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Ejemplo de Manual de Usuario Fenix

Ejemplo de Manual de Usuario Fenix

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Sistema “Fenix – Académico”

ERNST & YOUNG

ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DEL LITORAL

Centro de Educación Continua

Elaborado por: Christian Cabrera Díaz ©

Christian Ramos

Juan Carlos Rivas

Fecha: 8/21/2008

- Manual de Usuario -

1. Generalidades ................................................................................ 1

1.1. Introducción ..................................................................................................... 1
1.2. Objetivos .......................................................................................................... 1
1.3. A quién va dirigido el Manual ............................................................................. 1

2. Introducción al sistema .................................................................. 2

2.1. Requerimientos de Hardware y Software ............................................................ 2
2.2. Ingreso al Sistema ............................................................................................ 2
2.3. Componentes de la Pantalla............................................................................... 4
2.4. Botones ............................................................................................................ 5

3. Menú Sistema ................................................................................ 1

3.1. Nueva Sesión .................................................................................................... 1
3.2. Cambiar Clave................................................................................................... 2
3.3. Salir ................................................................................................................. 3
3.4. Nuevo Usuario .................................................................................................. 3

4. Menú Mantenimiento ...................................................................... 1

4.1. Personas .......................................................................................................... 1
4.1.1. Ingreso Nueva Persona ..................................................................................... 2
4.1.2. Consulta de Personas ........................................................................................ 4
4.1.3. Editar ............................................................................................................... 6
4.1.4. Eliminar ............................................................................................................ 7
4.2. Grupo............................................................................................................... 8
4.2.1. Ingreso de Instructores ..................................................................................... 8
4.2.2. Consulta de Instructores.................................................................................... 9
4.2.3. Editar ............................................................................................................. 10
4.2.4. Eliminar .......................................................................................................... 11
4.3. Evento............................................................................................................ 13
4.3.1. Ingreso Nuevo Evento ..................................................................................... 14
4.3.2. Búsqueda de Evento........................................................................................ 15
4.3.3. Editar ............................................................................................................. 16
4.3.4. Eliminar .......................................................................................................... 16
4.4. Promoción ...................................................................................................... 18
4.4.1. Ingreso Nueva Promoción................................................................................ 19
4.4.2. Editar ............................................................................................................. 21
4.4.3. Búsqueda de Promoción .................................................................................. 22
4.5. Módulo ........................................................................................................... 24
4.5.1. Ingreso Nuevo Módulo .................................................................................... 26
4.5.2. Editar ............................................................................................................. 29
4.5.3. Búsqueda de Módulo ....................................................................................... 30
4.6. Aula ............................................................................................................... 32
4.6.1. Ingreso Nueva Aula......................................................................................... 32
4.6.2. Eliminar .......................................................................................................... 33
4.6.3. Editar ............................................................................................................. 34

Índice

4.6.4. Búsqueda de Aula ........................................................................................... 34

5. Menú Proceso .............................................................................. 36

5.1. Registro.......................................................................................................... 36
5.1.1. Abrir Registro.................................................................................................. 36
5.1.2. Consulta ......................................................................................................... 37
5.1.3. Inactivar o cambiar participante ....................................................................... 38
5.2. Menú Faltas .................................................................................................... 40
5.2.1. Abrir Faltas ..................................................................................................... 40
5.2.2. Consultar Faltas .............................................................................................. 41
5.2.3. Registrar Faltas ............................................................................................... 43
5.3. Menú Notas .................................................................................................... 46
5.3.1. Abrir Notas ..................................................................................................... 46

6. Menú Consultas/Reportes............................................................... 1

6.1. Módulo ............................................................................................................. 1
6.2. Académico ........................................................................................................ 5
6.3. Consultas y Reportes de Certificados .................................................................. 9
6.3.1. Reporte de Certificado ....................................................................................... 9
6.3.2. Reporte de Certificado de Asistencia................................................................. 13
6.3.3. Reporte de Certificado de Calificaciones ........................................................... 18
6.3.4. Reporte de Certificado de Asistencia Detallado.................................................. 23
6.3.5. Reporte de Certificado de Calificaciones Detallado............................................. 28

1

1. Generalidades

1.1. Introducción

El Sistema FENIX-ACADÉMICO surgió de la necesidad de automatizar y facilitar el manejo de

las operaciones que realiza el Centro de Educación Continua (CEC) de la Escuela Superior

Politécnica del Litoral (ESPOL), en lo referente a información de los participantes, registros de

notas, registros de faltas, profesores, eventos, órdenes de facturación, entre otras funciones.

El presente manual pretende transmitir la estructura, conceptos e información básica de la

operación del Sistema Académico, con la finalidad de que conociendo su funcionamiento los

usuarios lo puedan utilizar de manera efectiva. Por lo mencionado, es de suma importancia,

leer el manual que se detalla a continuación antes y durante el manejo del sistema.

El manual comienza explicando el ingreso al sistema, para luego ir explicando uno a uno los

módulos que conforman el Sistema y todas sus funciones. Finalmente, se incluye un glosario

con la terminología utilizada en este manual.

Para mayor información sobre el uso del Sistema FENIX-ACADEMICO puede ponerse en

contacto con el Departamento de Sistemas.

1.2. Objetivos

El principal objetivo del presente manual, es ayudar al personal del CEC con necesidad de

manejar el sistema, a que conozca los conocimientos básicos de cómo opera el Sistema y así

mismo tenga una idea clara del alcance que tiene a través de la explicación ilustrada de cada

una de las opciones que lo conforman.

1.3. A quién va dirigido el Manual

Este manual va dirigido a los usuarios finales involucrados en la operación del sistema, con

conocimientos básicos del uso del computador.

