Selección de Técnicas

de Protocolo

Tema 8
 ▪ Conocer el diseño, planificación y
Logro organización de actos protocolarios.
¿Qué es un
Protocolo?
 Los Grandes de España

La nobleza

Conceptos La heráldica
Básicos del
Protocolo La bandera

Las condecoraciones
▪ Reglas de Precedencia: Las más importantes a tener en cuenta son las
siguientes:

▪ La presidencia la ocupa el anfitrión del evento, la persona más

importante jerárquicamente.

▪ La “ley de cortesía” permite ceder la precedencia o presidencia a un

invitado de honor.

▪ La “ley de la derecha” establece que la persona más importante

después del anfitrión se coloca al lado derecho de la presidencia.

▪ La tercera persona más importante después del anfitrión se coloca a su

lado izquierdo.
Precedencias
▪ La “ley de alternancia” nos dice que los invitados se irán alternando de
derecha a izquierda de acuerdo a su importancia.

▪ La “ley de orden alfabético” nos dice que si dos o más personas tienen
la misma importancia, se les colocará por orden alfabético (de acuerdo
al idioma del anfitrión).

▪ Si están en línea, la más importante se encuentra a banderas o símbolos

y van en orden de importancia
 ▪ Si se posa para una foto y es un número impar, la de mayor importancia
esta en el centro y rige la ley de la derecha. Si el número es par, la de
mayor importancia estará en centro-derecha, y rige la ley de la derecha.

▪ En personas del mismo rango y jerarquía, prevalece la “ley de

antigüedad”.

▪ Precedencia de acuerdo al organigrama.

▪ La “ley de representatividad” nos dice que cuanto mayor es la
participación de una persona en la empresa, mayor es su
Precedencias representatividad.

▪ La “ley de igualdad jurídica internacional” reconoce por igual a todos los

países y sus representantes.

▪ La “ley de analogía” cubre lagunas protocolarias y asigna una precedencia

similar al cargo a quien no tenia una previamente estipulada.

▪ En cuanto a la restauración, se sirve primero a las mujeres, empezando por

quien esta a la derecha del anfitrión y luego al resto de mujeres en sentido
de las agujas del reloj.
PRESIDENCIA Y UBICACIÓN
DE ASISTENTES
Sistemas de Presidencia
Sistema Francés
 Sistema
Anglosajón
 ▪ Una vez que se ha situado a la presidencia, se deben situar a los
asistentes.
▪ La presidencia suele estar con el anfitrión, pero esta podría
cederse al invitado de honor. Normalmente el invitado de honor se
sienta a la derecha del anfitrión y de sigue la ley de la alternancia.
▪ Se hace alternancia entre hombres y mujeres. Si hay coincidencias,
es preferible que sea entre hombres.
▪ La mujer asume el rango de su marido en las precedencias, pero
Ubicación de no al revés.

asistentes ▪ Se aconseja separar matrimonios, parejas y familiares para no

centralizar la conversación.
▪ Si la presidencia es doble, la distribución es en aspa; evitando que
los extremos sean ocupados por mujeres.
▪ Si hay invitados extranjeros hay que evitar concentrarlos o
sentarlos a extremos.
▪ La persona de mayor edad precede a la joven, la mujer casada a la
soltera, y el nacional al extranjero.
Sistema de Organización de
Invitados
Sistema del
Reloj
 Sistema
Cartesiano
 ▪ El tratamiento generalizado es de “usted” y se utiliza en
todas las personas, independientemente de quién sea,
cuál sea su profesión o el cargo que ocupe.

