Sistema de Gestión Financiera

MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE GESTION FINANCIERA

Versión 2.0
Este documento describe las funcionalidades y formas de uso del
sistema de gestión financier.
DINFO
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Contenido
1. EJECUCION E INICIO ...................................................................................................................................................... 3
1.1 SESION ........................................................................................................................................................................ 4
1.1.1 CERRAR SESION.................................................................................................................................................... 4
1.1.2 PAGINA PRINCIPAL............................................................................................................................................... 4
2. PREPARACION INICIAL DEL SISTEMA ............................................................................................................................ 5
2.1 CONFIGURACION ........................................................................................................................................................ 5
2.1.1 TALONARIO RECIBOS 63A .................................................................................................................................... 5
2.1.2 TALONARIO CHEQUES.......................................................................................................................................... 9
2.2 MANTENIMIENTO .....................................................................................................................................................15
2.2.1 CATALOGO PROVEEDORES ................................................................................................................................15
2.2.2 ASIGNACION PROVEEDORES .............................................................................................................................17
2.2.3 CATALOGO RENGLONES ....................................................................................................................................19
2.2.4 ASIGNACION RENGLONES..................................................................................................................................22
2.2.5 CATÁLOGO DE PERSONAS..................................................................................................................................24
3. CONFIRMACION Y EJECUCION DE PAGOS ..................................................................................................................26
3.1 TESORERIA ................................................................................................................................................................26
3.1.1 ACREDITAMIENTOS RECIBIDOS .........................................................................................................................26
3.2 PAGOS .......................................................................................................................................................................28
3.2.1 EMISION DE CHEQUES .......................................................................................................................................28
3.2.2 IMPRIMIR CHEQUES...........................................................................................................................................31
3.2.3 MODIFICAR CHEQUES ........................................................................................................................................40
3.2.4 TRANSFERENCIAS UE .........................................................................................................................................41
3.3 RENDICIONES ............................................................................................................................................................41
3.3.1 ENTRADAS..........................................................................................................................................................41
3.3.2 CURS ..................................................................................................................................................................44
4. SEGUIMIENTO Y MONITOREO ....................................................................................................................................48
4.1 CONTABILIDAD .........................................................................................................................................................48
4.1.1 CONCILIACION BANCARIA..................................................................................................................................48
4.1.2 CAJA FISCAL .......................................................................................................................................................49
4.1.3 MOVIMIENTOS BANCARIOS UE .........................................................................................................................59
4.1.3 INICIALIZAR SALDO ............................................................................................................................................52
4.1.3 ARQUEO .............................................................................................................................................................53
1
4.2 REPORTES .................................................................................................................................................................53
4.2.1 CUENTA CORRIENTE ..........................................................................................................................................53
4.2.2 CHEQUES EMITIDOS...........................................................................................................................................54
4.2.3 RECIBOS 63A EMITIDOS .....................................................................................................................................56
4.2.4 REPORTE CUENTA BANCARIA .............................................................................................................................. 6
4.2.5 REPORTE GASTO POR ESTABLECIMIENTO .........................................................................................................61
5. SERVICIOS BASICO ......................................................................................................................................................62
1.1 ASOCIACION DE SERVICIOS.......................................................................................................................................62
1.2 INGRESO DE INFORMACION MENSUAL ....................................................................................................................62
1.3 CONFIGURAR PAGO ..................................................................................................................................................63
1.4 CONFIRMAR PAGO ...................................................................................................................................................64
1.5 ACTUALIZAR INGRESO DE INFORMACION ................................................................................................................65
1.6 REPORTES SERVICIOS BASICOS .................................................................................................................................66
6. PREGUNTAS FRECUENTES ..........................................................................................................................................68
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1. EJECUCION E INICIO
El Sistema de Gestión Fianciera estará publicado en la siguiente dirección:
http://sistemas/gestionfinanciera
Al cual podrán ingresar los usuarios que tenga permisos para el uso del sistema (ver solicitud de usuario del
sistema).
Los usuarios deberán ingresar el nombre de usuario y password que le fueron proporcionados al momento de
solicitar un usuario del sistema.
Dependiendo los permisos que posea el usuario, el sistema mostrara la pantalla de bienvenida al sistema
conjuntamente con el menú sobre las funcionalidades que puede realizar dentro del mismo.
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1.1 SESION
Menú que contiene las opciones generales que se pueden realizar en el sistema, el cual se encuentra
subdividido en:
1.1.1 CERRAR SESION
En esta opción podremos salir del sistema y regresar a la pantalla de inicio en la cual se ingresa el nombre de
usuario y password de acceso al mismo.
1.1.2 PAGINA PRINCIPAL

En esta opción regresamos a la pantalla de bienvenida de ingreso al sistema.
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2. PREPARACION INICIAL DEL SISTEMA
2.1 CONFIGURACION
2.1.1 TALONARIO RECIBOS 63A
En esta opción se podrá crear y observar los talonarios con el numero correlativo de recibo 63A, el cual posee
la unidad para imprimir.
NUEVO TALONARIO
Para crear un nuevo talonario se debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el año administrativo al cual pertenece el talonario.
• El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece dicho talonario, esto se
realizara dependiendo a que unidad pertenece el usuario que está utilizando el sistema.
• Presionar clic en “Nuevo”.

• El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar el número correlativo inicial del talonario de
recibos 63A y el número correlativo final.
• Seguidamente debe presionar clic en “Crear” para registrar el nuevo talonario o “cerrar” para cancelar
la creación del talonario.
• El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada satisfactoriamente o si
existió algún error.
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• El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados para dicha unidad, en la cual se podrán realizar
distintas opciones (ver BUSCAR TALONARIO RECIBOS 63A).
BUSCAR TALONARIO RECIBOS 63A

Por medio de esta opción podrá observar los talonarios creados para su unidad y ver el detalle de
cada talonario, eliminarlo o anularlo en caso sea necesario. Para ello deberá seguir los siguientes pasos.
• Seleccionar el año administrativo al cual pertenece el talonario.

• El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece dicho talonario, esto se realizara
dependiendo a que unidad pertenece el usuario que está utilizando el sistema.
• Presionar clic en “Buscar”.

• El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados para dicha unidad, en la cual podrá realizar las
siguientes opciones:
VER DETALLE
Por medio de esta opción podrá observar el listado de todos los recibos 63A creados en dicho
talonario, al igual que el estado en el cual se encuentra cada recibo.
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Para poder ver el detalle únicamente debe presionar clic sobre "Ver Detalle" y el sistema mostrara al
lado derecho de la pantalla el listado de los recibos 63A.
En este listado podrá observar el estado de cada recibo, si se encuentra disponible, en uso o anulado,
de igual forma podrá anular un recibo que se encuentre disponible y que por distintas razones ya no podrá
ser usado.
ANULAR CORRELATIVO 63A
Para ello debe seleccionar el o los recibos a anular y seguidamente presionar clic en "Anular
Correlativo"
El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o si existió
algún error.
NOTA: Esta anulación de correlativos aplica únicamente para los correlativos de recibos 63A que NO
se han utilizado. Si anula los correlativos ya NO podrá registrarlos nuevamente en el sistema, ni
recuperarlos.
ANULAR TALONARIO
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Para anular un talonario existente basta con seleccionar el o los talonarios a anular y presionar clic en
"Anular Talonario".
El sistema anulara automáticamente todos los correlativos que posee dicho talonario y le informara
por medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error.
ELIMINAR CORRELATIVO 63A
Para ello debe de presionar clic en el link "Eliminar", que aparece del lado izquierdo de cada
correlativo de 63A, que no se haya utilizado.
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ELIMINAR TALONARIO
"Eliminar Talonario".
El sistema eliminará automáticamente todos los correlativos que posee dicho talonario y le informara
NOTA: Si elimina los correlativos o bien un talonario completo, si se pueden volver a utilizar
en otro talonario, pero esta opción se puede usar únicamente con los correlativos que NO se han
utilizado actualmente; deben de estar disponibles para poder eliminar.
2.1.2 TALONARIO CHEQUES
En esta opción se podrá crear y observar los talonarios, con el número correlativo de cheques, que posee la
unidad ejecutora para imprimir.
NUEVO TALONARIO
• Seleccionar el año al cual pertenece el talonario.

• Seleccione la cuenta bancaria, asociada al fondo, de la cual desea ingresar un nuevo talonario
• Presionar clic en “Nuevo”.

• El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información:
o Seleccione la cuenta bancaria de la cual desea ingresar el nuevo talonario.

o Ingrese el número correlativo inicial del talonario de cheques y el número correlativo final.
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o Ingrese el número inicial de Inventario que viene impreso en los cheques-voucher
o Salto correlativo: ingrese el salto correlativo que posee el número de inventario del cheque, dicho
salto lo puede calcular al visualizar los cheques del talonario y observar con qué frecuencia cambia
el número de inventario entre cheque y cheque.
Ejemplo 1.
No. Cheque No. Inventario
11150 4113821
11151 4113822
11152 4113823
Salto = 1
Ejemplo 2.
No. Cheque No. Inventario
11150 4113821
11151 4113826
11152 4113831
Salto = 5
o Descripción: Puede o no ingresar una breve descripción del talonario de cheques.
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o Seguidamente debe presionar clic en “Crear” para registrar el nuevo talonario o “Cerrar” para
cancelar la creación del talonario.
o El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada satisfactoriamente o
si existió algún error.
o El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados para dicha unidad y cuenta bancaria, en la
cual se podrán realizar distintas opciones (ver BUSCAR TALONARIO CHEQUES).
BUSCAR TALONARIO CHEQUES
Por medio de esta opción podrá observar los talonarios de cheques creados para una unidad y cuenta
bancaria específica, ver el detalle de cada talonario o anularlo en caso sea necesario. Para ello deberá seguir
los siguientes pasos.
• Seleccionar el año al cual pertenece el talonario.

