INTRODUCCION

Durante nuestra carrera universitaria nos hablan sobre la importancia que el protocolo
tiene en la vida profesional de un notario, esta investigación nos muestra los procesos de
registro del protocolo así como también que pasa con aqueos profesionales del derecho
que incurren en faltas o descuidos que pueden tener sanciones que llegan hasta poder
quedar inhabilitado de prestar los servicios de notario.

Las sanciones están reguladas en el código notariado pero mas allá de una sanción esta
en juego la reputación de un profesional del derecho, pues quien contrataría a un
profesional que actúa de forma irresponsable con sus propios documentos y deberes,
tomando en cuenta que lo que se juega muchas veces son bienes muebles o inmuebles
que tienen valores altos, es por eso la razón de conocer la importancia de la buena
utilización del protocolo.
 ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

RESEÑA HISTÓRICA

El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto 257 que contenía la “Ley
Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el gobierno del General
Justo Rufino Barrios.

Inicialmente, fue creado para que en él se depositaran los tomos de protocolos de

notarios fallecidos, notarios que fallecieran a partir de la emisión de dicho decreto,
notarios suspendidos en el ejercicio de la profesión y notarios que se encontraran
radicando fuera del país. Su primera sede fue el Archivo de las Salas de Justicias de la
Ciudad de Guatemala, presidido por el Secretario de la Primera Sala de Justicia. Dentro del
personal se contaba con un escribiente encargado de realizar lo que se le solicitara,
permaneciendo en el Archivo los días y horas de audiencia ordinaria de la Primera Sala de
Justicia; así mismo, estaba a cargo de llevar el control en un libro de registro o índice por
orden alfabético de cada protocolo depositado, con expresión del año o años que
comprendían y el número de folios que lo formaban.

Las atribuciones del Archivo se amplían con la emisión del Decreto No. 271 del 20 de
febrero de 1882, en el sentido de que también debía de procederse a depositar los
protocolos cuando los notarios voluntariamente quisieran hacerlo; cuando se vencía el
término de la fianza y no la renovaban, se extendía por un término de dos años, o bien no
acreditaran que poseyeran una propiedad raíz por valor de dos mil pesos; cuando en
contra de algún notario se hubiera dictado interdicción judicial o auto de prisión; cuando
se promoviera a un notario de un empleo que llevara anexa jurisdicción con goce de
sueldo y cuando por cualquier razón los notarios se ausentaran del país.

La legislación notarial puesta en vigor por parte del gobierno de Justo Rufino Barrios,
estuvo vigente en nuestro país por mucho tiempo, siendo el Decreto No. 271 uno de los
cuerpos legales que presenta tal característica, al que casi ninguna reforma se le hiciera,
hasta que fue abrogada por una nueva Ley de Notariado durante el gobierno del General
Jorge Ubico, Decreto No. 1563 del 20 de agosto de 1934.

La Nueva Ley Notarial dedica el capítulo XIII al “Archivo General de Protocolos y demás
Registros Notariales”, comprendido del artículo 59 al 62. En dicho decreto se establece
que el Archivo continúa siendo dependencia de la Presidencia del Poder Judicial, indicando
que el mismo se conocería con el nombre de “Archivo General de Registros Notariales” y
se requería ser notario hábil para el ejercicio de la profesión para optar al cargo de
director del mismo.

El 8 de octubre de 1935, el General Jorge Ubico promulga una segunda Ley Notarial,
según Decreto No. 1744; en el cual el capítulo décimoquinto es dedicado al Archivo
General de Protocolos en los artículos del 60 al 64. Se establece que el Archivo a partir
de esa fecha
pasa a ser dependencia de la Corte Suprema de Justicia y no de la Presidencia del
Organismo Judicial, como lo legislaba la Ley Notarial derogada.

El 21 de abril de 1936, el Presidente Jorge Ubico emite nueva Ley de Notariado, según
Decreto 2154 de la Asamblea Legislativa. El Archivo General de Protocolos no sufre ningún
tipo de reforma o innovación.

El 30 de noviembre de 1946 el Honorable Congreso de la República promulga el Decreto

No. 314 que contiene un cuerpo legal que los congresistas titulan “Código de Notariado”,
el cual fue promulgado por el Organismo Ejecutivo el 10 de diciembre del mismo año y
entró en vigencia el 1 de enero de 1947.

El Decreto No. 314 del Congreso de la República es el que actualmente nos rige, el cual
regula en el título XI lo referente al “Archivo General de Protocolos”.

