Sesión 5: La Gestión de los documentos notariales

en el Archivo Notarial

Dirección de Archivo Notarial

Expositor: Martín Bernaola Gonzales
 EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Con el objetivo de orientar las acciones
archivísticas para realizar la Transferencia de
los Archivos Notariales de los notarios
cesados, emitió el 14/10/2009, la
Resolución Jefatural N° 470-2009-AGN/J
que aprueba la:

DIRECTIVA N° 001-2009-AGN-DNDAAI
NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE LOS
ARCHIVOS NOTARIALES
 Uniformizar
criterios

para realizar
FINALIDAD transferencias

de manera
adecuada.
La Directiva de Transferencia de Archivos
Notariales, es de aplicación obligatoria
para:
• El Archivo General de la Nación,
• Los Archivos Regionales,
• Los Colegios de Notarios, y,
• Las Notarías a cargo de los archivos de
Notarios cesados.
¿Qué es la Transferencia?

Es un procedimiento
archivístico que consiste en el
traslado de los documentos al
Archivo General de la Nación
o Archivos Regionales los
archivos notariales de
notarios cesados.
El tránsito de documentos notariales se realiza en el siguiente orden:

Archivo de Archivo General de la

Archivo del Colegio
Notario en Nación o Archivo
de Notarios (2
ejercicio Regional (custodia
años)
permanente)

Archivo
periférico (si
los hubiere)
¿Qué es el Archivo Notarial?

Artículo 81° del D.L. 1049

• Los registros físicos en soporte de papel o

medios magnéticos que lleve el notario.
• Los tomos de minutas extendidas en el
registro.
• Los documentos protocolizados.
• Los índices.
 Unidad orgánica encargada

• La Dirección de Archivo Notarial del

Archivo General de la Nación, está a
cargo del procedimiento de
transferencia.

• En los Archivos Regionales, la unidad que

haga sus veces.
Fondo documental Serie documental
• El archivo notarial • Registros a cargo del notario:
escrituras, minutas, protestos,
índices, entre otros.
 PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA

• La Dirección de Archivos Notarial del

Archivo General de la Nación, elabora
un diagnóstico situacional.

• En los Archivos Regionales, la unidad

que haga sus veces.
 INICIO DEL PROCEDIMIENTO

• Cumplidos dos años del cese del Notario, el AGN

inicia el procedimiento de transferencia
cursando comunicación al Colegio de Notarios
correspondiente.

• En los Archivos Regionales, se comunicará al

Colegio respectivo.
 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA
• La DAN, elaborará el inventario del archivo
notarial a transferirse.

• Además realizará el rotulado de los registros

notariales.

• Los cuadernillos de instrumentos protocolares

que no se encuentren encuadernados, se
empaquetarán de diez en diez, y formarán un
protocolo.
 INFORMACIÓN GENERAL (ANEXO 01)
• Nombre del ex Notario
• Protocolos de los siguientes registros:
1. Escrituras Públicas
2. Protestos
3. Actas de Transferencia Vehicular
4. Actas de Transferencia de Bienes Muebles Registrables
5. Actas y Escrituras de Procedimientos No Contenciosos
6. Instrumentos Protocolares Constitución de Garantía Inm
7. Testamentos por Escritura Pública
8. Otros Registros Protocolares
Total Protocolos
Testamentos Cerrados
Expedientes Protocolizados
Índices protocolares y alfabéticos
Total metros lineales
 INVENTARIO DE REGISTROS PROTOCOLARES (ANEXO 02)

BIENIO FOJAS N° DE FECHA OBSERVACIÓN

DEL AL PROTOCOLO
 INVENTARIO DE TESTAMENTOS CERRADOS (ANEXO 03)

FECHA TESTADOR N° OBSERVACIÓN

 INVENTARIO DE EXPEDIENTES JUDICIALES (ANEXO 04)

N° DE JUZGADO SECRETARIO PARTES DEL MATERIA OBSERVAC.