• Seleccione la cuenta bancaria, asociada al fondo, de la cual desea buscar los talonarios
• Presionar clic en “Buscar”.

• El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados para dicha unidad, en la cual podrá realizar las
siguientes opciones:
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VER DETALLE
Por medio de esta opción podrá observar el listado de todos los cheques creados en dicho talonario, al
igual que el estado en el cual se encuentra cada uno.
Para poder ver el detalle únicamente debe presionar clic sobre "Ver Detalle" y el sistema mostrara al
lado derecho de la pantalla el listado de los cheques.
En este listado podrá observar el estado de cada cheque, si se encuentra disponible, emitido o anulado,
de igual forma podrá anular un cheque que se encuentre disponible y que por distintas razones ya no
podrá ser usado.
ANULAR CORRELATIVO CHEQUE
Para ello debe seleccionar el o los cheques a anular y seguidamente presionar clic en "Anular Cheque".
algún error.
NOTA: Esta anulación de correlativos aplica únicamente para los correlativos de cheques que NO se
han utilizado. Si anula los correlativos ya no podrá registrarlos nuevamente en el sistema, ni
recuperarlos.
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ANULAR TALONARIO CHEQUE
"Anular Talonario".
El sistema anulara automáticamente todos los cheques que posea dicho talonario y le informara por
medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error.
ELIMINAR CORRELATIVO CHEQUE
Para ello debe de presionar clic en el link "Eliminar", que aparece del lado izquierdo de cada
correlativo de Cheque, que no se haya utilizado.
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ELIMINAR TALONARIO CHEQUE
Para anular un talonario existente basta con seleccionar el o los talonarios a eliminar y presionar clic
en "Eliminar Talonario".
NOTA: Si elimina los correlativos o bien un talonario completo, si se pueden volver a utilizar en otro talonario,
pero esta opción se puede usar únicamente con los correlativos que NO se han utilizado actualmente; deben de
estar disponibles para poder eliminar.
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2.2 MANTENIMIENTO
2.2.1 CATALOGO PROVEEDORES
En esta opción se podrá buscar y crear proveedores que tengan relación con la unidad.
NUEVO
Para agregar un nuevo proveedor debe presionar clic en “Nuevo”
El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información:
• Nombre: Nombre que tiene registrado el proveedor

• Nit: Número de identificación tributaria que identifica al proveedor.
• Descripción: Breve descripción de la actividad que realiza el proveedor.
• Seguidamente debe presionar clic en "Crear" para guardar los datos del proveedor o en "Cerrar"
para cancelar la creación del proveedor.
• El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o
BUSCAR
En esta opción podrá buscar un proveedor para modificar sus datos o eliminarlo, los distintos tipos de
búsqueda son los siguientes:
BUSQUEDA POR NIT

Deberá ingresar el NIT en la casilla correspondiente y luego presionar clic en "Buscar"
El sistema listara el proveedor con el número de NIT ingresado en dado caso exista.
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BUSQUEDA POR NOMBRE
Debera ingresar el Nombre o parte de el en la casilla correspondiente y luego presionar clic en
"Buscar".
El sistema listara todos los proveedores que concidan con el nombre ingresado.
BUSQUEDA GENERAL
Para listar todos los proveedores ingresados para dicha unidad, debera dejar en blanco las casillas de
"Nit" y "Nombre" y presionar clic en "Buscar".
Automaticamente se listaran todos los proveedores agregados.
MODIFICAR PROVEEDOR
Para poder modificar un proveedor debera ubicar dicho proveedor en el listado generado por una
busqueda y luego presionar clic sobre "Modificar"
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El sistema mostrara una ventana con la informacion del proveedor, la cual podra modificar.
Luego debera presionar clic en "Modificar" para guardar los cambios o en "Cerrar" para cancelar la
modificacion.
El sistema le informara por medio de un mensaje si la operacion fue realizada con exito o existio algun
error.
ELIMINAR PROVEEDOR
Para poder eliminar un proveedor debera ubicar dicho proveedor en el listado generado por una
busqueda y luego presionar clic sobre "Eliminar"
El sistema eliminara el proveedor deseado y le informara si la operación fue realizada con éxito o
2.2.2 ASIGNACION PROVEEDORES

En esta opción se podrá asignar o eliminar un proveedor a una unidad determinada.
ASIGNAR PROVEEDOR
Para asignar un nuevo proveedor se deben realizar los siguientes pasos:
• Presione clic en "Asignar Proveedor"

• El sistema mostrara una ventana en la cual se debe ingresar la siguiente información:
o Año: debe seleccionar el año administrativo en curso.
o Unidad Ejecutora: el sistema seleccionara automáticamente la unidad ejecutora a la cual
pertenece el usuario que está utilizando el sistema.
o Seleccione la lista de proveedores que desea asignarse.
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• Luego deberá presionar clic en "Asignar" para guardar la asignación o en "Cerrar" para cancelarla.
• El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o existió algún
error.
ELIMINAR PROVEEDOR
Para eliminar un proveedor de una unidad específica se deben realizar los siguientes pasos:
• Presione clic en "Buscar Proveedor".
• El sistema mostrara una ventana en la cual debe seleccionar el año de administración en el cual desea
trabajar.
• El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece el usuario que está trabajando en
el sistema.
• Presione clic en "Buscar" para listar los proveedores que se encuentran asignados a la Unidad o
presiones clic en "Cerrar" para cancelar la búsqueda.
• Ubique en el listado el proveedor que desea eliminar y márquelos, con el cuadro del lado izquierdo.
• De clic en el botón de “Desasignar/Eliminar”
• El sistema eliminara la asignación del proveedor con la unidad e indicara por medio de un mensaje si la
operación fue realizada con éxito o existió algún error.
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2.2.3 CATALOGO RENGLONES
En esta opción se podrá buscar y crear renglones que tengan relación con la unidad ejecutora.
NUEVO
Para agregar un nuevo renglón debe presionar clic en Nuevo

• Código Renglón: ingrese el código que identifica al renglón
• Nombre: ingrese el nombre que describe al renglón
• Tipo Servicio: Seleccione el tipo de servicio al cual pertenece el renglón
o Servicios No Personales G.1
o Materiales y Suministros G.2
o Propiedad, Plante, Equipo e Intangibles G.3
o Transferencias Corrientes G.4
• Seguidamente debe presionar clic en "Crear" para guardar los datos del renglón o en "Cerrar"
para cancelar.
• El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o
BUSCAR
En esta opción podrá buscar un renglón para modificar sus datos o eliminarlo, los distintos tipos de
búsqueda son los siguientes:
BUSQUEDA POR CODIGO DE RENGLON
Deberá ingresar el Código en la casilla correspondiente y luego presionar clic en

"Buscar".
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El sistema listara el renglón que se identifica con el código ingresado en dado caso
exista.
BUSQUEDA POR NOMBRE
Debera ingresar el Nombre o parte de el en la casilla correspondiente y luego

presionar clic en "Buscar".
El sistema listara todos los renglones que concidan con el nombre ingresado.
BUSQUEDA GENERAL
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Para listar todos los renglones ingresados para dicha unidad, debera dejar en blanco
las casillas de "Codigo Renglon" y "Nombre" y presionar "Buscar", automaticamente se listaran
todos los renglones agregados.
MODIFICAR RENGLON
Para poder modificar un renglon debera ubicar dicho renglon en el listado generado por una busqueda
y luego presionar clic sobre "Modificar"
El sistema mostrara una ventana con la informacion del proveedor, la cual podra modificar.
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modificacion.
error.
ELIMINAR RENGLON
Para poder eliminar un renglon debera ubicar dicho renglon en el listado generado por una busqueda
y luego presionar clic sobre "Eliminar"
El sistema eliminara el proveedor deseado y le informara si la operación fue realizada con éxito o
2.2.4 ASIGNACION RENGLONES
En esta opción se podrá asignar o eliminar un renglón a una unidad determinada.
ASIGNAR RENGLON
Para asignar un nuevo renglón se deben realizar los siguientes pasos:
• Presione clic en "Asignar Renglón"
• El sistema mostrara una ventana en la cual se debe ingresar la siguiente información:
o Año actual: debe seleccionar el año de administración en curso.
o Unidad Ejecutora: el sistema seleccionara automáticamente la unidad ejecutora a la cual
pertenece el usuario que está utilizando el sistema.
o Renglón: seleccione el renglón que desea asignar.
o Descripción: Puede o no ingresar una breve descripción que indique la relación que existe
entre el renglón y la unidad.
• Luego deberá presionar clic en "Asignar" para guardar la asignación o en "Cerrar" para cancelarla.
• El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o
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ELIMINAR RENGLON
Para eliminar un renglón de una unidad específica se deben realizar los siguientes pasos:
• Presione clic en "Buscar Renglón".
• El sistema mostrara una ventana en la cual debe seleccionar el año de administración en el cual
desea trabajar.
• El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece el usuario que está
trabajando en el sistema.
• Presione clic en "Buscar" para listar los renglones que se encuentran asignados a la Unidad
ejecutora o presione clic en "Cerrar" para cancelar la búsqueda.
• Ubique en el listado el renglón que desea eliminar y presione clic sobre "Eliminar"
• El sistema eliminara la asignación del renglón con la unidad e indicara por medio de un mensaje si
la operación fue realizada con éxito o existió algún error.
COPIAR CONFIGURACION DE UN CICLO ANTERIOR

Para copiar la configuración de un ciclo anterior se deben realizar los siguientes pasos:
• Tipo de Configuración: debe seleccionar la opción de copiar configuración de un ciclo anterior.

