INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD Código:

16.00.015.2009
Gerencia Logística y Recursos Institucionales

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Norma General para la Administración de Contratos
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Cambio No: Equipo Multidisciplinario Gerencia General 2012/05/12
1

TABLA DE CONTENIDO

0. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 2

1. PROPÓSITO Y ALCANCE .................................................................................... 2

2. DOCUMENTOS APLICABLES .............................................................................. 2

3. POLÍTICAS ............................................................................................................ 3

4.TERMINOS, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS ........................................................ 3

5.DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO .................................................. 6

6.CONTROL DE CAMBIOS: .................................................................................... 16

7.CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN ........................... 16

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0. INTRODUCCIÓN

El presente documento establece los lineamientos generales que deberán

aplicarse en la gestión de los contratos, estableciendo las funciones y
responsabilidades de quienes intervienen en el proceso contractual, que
comprende dos etapas: Etapa precontractual y ejecución del contrato.
Asimismo la norma establece los lineamientos generales que deberán aplicarse
en la gestión de los convenios de toda naturaleza, así como alianzas, contratos de
tipos abiertos, acuerdos comerciales y otras formas de asociación empresarial,
desde su conceptualización y planeación hasta su ejecución, todo ello en armonía
con la normativa aplicable.

1. PROPÓSITO Y ALCANCE

Normalizar la gestión de la administración de contratos en el ICE, para el

cumplimiento de las responsabilidades conferidas en la normativa vigente y
coadyuvar así a la adecuada administración de los fondos públicos. Este
documento será de aplicación y acatamiento obligatorio para los funcionarios
designados por la Administración, como los responsables de administrar el
contrato (AC), sea producto de un procedimiento de contratación administrativa o
bien excluidos de dicha materia tales como los acuerdos comerciales, alianzas y
otras formas de asociación empresarial, así como asesorías, convenios,
consultorías y contratos de tipos abiertos. Lo que no esté regulado en las
presentes disposiciones, se regirá por las otras fuentes del derecho de
conformidad con la normativa aplicable al ICE.

2. DOCUMENTOS APLICABLES

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO

Ley Nº 8660 Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades
Públicas del Sector de Telecomunicaciones No. 8660
Ley No.449 Ley Constitutiva del ICE del 8 de abril de 1949
Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno y Manual de Normas
Generales de Control Interno para la CGR y las entidades y
órganos sujetos a su fiscalización.
Ley Nº 6227 Ley General de la Administración Pública
Reglamento a ley
N° 8660 Reglamento al Título II de Fortalecimiento y Modernización
de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones

Sesión 5931 del 2

Reglamento de Contratación Tipos Abiertos
diciembre del 2010

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SE.5881.2 Reglamento Interno de Contratación Administrativa

S/C Reglamento para la Aprobación Interna de las
Contrataciones y Convenios no sujetos a Refrendo
Contralor
50.00.001.2007 Norma general para la supervisión de obras
02.00.001.1999 Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra
Pública del Sector Energía No. 02.00.001.1999.

3. POLÍTICAS

La Ley No 8660 de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas

del Sector de Telecomunicaciones, así como su respectivo reglamento, deben
ser aplicados por las Divisiones o dependencias, Directores de UEN,
Directores Administrativos, Coordinadores de Nivel 1(o en su defecto el
responsable que asigne la Administración), CCA y AC, con criterios de
flexibilidad, eficiencia, eficacia y de potenciar la capacidad competitiva del ICE.
Por tanto, se debe establecer en los procesos de la contratación administrativa,
convenios, asesorías, consultorías, acuerdos comerciales, alianzas y contratos
de tipos abiertos, la homologación de criterios generales en los contratos con el
objeto de actuar de manera ágil, útil y oportuna. Lo anterior, por mandato de la
Administración Superior.