EXPEDIENTE PROCESO
 INVENTARIO DE ÍNDICES CRONOLÓGICO Y ALFABÉTICOS (ANEXO 05)

AÑOS CLASE DE ÍNDICE N° DE ÍNDICE OBSERVACIÓN

 VERIFICACIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

• Concluido el inventario, se verificará que los

instrumentos protocolizados, estén registrados en
los índices.
• Asimismo, se verificará la existencia de la minuta,
en los casos que señala la ley.
 SUSCRIPCIÓN DEL ACTA DE TRANSFERENCIA

• Concluida la verificación se trasladará el Archivo Notarial, al

AGN, suscribiendo el acta de transferencia (representantes
del AGN y Colegio de Notarios).
ACTA DE TRANSFERENCIA (ANEXO 06)
 ELABORACIÓN DEL INFORME

• Concluida la transferencia, la DANJ elevará un informe,

solicitando la aprobación del procedimiento mediante una
Resolución Jefatural.
• El mismo procedimiento observarán los Archivos
Regionales, debiendo informar al AGN, dentro de los 15 días
útiles de concluida la transferencia.
mbernaola@agn.gob.pe
 5.2. LA APLICACIÓN DE LOS
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS EN
DOCUMENTOS NOTARIALES

Expositora: Julia Vergara García

DIRECCIÓN DE ARCHIVO NOTARIAL DEL AGN

La Dirección de Archivo Notarial es el órgano de

línea dependiente de la Jefatura Institucional del
Archivo General de la Nación, que tiene a su cargo
la identificación, acopio, custodia, protección,
organización, descripción y servicio del acervo
documental de los ex Notarios de la provincia de
Lima, que han cesado en sus funciones por las
causales previstas en la Ley del Notariado.

Se encuentra ubicado dentro de las instalaciones

del Palacio Nacional de Justicia, en el Centro
Histórico de la ciudad de Lima, con ingreso por la
Calle Manuel Cuadros s/n, ocupando un área
aproximada de 1,700 m2. de sótano dividido en 03
niveles.
VALOR DE LOS DOCUMENTOS NOTARIALES
CUSTODIADOS POR LA DAN
VALOR
JURÍDICO LEGAL
Valor jurídico al ser prueba
fehaciente de la realidad del
acto que contiene, gozando de la
certidumbre de la data entre los
otorgantes y frente a terceros, y
valor legal al sustentar la
titularidad jurídica
constituyendo derecho de
propiedad pasible de inscripción
ante SUNARP.
VALOR
HISTÓRICO
Los documentos jurídicos
legales de Ilustres personajes
de la política y literatura
peruana del siglo XX que
contribuyeron a la historia de
nuestro país.
Conocimiento de la evolución y
cambios en la normativa legal
respecto al Derecho Notarial.
Testamentos de personajes ilustres de la
política y literatura peruana
 IMPORTANCIA DE PROTECCIÓN DE LOS
FONDOS NOTARIALES

PATRIMONIO
MEDIDAS GENERALES
CULTURAL
DE PROTECCIÓN
ARCHIVÍSTICO

Ley N° 28296 del 22 julio 2004, Ley Ley N° 28296 del 22 julio 2004,
General del Patrimonio Cultural de la Ley General del Patrimonio
Nación y su Reglamento aprobado Cultural de la Nación.
mediante Decreto Supremo N°011- Artículo 19°.- Organismos
2006-ED, publicado el 1 de junio del competentes.
2006.
 PROCESOS ARCHIVÍSTICOS DE LOS
DOCUMENTOS NOTARIALES

Selección Acopio Protección

y y Y Puesta en
Descripción Organización Custodia Servicio
(CNL) (DAN) (DAN)

Servicio de Atención al
Ciudadano con
información : exhibición,
Conservación Preservación verificación, búsqueda,
y Digital Reprografía emisión de copias
Restauración (Digitalización) certificadas,
testimonios, boletas,
transcripciones, etc.)
ÁREA CONSERVACIÓN - AGN
SELECCIÓN

▪ Identificar
▪ Analizar
▪ Evaluar
 COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO NOTARIAL DE LA DAN

Fondo ARCHIVO
NOTARIAL

Nombre del Ex
Sección Notario

Escrituras
Serie Públicas
Minutas Índices Kardex Planos

Directiva N° 001-2020 – AGN/DAN – RJ 006-2020-AGN/J

 DESCRIPCIÓN

▪ Localización rápida.

▪ Control del patrimonio documental.

▪ Brindar un eficiente y eficaz servicio

de información.