• Año anterior: debe seleccionar el año en el que se encuentra la configuración que desea copiar.
• Año actual: debe seleccionar el año de administración en curso.
• Presione clic en "Copiar Configuración"
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2.2.5 CATÁLOGO DE PERSONAS
En esta opción se podrá registrar a las personas encargadas de confirmar y verificar los cheques.
NUEVA PERSONA
Para agregar a una nueva persona debe seleccionar primero el tipo de persona a crear luego debe de
presionar clic en el botón “Nuevo”

• Nombres y Apellidos: ingrese el nombre completo de la persona.
• Correo: ingrese el correo electrónico que usa actualmente la persona dentro del MINEDUC.
• Puesto y Profesión: ingrese los datos del puesto y la profesión de la persona.
• Luego deberá presionar clic en "Crear" para guardar a la persona o en "Cerrar" para cancelarla.
• El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o
BUSQUEDA DE PERSONAS
Para listar a todas las personas ingresados para dicha unidad, debe de seleccionar el tipo de persona
que desea buscar y el sistema automaticamente realiza la búsqueda.
Automaticamente se listaran todas las personas que tenemos registradas para nuestra unidad.
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MODIFICAR PERSONAS
Para poder modificar una persona debera de seleccionar el tipo de persona a modificar, seleccionar y
buscar a la persona en el listado generado y luego presionar clic sobre "Modificar".
El sistema mostrara una ventana con la informacion de la persona, la cual podrá editar los datos.
modificacion.
error.
ELIMINAR PERSONAS
Para poder eliminar una persona debera de seleccionar el tipo de persona a eliminar, seleccionar y
buscar a la persona en el listado generado y luego presionar clic sobre "Eliminar".
El sistema eliminara a la persona selecionada y le informara si la operación fue realizada con éxito o
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3. CONFIRMACION Y EJECUCION DE PAGOS
3.1 TESORERIA
3.1.1 ACREDITAMIENTOS RECIBIDOS
En esta opción podrá observar las transferencias recibidas para un fondo determinado y confirmar los
acreditamientos y constituciones del mismo.
BUSCAR TRANSFERENCIA
Para buscar una transferencia debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el año y el fondo al cual desea observar las transferencias.

• El sistema automáticamente listara las cuentas bancarias asociadas al fondo seleccionado.
• Indique el rango de fecha, al cual desea observar las transferencias recibidas, si deja en blanco estas
casillas el sistema mostrara todas las transferencias recibidas.
• Seleccione el estado de la transferencia, para confirmar una transferencia recibida debe seleccionar el
estado “GENERADA” luego darle buscar.
o TODOS: listara todas las transferencias recibidas

o CONFIRMADA: Listara únicamente las transferencias que ya fueron confirmadas de recibido.
o GENERADA: listara únicamente las transferencias que fueron generadas por DAFI pero que
todavía no ha sido confirmado de recibido de parte de la unidad ejecutora.
• Por último presionar clic en "Buscar Transferencia"
NOTA: Para que aparezca el link “Confirmar Transferencia”, se debe de seleccionar el estado “Generada”, antes de
realizar la búsqueda de las transferencias.
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CONFIRMAR TRANSFERENCIA
En el listado de Acreditamientos Recibidos se podrá confirmar la transferencia recibida, para ello debe
realizar lo siguiente:
• Realice el paso anterior de Buscar Transferencia y seleccione el estado “GENERADA” antes de buscar.
• Presionar clic en "Buscar Transferencia".
• En el listado de las Acreditamientos Recibidos, presiones clic sobre "Confirmar Transferencia" para
confirmar la transferencia respectiva.
• El sistema mostrara una ventana en la cual se le solicita ingresar la información del recibo 63A.
o Fecha Recibo: debe ingresar la fecha en la cual se emite el recibo 63A.
o Fecha Crédito: ingrese la fecha en la que se realizó el depósito en el banco.
o No. Deposito Banco: ingrese el número de documento que identifica el depósito en el banco.
o Numero de recibo 63A preliminar: El sistema tomara automáticamente el primer correlativo
disponible del talonario de recibos 63A que se encuentre activo.
o Unidad Ejecutora: El sistema seleccionara automáticamente la unidad ejecutora a la cual
pertenece el recibo.
o Monto: el sistema colocara el monto total de la transferencia recibida.
o Entidad financiera: El sistema seleccionara automáticamente la unidad financiera de la cual
proviene la transferencia.
o Descripción: deberá ingresar la descripción que aparecerá en el recibo al momento de imprimirlo,
el sistema hace una sugerencia de la descripción que debe de llevar, que está aprobada por
DAFI.
• Seguidamente debe presionar clic en "Guardar" para que el sistema almacene la información ingresada o
en "Cerrar" para no confirmar la transferencia.
• El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada exitosamente o existió
algún error.
NOTA: Para imprimir un recibo 63A emitido busque la opción de REPORTES → RECIBOS 63A EMITIDOS (Ver
Sección 4.2.3 Recibos 63A Emitidos)
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3.2 PAGOS
3.2.1 EMISION DE CHEQUES

En esta opción se podrá emitir e imprimir los cheques-voucher para el pago de proveedores.
EMITIR CHEQUE
El sistema mostrara una pantalla en la cual se deben ingresar las siguientes opciones.
DATOS DEL FONDO
• Año: Seleccione el año de administración actual.

• Unidad Ejecutora: el sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece el
usuario que se encuentra trabajando en el sistema.
• Fondo: Seleccione el Fondo del cual desea realizar el pago. El sistema automáticamente muestra
el listado de chequeras disponibles para emitir el cheque
o Seleccionar la chequera que se va utilizar para emitir los cheques, de clic en el link que se
encuentra del lado izquierdo “Seleccionar Chequera”.
• Cuenta Asociada: El sistema seleccionara automáticamente la primera cuenta bancaria asociada

al fondo seleccionado.
• Saldo actual fondo: El sistema mostrara el saldo que tiene el fondo seleccionado.
NOTA: Si no selecciona una chequera NO podrá realizar la emisión de cheques, asegúrese que le muestre el
número de cheque preliminar que le toca emitir.
DATOS DEL CHEQUE
• Numero de cheque según talonario: El sistema mostrara el número del primer cheque disponible
del talonario de la cuenta bancaria. Este número solo es preliminar no es el definitivo.
• Pago de cheque A: Deberá seleccionar el tipo de cheque a emitir, dependiendo de la selección se
mostrara la información que deberá ingresar en DATOS GENERALES (Ver sección DATOS
GENERALES Y COMPLEMENTARIOS).
• Proveedor: El sistema listara todos los proveedores que estén asignados a la unidad. Deberá
seleccionar el proveedor correspondiente.
• Pago a la orden de: Ingrese el nombre de la persona o empresa a la cual va a pagar el cheque.
• Fecha Emisión: Ingrese la fecha de emisión del cheque.
28
DATOS GENERALES Y COMPLEMENTARIOS
• Descripción del pago: Ingrese una breve descripción del concepto del pago del cheque.
• Concepto: Ingrese el concepto del porqué del pago del cheque.
• Renglón: Para el pago de un cheque podrá ingresar varios renglones que correspondan al tipo de
pago, primeramente debe ingresar el número de renglón, seguido del monto por el renglón y
presione clic sobre "Agregar Gasto".
• El sistema agregara un detalle de los renglones con su respectivo monto agregado, repita esta
operación la cantidad de renglones que desee.
• Monto Total del Cheque: El sistema calculara el monto total de la suma de los montos por renglón
ingresados.
• Código de Seguridad: Si desea que se imprima de una vez el código de seguridad del cheque
debe de ingresarlo para que le aparezca al momento de enviar a imprimir.
VIATICOS
• No. Viatico: Ingrese el número de viático que está pagando con el cheque.
PROVEEDOR / CAJA CHICA