4. TERMINOS, SIMBOLOS Y ABREVIATURAS:

acuerdo: es la manifestación de voluntad entre las partes, donde se definen las
contraprestaciones del objeto convenido, originado en procesos excluidos de la
materia de contratación administrativa, tales como convenios, asesorías,
consultorías, acuerdos comerciales, alianzas u otras formas de asociación
empresarial.
administrador de contrato (AC): funcionario encargado de especificar el
requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación
técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y
servicios que suscriba el ICE tanto personas físicas como jurídicas. Lo anterior
con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales
pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente,
velando así por la buena ejecución y trámite de pago de facturas, según
corresponda. Dependiendo de la complejidad de la contratación o acuerdo, el AC
podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo. Para aquellas
obligaciones contraídas al margen de la contratación administrativa a través de

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convenios, acuerdos comerciales, alianzas, consultorías, asesorías,

contrataciones en el exterior u otras formas de colaboración o de asociación
empresarial, será el responsable de supervisar y coordinar la adecuada ejecución
y cumplimiento de las obligaciones pactadas entre las partes, en atención a los
mejores intereses institucionales así como la tramitación de las facturas en los
caso en que medien pagos.
auditoría técnica de calidad: proceso sistemático, independiente y documentado
para obtener evidencia objetiva de la calidad del bien o servicio con el objeto de
evaluarla y establecer el grado de cumplimiento de los criterios técnicos
especificados en el cartel.
cartel o requerimiento: constituye el reglamento específico de la contratación
que se promueve y se entienden incorporadas a su clausulado todas las normas
jurídicas y principios constitucionales aplicables al respectivo procedimiento,
contrato, alianza o acuerdo.
coordinador de la contratación administrativa (CCA):funcionario responsable
de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su
dependencia, asesorando a los administradores de contrato y demás funcionarios
involucrados en los procesos de compra en materia de contratación
administrativa, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y
directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores
intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos,
siendo el enlace oficial entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias
técnicas. Deberá cumplir con los artículos 7 y 8 del Título I, Capítulo II, Sección V
del Reglamento Interno de Contratación Administrativa (RICA).

CGR: Contraloría General de la República.

contrato: es el acuerdo entre partes, donde se definen las contraprestaciones del
objeto contractual, originado en procesos de contratación, tipos abiertos, u otros
legalmente permitidos. (Incluye el Cartel, la oferta, aclaraciones, entre otros)
contratista: es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la
Administración para la ejecución de un contrato.
coordinadores de nivel 1: funcionario del ICE nombrado por Directores
Administrativos o UEN cuando su estructura interna así lo requiera. Sus funciones
se definen internamente dentro de la dependencia a la cual pertenece y en todo
momento fungirá como facilitador del CCA y coordinador y/o facilitador del AC,
según corresponda.
dependencia gestora: es la dependencia que tendrá a su cargo la coordinación
contractual, en determinada Gerencia, con las áreas técnicas, legal y financiera de
un negocio,

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Dirección de Contratación Administrativa (DCA): Dependencia perteneciente a

la División Jurídica Institucional, cuya función consiste en brindar la asesoría
jurídica y los servicios que requiera la institución en materia de contratación
administrativa y otras formas de asociación, colaboración o cooperación
empresarial excluidas de dicha materia.

Directores de División, UEN, Administrativos, técnicos: Encargado de la

preparación, en conjunto con el CCA, del Programa Anual de Adquisiciones y la
instrucción de los procesos de contratación administrativa, de conformidad con lo
establecido en el Reglamento Interno de la Ley de Contratación Administrativa
(RICA)
ejecución: etapa en donde se exigen las obligaciones y derechos derivados del
Contrato.
entrega – recepción de obras, bienes y servicios: acto por el cual el contratista
una vez concluidas las obras, bienes y servicios, hace entrega del objeto
contractual a quien lo contrató y este los recibe a satisfacción del ICE, mediante la
formalización de un documento emitido por el AC. La aceptación definitiva recae
en la persona que ejecuta el contrato (AC).
especificaciones: son aquellas características y conjunto de requisitos que deben
cumplir los materiales, servicios, obras, equipos e insumos exigidos por el ICE,
para el cumplimiento del fin público. Para todos los efectos, el cartel o
requerimiento más el contrato en los casos que se suscriba, son la base de la
fiscalización del ICE.
expediente administrativo: archivo histórico de determinado proceso, que
físicamente estará custodiado en la Proveeduría debidamente foliado y
actualizado cuando se trate de materia de contratación administrativa; o en la
Dirección de Contratación Administrativa u otras Direcciones de la División
Jurídica Institucional, cuando se trate de convenios u otras formas de asociación
empresarial. Dicho expediente podrá conservarse además en forma electrónica o
digital.
El AC es responsable de la recopilación e integración ordenada de toda la
información, a su cargo, con el fin de obtener la trazabilidad de lo actuado, para
los efectos de la fiscalización, del cumplimiento de las obligaciones contractuales y
del control de cambios de las especificaciones, requerimientos técnicos por parte
del contratista y el Plan de Gestión Contractual.
finiquito: suscripción del documento, cuando proceda, por quien tenga
capacidad legal para ello, mediante el cual se da por finalizada su relación
contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregados los bienes
y/o prestados los servicios, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos
que corresponda y que el ICE haya efectuado los pagos (recibo de la obra, bien o

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servicio), en los términos que establece el artículo 106 del Reglamento Interno de
Contratación Administrativa (RICA).