NRO FECHA ACTO COMPARECIENTES FOLIOS OBSERVACIONES

PROTOCOLO ESCRITURA JURÍDICO
OTORGANTE A FAVOR

DIRECTIVA Nº 001-2009-AGN /DNDAAI “NORMAS PARA LA TRANSFERENCIA DE LOS ARCHIVOS NOTARIALES” y

modificatoria del art 16 mediante R.J. Nº 018-2019-AGN/J
 ACOPIO Y ORGANIZACIÓN

Colegio de Notarios Traslado Acopio y Organización del

Fondo Notarial transferido
dentro del Repositorio Notarial
 ORGANIZACIÓN

80 FONDOS
NOTARIALES
CUSTODIADOS

DOC.
NOTARIALES
8,279 ml
67,299 unid.
archivísticas

Registro de Ingreso y asignación de ubicación Topográfica dentro del Repositorio de la

DAN
 PROTECCIÓN Y CUSTODIA
DIRECCIÓN DE CONSERVACIÓN

Restauración Digitalización
Revisión y detección de deterioro de documental
documentos documental

CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN
DE LOS FONDOS NOTARIALES
Protocolo de Seguridad en el Acceso y Manipulación de
los documentos archivísticos en los repositorios del AGN
Res. Jefatural N°030-2019-AGN/J ( 7.2 – Medidas de
prevención y protocolo de seguridad en el servicio del
Archivo Notarial)
 SERVICIO DE EMISIÓN DE PUBLICIDAD

Servicios Archivísticos Notariales : Emisión de Testimonios, Copia Certificadas, Copias

Simples, Boletas, Constancias, Transcripciones.
Verificación documental, Búsqueda documental, Exhibición.

▪ Directiva N° 01-2020-AGN/DAN “Servicio de Publicidad de los Archivos Notariales

que brinda la Dirección de Archivo Notarial del Archivo General de la Nación”
aprobada con Resolución Jefatural N°006-2020-AGN/J
▪ TUSNE AGN Resolución Jefatural N°023-2021-AGN/J – Tarifario de los Servicios
prestados por el AGN.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN
Lic. Julia Vergara García
Especialista Administrativo y de Gestión
5.3. Directiva de Servicios de Publicidad
de Archivos Notariales que brinda el AGN

Aprobado con Resolución

Jefatural N° 006-2020-AGN/J
de fecha 13.01.2020.

Expositora: Miluska Macavilca Escalante

OBJETIVO
• Regular el procedimiento
administrativo especial del
servicio de publicidad de los
documentos obrantes en el
Archivo Notarial que custodia la
Dirección de Archivo Notarial
(DAN) del Archivo General de la
Nación y los Archivos Regionales.
BASE LEGAL
• Art. 5 del Decreto Ley N° 19414. Ley de Defensa,
Conservación e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
• Art. 63 del Decreto Legislativo N° 1049. Decreto
Legislativo del Notariado.
• El Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444, Ley
del Procedimiento Administrativo General,
aprobado por Decreto Supremo N° 004-2019-JUS.
Fuentes Documentales de Publicidad

▪ Escrituras Públicas
▪ Minutas
▪ Índices
▪ Kárdex
▪ Planos
Servicios de Publicidad de Testamento

