Guía informativa para visitas al archivo

El 27 de Abril de 1941 se creó el Archivo Histórico de la Prov. de Córdoba que

entre otras funciones tenía la de recuperar y conservar los Protocolos Notariales de la
provincia. Por falta de espacio en su antigua sede, solo pudo atesorar los producidos
hasta 1926. Se sucedieron entonces los lugares de archivo de los mismos, en el
Archivo de Tribunales, luego en el del Registro General de la Provincia y finalmente
en los propios registros notariales.
Mediante los Convenios del 03/10/2008 ratificado por decreto 1469/08;
modificatorio del 26/07/2010 ratificado por Dec:1558/10 y regulados por la Ley Nº
9343, el Gobierno de la Provincia de Córdoba “delega al Colegio de Escribanos de
la Provincia de Córdoba la administración, guarda y custodia del Archivo de
Protocolos Notariales y Libros de Registros de Intervenciones de todos los
escribanos de registro de la Provincia, con excepción de los correspondientes a los
dos (2) últimos años vencidos que quedarán en poder de los respectivos escribanos”.
El Archivo se inauguró el día 23/10/2010 y luego de recuperar y procesar los
protocolos de los depósitos donde se encontraban custodiados, comenzó a prestar sus
servicios el 09/02/2011.

La archivalía sustantiva de este fondo esta constituida fundamentalmente por

las matrices originales de todas las escrituras y actas notariales producidas por los
todos los registros de la provincia de Córdoba desde 1926 a la fecha.
Al concluir cada año, cada uno de los 753 registros efectúa el acta de cierre
notarial del año, la indización de las escrituras y se ocupa de encuadernar en tomos,
las matrices de las escrituras labradas en su escribanía, en tantas unidades como sea
necesario según el volumen producido.
En la actualidad, los Protocolos Notariales y Libros de Registro de
Intervenciones, son entregados debidamente encuadernados por los titulares o
adscriptos de cada Registro, previa solicitud de turno.
 Respetando obligatoriamente el orden consecutivo y correlativo de los
protocolos y libros de intervenciones, las entregas se efectúan mediante listas de
remisión al encargado de área y son recibidas por el archivo con carácter
“provisorio”, el cual pasa a “definitivo” cuando concluye la tarea de control folio por
folio que realiza el personal del archivo. Cada operación queda debidamente
documentada en notas de recepción y control, por duplicado. En casos de
fallecimiento o cese en funciones del titular de un Registro, los Protocolos y Libros
de Registro pasan a manos del Tribunal de Disciplina Notarial para su inspección,
control y encuadernación (en caso de no estar encuadernados) y al final del
procedimiento, son remitidos al Archivo por el Tribunal.
En el momento del ingreso, que se realiza en el mostrador de ingresos, se controlan y
ordenan los tomos según la lista de remisión. Pasado el primer control, se coloca el
código identificatorio a cada unidad, mediante un autoadhesivo que contiene el
código alfanumérico y de barras definitivo y correlativo. Se trasladan los tomos a la
celda de cuarentena, donde permanecerán hasta el momento de su control definitivo y
carga de datos en el sistema de base de datos del archivo, en el cual se consignarán
también las observaciones si las presentare, se le adhiere una etiqueta de RFID
(Radio Frequency Identification) en la guarda de la contratapa, en la que se graban
los datos, el código del tomo y la signatura topográfica definitiva. Luego de este
proceso se lo traslada físicamente a la ubicación definitiva asignada.
Así mismo, actualmente la Secretaría de Archivo esta realizando una gestión para la
recuperación de tomos retenidos por el Poder Judicial.

La documentación sustantiva es de conservación permanente, con carácter de

patrimonio de Estado. Son documentos privados de fe pública con grado de
confidencialidad y por lo tanto de acceso restringido. (ver 4.2)

El flujo de ingresos es constante: una vez cumplimentados los requisitos de

encuadernación, apertura y cierre de año e indización de las escrituras de cada año
vencido, los notarios de registro podrán retener por 2 años los tomos, pasados los
cuales deberán ser entregados al archivo (Art 48 y 49 Ley 4183, orgánica notarial)

La Clasificación implementada y a la vez plasmada en el sistema de base de datos, es

por Nº de Registro conformando cada uno de ellos, un grupo, con dos series: serie
Protocolos (escrituras) y serie Libros de Registro de Intervenciones (actas de
intervención notarial).

La documentación administrativa generada por el desempeño de las funciones de

archivo respecto a la recepción y control de tomos, es de conservación permanente; la
generada por la prestación de servicio respecto de resolución de solicitudes de copias
simples, copias legalizadas, testimonios, consultas, anotación de marginales y
agregado de documentación se conservan a la fecha de manera permanente, pero a
futuro, se fijará un plazo de caducidad para su eliminación.

El Archivo de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones de la

Provincia de Córdoba depende administrativamente de la Presidencia y Consejo
Directivo del Colegio de Escribanos de la Provincia de Córdoba.
Está conformado jerárquicamente por:
Dirección (1)
Secretaría (1)
Servicio:
1) Area Mesa de Entradas: a) Ingreso de solicitudes; b) Sala de Consultas; c) Caja. (2)
2)Area Gestión: a) Ingreso y procesamiento de Tomos; b) Control y resolución de
solicitudes. c) Control de Celdas y traslado de tomos.(5)
Mantenimiento: a)Técnico/edilicio:a cargo del área de mantenimiento del Colegio de
Escribanos. (2)
b) limpieza: tercerizado por una empresa contratada por el Colegio de Escribanos.
Seguridad: Policía de la Provincia de Córdoba, guardia permanente por turnos, de un
agente en mostrador de ingreso, con control de visor de cámaras de seguridad.
Edificio proyectado para archivo, con capacidad de albergar un volúmen de 417.000
tomos=27.940 m. lineales. Consta de 5000 m2 de superficie cubierta, con estructura
antisísmica de Hormigón. Con accesos controlados y diferenciados entre áreas de
oficinas y área de archivos, se encuentra dividido por sectores en tres pisos y un
subsuelo, distribuidos básicamente en dos zonas diferenciadas y separadas: I-área
administrativa: sala de gestión, sala de datos, sala de consulta, baños, ascensores, sala
de dirección, comedor equipado, playa de estacionamiento cubierta con y espacio
reservado para descarga de tomos, con puerta independiente; II- área de depósitos con
12 salas de depósito (Celdas) y una sala de cuarentena, dotadas con estanterías
mecánicas móviles, sistema de aire acondicionado con control de humedad
sectorizado; sistema de control de acceso al área celdas por detección de huella
digital que activa en simultaneo el encendido de luces automático; sistema de alarmas
contra incendios y siniestros; circuito cerrado de cámaras de vigilancia y sistema de
control de seguridad RFID, con antenas en cada punto de acceso, que registran,
controlan y habilitan el movimiento de los tomos dentro de las instalaciones.

Actualmente el archivo cuenta con 5 celdas habilitadas y al día de la fecha custodia

aproximadamente 140.000 tomos.