BASE LEGAL
El Archivo General de Protocolos es una dependencia de la Presidencia del Organismo
Judicial que de conformidad con el artículo 78 del Código de Notariado, le corresponde
registrar los mandatos judiciales, recibir y conservar los expedientes extrajudiciales de
jurisdicción voluntaria, los testimonios especiales de las escrituras públicas autorizadas por
los Notarios del país y los Protocolos que en él se depositen por fallecimiento,
impedimento o ausencia del Notario respectivo.
ORGANIGRAMA
FUNCION

La función del Archivo General de Protocolos como dependencia de la Presidencia del

Organismo Judicial podemos enmarcarla en el marco de una administración de justicia
preventiva, bajo el adagio "Notaria abierta, Juzgado cerrado". El Archivo General de
Protocolos no es un simple "Archivo", sino que es la instancia pública que garantiza la
seguridad jurídica documental del país. Tras la reforma de 1997 al Código del Notariado,
el Archivo General de Protocolos pasa a convertirse en una dependencia de la Presidencia
del Organismo Judicial. Actualmente cuenta con tres Subdirecciones: Subdirección de la
Unidad del Archivo de Protocolos, cuyas funciones son revisar y custodiar los testimonios
de los protocolos; la Subdirección del Área de Testimonios Especiales, donde se custodian
los testimonios especiales ordinarios, los implicados, y sus respectivas microfilmaciones; la
Subdirección de Registro de Archivos, entre los que se encuentran el de Notarios, Firmas y
Sellos, y de Poderes. Además, en el Archivo General de Protocolos y dependiendo del
Director General, pero sin relación laboral, asisten Delegados del Colegio de Abogados y
Notarios, que verifican el cumplimiento del timbre notarial. Adicionalmente, cuenta con
una Asesoría Jurídica, Secretaría Administrativa, Finalmente, los Juzgados de Instancia
Civil en los departamentos, tienen funciones de control notarial y recepción de avisos.
Podemos señalar como funciones generales del Archivo General de Protocolos las
siguientes: a) Registro; b) Archivo; c) Supervisión Notarial. Entre las funciones de
Registro, como anteriormente se indicó se lleva un triple registro: a) Registro de Notarios:
con información general identificativa de cada notario, nombre, sede notarial, fecha de
graduación, determinación del depositario del protocolo en caso de ausencia o
fallecimiento; b) Registro de Firma y Sello de Notario: actualmente en cuatro libros físicos,
pero en proceso de digitalización. Existen unas 7,000 inscripciones, sin embargo, no todos
ejercen debido a que fungen en cargos públicos, se encuentran ausentes del país por más
de un año, o por fallecimiento, de forma que se puede calcular en 4,500 los notarios
habilitados y en ejercicio. Además, existen anotaciones relacionadas con cancelaciones,
identificación de personas; c) Registro de poderes y de sus modificaciones. Se encuentra
en proceso de automatización, de forma que las razones puedan ser expidas a la mayor
brevedad posible. En su función de Archivo, almacena los siguientes documentos:
Protocolos, de entrega obligatoria, testimonios especiales desde 1967 (los anteriores se
encuentra en el Archivo General de Centroamérica), avisos notariales trimestrales,
expedientes de jurisdicción voluntaria, en este caso no hay plazo de entrega. En su
función de supervisión notarial, realiza una revisión e inspección de Protocolos, desde
agosto del 2,001, tras un lapso de 10 años. En el caso de los departamentos, dicha
función se ejerce a través de los Juzgados de Instancia del Ramo Civil, según el Acuerdo
55-2000 de la Corte Suprema de Justicia. En aquellos departamentos con más de un
Juzgado, en los años pares, a través de los Juzgados pares, y viceversa en los impares. El
Secretario del Juzgado es el encargado de recibir la documentación. La revisión de los
protocolos notariales se realiza por sorteo aleatorio, citando al notario a revisión ordinaria
(empastado, foliado, razón de testimonios y otras).
En caso de anomalías, se fija de mutuo acuerdo un plazo de subsanación, siempre que la
deficiencia o error sea subsanable. En el caso de las enmiendas, se requiere de un proceso
administrativo jurisdiccional. La Dirección General del Archivo de Protocolos emite
circulares informativas para el envío en plazo de los avisos trimestrales notariales. Los
Juzgados de Instancia Civil departamentales a raíz de los Acuerdos de la Corte Suprema
de Justicia, números 54 y 55-2000, se encuentran coordinados a los efectos de
supervisión notarial a la Dirección General del Archivo de Protocolos, con lo que se
interpreta el artículo 37 del Código del Notariado, teniendo funciones de clasificación,
distribución y envío de protocolos, testimonios especiales, índices, los cuales según el
Código del Notariado deben enviarse "inmediatamente".

