
de derechos privados, que presten los servicios de organización de archivos,
elaboración de tablas de retención, almacenamiento o bodegaje de la
documentación de las entidades públicas.
Lo anterior es una síntesis en la historia de la normatividad que se ha escrito para
la organización y la conservación de los documentos producidos por las entidades
frente a la elaboración y aplicación de las tablas de retención documental. De
todas las normas expuestas como las 5 etapas para la elaboración y aplicación de
las tablas de retención documental, los cuales son:

primera etapa: Investigación preliminar sobre la Institución y fuentes

documentales,
donde se busca reconstruir toda la información respecto a disposiciones legales y
actos administrativos, relativos a la creación y cambios de estructura de la entidad
(decretos, acuerdos, resoluciones). También se consultaron los manuales de
funciones y procedimientos actualizados dentro de la estructura orgánica de la
compañía identificando las secciones y subsecciones dentro del organigrama.
También se debe realizar una Encuesta documental mediante una entrevista a los
funcionarios que conforman la sección y subsecciones, esto con la finalidad de
identificar y definir las unidades documentales que se producen. Para esto se
puede utilizar el formato de encuesta documental que puso a disposición el
Archivo General de la Nación en sus publicaciones.

Segunda etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la

recopilación de la información expuesta en la primera etapa mediante los
estatutos, manuales de funciones y procedimientos, organigrama de la entidad y la
entrevista documental se realizará el respectivo análisis identificando los valores
de los documentos y creando:
1. Codificación de la estructura orgánica de la entidad.
2. Conformación de series y subseries
3. Elaboración del cuadro de clasificación documental
4. Diagrama de flujo documental.

Tercera etapa: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental

para su aprobación. En esta etapa se consolido toda la información expuesta en el
Cuadro de Clasificación Documental en la Tabla de Retención, estableciendo los
tiempos de permanencia de la documentación dentro del concepto de archivo
total. Una vez elaborada la Tabla se presenta a los productores de la información y
al comité de archivo acompañada de la información recogida en la etapa 1 y 2
para que ellos aporten las diferentes correcciones que se le debería realizar. La
Tabla de Retención Documental deberá ser adoptada por la entidad mediante
resolución, después de su aprobación y aplicada por las diferentes áreas
involucradas con obligatoriedad de cumplimiento.

Cuarta etapa: Aplicación. Después de aprobada la tabla de retención documental

los encargados del archivo deberán capacitar a todos los funcionarios de la
entidad

Quinta etapa: Seguimiento y actualización de las Tablas de retención

Documental. Los encargados del archivo establecerán un cronograma de
seguimiento para la verificación de la aplicación de las tablas de retención
documental. Estos son los pasos que hay que seguir para la elaboración y
aplicación de la tabla de retención documental según el acuerdo 39 del 2002.