NOMBRE PROYECTO:

Objetivo
Transformación digital de los procesos de la gestion documental que permita una recepción,
ordenamieno, captura automática de metadatos, verificacion de los documentos para facilitar la
trazabilidad, custodia, auditoria y control de estos; asi como generar ahorros en el proceso end-end.

Descripción
El Roadmap plantea un escenario para la implantación de un Sistema de Gestión Documental y de
Archivo Electrónico considerando

– optimizar los procesos de gestión documental diagnosticados en el contrato actual.

– completar y consolidar el planteamiento e instrumentos llevados a cabo en el contrato

actual.

– transformar la gestión documental corporativa con una visión global de información como
activo de información para la compañía. Se propone una priorización para la
transformación de los procesos considerando los criterios

1. Volumen de documentos.
2. Realización del trabajo de forma manual.
3. Ausencia de tecnología.
4. Falta de trazabilidad.
5. Auditoria
6. Gestión de incidencias

Beneficios Esperados
Cuáles son las ventajas para la empresa, qué beneficios tendrá gracias al proyecto desarrollado en
los ámbitos que consideréis.

• Mayor productividad y eficiencia en la gestión del documento.

• Mayor automatismo en el proceso.

• Ahorro en coste en:

• mano de obra.

• la generación de etiquetas de código de barras y apoyo a sostenibilidad.

• Los documentos estarán disponibles de forma más rápida a los usuarios para toma de
decisiones.

• Visión E2E del servicio global.

KPIs de Referencia
Los indicadores claves de desempeño en los procesos de gestión documental están orientados
a la reducción en tiempos, calidad y costos, lo cual se traduce en una mayor eficiencia y
eficacia en la organización. Medir la situación actual de estos, conlleva a establecer límites
de control, que en general comenzando con una reducción en un rango en adelante del 20%
conduce una mejora significativa de estos.

Eficiencia y Eficiencia Efectividad

Reducción
en el Reducción en el
número de número de
documentos documentos
duplicados o perdidos o
innecesarios extraviados

Eficiencia
Reducción en el
Reducción del
costo del
tiempo de
proceso de
Reducción en el tiempo búsqueda de
gestión
de procesamiento de documentos
documental
documentos en el
sistema de gestión
documental