• Fecha mesa entrada: Ingrese la fecha de ingreso a la mesa de entrada.
• Fecha operación de Caja: Ingrese la fecha que tiene registrado de la operación de caja.
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PROVEEDORES / DIRECTOR / PROVEEDOR GRATUIDAD
• Descripción del pago: Ingrese una breve descripción del concepto del pago del cheque.
• Concepto: Ingrese el concepto del porqué del pago del cheque.
• Código Establecimiento: Ingrese el establecimiento al que se le va pagar con el cheque (En este
paso se realiza la consulta para verificar que el establecimiento este ingresado y con los parámetros
necesarios dentro del el “Sistema de dotación de recursos.”
• Renglón Establecimiento: Ingrese el renglón que se está viendo afectado al momento de pagar el
cheque al establecimiento ingresado anteriormente.
• Programa de Apoyo: Seleccione el programa de apoyo que ha configurado previamente en el
Sistema. Nota: Esta opción únicamente está disponible para los “Fondos de Programas de Apoyo
y fondos para el programa de gratuidad de la Educación”.
• Monto Por Establecimiento: Para el pago de un cheque podrá ingresar varios establecimientos que
correspondan al tipo de pago, solo debe de ingresar los campos anteriores, seguido del monto
por establecimiento y presione clic sobre "Agregar Establecimiento". Repita este proceso para
agregar varias tuplas a la lista de establecimientos.
• Luego de que ya tiene ingresada su lista de establecimientos debe de dar clic en el botón
“Confirmar”, para que el sistema pueda consolidar los montos por renglón del cheque y poner el
monto total del cheque que se va emitir.
• Por último presione clic en “Emitir Cheque”.
NOTA: Para poder generar cheques a establecimientos debe de tener bien configurado en el Sistema de Gratuidad
los anticipos a pagar, las nóminas de pago deben de estar generadas y autorizadas; además de verificar
siempre el saldo del establecimiento, para ver cuánto se les va pagando y cuanto tienen derecho de recibir
todavía.
NOTA IMPORTANTE: Únicamente el rol “Operador 2” es el que emite cheques, si existen varios usuarios
con este rol si se puede operar al mismo tiempo el sistema, y NO existe ningún problema o inconveniente en
que varias personas estén ingresando cheques, con la salvedad de que el sistema puede ser que
gráficamente en la pantalla les muestre el mismo número de cheque tentativo a todos, pero NO afecta en lo
absoluto pues al momento de registrar el cheque le pone el correlativo que le toca al momento de realizar la
transacción, el que registra primero es el que toma el correlativo de la pantalla los demás les asigna el
siguiente correlativo disponible. Solo tienen que coordinarse al momento de imprimir, pero esto ya es cuestión
de organización.
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3.2.2 IMPRIMIR CHEQUES
Para imprimir un cheque desde la pantalla de emisión de cheques debe de seleccionar del listado de cheques
que aparece en la parte inferior de la pantalla los que se desean imprimir, márquelos y luego de clic en el botón
“Imprimir Cheque” ingrese quien revisa y quien autoriza el cheque así como si desea que se imprima el monto y de
clic en “Aceptar”.
Se levanta una pantalla donde nos muestra la vista preliminar del cheque, posterior a esto debemos de
configurar el tamaño del papel del cheque-voucher para ellos deberá seguir los siguientes pasos:
• Agregar el tamaño de papel del Cheque
Para esto deberá de irse a “Inicio” de Windows, después “Impresoras y faxes”
31
Al ingresar allí mostrara la siguiente pantalla:
Presionar “Archivo”
Lo cual desplegara el siguiente menú.
En este menú presionar sobre “Propiedades del Servidor”
Lo cual mostrará la siguiente pantalla.
32
Si la opción de “Crear un
formulario nuevo” no
estuviera habilitada, es debido
a que no tiene permisos de
administrador en el sistema
operativo,
Solución:
Ingresar como usuario

administrador o comunicarse a
la dirección de informática
para que el personal
encargado llegue a configurar
el tamaño de papel
Con lo cual habilitara para ingresar el nombre del formulario, en este caso vamos a poner
ChequeBanrural porque el cheque pertenece a ese banco, pero se puede poner cualquier nombre.
33
Seguidamente ingresar las medidas del cheque pre-impreso.
En las casillas siguientes:
Estas medidas las deben de tomar de la siguiente manera, favor de manejar Sistema Métrico
para todo manejarlo en cm
Ancho:
34
Alto:
Los márgenes quedaran en 0.00cm
Después de ingresar los datos presionar “Guardar formulario”
Lo cual cambiar la ventana agregando el ChequeBanrural al Listado de Formularios
Y por último presionar “Aceptar”
• Ingresar a la opción “PAGOS” seguidamente a “EMISION DE CHEQUES”
35
Al ingresar mostrara la siguiente pantalla
• Seleccionar los Cheques a imprimir o bien seleccionar todos.
• Presionar el Botón “Imprimir Cheque”.
Esto mostrará una muestra de los cheques a imprimir
36
• Presionar el Botón de la impresora
Lo cual presentara la siguiente ventana
Debe seleccionar la impresora adecuada para la impresión
Presione clic en Propiedades lo cual presentara la siguiente pantalla.
37
En esta pantalla presionar el botón “Opciones avanzadas…” lo cual presentara la siguiente pantalla.
En esta pantalla se debe seleccionar como tamaño de papel “ChequeBanrural” después “Aceptar”
con lo que la pantalla quedara así.
38
• Colocar los cheques en la impresora e imprimir. Presionando el botón “Aceptar.”
Si la impresión aparece demasiado alta o demasiado baja en la página, puede utilizar la función de microajuste
para ajustar la posición de inicio de página. Siga estos pasos:
Precaución:
No utilice nunca el mando de alimentación de papel para ajustar la posición de inicio de página; esto puede
dañar la impresora o hacer que se pierda la posición de inicio de página.
Nota:
La configuración de la posición de inicio de página permanece activa hasta que la cambie, incluso si apaga la
impresora.
Los siguientes pasos están descritos de acuerdo a las funciones de las impresoras EPSON LX-300 y LX-1170,
las funciones varían de acuerdo al modelo de impresora que posee, consulte el manual de su impresora para una
mayor información.
• Asegúrese de que la impresora esté encendida.

• Cargue el papel
• Retire la cubierta de la impresora.
• Mantenga pulsado el botón Pause (Pausa) durante tres segundos aproximadamente. El indicador
luminoso de Pause (Pausa) comienza a parpadear y la impresora pasa al modo de microajuste.
• Pulse el botón LF/FF (line feed, avance de línea / form feed, avance de página) para subir la posición
de inicio en la página o pulse el botón LOAD/EJECT (Cargar / Expulsar) para bajar la posición
de inicio de la página.
• La impresora tiene una posición de inicio de página máxima y una mínima, si intenta ajustarla por
encima de esos límites, la impresora emitirá un aviso
• Mantenga Presionado el botón LOAD/EJECT (Cargar/Expulsar) hasta que emita el aviso de límite
mínimo de inicio de página.
• Ya tiene ajustada posición de inicio de página en el límite mínimo, pulse el botón PAUSE (pausa)
para salir del modo microajuste.
39
3.2.3 MODIFICAR CHEQUES
Para poder modificar un cheque lo primero que debe de hacer es buscar los cheques a modificar para
ellos podemos realizar la búsqueda.
BUSCAR CHEQUES
• Seleccionar el año en que fue emitido el cheque.
• El sistema automáticamente selecciona la unidad ejecutora a la pertenece la persona que está operando.
• Indique el rango de cheques, que desea listar para poder modificarlos; o bien puede listar los cheques en
base al proveedor que fue pagado un cheque, por fondo al que pertenece el cheque o bien por el estado
actual del cheque.
• Luego de seleccionar sus filtros de búsqueda de clic en el botón “Buscar” para desplegar la lista de
cheques a modificar.
MODIFICAR CHEQUE
• Luego de buscar el cheque debe seleccionarlo para la modificación dando clic en el link que se encuentra
• Se muestra una ventana en donde se despliegan los datos generales y que podemos modificar del
cheque.
• Edite los campos que desea modificar y de clic en el botón “Modificar” para guardar los cambios.
NOTA: Únicamente el rol “UE Supervisor”, le aparecerá activa la opción para poder modificar el estado del
cheque, este rol será asignado a uno sola persona que tiene el conocimiento suficiente para saber qué impacto
tendrá el hecho de modificarle el estado a un cheque para esta operación se haga de forma controlada y aprobada.
40
3.2.4 TRANSFERENCIAS UE
Para ingresar a la opción de transferencias, se realiza desde el menú: Pagos → Transferencias UE
• Año: Seleccionar el año del periodo actual.

• Fondo: Seleccionar el fondo del cual se necesita hacer la transferencia de liquidación.
• Cuenta Bancaria Asociada: Seleccionar la cuenta asociada de donde se realizara la transferencia.
• Entidad Externa: Seleccionar hacia qué entidad se realizara la transferencia de liquidación.
• Revisor Transferencia: Seleccionar la persona encargada de revisar de la transferencia.
• Autorizador Transferencia: Seleccionar la persona encargada de autorizar la transferencia.
• Monto Transferencia: Indicar el monto por el cual se está realizando la transferencia.
Para generar el proceso de la realización de transferencias de liquidación se debe dar clic en “Generar Transferencia”,
una vez se encuentren seleccionados los filtros anteriores.
3.3 RENDICIONES
Menú que contiene las funciones concernientes a la relación de cheques con número de CUR. Estas
operaciones se deben de registrar en el Sistema de Fondo Rotativo luego de ser operadas y registradas en el Sicoin.
3.3.1 ENTRADAS
En esta opción se podrán relacionar los cheques con un número de entrada específico o anular algún
cheque o entrada.
41
ASIGNAR CHEQUE CON ENTRADA
Para poder asociar un cheque con una entrada debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccione el Año de administración en curso

• Seleccione el fondo al cual pertenece el cheque a asociar. Al seleccionar el fondo, el sistema
muestra automáticamente en la parte inferior el listado de entradas asociadas a dicho fondo.
• Ingrese el número de entrada al cual va asociar el cheque,

• Ingrese el número de cheque que desee asociar.
• Presione clic en "Asignar"

• Si el número de entrada no existe, el sistema le preguntara si desea agregarlo.
• Puede presionar clic en "Aceptar" si desea guardar el nuevo número de entrada o en "Cancelar
para regresar a la pantalla anterior.
• Si presiono clic en "Aceptar" el sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente
información:
o No. Entrada: Ingrese en número de entrada que desea agregar
o Fecha Elaboración: Ingrese la fecha en la que fue elaborada esta entrada.
o Descripción: Puede o no ingresar una breve descripción de la nueva entrada a agregar.
42
• Presione clic en "Crear" para almacenar la nueva entrada y asociar el cheque ingresado o
presione clic en "Cerrar" para cancelar la operación.
• El sistema le informara si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error.
ANULAR ENTRADA
Únicamente podrá anular entradas que todavía no han sido asignadas a un número de CUR.
Para anular una entrada específica, debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccione el fondo al cual pertenece la entrada.
• El sistema mostrara en la parte inferior el listado de las entradas asignadas al fondo seleccionado.
• Seleccione la(s) entrada(s) que desea anular.
• Presione clic en "Anular Entrada"