ICE: Instituto Costarricense de Electricidad.

plan de gestión contractual: es el documento que elabora el AC previo a la
ejecución, donde define el proceso de control calidad, estimación de recursos,
matriz de responsabilidades y alcance de los interesados en el proceso. Debe
indicar el monto de los recursos asignados y la estimación presupuestaria de
pagos al contratista, flujo de desembolsos, métricas e informes de control avance,
plan de las comunicaciones, roles y las responsabilidades de las diferentes
unidades u áreas involucradas de la administración. La identificación de los
riesgos, la trazabilidad, así como coordinar la realización de auditorías técnicas de
calidad (calidad, salud y medio ambiente) cuya condición debe indicarse desde el
pliego cartelario.
Dicho plan, será la base para la fiscalización del propietario del activo.
proceso concursal: consiste en dos etapas: Etapa pre-contractual y etapa de
ejecución contractual
Proveedores: Toda persona física o jurídica que somete una propuesta al ICE
dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía
cartel o requerimiento.
Proveeduría: es la dependencia encargada de la conducción de los
procedimientos de contratación administrativa, así como velar porque los mismos
sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos
establecidos.

RICA: Reglamento Interno de Contratación Administrativa.

socio comercial: es la persona física o jurídica con la cual la Administración
entra en asociación comercial en materia excluida de la contratación administrativa
(convenios, alianzas, acuerdos comerciales, otras formas de asociación o de
colaboración).
trazabilidad: concepto de calidad, relacionado con la evidencia de todos los
hechos acontecidos en el proceso concursal (según 3.5.4 de la Norma INTE-SO
9000-2000).

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO O CONTENIDO

5.1 GENERALIDADES

La presente norma establece en su apartado primero, los lineamientos a aplicar a

las contrataciones derivadas de un procedimiento de contratación administrativa.

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En el apartado segundo, se desarrollan los lineamientos generales que deberán

aplicarse en la gestión de los convenios de toda naturaleza, acuerdos comerciales,
consultorías, asesorías, alianzas, otras formas de asociación empresarial y
contratos de tipos abiertos desde su conceptualización, planeación, hasta su
ejecución, de acuerdo con la normativa aplicable.
Durante el proceso concursal, la dependencia gestora, el CCA y AC, son los
responsables de garantizar; como principios rectores, la transparencia, rendición
de cuentas y trazabilidad, a fin de asegurar el cumplimiento objeto de la
contratación, tanto cualitativamente como cuantitativamente, de manera ágil, útil y
oportuna.
La trazabilidad debe considerar los informes y documentos técnicos y
contractuales del contratista, así como los aportados por las dependencias y
funcionarios del ICE que intervienen brindando criterio técnico, revisiones,
comentarios y aprobaciones; dictámenes, estudio de factibilidad; notas internas y
notas oficiales de y hacia el contratista; minutas de reunión; planes de gestión y
procedimientos de seguimiento y supervisión, según corresponda.
Si durante el proceso se reasignan las responsabilidades del Administrador del
Contrato, el funcionario saliente deberá entregar al nuevo responsable, un informe
escrito del estado del proceso de contratación y demás aspectos técnicos y
contractuales para dar continuidad al proceso, permitiendo que los fines de la
contratación y el avance del proceso no sean afectados por el cambio de AC. Lo
mismo ocurre para los casos de otras formas de colaboración excluidos de la
contratación administrativa. Las decisiones adoptadas por el AC, son vinculantes y
no es transferible su responsabilidad, durante el tiempo que estuvo a su cargo la
gestión.
Esta norma establece aquellos lineamientos generales; de acatamiento obligatorio,
para la dependencia gestora, el CCA y AC, para el control de los factores críticos
de éxito de la contratación, así como la observancia del ordenamiento jurídico
aplicable en la materia.