En dichos Juzgados se encuentran fungiendo Delegaciones del Archivo General de

Protocolos. Un caso típico de revisión frecuente es el supuesto de testimonios especiales
de testamentos o donaciones mortis causa cerrados que no van en plica, o de sus
modificaciones o revocaciones. A raíz de los Decretos del Congreso de la República
Números 82-96 y 34-2000, se exonero a los notarios del pago de las multas por no
cumplir con la obligación tributaria generadora por testimonios especiales. Con el Decreto
25-2001, tras haberse vencido los respectivos plazos se abrió una nueva prórroga para la
regularización tributaria (timbre notarial), del 1 de agosto de 2001 al 28 de febrero del
2002. Los notarios que no se encuentren solventes, serán recogidos en una lista pública,
que diez días hábiles después de vencido dicho plazo, publicará la Corte Suprema de
Justicia, quedando inhabilitados, hasta que regularicen su situación tributaria. Existe la
posibilidad de que el Colegio de Abogados y Notarios requiera convencionalmente de su
pago. Si la cantidad atrasada es mínima el pago puede en efectivo. El pago del timbre
notarial se realiza con estampillas que se adhieren a la primera hoja del testimonio
especial, salvo en el caso de los testamentos cerrados, que se realiza en la transcripción
del acta de otorgamiento de testamento cerrado en plica, en la última hoja "a la cola del
testimonio".

La Ley aplicable es la de la fecha del instrumento público, es decir la fecha de autorización

del instrumento público, no importando la fecha de extensión del testimonio. Pudiendo
presentarse las siguientes situaciones:

Hasta el 23 de marzo de 1997, aplica el Decreto 1401, la tarifa es del 1/.. Con un mínimo
de Q. 0.10 y un máximo de Q. 5.00, siendo ilegal, y constituyendo delito de apropiación
indebida de tributos cualquier cobro mayor a un cliente. Desde el 24 de marzo de 1997, el
mínimo es Q.1.00 y el máximo Q. 300.00.

Como se señaló anteriormente el Colegio de Abogados y Notarios puede requerir

convencionalmente el pago atrasado del timbre notarial. Para ello, la Junta Directiva
autorizó suscribir convenios de pago por montos mínimos de Q. 5,000.00, sin intereses,
con un plazo de hasta 12 meses, debiendo dar un anticipo del 25%. Pero el notario debe
presentar una solicitud por escrito adjuntando el detalle de sus testimonios especiales y el
monto del adeudo. Debe presentar los testimonios especiales a la sede central del Colegio
de Abogados y Notarios. Posteriormente los delegados del Colegio revisarán los valores de
los testimonios.
Finalmente se suscribirán los convenios de pago, trasladando el Colegio los testimonios al
Archivo General de Protocolo, con el sello de "CONVENIO DE PAGO NÚMERO..."

El siguiente cuadro recoge las principales obligaciones notariales relacionadas con el

Archivo General de Protocolos:

Se establecen las siguientes obligaciones generales:

- El sello del Notario debe ser legible, no gastado.

- El sello y la firma deben coincidir con el registrado. Existe un formulario de registro al

efecto.

- No usar tinta roja, especialmente en el texto, puesto que se borra con el tiempo, lo que
no permite digitalizar documentos.

- No repetir o seriar instrumentos con número repetido, de conformidad con el artículo 96

del Código del Notariado, se debe realizar diligencias de enmienda en el Juzgado de
Primera Instancia del Ramo Civil.

- Los testimonios especiales tienen un plazo de presentación, 25 días después de la fecha

de autorización del instrumento público. Deben presentarse fotocopias completas, claras,
sin rayas negras, completamente legibles.

Las transcripciones deben ser legibles.

Todas las hojas deben ser numeradas, firmadas y selladas por el Notario compulsante (por
ejemplo, en supuestos de notarios que temporalmente no puedan compulsar, dejando
constancia de que se trata de un testimonio especial a ruego. La clave del notario debe
ser visible. Un timbre de Q. 0.50 en cada hoja. Se deben inutilizar los timbres notariales o
fiscales (con el sello del notario, no perforándolos). El timbre notarial se adhiere en la
primera hoja, no en la última.