• El sistema anulara automáticamente la relación de todos los cheques con la entrada anulada y le
indicara por medio de un mensaje si se realizó con éxito la operación o existió algún error.
NOTA: Si anula una entrada ya NO la podrá recuperar, asegúrese y verifique bien las entradas que desea anular,
para evitar equivocaciones al momento de ejecutar la operación.
QUITAR CHEQUE DE ENTRADA

Únicamente podrá quitar cheques para una entrada que todavía no ha sido asignada a un número de
CUR.
Para eliminar un cheque de una entrada específica, debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccione el fondo al cual pertenece la entrada donde está asignado el cheque.
• El sistema mostrara en la parte inferior el listado de las entradas asignadas al fondo seleccionado.
• ubique en el listado el número de entrada en la cual se encuentra el cheque a eliminar.
43
• presione clic en "Ver detalle"
• El sistema le mostrara en el lado derecho un listado de los cheques asociados a dicha entrada.
• Seleccione el(los) cheque(s) que desea quitar de dicha entrada.
• Presione clic en el botón "Quitar Cheque"

• El sistema le indicara por medio de un mensaje si se realizó con éxito la operación o existió algún
error.
NOTA: Si quita un cheque de una entrada SI podrá reasignar este cheque a otra entrada, siempre asegúrese y
verifique bien los cheques que desea desasociar o quitar de la entrada seleccionada, para evitar equivocaciones.
3.3.2 CURS
En esta opción se podrán relacionar las entradas con un número de CUR específico o anular alguna entrada
de un CUR. Estas operaciones se deben de registrar en el Sistema de Fondo Rotativo luego de ser operadas y
registradas en el Sicoin.
ASIGNAR ENTRADA CON CUR

Para poder asociar una entrada con un CUR debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccione el fondo al cual pertenece la entrada a asociar.
44
• El sistema le muestra en la parte inferior el listado de los CUR creados para el fondo
seleccionado.
• Ingrese el número de CUR al cual va asociar la entrada,

• Ingrese el número de entrada que desea asociar, si quiere saber el detalle de las entradas
asociados al fondo seleccionado, puede presionar clic en "Consultar", el sistema mostrara un
listado de las entradas asociadas a dicho fondo.
• Presione clic en "Asignar"

• Si el número de CUR no existe, el sistema le preguntara si desea agregarlo.
• Puede presionar clic en "Aceptar" si desea guardar el nuevo número de CUR o en "Cancelar” para
regresar a la pantalla anterior.
• Si presiono clic en "Aceptar" el sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente
información:
o No. CUR: Ingrese en número de CUR que desea agregar
o Fecha Registro: Ingrese la fecha en la que fue registrado este CUR.
o Descripción: Puede o no ingresar una breve descripción del nuevo CUR a agregar.
• Presione clic en "Crear" para almacenar el nuevo CUR y asociar el número de entrada ingresado
o presione clic en "Cerrar" para cancelar la operación.
• El sistema le informara si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error.
45
ANULAR CUR
Para anular un CUR especifico, debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccione el fondo al cual pertenece el CUR.
• El sistema muestra en la parte inferior el listado de los CUR creados.
• Seleccione el o los CUR que desea anular.
• Presione clic en "Anular"

• El sistema anulara automáticamente la relación de los CUR con las entradas y le indicara por
medio de un mensaje si se realizó con éxito la operación o existió algún error.
NOTA: Si anula un CUR ya NO lo podrá recuperar, asegúrese y verifique bien los CUR que desea anular, para
evitar equivocaciones al momento de ejecutar la operación.
ANULAR ENTRADA DE CUR
Para anular una entrada de un número de CUR especifico, debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccione el fondo al cual pertenece el CUR.
• El sistema muestra en la parte inferior el listado de las CUR creados.
• Ubique en el listado el número de CUR en la cual se encuentra la entrada a anular presione clic en
"Ver detalle"
46
• El sistema le mostrara en el lado derecho un listado de las entradas asociadas a dicho CUR.
• Seleccione la(s) entrada(s) que desea anular o desasociar del CUR seleccionado
• Presione clic en botón "Anular"

• El sistema le indicara por medio de un mensaje si se realizó con éxito la operación o existió algún
error.
NOTA: Si quita una entrada de un CUR SI podrá reasignar esta entrada a otro CUR, siempre asegúrese y verifique
bien las entradas que desea desasociar o quitar del CUR seleccionado, para evitar equivocaciones al momento de
ejecutar la operación.
47
4. SEGUIMIENTO Y MONITOREO
4.1 CONTABILIDAD
Menú que contiene las opciones de contabilidad que se pueden realizar en el sistema, las cuales se
especifican a continuación:
4.1.1 CONCILIACION BANCARIA
En esta opción podrá generar la conciliación bancaria para una cuenta bancaria determinada, para
ello debe ingresar la siguiente información:
• Año: Seleccione el año del cual desea generar la conciliación.

• Cuenta Bancaria: Seleccione la cuenta bancaria de la cual desea generar la conciliación.
• Mes: Seleccione el mes del cual desea generar y ver la conciliación.
• Saldo del banco al final del mes: Ingrese el saldo que posee en el banco para la cuenta
seleccionada, al final del mes o el saldo del banco que tiene en el momento de generar la
conciliación bancaria.
• Seguidamente debe presionar clic en "Generar Conciliación"

• El sistema abrirá un archivo en PDF en el cual estará descrita la conciliación generada para su
posterior impresión.
48
4.1.2 CAJA FISCAL
INGRESO DE INFORMACION
En esta opción podremos observar los datos generales de cuentadancia que pertenecen a la unidad
ejecutora.
Para midifcar los datos se debe dar clic en el link "modificar", que aparece en el lado izquierdo .
El sistema mostrara una ventana donde se pueden modificar los siguientes datos:
• Nombre Cuentadancia
• Número Cuentadancia
• Dirección UE
• Teléfono UE
• Extensión UE
• NIT UE
Luego deberá dar clic en "Modificar" para guardar los cambios o en "Cerrar" para cancelar la
modificación.
El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o existió
algún error.
49
TALONARIO CAJA FISCAL
En esta opción se podrá crear y observar los talonarios, con el número correlativo de Caja Fiscal,
que posee la unidad ejecutora.
Dar clic en el botón “Nuevo”, el sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente
información:
o Número de Resolución o Fecha Envío Fiscal

o Número de Gestión o Correlativo Del
o Fecha de Gestión o Correlativo Al
o Unidades o Número de Serie
o Número de Correlativo o Número de Libro
o Fecha de Correlativo o Número de Folio
o Envío Fiscal
El sistema le indicara por medio de un mensaje si la operación fue realizada satisfactoriamente o si

El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados en la unidad que pertenece.
50
BUSCAR TALONARIO
Por medio de esta opción podrá observar los talonarios de creados para la unidad ejecutora a la
que pertenece.
• Debe dar clic en el botón buscar.
• dar clic en “Buscar”.
El sistema mostrara en pantalla los talonarios creados en la unidad que pertenece.
VER DETALLE
Por medio de esta opción podrá observar el listado de todos los correlativos creados en dicho
talonario.
En este listado podrá observar el estado en que se encuentra cada correlativo, “disponible, utilizado
o anulado”.
51
ANULAR CORRELATIVO
Para ello debe seleccionar el o los correlativos a anular y seguidamente dar clic en "Anular
Correlativo".
algún error.
NOTA: Esta anulación de correlativos aplica únicamente para los correlativos de seleccionados que
NO se han utilizado. Si anula los correlativos ya no podrá registrarlos nuevamente en el sistema, ni
recuperarlos.
ANULAR TALONARIO
Para anular un talonario existente basta con seleccionar el o los talonarios a anular y dar clic en
"Anular Talonario".
El sistema anulara automáticamente todos los correlativos de caja fiscal que posea el talonario y le
informara por medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error.
52
ELIMINAR TALONARIO
Para anular un talonario existente basta con seleccionar el o los talonarios a eliminar y dar clic en
"Eliminar Talonario".
NOTA: Para utilizar esta opción todos los correlativos deben estar en estado “disponible”.
MODIFICAR TALONARIO
Para modificar un talonario existente basta con seleccionar el talonario a modificar y dar clic en
"Modificar Talonario".
El sistema mostrará una ventana en la cual debe podrá modificar la siguiente información:
• Número de Resolución • Envío Fiscal

• Número de Gestión • Fecha Envío Fiscal
• Fecha de Gestión • Número de Serie
• Número de Correlativo • Número de Libro
• Fecha de Correlativo • Número de Folio
53
.
por medio de un mensaje si la operación fue realizada con éxito o si existió algún error
GENERACION DE CAJA FISCAL
En esta opción podrá generar la caja fiscal, tanto de ingresos como egresos, de un año y mes
determinado, para ello debe ingresar la siguiente información.
• Tipo: debe seleccionar el tipo de caja fiscal que desea generar, Ingresos o egresos.
• Año: debe seleccionar el año del cual desea generar la caja fiscal
• Mes: debe seleccionar el mes del cual desea generar la caja fiscal
• Cara de Impresión: debe seleccionar si desea imprimir el Frente o Reverso
• Tipo de Impresión: debe seleccionar si desea imprimir “Original, Duplicado o Triplicado”
54
• Seguidamente debe dar clic en "Generar Caja Fiscal"
El sistema abrirá un archivo en PDF en el cual estará descrita la caja fiscal generada para su
posterior impresión.
55
NOTA: Para utilizar esta opción deberá tener formatos móviles autorizados por la contraloría General de Cuentas
INGRESO DE INFORMACIÓN DE REVERSO