5.2 APARTADO PRIMERO:

5.2.1 CONTRATACIONES DERIVADAS DE UN PROCEDIMIENTO DE

CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Toda gestión de adquisición derivada de un procedimiento de contratación

administrativa, comprende lo siguiente:
A) Etapa Pre-contractual:
a.1 Proceso de Planeamiento: Es la etapa en que la Administración analiza la
conveniencia y oportunidad de realizar la contratación de que se trate, antes de
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iniciar procesos de selección y está orientado a precisar la necesidad que se

pretende satisfacer con la eventual contratación; la definición técnica de la forma
en que la entidad puede satisfacer su necesidad, las condiciones de la
contratación, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución de la misma, el soporte
técnico y económico requerido para el valor estimado de la contratación, los
riesgos y, en consecuencia, el nivel y extensión de los riesgos que deben ser
asumidos por el contratista.
a.2 Proceso de licitación y contratación: Es la etapa, también previa a la
ejecución contractual, pero relacionada en forma directa y específica con la
contratación, que emplea como base los productos del proceso de planeación y
persigue determinar los términos de referencia o condiciones de la contratación,
seleccionar al contratista y efectuar la contratación. Se extiende hasta el momento
de emisión de la orden de compra o servicio, u orden de inicio, cuando se haya
otorgado la aprobación interna por parte de la DCA o el refrendo respectivo por la
Contraloría General de la República.
a.3 Etapa de Ejecución Contractual: La ejecución contractual inicia con la
emisión de la orden de compra o servicio, u orden de inicio, según corresponda,
una vez cumplidos los requisitos indicados en el Pliego Cartelario.
a.4 Proceso de Control de Calidad: Se refiere a las acciones relativas al
cumplimiento del objeto, alcance, condiciones generales y particulares de la
contratación. Debe comprender los planes de salud ocupacional, calidad y medio
ambiente.
a.5 Cierre contractual: Se da una vez aceptado por el AC, el objeto contractual
en apego al artículo 106 del RICA.

La dependencia gestora, el CCA y AC, deberán asegurar que se acredite al

expediente administrativo, según corresponda, la verificación y control de aquellos
criterios normalizados de éxito, como los lineamientos institucionales, de control
interno, lineamientos en la gestión de la Administración Pública, el cartel, contrato
y demás condiciones conferidas en la contratación. La Contraloría General de la
República ejercerá sus competencias bajo la modalidad de control posterior, para
lo cual serán aplicables como elementos clave determinantes del éxito en el
desarrollo de los procesos de contratación los siguientes:

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Factor A: Políticas de Estado y desarrollo de infraestructura pública

Es responsabilidad del Director de la dependencia gestora:
A.1 Que la contratación (bienes, servicios u obras (proyecto), esté alineada con
el Plan Nacional de Desarrollo.
A.2 Alineamiento con los Objetivos Estratégicos establecidos en el Plan
Estratégico de la entidad.
A.3 Alineamiento con el Plan Nacional de Inversión Pública (MIDEPLAN).
A.4 Que forme parte de un Plan de Inversiones Institucional.
A.5 Que los recursos suficientes para el desarrollo del proyecto se incorporen en
los Planes Anuales Operativos.

Factor B: Planificación y concepción de la contratación

Es responsabilidad del Director de la dependencia gestora, el CCA y AC:
B.1 Que tenga un concepto adecuado que satisfaga las necesidades nacionales
en el área en que se desarrolla
B.2 Cuando aplique, -como en el caso de contratación de suministro de obras-,
que se cuente con estudios técnicos, que garanticen la viabilidad ambiental, la
sostenibilidad financiera, la correcta aceptación de las obras, etc.
B.3 Que exista una estimación adecuada del monto total de la inversión y
disponibilidad de financiamiento.
B.4 Cuando aplique, como en el caso de contratación de suministro de obras, que
para iniciar la ejecución de las obras de infraestructura se cuente con todas las
condiciones necesarias (expropiaciones, permisos, requisitos, etc.). Se
recomienda incorporar las lecciones aprendidas de procesos anteriores.
B.5 Que se cuente con términos de referencia o pliegos de condiciones
adecuados para la atención de la necesidad que se intenta satisfacer

B.6 Que se realice el estudio correspondiente, con una cuidadosa

recomendación para la selección del contratista.

B.7 Una correcta verificación de la orden de compra o servicio, incluyendo los

documentos normativos específicos según el tipo de contratación de que se trate.