• Se prohíbe dar publicidad del contenido o existencia de los testamentos

mientras viva el testador. El testimonio del testamento, en vida del testador,
sólo es expedido a solicitud de éste.
• Una vez fallecido el testador, el testamento solo se expedirá como
testimonio, previo pago de la tasa correspondiente, y con la presentación de
la partida de defunción del testador en original, con una antigüedad no
mayor a 3 meses, la cual se anexara al protocolo.
• Para exhibir el testamento se deberá tener la conformidad del verificador
respecto a la documentación mínima a presentar.
Publicidad Simple
• Exhibición: Es la consulta directa (lectura) previa verificación, por parte del
administrado de las fuentes documentales. Se efectúa en la DAN, en presencia del
personal facultado para ello, debiendo adoptar las precauciones convenientes
para asegurar su conservación. Está prohibido doblar las hojas, poner anotaciones
o señales, o realizar actos que puedan alterar la integridad de estos, bajo
responsabilidad de adoptar las acciones legales correspondientes. La exhibición de
la fuente documental notarial se realiza para los efectos de investigación, toma de
muestras fotográficas, peritaje o toma de conocimiento.
• Copia simple: Reproducción de las fuentes documentales, así se encuentren
incompletas o con carencia de firma.
• Búsqueda: Obtención de información extraída de los índices alfabéticos o
cronológicos.
Publicidad Certificada
Testimonio: Reproducción total del instrumento público protocolar, así como de sus
respectivos anexos, en tanto se encuentre completo y suscrito por los intervinientes y el
notario.
Es la certificación a ser utilizada para su presentación en SUNARP.
Los instrumentos protocolizados (acta y expediente) serán extendidos solo como
testimonio.
Copia certificada: Se expide como copia certificada la reproducción total de la minuta
y/o parte de los anexos, así como de los índices, kárdex y planos. A su vez, se emite,
cuando en el instrumento público protocolar completo, faltase al menos una firma de
los intervinientes.
En caso de instrumentos protocolizados, estos podrán ser solicitados por parte del
usuario de manera parcial o total, tal hecho quedará como constancia en la respectiva
concuerda.
Publicidad Certificada
Anotación de Inscripción en la Matriz
1. Copia certificada de la anotación de inscripción expedida
por la SUNARP, previo pago de la tasa correspondiente.
2. Los oficios presentados por la notaria de acuerdo al
artículo 48° de la Ley de Notariado D.L. N° 1049.
3. Los mandatos judiciales y/o Ministerio Público.
4. Los oficios presentados por el Ministerio de Relaciones
Exteriores.
Alcances de la Responsabilidad
a. El funcionario o servidor civil que expide la publicidad debe actuar con la
diligencia requerida de acuerdo a sus facultades. No asume responsabilidad
por la autenticidad, validez, veracidad, contenido de la fuente documental
o por cualquier inobservancia legal del notario que autoriza el instrumento
protocolar ni por la firma, sellos, identidad, capacidad o representación de
quienes aparecen suscribiéndola.

b. El Director de la DAN no dará fe del contenido de los documentos,

escrituras, que se encuentran cuestionadas en el Poder Judicial, previa
notificación de la autoridad competente.
Procedimiento administrativo especial
de los servicios de publicidad:
▪ Los solicitantes deben presentar el formato aprobado
debidamente llenado y suscrito en el Módulo de Atención
respectivo. De no contar con la información necesaria,
debe pagar la tasa correspondiente por la búsqueda. Para
los efectos de la presentación del testimonio ante SUNARP
cuando el solicitante no sea el otorgante del instrumento
público debe acompañar la documentación que acredite su
legitimidad, según corresponda, dentro del TUO de la Ley
N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
• VERIFICACIÓN
Se inicia con el desarchivo por el personal del Archivo
Notarial de la fuente documental, que hace entrega de
la misma al personal verificador. Tratándose de las
escrituras públicas, el verificador constata la existencia
de la minuta, de corresponder, y de su registro en los
índices correspondientes; asimismo, constata la falta o
no de firmas de los intervinientes en el instrumento
protocolar, así como la del notario; dejándose
constancia, en la hoja de solicitud y certificación, bajo
responsabilidad, cualquier circunstancia relacionada a la
minuta, índices y firmas.
• Cuando en el procedimiento administrativo de publicidad, el
verificador advierta la presunción de falsedad del
instrumento público notarial o acta notarial, previa
realización de los trámites que acrediten tal circunstancia,
procederá a informar por escrito al Director de Archivo
Notarial acompañando la documentación que lo acredita, si
lo hubiera.
• El Director de Archivo Notarial informará de inmediato a la
Jefatura Institucional a fin de que se adopten las acciones
legales correspondientes.
• El servicio de publicidad no se suspenderá, debiendo
indicarse en la certificación correspondiente que el
instrumento público materia del servicio se encuentra
incurso en investigación.
• Formalidades en la elaboración de la
publicidad
• El nombre del ex notario al que pertenece.
• La fecha de extensión del instrumento público notarial.
• Nombre de los otorgantes y designación del acto jurídico.
• Número de folio y protocolo en el que corre archivado el
instrumento notarial.
• Número de hojas útiles del instrumento notarial.
• Número de anexos que se expiden junto con el instrumento.
• Los recibos de pago, derechos cobrados, y, fecha de suscripción.
• Cualquier circunstancia relevante y/u observaciones que se
adviertan del fondo documental.
Gracias por su atención.
mmacavilca@agn.gob.pe