Para Ingresar la información del reverso de la caja fiscal se debe ingresar en el link “Ingreso de Resumen” o “Ingreso de
Formularios”
INGRESO DE RESUMEN
En esta opción se ingresarán los siguientes datos
• EFECTIVO • DEPÓSITOS VARIOS
• DOCUMENTOS DE ABONO • DEPÓSITOS JUDICIALES
• DEPÓSITOS EN BANCOS • DEPÓSITOS MUNICIPALES
• SUMA IGUAL AL SALDO DE CAJA • RETENCIÓN IMPUESTO SOBRE LA RENTA
• PRIMAS DE FIANZA • FONDOS DE PREVISIÓN MILITAR
• IMPUESTO SOBRE NOMBRAMIENTOS • BANCO DEL TRABAJADOR
• IMPUESTO DEL TIMBRE Y PAPEL SELLADO • DISPONIBILIDAD
• IMPUESTO SOBRE AGUARDIENTE Y • TOTAL
LICORES • CORRECCION
• CUOTAS DE "I.G.S.S"
Datos que se verán reflejados en la siguiente parte del reverso de la caja fiscal.
56
• FECHA: Se verá reflejada e:
INGRESO DE FORMULARIOS
• Se debe seleccionar el formulario a ingresar y luego ingresar los datos en base a la numeración utilizada y
cantidad de hojas.
57
Al terminar puede agregar un formulario (es decir una nueva fila) o eliminar la fila en caso de existir algún error.
La información ingresada se verá reflejada en la siguiente sección:
INGRESO DE CORRELATIVO
Se debe dar clic el link “Ingreso de Correlativo
El sistema mostrara la información configurada previamente en el talonario de Caja fiscal y únicamente se debe ingresar
la cantidad de hojas que se utilizara en el mes.
58
Al Ingresar la cantidad de hojas el sistema asignara los correlativos disponibles.
NOTA: Esta opción ya no podrá modificarse. Este proceso se debe realizar para ingresos y egresos.
4.1.3 MOVIMIENTOS BANCARIOS UE
En esta opción podrá generar todos los movimientos que se realicen en el banco con sus cuentas bancarias,
tanto para los créditos como los débitos que se registren, entre las operaciones que puede registrar están los
depósitos bancarios, depósitos bancarios operación escuela, notas de crédito, notas de débito, reingreso de cheques;
para ello debe ingresar la siguiente información.

• Fondo: Seleccione el Fondo que se ve afectado por la operación a registrar.
• Saldo actual fondo: El sistema mostrara el saldo que tiene el fondo seleccionado.
• Tipo Movimiento: Seleccione que movimiento bancario que va registrar, dependiendo de la
selección se mostrara la información que deberá ingresar en DATOS GENERALES (Ver sección
DATOS GENERALES).
59
DATOS GENERALES
• Descripción del movimiento: Ingrese una breve descripción que haga referencia al movimiento que
va registrar, que fue generado en el banco.
DEPOSITO BANCARIO / NOTA DE DEBITO
• No. Boleta: Ingrese el número de boleta que identifica la operación o transacción que se efectuó
en el banco.
• Fecha: Ingrese la fecha en que fue registrado el movimiento en el banco.
• Monto: Ingrese el monto por el cual fue realizado el movimiento en el banco.
NOTA DE CREDITO
• No. Boleta: Ingrese el número de boleta que identifica la operación o transacción que se efectuó.
• Fecha: Ingrese la fecha en que fue registrado el movimiento.
• Monto: Ingrese el monto por el cual fue realizado el movimiento.
• Recibí de: Ingrese el nombre de la entidad de la cual se está recibiendo el movimiento.
• Descripción: Ingrese una breve descripción que haga referencia al movimiento que va registrar.
NOTA: Para poder generar el recibo 63A de la nota de crédito es necesario tener marcada la opción Generar Recibo
63A para que el sistema permita obtener el número del recibo correspondiente y luego se procederá a guardar la
operación realizada.
50
REINGRESO DE CHEQUE
• No. Cheque: Ingrese el número de cheque que va reingresar y de clic en el botón “Consultar”.
• Monto: El monto del cheque se carga automáticamente luego de dar clic en consultar, NO se
puede editar.
• Fecha Reingreso: Ingrese la fecha en que va ser reingresado el cheque.
NOTA: Para poder reingresar un cheque debe de estar en estado Impreso o Reimpreso para que el sistema permita
registrar la operación.
• Por último presione clic en “Guardar Movimiento”.
DEPOSITO BANCARIO OPEACION ESCUELA
• No. Boleta: Ingrese el número de boleta que identifica la operación o transacción que se efectuó.
• Fecha: Ingrese la fecha en que fue registrado el movimiento.
• Monto: Ingrese el monto por el cual fue realizado el movimiento.
• Recibí de: Ingrese el nombre de la entidad de la cual se está recibiendo el movimiento.
• Descripción: Ingrese una breve descripción que haga referencia al movimiento que va registrar.
Con esta opción se genera el recibo 63A que corresponde al mismo, y los datos aparecerán en pantalla únicamente
para rectificarlos, por ultimo debe presionar clic en “Guardar” para generar el recibo.
51
4.1.3 INICIALIZAR SALDO
En esta opción podrá inicializar el saldo de algún fondo seleccionado para los casos en los que se venga
arrastrando un saldo de algún año anterior, esto es para las departamentales que hasta ahora están comenzando
utilizar el Sistema de Fondo Rotativo y no tienen datos registrados para años anteriores y requieren incluir el saldo
que vienen arrastrando, en la mayoría de los casos se usa esta opción cuando tenemos cheques en circulación de un
año anterior, al año de comenzar a utilizar el sistema; para ello debe ingresar la siguiente información:

• Fondo: Seleccione el Fondo que se ve afectado por la inicialización de saldo.
• Saldo actual fondo: El sistema mostrara el saldo que tiene actualmente el fondo seleccionado.
• Saldo Inicial: Ingrese el monto con el que se va inicializar el saldo del fondo seleccionado.
• Comentario: Ingrese una descripción del motivo por el cual se está inicializando el saldo del fondo
seleccionado.
• Por último presione clic en el botón “Registrar Saldo”.
52
NOTA: Para poder reingresar un cheque debe de estar en estado Impreso o Reimpreso para que el sistema permita
4.1.3 ARQUEO
PENDIENTE DE INCLUIR
4.2 REPORTES
Menú que contiene las distintas funciones para la visualización de los reportes o consultas de información.
4.2.1 CUENTA CORRIENTE
En esta opción de podrá visualizar el detalle de movimientos de la cuenta corriente, el sistema mostrara una
pantalla en la cual deberá ingresar la siguiente información:
• Año: Seleccione el año de administración que desea visualizar.

• Unidad: El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece el usuario que está trabajando
en el sistema.
• Fondo: Seleccione el fondo del cual desea visualizar la cuenta corriente
• Cuenta Asociada: el sistema seleccionara automáticamente la cuenta bancaria asociada al fondo
seleccionado.
• Mes: Escoja del mes que desea visualizar los movimientos de su cuenta corriente por fondo.
• Presione clic en "Ver Resultados"

• El sistema mostrara el detalle de movimientos realizados en la cuenta por fondo.
53
• Dicho detalle podrá ser exportado a un archivo de Excel, únicamente debe presionar clic en "Exportar a Excel"
y el sistema mostrara una ventana en la cual le preguntara que desea hacer con el archivo.
4.2.2 CHEQUES EMITIDOS
Esta opción muestra el estado de los cheques emitidos por cada unidad y permite la anulación o confirmación
de pago de cada uno de ellos.
BUSCAR CHEQUES
• Seleccionar el año en que fue emitido el cheque.
• El sistema automáticamente selecciona la unidad ejecutora a la pertenece la persona que está operando.
• Indique el rango de cheques que desea listar; o bien puede listar los cheques en base al proveedor que
fue pagado un cheque, por el fondo al que pertenece el cheque o bien por el estado actual del cheque.
o --TODOS--: Visualiza todos los cheques emitidos por la unidad.
o ACTIVO: visualiza todos los cheques que han sido emitidos pero no se han impreso
o ANULADO: Visualiza todos los cheques que han sido impresos y se han anulado
o CONFIRMADO PAGADO: Visualiza todos los cheques que han sido confirmados de pago.
o IMPRESO: visualiza todos los cheques que han sido impresos pero que todavía no se ha
confirmado el pago.
• Luego de seleccionar sus filtros de búsqueda de clic en el botón “Buscar” para desplegar la lista de
cheques emitidos.
ANULAR CHEQUE
• Busque el listado de cheques impresos o reimpresos
• Ubique el cheque que desee anular
54
• Presione clic sobre "Anular Cheque"
• El sistema le mostrara una pantalla con el No. Cheque a anular y el monto del mismo.
• Ingrese la fecha en la que se anuló el cheque para que quede registrada.
• Por ultimo de clic en el botón “Confirmar” para guardar la operación o bien en “Cerrar” para regresar a la
página anterior.
NOTA: Para poder anular un cheque debe de estar en estado Impreso o Reimpreso para que el sistema permita
CONFIRMAR CHEQUE PAGADO