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Factor C: Ejecución (control, verificación de las obras, bienes y servicios)

Es responsabilidad del Director del Proyecto y del AC:
C.1 La existencia y aplicación de indicadores y estándares de calidad que
determinen parámetros de aceptación o conclusión del proyecto (obras, bienes y
servicios).
C.2 Un adecuado control del desarrollo del proyecto (aspectos técnicos,
financieros y administrativos) que contribuyan a identificar y solventar
oportunamente problemas en la ejecución del objeto contratado.
C.3 Una adecuada verificación de la calidad por parte de la Administración
(aspectos técnicos especificados del objeto contratado) que contribuyan a
identificar y solventar oportunamente problemas en la ejecución
C.4 La existencia de la recepción provisional de las obras de infraestructura,
bienes y servicios.

Factor D: Aspectos Contractuales

Es responsabilidad de la dependencia gestora, el CCA y AC:
D.1 La elección del tipo de procedimiento que más se adecúa a las características
de la obra, bien o servicio a contratar.
D.2 Contar con especificaciones claras en los términos de referencia o
requerimiento, que permitan un control y evaluación que garantice la adecuada
ejecución del objeto a contratar.
D.3 En el caso de proyectos de obras de infraestructura el marco legal vigente de
contratación.

Factor E: Coordinación
Es responsabilidad del Director del Proyecto y del AC:
E.1 Adecuados canales de comunicación y coordinación entre distintos sujetos
que participan directa e indirectamente en el desarrollo de la contratación (con
otras instituciones, con la comunidad, con la población beneficiaria, etc.).
E.2 Adecuada coordinación entre los responsables del diseño y planificación del
objeto contratado con sujetos de orden público, con los ejecutores o proveedores
del bien y unidad supervisora.

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Factor F: El Soporte de diferentes áreas

Es responsabilidad del Director del Proyecto de la dependencia gestora, el
CCA y AC:
F.1 La verificación de los roles establecidos en la matriz de responsabilidades que
se indican en esta norma, para cada uno de los sujetos que participan en cada
una de las etapas de la contratación.
F.2 Una definición clara de las responsabilidades y roles establecidos para cada
una de las unidades administrativas que participan en cada una de las etapas de
la contratación (planificación, ejecución, supervisión, financiero, proveeduría,
etc.).
F.3 Una definición clara de las responsabilidades y roles establecidos para cada
uno de los funcionarios que participan en cada una de las etapas de la
contratación (administrador del contrato, colaboradores, supervisores, equipo
técnico, funcionarios de apoyo administrativo y financiero, etc.).

Factor G: Liderazgo
Es responsabilidad del superior jerárquico del AC, de la dependencia
gestora:
G.1 La designación del AC con la capacidad de proponer, impulsar y apoyar el
desarrollo de la contratación de manera efectiva.
G.2 La designación de AC y equipos de soporte con la capacidad técnica y el
liderazgo necesario para detectar, evaluar, proponer o ejecutar las mejores
soluciones a los problemas que se presentan en las diferentes fases del
desarrollo, dirigir, organizar y coordinar la contratación de manera efectiva.
G.3 La selección del AC, con las competencias necesarias para cumplir con el
objetivo de la contratación, según el tipo de contrato.

Factor H: Asignación de Recursos objeto de la contratación

Es responsabilidad del Superior jerárquico del AC de la dependencia
gestora y AC la:
H.1 Selección del recurso humano, que participa en cada etapa de contratación y
que cuenta con los conocimientos técnicos y experiencia necesarios para el
desarrollo eficaz y eficiente del proceso.
H.2 Entidad responsable (pública o privada) de la ejecución utilice materiales y
equipo acordes a los estándares de calidad especificados para el adecuado
desarrollo de lo especificado.

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H.3 La entidad ejecutora del contrato (pública o privada) cuenta con la solvencia y
liquidez necesaria presupuestada que garantizan los recursos específicos para la
adecuada ejecución del objeto pactado, hasta el finiquito. A lo interno, gestionar
con la unidad financiera la existencia de pago.