- En el caso de testimonios especiales de protocolización, el documento protocolizado debe

formar párte de la escritura y debe ser insertado en el testimonio especial. En la fotocopia
debe estar visible el folio del documento, el impuesto fiscal o notarial. La razón final debe
concordar el número de instrumentos y el número de hojas que lo componen. Si se
encuentra compulsado por notario distinto al otorgante "a ruego" deben señalarse las
circunstancias y la causa de la imposibilidad. En el caso de los testamentos y donaciones
mortis causa abiertos comunes en plica y sus modificaciones o revocaciones, se transcribe
el acta, sede utilizan sobre oficio, no sobre manila, y se redacta una razón con los
requisitos señalados en el artículo 37 del Código del Notariado. La razón debe ir sellada y
firmada por el notario. La plica lleva un timbre notarial de Q. 25.00.

- En el caso de los índices de Protocolo, además de los requisitos generales, el envío al

Archivo General de Protocolos debe efectuarse hasta 25 días hábiles después del cierre del
Protocolo. Cada hoja está gravada con timbre fiscal de Q. 0.50. En el caso de que ya
tributara la operación, se debe razonar dicha circunstancia.

- Finalmente, en el caso de los avisos trimestrales, el plazo es de 25 días hábiles después

de finalizar el trimestre calendario, pudiendo presentarse en el Juzgado de Primera
Instancia del Ramo Civil. Se dirige un memorial del Director del Archivo General de
Protocolos, indicando alguno de los siguientes supuestos, y señalando la clave del notario.
Firmado y sellado por el notario, en original, sin que esté afecto a impuestos. Los
supuestos son: Número de testimonios y fecha del último autorizado; Número y fecha del
último cancelado; Mención de que no autorizó ningún testimonio en el trimestre.
INSPECCION DE PROTOCOLOS

 Del empastado: para inspeccionar la forma en que se encuentra empastado el

tomo de protocolo y sus atestados.

 De la foliación: la forma en que ha sido foliado el protocolo.

 Correlatividad del número de orden y registro de las hojas de papel sellado

especial para protocolos.

 Número de instrumentos públicos de que consta.

 Fecha de apertura del protocolo, la cual debe ser posterior o coincidir con la fecha
de pago de derecho de apertura de protocolo.

 Fecha de cierre de protocolo.

 Si la razón de cierre está firmada y coincide con el contenido del protocolo y el

índice.

 El índice debe estar firmado y sellado, cubrir el impuesto fiscal correspondiente y

coincidir con el contenido del protocolo y la razón de cierre.

 Razones marginales. (Ampliaciones, aclaraciones, modificaciones o rescisiones).

 Atestados:

1. Constancia de pago de derecho de apertura de protocolo.

2. Comprobantes de:

·Avisos trimestrales.

· Testimonios especiales.

· Testimonios especiales en plica de testamentos o donaciones por causa de muerte.

· Avisos de cancelación.

· Avisos de protocolización de documentos provenientes del extranjero.

· Índice.

3. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro General de la

Propiedad de los testamentos o donaciones por causa de muerte autorizados.

4. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al Registro Nacional de

Personas de los matrimonios celebrados.

5. Copias con sello de recepción de los avisos presentados al DIGECAM de las

compraventas de arma de fuego realizadas.
REPOSICION DE PROTOCOLOS

El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario

reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al juez de primera instancia, el
cual deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá declarando procedente la
reposición del protocolo y en caso de que exista delito mandará a que se inicie el
respectivo procedimiento penal incluso en contra del propio notario. Al declarar
procedente la reposición el juez pedirá a la corte suprema de justicia copias de los
testimonios especiales enviados por el notario al archivo general de protocolos. Si no
existieran testimonios en el archivo se pedirán las copias o duplicados que hubieren en los
registros y se citará a los otorgantes y a interesados previniéndoles la presentación de los
testimonios o copias que tengan en su poder. Esta citación se hará por avisos en el diario
oficial y otro de los de mayor circulación.

Si no fuere posible reponer todas las escrituras el juez tendrá que citar de nuevo a los
interesados para consignar en actas los puntos que las escrituras contenían y en caso de
desacuerdo o incomparecencia, los interesados tendrán que recurrir a un juicio en la vía
ordinaria.