• Busque el listado de cheques impresos o reimpresos
• Ubique el cheque que desee confirmar
• Presione clic sobre "Confirmar Cheque Pagado"
• El sistema le mostrara una pantalla con el No. Cheque a anular y el monto del mismo.
• Ingrese la fecha en la que se cobró el cheque en el banco y fue pagado por el mismo.
• Por ultimo de clic en el botón “Confirmar” para guardar la operación o bien en “Cerrar” para regresar a la
página anterior.
NOTA: Para poder confirmar un cheque como ya pagado, el cheque debe de estar en estado Impreso o Reimpreso
para que el sistema permita registrar la operación.
ELIMINAR CHEQUE
• Busque el listado de cheques activos
• Ubique el cheque que desee confirmar
• Presione clic sobre "Eliminar Cheque"
• El sistema le mostrara una pantalla de confirmación.
55
• Por ultimo de clic en el botón “Aceptar” para guardar la operación y eliminar el cheque o bien en
“Cancelar” para regresar al paso anterior.
NOTA: Para poder eliminar un cheque, el cheque debe de estar en estado Activo para que el sistema permita
REIMPRIMIR CHEQUES
• Busque el listado de cheques impresos o reimpresos, y seleccione uno a varios marcando el cuadro.
4.2.3 RECIBOS 63A EMITIDOS
En esta opción de podrá visualizar el listado de recibos 63A emitidos en un rango de tiempo e imprimir,
modificar, anular y reimprimir los mismos.
BUSCAR RECIBOS 63A

Para la búsqueda de recibos 63A generados, el sistema muestra una pantalla en la cual debe ingresar
la siguiente información
• Fecha del: Ingrese la fecha de inicio de la cual desea buscar el recibo
• Fecha al: ingrese la fecha final del rango de tiempo sobre el cual desea buscar un recibo
• Estado: selecciones el estado de los recibos que desea visualizar.
o --TODOS--: Visualiza todos los recibos generados por la unidad
o ANULADO: Visualiza los recibos que han sido anulados.
o GENERADO: Visualiza los recibos que se han generado, en esta opción se podrá realizar la
impresión y modificación de recibos.
o IMPRESO: Visualiza los recibos que ya han sido impresos.
o RECIBIDO: Visualiza los recibos que ya fueron entregados a la unidad administradora.
• Presione clic en "Buscar"

• El sistema listara todos los recibos encontrados.
56
MODIFICAR RECIBOS 63A
Para modificar la información de un recibo ya generado, deberá seguir los siguientes pasos:
• Ingrese el rango de fechas en la cual considera que se encuentra el recibo a modificar

• Seleccione el estado del recibo en GENERADO
• El sistema le mostrara el listado de recibos encontrados, en la cual debe ubicar el recibo a modificar y
presionar clic en "Modificar"
• El sistema le mostrara una ventana en la cual podrá realizar las modificaciones del recibo.
• Presione clic en "Modificar" si desea guardar los cambios o en "Cancelar" si desea regresar a la pantalla
anterior.
• El sistema le informara por medio de un mensaje si la operación fue exitosa o existió algún error.
ANULAR RECIBO 63A

Para anular un recibo 63A, deberá seguir los siguientes pasos:
• Ingrese el rango de fechas en la cual considera que se encuentra el recibo a imprimir

• Seleccione el estado del recibo en IMPRESO
• El sistema le mostrara el listado de recibos encontrados, en la cual debe ubicar el recibo a imprimir y presionar
clic en "Anular"
57
IMPRIMIR RECIBO 63A
Para imprimir un recibo 63A, deberá seguir los siguientes pasos:
• Ingrese el rango de fechas en la cual considera que se encuentra el recibo a imprimir

• Seleccione el estado del recibo en GENERADO
• El sistema le mostrara el listado de recibos encontrados, en la cual debe ubicar el recibo a imprimir y presionar
clic en "Imprimir"
• El sistema abrirá un archivo en formato PDF en la cual se encontrara toda la información para la impresión del
recibo.
58
• Presionar el Botón de la impresora
Lo cual presentara la siguiente ventana

Debe seleccionar la impresora adecuada para la impresión
Presione clic en Propiedades lo cual presentara la siguiente pantalla.
• Colocar los recibos centrados en la bandeja de la impresora e imprimir. Presionando el botón “Aceptar.”
59
4.2.4 REPORTE CUENTA BANCARIA
En esta opción de podrá visualizar el detalle de movimientos de su cuenta bancaria, el sistema mostrara una

• Unidad: El sistema seleccionara automáticamente la unidad a la cual pertenece el usuario que está trabajando
en el sistema.
• Cuenta Asociada: Seleccione la cuenta bancaria asociada a la unidad seleccionada.
• Mes: Escoja del mes que desea visualizar los movimientos de su cuenta bancaria.

• El sistema mostrara el detalle de movimientos realizados en la cuenta por fondo.
Dicho detalle podrá ser exportado a un archivo de Excel, únicamente debe presionar clic en "Exportar a Excel" y el
sistema mostrara una ventana en la cual le preguntara que desea hacer
69
4.2.5 REPORTE GASTO POR ESTABLECIMIENTO
En esta opción de podrá visualizar el detalle de pagos realizados por establecimiento, el sistema mostrara una

• Código Establecimiento: Ingrese el código del establecimiento al que desea visualizar con su detalle de pagos.

• El sistema mostrara el detalle de pagos que se le han hecho al establecimiento ingresado.
Dicho detalle podrá ser exportado a un archivo de Excel, únicamente debe presionar clic en "Exportar a Excel" y el
sistema mostrara una ventana en la cual le preguntara que desea hacer.
61
5. SERVICIOS BASICO
Menú que contiene las opciones generales que se pueden realizar en el sistema la gestión de pago de los servicios
básicos que se tienen en un establecimiento, los servicios que se pueden configurar son:
• Energía Eléctrica
• Telefonía
• Internet
• Agua Portable
• Extracción de Basura
• Arrendamiento
El cual se encuentra subdividido en:
1.1 ASOCIACION DE SERVICIOS
En esta opción es donde se debe ingresar la configuración de los diferentes servicios que un se encuentran en un
establecimiento, para crear una nueva asociación se debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el servicio que se desea configurar.
• Ingresar el NIT del Proveedor con guion (#####-#).
• El sistema automáticamente mostrara el nombre del proveedor ingresado, de ser un nuevo proveedor
debe consultar la sección “2.2.1 CATALOGO PROVEEDORES” del manual del sistema
• Debe seleccionar el Municipio que se desea configurar.
• Al tener los datos llenos, dar clic en el botón buscar y el sistema mostrara únicamente los establecimientos
que pertenecen al municipio que están pendientes de configuración del servicio seleccionado.
• Al tener el listado de establecimientos el sistema permite realizar el registro de hasta tres servicios.
• Una vez ingresado los datos debe dar clic en el botón “Guardar Operación”
Al terminar dicho proceso el sistema mostrara un mensaje de confirmación en donde la operación fue efectuada
satisfactoriamente.
1.2 INGRESO DE INFORMACION MENSUAL
En esta opción es donde se debe ingresar las facturas que se reciben mensualmente, para poder realizar el pago
del servicio, para realizar un nuevo ingreso se debe seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar el año que se está trabajando.

• Seleccionar el mes que se desea ingresar.
• Seleccionar el servicio básico a trabajar
• Seleccionar el Municipio que se desea configurar.
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• Al tener los datos requeridos, dar clic en el botón buscar Servicios y el sistema mostrara únicamente los
establecimientos que se hayan configurado con un servicio previamente en el paso anterior.
• Al tener el listado de establecimientos con su respectivo servicio, el sistema permite realizar el registro de
las facturas con el Saldo Actual, Saldo, Anterior, Intereses y Mora.
• El campo Total es calculado automáticamente por el sistema según los datos registrados.
Nota Importante: Tener cuidado que si el sistema detecta que para el mes anterior se registró y tramito el pago del
servicio, no puede realizarse el ingreso de Saldo anterior, Intereses y Mora debido a que el pago va al día.
• Al tener ingresada la información correctamente se debe dar clic en el botón “Guardar Operación”.
• El sistema mostrara un mensaje de confirmación en donde la operación fue efectuada correctamente.
1.3 CONFIGURAR PAGO

En esta opción es donde se debe configurar la modalidad con la que se realizara el pago del servicio, para realizar
una nueva configuración de pago, se debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el mes que a trabajar.
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• Seleccionar el Tipo de Pago dentro del cual se tienen las siguientes opciones:
o CUR GASTO
o FONDO ROTATIVO
• Al tener los datos requeridos, dar clic en el botón “Buscar Establecimientos” y el sistema mostrara
únicamente los establecimientos que tengan las facturas ingresadas para el mes seleccionado.
• Al tener la información el sistema mostrara únicamente el monto total a pagar.

• Se deben seleccionar únicamente los establecimientos que se van a pagar mediante el tipo de pago
seleccionado, de lo contrario deben realizar nuevamente la búsqueda con el tipo de pago correcto.
• Si la información se encuentra correctamente se debe dar clic en el botón “Guardar Operación”.
Nota Importante: Al momento de configurar los establecimientos por un tipo de pago estos se agruparán en bloques, es
decir que, si se seleccionó el tipo de pago CUR GASTO, los establecimientos configurados se agruparan en un bloque
para que el pago sea efectuado para todos con el mismo CUR, si el tipo de pago seleccionado es FONDO ROTATIVO,
los establecimientos configurados en el bloque se deben pagar con el mismo cheque.
1.4 CONFIRMAR PAGO
En esta opción es donde se termina el proceso de control de pago de servicios básicos, para realizar la
confirmación de pago, se debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el mes a trabajar.
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• Seleccionar el Municipio que se desea
• Seleccionar el Tipo de Pago Configurado.
• Al tener los datos requeridos, dar clic en el botón “Buscar Pagos Configurados”.
• Se deben seleccionar únicamente los pagos que ya fueron confirmados como pagados e ingresar el
respectivo detalle, por ejemplo, en este caso como es por medio de FONDO ROTATIVO se debe ingresar
el número de cheque y la fecha.
• Si la información se encuentra correctamente se debe dar clic en el botón “Guardar Operación”.
Al momento de mostrar la información de los diferentes bloques se puede dar clic en el botón “Ver Detalle”, el cual
mostrara el listado de los establecimientos que se hayan configurado.
1.5 ACTUALIZAR INGRESO DE INFORMACION