Factor I: Otros aspectos a considerar (riesgos)

Es responsabilidad del superior jerárquico de la dependencia gestora y del
AC.
I.1 Contar con un adecuado sistema de valoración de riesgos que permita
identificar, gestionar y administrar los riesgos que pueden afectar el desarrollo
efectivo del procedimiento.
I.2 La elección del tipo de procedimiento que más se adecúa a las características
del bien o servicio a adquirir.
I.3 Contar con especificaciones técnicas actualizadas, en el cartel y contrato, que
permitan un control y evaluación que garantice la adecuada ejecución del objeto
pactado.
I.4 Tramitar las sanciones a los contratistas, en lo que corresponda, en
coordinación con la Proveeduría.
I.5 Aplicar el marco legal de contratación.
I.6 Establecer el seguimiento a los compromisos ambientales, obligaciones
laborales y otros aspectos legales, objeto de la contratación ICE-Contratista.
Factor J: Seguridad e higiene ocupacional.
Es responsabilidad de los diferentes niveles de la Institución:
J.1 Cumplir con lo establecido en la Norma de Seguridad e Higiene Ocupacional
para Elaboración del Cartel de Contratación de Obras y Servicios y el Control de
Cumplimiento de las Cláusulas Cartelarias y Contractuales No. 32.04.002.2008.
Los factores anteriormente descritos son de acatamiento obligatorio para todos los
funcionarios mencionados.

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MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION

ENTIDADES FUNCIONALES

Unidades administrativas
Jefatura del AC

Proveeduría
ADMINISTRACION DEL

DCA

CCA
PROCESO CONCURSAL

AC
PROCESO PRE-CONTRACTUAL
Coordinación administrativa de los procesos de adquisición de los bienes y servicio, así como
las demás funciones principales descritas en el Título I, capítulo II, sección V del RICA - - - - -
E
Coordinación de los procedimientos de contratación administrativa, así como velar porque los
mismos sean óptimos, oportunos, estandarizados y cumplan con todos los requisitos - -
establecidos y demás funciones principales descritas en el Título I, capítulo II, sección II del
- E -
RICA
Determina quien fungirá como coordinador del proceso de adquisiciones y emite formalmente
el comunicado a las unidades de negocio que les compete. D - - - - -
Define el esquema de contratación E
D E E R R
Negociación del Contrato con el proveedor (cuando aplique).
- E - R - R

Emite informe escrito del estado del proceso de contratación y el resultado alcanzado al final R R
de la etapa Precontractual: aspectos técnicos: oferta, adjudicación estudios, modificaciones,
E - -
aclaraciones entre otros, que sirva de base en el proceso de Ejecución del Contrato.

Notifica la orden de inicio - -

D E - -

PROCESO DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL

Designa al administrador del contrato (AC), acatando las disposiciones de ley y normativa - -
institucional vigente, para que en coordinación con las diferentes unidades de negocio (UEN) D - - -
se viabilice el proyecto, en observancia a lo refrendado y/o visado.
Decide sobre el rol de los activos, con el objeto de establecer una debida fiscalización, según - -
las disposiciones de ley y su reglamento. El plan de gestión contractual, será la base de D E - -
fiscalización.
Confecciona el plan de gestión contractual. R R
E
- - -
Responsable de garantizar el cumplimiento de los lineamientos de esta Norma, así como lo - -
indicado en el Titulo I, capítulo II, sección VI del RICA - E - -

Coordina y controla el presupuesto requerido para la administración del contrato. - R

E
- - -
Coordina con los funcionarios que correspondan, el asegurar que los objetivos del Plan de - -
Gestión sean cumplidos a través de las acciones oportunas y necesarias, entre partes.
- E - -
FINIQUITO (Cuando aplique)
Recomienda autorizar la recepción de obra o suscribir finiquito. D E - - R R
Formaliza la lista de aspectos pendientes para alcanzar el cierre ordenado de la ejecución E - - - -
Emite un informe final, con la documentación relacionada durante la etapa de ejecución - -
contractual. D E - -

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Nota:
Ejecuta (E): realiza las acciones de soporte técnico y/o contractual que garantice el cumplimiento del objeto contratado
.
Recomienda(R): que la actividad se ajuste a la normativa aplicable; o brinda el soporte al que Ejecuta.
Decide (D): aprobación de la actividad una vez verificado los requisitos que correspondan.
Jefatura del AC: se entenderá a la Administración Superior, o sus áreas adscritas, la Auditoría Interna, Divisiones,
Directores de UEN´s, Direcciones Técnicas y Administrativas, según lo indicado en sección VI del artículo 9 del RICA.
Unidades Administrativas: Divisiones de Planificación financiera, unidades técnicas de las respectivas UEN de
soporte al AC
Esta matriz de responsabilidades es de cumplimiento obligatorio para todos los funcionarios mencionados.