SANCIONES, INHABILITACIONES Y REABILITACIONES DEL NOTARIO

MOTIVOS
a) Los civilmente incapaces;

b) Los toxicómanos y ebrios habituales;

c) Los ciegos, sordos o mudos; y,

d) Los que hubieren sido condenados por alguno de los siguientes delitos: falsedad,
robo, hurto, estafa, quiebra o insolvencia fraudulenta, cohecho e infidelidad en la custodia
de documentos, prevaricato y malversación.

Los impedimentos anteriores son totales o absolutos y están regulados en el artículo 3º del
Código de Notariado.

INHABILIATACION DEL NOTARIO

La Inhabilitación del Notario GUILLERMO CABANELLAS, manifiesta que la palabra

inhabilitación significa: "Declaración de que alguien no puede, por causas naturales,
morales o de otra especie, desempeñar un cargo, realizar un acto o proceder en alguna
esfera de la vida jurídica".

La Corte Suprema de Justicia.

La CSJ puede intervenir en el régimen disciplinario del Notario, ya que en lo relativo a

sanciones, cualquier persona o el Ministerio Público tiene derecho de denunciar ante la
misma, los impedimentos de un Notario para ejercer la profesión. Así también cuando la
CSJ tuviera conocimiento de que un Notario ha incurrido en alguna de las causales de
impedimento, debe proceder a formalizar la denuncia.

Órganos que pueden decretar la inhabilitación

Tribunales de justicia (en materia penal)

Cuando conozcan de cualquiera de los delitos que conlleva la prohibición de ejercer,

deben decretar la inhabilitación en forma provisional cuando motivan el auto de
procesamiento y en forma definitiva, cuando pronuncian sentencia condenatoria. En
ambos casos deben comunicarse al Colegio de Abogados y Notarios y a la CSJ.

Corte Suprema de Justicia

En este caso la CSJ debe citar al Notario impugnado, quien puede aportar las pruebas que
estime pertinentes para desvanecer los cargos. La Corte tiene la facultad de efectuar las
diligencias que considere necesarias para agotar la investigación y comprobar el o los
hechos que fueron denunciados.

Colegio Profesional

Cuando se ha faltado a la ética o atentado contra el decoro y prestigio de la profesión,

una vez seguido el trámite correspondiente. Art. 24 en adelante de los Estatutos del
CANG.

REHABILITACION

La rehabilitación puede hacerla la CSJ o el CANG dependiendo de la causa que haya dado
lugar a la inhabilitación. El Código de Notario regula en sus artículos 104 y 105 lo relativa
a la rehabilitación por parte de la CSJ.
En el caso de que la rehabilitación deba hacerla el colegio profesional, es mediante un
trámite administrativo, aunque la ley no regule el procedimiento a seguir.

Impugnación o recursos
En el Código de Notariado Decreto 314 regula 4 recursos:
a- Responsabilidad,
b- Reposición,
c- Reconsideración y
d- Apelación.

Recurso de responsabilidad. Procede en dos casos:

a- Contra la resolución de la CSJ, en la Inspección y revisión del protocolo, art. 88 C. Not.
b- Contra la resolución que dicte la CSJ en el expediente de rehabilitación, art. 105 C. Not.

Recurso de reposición. Procede contra la resolución que se dicte sancionando al notario,

art. 98 C. Not.

Recurso de reconsideración. Procede ante las sanciones del Director del Archivo General
de Protocolos que imponga por incumplimiento de las obligaciones del Notario reguladas
en los artículos 37 y 38 del Código. Art. 100 Código de Notariado.

Recurso de apelación. Procede en contra del auto que apruebe la liquidación de los
honorarios, art. 107 C. Not.
 CONCLUSIONES

 El Archivo General de Protocolos fue creado según Decreto 257 que contenía la
“Ley Orgánica y Reglamentaria del Poder Judicial” emitida durante el gobierno del
General Justo Rufino Barrios.

 El protocolo puede perderse, destruirse o deteriorarse, casos en que es necesario

reponerlo. Ante esta circunstancia el notario debe dar aviso al juez de primera
instancia, el cual deberá instruir averiguación y terminada la misma resolverá
declarando procedente la reposición del protocolo y en caso de que exista delito
mandará a que se inicie el respectivo procedimiento penal incluso en contra del
propio notario.

 La función del Archivo General de Protocolos como dependencia de la Presidencia

del Organismo Judicial podemos enmarcarla en el marco de una administración de
justicia preventiva, bajo el adagio "Notaria abierta, Juzgado cerrado".
 BIBLIOGRAFIA - E-GRAFIA

ww2.oj.gob.gt/archivodeprotocolos