En esta opción es donde se debe actualizar la información que se ingreso de manera incorrecta, para poder realizar
el pago del servicio, para realizar la actualización de información se debe seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el mes que se desea ingresar.
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• Al tener los datos requeridos, dar clic en el botón buscar Servicios y el sistema mostrara únicamente
establecimientos que cuenten con información ingresada incorrectamente.
• Al tener el listado de establecimientos con su respectivo servicio, el sistema permite realizar el registro de
las facturas con el Saldo Actual, Saldo, Anterior, Intereses y Mora.
• El campo Total es calculado automáticamente por el sistema según los datos registrados.
• Al tener ingresada la información correctamente se debe dar clic en el botón “Actualizar Información” y con
ello se puede continuar con el proceso con normalidad.
• Si lo que se desea es Eliminar la infromación porque la información ingresada es totalmente incorrecta y
no aplica para el establecimiento se debe dar clic “eliminar Información” con lo cual se eliminara por
complete del ssitema.
1.6 REPORTES SERVICIOS BASICOS
En esta opción es donde se puede generar la información con los datos guardados.
Los reports que se pueden generar desde el Sistema son los siguientes:
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• Traslado Defoce: Reporte que se genera al momenteo de tener ingresados todas las facturas generando
con ello el document llamado “FIN-FOR-11”
• Forma de Pago: Reporte en donde muestra todas las facturas que se configuraron para pago ya sea por
medio de la modalidad de “Fondo Rotativo” o la modalidad de “Cur Gasto”
• Ejecutado: Reporte que muestra las facturas que ya fueron canceladas mediante la modalidad de pago
configurada.
• Reimpresión Traslado Defoce: Reporte en el cual se pueden re-imprimir los Traslados Defoce
efectuados con anterioridad.
Al momento de generar el reporte se mostrará en pantalla y se tiene la posibilidad de exportarlos a Formato PDF y
EXCEL (esto solo aplica a los reports que no contienen información sensible).
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6. PREGUNTAS FRECUENTES
Pregunta No.1: ¿Cómo se registran los cheques en circulación del año 2010?
Lo primero que debe de realizar es ver en su departamental quien tiene el rol de "Contabilidad UE", pues él es
el que va tener en la opción de “Inicializar Saldo”, esta opción les sirve para que ustedes registren en el sistema el
saldo que vienen arrastrando desde el año 2010, debe inicializar saldo del fondo que se va haber afectado. Esto es lo
primero que se debe hacer, en el caso que no lo haya realizado todavía, esto es para luego poder registrar los cheque
en circulación del año pasado.
Entonces se ingresan los datos del fondo, la cuenta asociada, el monto del saldo inicial y un comentario, como
le muestro en el ejemplo de abajo.
Luego de haber realizado esta operación (Inicializar Saldo) ya puede registrar sus cheques, debe de ingresarlos
como que fueran cheques de este año, usando la pantalla de “Emisión de Cheques”, con la salvedad de que debe
de seleccionar el fondo al que le inicializo el saldo y poner en la fecha de emisión la fecha del año pasado en la que
se hizo el cheque, por ultimo solo debe de darle imprimir a los cheques para que le aparezcan en circulación en la
conciliación bancaria. Abajo se muestra un ejemplo de cómo debe de llenar el cheque del año pasado.
NOTA: Si el cheque es del fondo de gratuidad debe de avisar para que le habilite una opción al momento de
seleccionar el anticipo que va afectar, para que le ponga “Sin Afectar Anticipo”.
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Pregunta No.2: ¿Por qué muestra el mensaje “No se encontraron datos registrados en el Sistema
de Gratuidad para este establecimiento” en la pantalla de emisión de cheques?
Es porque no se tiene claro todo el proceso o la configuración y aprobación que deben de hacer previamente en el
Sistema de Gratuidad antes de emitir cheques de este fondo, a lo que nos referimos con esto es que por ejemplo
muchas veces pasa que generan la nómina en el sistema de gratuidad pero nunca la autorizan, y no se dan cuenta;
entonces cuando quieren pagarle a la escuela el sistema no encuentra los datos porque la nómina no se ha autorizado;
otro es que no tienen configurados los anticipos a pagar, otro ejemplo que ha estado pasando es que la estadística
no está bien registrada, entre otros.”
“Cuando tenga algún problema de este tipo, el problema NO es del Fondo Rotativo sino que puede ser que le
falte realizar algún paso dentro del sistema de Gratuidad, pero puede comunicarse con la encargada del sistema de
Gratuidad para verificar la situación”
Pregunta No.3: ¿Por qué con frecuencia el tiempo de respuesta en el horario normal de labores es
lento y hay interrupciones para todos los roles de usuario?
Pueden existir varios factores que afecten el rendimiento y desempeño del sistema, como lo son el enlace de
red de la dirección departamental, el servicio de base de datos, y el servicio de las aplicaciones.
Pregunta No.4: El rol de Operador 1, Operador 2 y Contabilidad, necesitan que el proceso de emisión
de cheques no esté sujeto al correlativo para que puedan emitir varios usuarios al mismo tiempo
los cheques. De esta forma ingresar el número de cheque de forma manual y no automática como
funciona actualmente.
Únicamente el rol “Operador 2” es el que emite cheques, si existen varios usuarios con este rol si se puede
operar al mismo tiempo el sistema, y no existe ningún problema o inconveniente en que varias personas estén
ingresando cheques, con la salvedad de que el sistema puede ser que gráficamente en la pantalla les muestre el
mismo número de cheque tentativo a todos, pero no afecta en lo absoluto pues al momento de registrar el cheque le
pone el correlativo que le toca al momento de realizar la transacción, el que registra primero es el que toma el
correlativo de la pantalla los demás les asigna el siguiente correlativo disponible.
Solo tienen que coordinarse al momento de imprimir, pero esto ya es cuestión de organización.
Pregunta No.5: Algunas DIDEDUC’s tiene un elevado número de establecimientos por lo que la
cantidad de cheques se incrementa considerablemente para cada establecimiento; ya que cada
establecimiento trae varias facturas de varios proveedores.
Por definición del proceso planteado por los dueños del sistema, los señores de DAFI decidieron que se debe
de realizar un cheque por proveedor, que es como actualmente funciona el sistema.
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MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTION FINANCIERA

1.1.1 CERRAR SESION

1.1.2 PAGINA PRINCIPAL

• Presionar clic en “Nuevo”.

BUSCAR TALONARIO RECIBOS 63A

• Seleccionar el año administrativo al cual pertenece el talonario.

• Presionar clic en “Buscar”.

ANULAR CORRELATIVO 63A

ELIMINAR CORRELATIVO 63A

2.1.2 TALONARIO CHEQUES

• Seleccionar el año al cual pertenece el talonario.

• Presionar clic en “Nuevo”.

o Seleccione la cuenta bancaria de la cual desea ingresar el nuevo talonario.

o Descripción: Puede o no ingresar una breve descripción del talonario de cheques.

BUSCAR TALONARIO CHEQUES

• Seleccionar el año al cual pertenece el talonario.

• Presionar clic en “Buscar”.

ANULAR CORRELATIVO CHEQUE

ELIMINAR CORRELATIVO CHEQUE

El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información:

• Nombre: Nombre que tiene registrado el proveedor

BUSQUEDA POR NIT

Automaticamente se listaran todos los proveedores agregados.

2.2.2 ASIGNACION PROVEEDORES

Para asignar un nuevo proveedor se deben realizar los siguientes pasos:

• Presione clic en "Asignar Proveedor"

El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información:

BUSQUEDA POR CODIGO DE RENGLON

Deberá ingresar el Código en la casilla correspondiente y luego presionar clic en

BUSQUEDA POR NOMBRE

Debera ingresar el Nombre o parte de el en la casilla correspondiente y luego

2.2.4 ASIGNACION RENGLONES

En esta opción se podrá asignar o eliminar un renglón a una unidad determinada.

COPIAR CONFIGURACION DE UN CICLO ANTERIOR

• Tipo de Configuración: debe seleccionar la opción de copiar configuración de un ciclo anterior.

El sistema mostrara una ventana en la cual debe ingresar la siguiente información:

• Seleccionar el año y el fondo al cual desea observar las transferencias.

o TODOS: listara todas las transferencias recibidas

• Por último presionar clic en "Buscar Transferencia"

3.2.1 EMISION DE CHEQUES

DATOS DEL FONDO

• Año: Seleccione el año de administración actual.

• Cuenta Asociada: El sistema seleccionara automáticamente la primera cuenta bancaria asociada

DATOS DEL CHEQUE

PROVEEDOR / CAJA CHICA

• Agregar el tamaño de papel del Cheque

Para esto deberá de irse a “Inicio” de Windows, después “Impresoras y faxes”

Lo cual desplegara el siguiente menú.

En este menú presionar sobre “Propiedades del Servidor”

Lo cual mostrará la siguiente pantalla.

Ingresar como usuario

En las casillas siguientes:

Los márgenes quedaran en 0.00cm

Después de ingresar los datos presionar “Guardar formulario”

Lo cual cambiar la ventana agregando el ChequeBanrural al Listado de Formularios

Y por último presionar “Aceptar”

• Ingresar a la opción “PAGOS” seguidamente a “EMISION DE CHEQUES”

• Seleccionar los Cheques a imprimir o bien seleccionar todos.

• Presionar el Botón “Imprimir Cheque”.

Esto mostrará una muestra de los cheques a imprimir

Presione clic en Propiedades lo cual presentara la siguiente pantalla.

• Asegúrese de que la impresora esté encendida.

Para ingresar a la opción de transferencias, se realiza desde el menú: Pagos → Transferencias UE