ATRIBUTOS GENERALES PARA LA DESIGNACIÓN DEL AC, POR PARTE DE

LA DEPENDENCIA GESTORA:

REQUISITO DESCRIPCIÓN
GENERAL
 Para comprender e interpretar todos los procedimientos,
Experiencia especificaciones técnicas, normativas vigentes
considerados en cada proceso de contratación de obras,
bienes y servicios.
 Para ordenar todos los controles que deben llevarse para
Capacidad de garantizar que la obra, bien y servicio cumpla en tiempo,
organización calidad especificada y costo presupuestado.
 Prever que no existan conflictos de intereses.
 Respetar con dignidad al contratante en lo que respecta
Respeto a cada proceso de administración del contrato.
 Debe prevalecer el respeto al informar las decisiones
adoptadas.
En el cumplimiento de las obligaciones que adquiera al ocupar el
cargo, tales como:
 Informando oportunamente al contratante sobre los
avances.
Profesionalismo  Incidencias del desarrollo de los trabajos.
 En todo momento cumplir con el apego a la legalidad y
normativa aplicable (Legislación costarricense y el
contrato).
 Confidencialidad de información reservada en el proceso.
 Rendición de cuentas de sus acciones
 En el desempeño de sus funciones, la discusión
Honestidad situaciones técnicas y la búsqueda de las mejores
soluciones en apego a lo especificado, entre otros.
 Para discernir entre alternativas cual es la más adecuada
Criterio técnico y propia sin perder de vista las especificaciones
establecidas.
 El criterio debe ser calificado (documentado).

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5.3 APARTADO SEGUNDO:

5.3.1 CONVENIOS, ACUERDOS COMERCIALES, OTRAS FORMAS DE

ASOCIACIÓN EMPRESARIAL O CONTRATACIONES QUE SE RIJAN POR
NORMATIVA ESPECIAL

5.3.1.1 RESPONSABILIDADES
Para aquellos convenios, contrataciones, acuerdos comerciales o alianzas, otras
formas de asociación empresarial, asesorías y consultorías a realizar entre el ICE
y personas jurídicas de derecho internacional adscritas a normativas especiales,
entre estos COMTELCA, UIT, entre otros, deberán ser coordinados de previo con
la División Jurídica Institucional. A tal efecto el administrador respectivo (AC) es
el responsable de establecer y coordinar los mecanismos de control o fiscalización
necesarios para dar seguimiento a los compromisos y entregables propios de la
negociación o acuerdo. Corresponde entonces a dicho administrador la función de
velar porque la transferencia de fondos o recursos que el ICE haga a estas
entidades internacionales, se realicen una vez se cumpla a satisfacción con los
entregables o informes pactados. Siendo necesaria la emisión de las respectivas
actas de aceptación del servicio.
El administrador deberá presentar informes bimestrales sobre el avance, nivel de
ejecución y grado de satisfacción de la ejecución contractual a su Jefe de División,
Director de UEN o Director Administrativo.
Los informes deben ser extendidos con copia a la dependencia gestora
correspondiente y contener un análisis comparativo entre las proyecciones y
metas estimadas y las que se han obtenido en términos reales, a fin de conocer el
grado de satisfacción alcanzado con el contrato y partir de esta información para la
toma de decisiones de negocio.
El Jefe de División, Director de UEN o Director Administrativo, en conjunto con la
dependencia gestora, deberán analizar la información suministrada sobre los
avances y ejecución del contrato, para confeccionar un informe a la Gerencia
respectiva o Gerencia General según corresponda, incluyendo las
recomendaciones de negocio que se consideren oportunas, todo dentro de los
plazos que se definan dentro del caso de negocio, convenio o acuerdo respectivo.
La Gerencia respectiva o Gerencia General deberá analizar todos los datos
contenidos en el informe que se les brinda, así como las recomendaciones para
tomar las decisiones que correspondan respecto al negocio.
En aquellos contratos o acuerdos que se estén ejecutando directamente por la
Gerencia respectiva o Gerencia General, el AC rendirá los informes y
recomendaciones directamente al Gerente respectivo o Gerente General, para que
éste los analice y pueda tomar las decisiones del negocio que correspondan.

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 Versión Código
Norma General para la Administración 2
de Contratos Página 16.00.015.2009
16 / 16

Al presente apartado se le aplica de manera supletoria y en lo que aplique,

los demás aspectos contemplados en esta Norma.

6. CONTROL DE CAMBIOS:

REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

Modificación de forma y fondo

7. CONTROL DE ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN

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