2

2. Introducción al sistema

En este capítulo se detallará los requerimientos recomendados de hardware y software para

el correcto funcionamiento del Sistema. Además, se detallan los elementos del entorno con

el que el usuario debe relacionarse para el manejo del Sistema.

2.1. Requerimientos de Hardware y Software

Los requisitos recomendados de hardware y software son:

Hardware:

- Procesador Pentium IV 1Ghz o superior
- Memoria RAM de 256 Mb o Superior

Software:

- Sistema Operativo Windows 2000 o

superior.

2.2. Ingreso al Sistema

En este apartado, se detallará brevemente la forma en que el usuario debe acceder al

Sistema Académico:

1. En el escritorio se muestra el icono de acceso directo llamado Fenix-Academico:

Gráfico N° 1: Acceso Directo a Fenix-Academico

2. Dar doble clic sobre el icono mostrado en el paso anterior.

3. A continuación, aparecerá la pantalla de presentación del sistema:

3

Gráfico N° 2: Pantalla de Presentación del Sistema

4. Luego de pocos segundos aparecerá la pantalla “Nueva Sesión” que requiere el ingreso

del Usuario y la Clave por parte del usuario:

Gráfico N° 3: Nueva Sesión

5. En caso de que los datos ingresados no sean correctos, aparecerá el siguiente mensaje:

Gráfico N° 4: Ingreso al Sistema

6. Si el Usuario y la Clave ingresados son correctos, aparecerá la pantalla principal del

sistema, donde se podrá visualizar las diferentes opciones del menú:

- Sistema
- Mantenimiento
- Proceso

- Consulta y/o Reporte
- Marketing/Ventas

4

Gráfico N° 5: Pantalla Principal Fenix-Academico

2.3. Componentes de la Pantalla

En esta sección explicaremos cómo está compuesta una pantalla del sistema:

Gráfico N° 6: Componentes de la Pantalla

A

B

C

5

De donde:

Sección

Descripción

A Título de la Pantalla Indica el nombre de la pantalla, este título permite

tener una idea referente a los datos que contienen

dicha pantalla.

B

Panel de Botones

Estos botones realizan operaciones necesarias para

manejar los datos que se ingresarán.

C

Panel de Datos

En esta parte el usuario efectúa el tratamiento de los

datos; es decir ingresa, consulta, modifica y elimina

los datos.

2.4. Botones

En esta sección se describe la función principal de los botones que se presentan en el panel

de botones (Ver 2.3). Cada botón tiene una etiqueta que indica la función del mismo.

Botón

Descripción

Permite ingresar a la pantalla principal del Sistema si la información
registrada está correcta. (Pantalla Nueva Sesión. Ver 2.2)

Finaliza una operación y cierra la pantalla actual. (Pantalla Nueva
Sesión. Ver 2.2)

Permite Salir de la pantalla actual.

Permite ingresar un nuevo registro habilitando un panel de datos para
escribir la información solicitada.

Permite consultar los datos desde cualquier pantalla.

Habilita el panel de datos de la pantalla después de haber realizado
una consulta para modificar la información existente.

6

Botón

Descripción

Graba los datos que se ingresaron en el panel de datos en las
respectivas tablas de la base de datos del Sistema.

Elimina el registro actual en pantalla luego de haberlo consultado.

Cancela la operación que se está efectuando en ese momento,
dejando a la pantalla en su forma inicial.

Presenta por pantalla el reporte que ha elegido para enviar a imprimir
en la impresora que seleccione.

Permite realizar una selección de un evento, promoción o módulo que
ya ha sido registrado en el sistema y que se desea consultar.

Una vez detallado las generalidades básicas del Sistema, en los siguientes capítulos se

describirá el manejo de cuatro de los menús que ofrece el Sistema Fénix-Académico: Sistema,

Mantenimiento, Proceso, Consulta y/o Reporte.

1

3. Menú Sistema

Este menú permite operar la cuenta en el Sistema de un determinado usuario. Presenta las

opciones: Nueva Sesión, Cambiar Clave, Salir, Nuevo Usuario, Nueva Perfil, Nueva

Transacciones, Asignar Perfil-Transacción-Acción.

Gráfico N° 7: Opciones Menú Sistema

3.1. Nueva Sesión

Esta opción permite ingresar al sistema con un usuario diferente.

1. Se da clic en Menú Sistema, Nueva Sesión

Gráfico N° 8: Nueva Sesión – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar su USUARIO Y CLAVE

Gráfico N° 9: Nueva Sesión

2

3. Se da clic en Aceptar, para cambiar de usuario; o en Cancelar para cerrar la pantalla.

4. Puede observar en la barra de estado la información del nuevo usuario que acceso a una

nueva sesión.

Gráfico N° 10: Barra de Estado

3.2. Cambiar Clave

Esta opción permite modificar la clave de un usuario.

1. Se da clic en el menú Sistema, la opción Cambiar Clave:

Gráfico N° 11: Cambiar Clave – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar su USUARIO Y CLAVE anterior, y los

nuevos. Cuando se ingresan, se habilita el botón Aceptar para que los cambios sean

guardados.

Gráfico N° 12: Cambiar Clave

3

3.3. Salir

Esta opción permite salir del Sistema para lo cual se debe realizar el siguiente paso:

1. Se da clic en el menú Sistema, la opción Salir:

Gráfico N° 13: Salir – Menú Sistema

3.4. Nuevo Usuario

Esta opción permite ingresar al sistema con un usuario nuevo.

1. Se da clic en Menú Sistema, Nueva Usuario

Gráfico N° 14: Nuevo Usuario – Menú Sistema

2. Aparece la siguiente pantalla donde debe ingresar el nuevo usuario. Cuando se ingresan,

se habilita el botón Aceptar para que se ejecute el cambio de usuario.

Gráfico N° 15: Nuevo Usuario

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