▪ Los tratamientos se otorgan:

▪ Por razones de cargo
TRATAMIENTOS ▪ Por méritos o distinciones personales
 ▪ Al momento de crear un acto protocolario hay que tener
en cuenta las reglas básicas que rigen el protocolo
empresarial. Se analizarán los siguientes elementos:
▪ Objetivos que se pretende alcanzar.
▪ Presupuesto económico para la organización y celebración
del acto, así como los recursos humanos y técnicos.
▪ Quién lo organiza y quién asistirá. Se debe tener en cuenta
Gestión de el número exacto de asistentes y su colocación.
acciones ▪ Fecha y lugar del acto.
▪ Hora y duración de la celebración.
▪ Repercusión o proyección del acto.
▪ Con esta información se gestionarán las acciones para el
acto empresarial. También se recomienda realizar un
análisis FODA.
 ▪ La elección debe hacerse con mucho cuidado, y
cuando se decida, se deben tomar en cuenta
diferentes aspectos (clima, cantidad de personas,
espacio abierto o cerrado, tipo de evento, etc.)
▪ Cuando se tratan de negociaciones, un aspecto
Entorno de un importante es la elección de la mesa:
▪ Mesa rectangular: Negociaciones y reuniones.
acto ▪ Mesa en herradura: Más adecuada si hay tres
partes en la negociación.
▪ Mesa oval: La presidencia se ocupa en la parte
central de un lado largo.
▪ Mesa circular: Cordial y homogénea.
 Primero, Recepción de asistentes según protocolo.

se debe Ordenación de invitados según orden y precedencia.

tener en
cuenta Bienvenida del anfitrión y agradecimiento a los
que el asistentes/invitados.
anfitrión Introducción: Exposición de objetivos del evento por parte
del anfitrión.
invita,
Estructura recibe,
atiende
Presentación de los participantes en la mesa presidencial.

básica de un y Desarrollo del acto siguiendo el programa y cronograma.

despide;
acto y debe
Discursos: anfitrión e invitado de honor.

verificar Fomento de las relaciones sociales entre el anfitrión e

los invitados.

detalles. Despedida realizada por el anfitrión.

Entrega de regalos.
 Técnicas de Protocolo
Organización y planificación de actos protocolarios
▪ Organización
▪ Planificación
▪ Planificar y programar las tareas.
▪ Cronograma del evento.
▪ Fase de preparación (primer contacto, objetivos,
fecha y lugar)
▪ Fase de elaboración del proyecto (diseño del
acto, presupuestos, escaleta, invitaciones,
símbolos y banderas, presentaciones y regalos,
contacto con instituciones o personalidades,
contratación del espacio, catering, agencia de
Fases
viajes, tecnología, contratación de personal de
apoyo técnico).
▪ Preparación de documentación
▪ Convocatoria a los medios de
comunicación,
▪ Sistema de control de invitaciones.
▪ Fase de ejecución
▪ Evaluación del acto (análisis de rentabilidad,
repercusión, elaboración de memoria).
 Diagrama de Gantt con la planificación temporal del evento.

Solicitud de licencias y permisos.

Contratación de seguros de responsabilidad civil.

Documentación Contratación de publicidad.

necesaria para Tarjetón o invitación: anuncia actos y requiere confirmación.

actos Las cartas más personales deben ir firmadas.

protocolarios
Notas de prensa, dosieres informativos.

Programa y cronograma del evento incluido el libro de ruta.

Nota de protocolo para adjuntar a la tarjeta (etiqueta, parking,

credenciales, acceso, etc.)
 Tarjetas de presentación

Acreditaciones

Call for paper (en caso de ponencias)

Croquis de los espacios y disposición

Guión para el anfitrión

Documentación Documentación de los datos principales del evento
necesaria para Instrucciones para el personal

actos Listado de invitados indicando precedencias

protocolarios Cartulinas identificadoras de los asientos

Presupuesto

Contratos con proveedores (patrocinios, restaurantes, alquileres, pasajes, bonos)

Documentación relacionada al catering

 Minutas que
informen el Calendarios Folletos Libro de firmas
menú

Memoria del
Certificaciones Cartas de
Regalos evento en
y diplomas agradecimiento
formato digital

Documentación necesaria para actos protocolarios

 Diseño de
invitaciones
Organigrama, programa y
cronograma
 ▪ Las Relaciones Públicas y Protocolo suelen estar aliados con el

Organigrama departamento de comunicación y relaciones exteriores. En

algunos casos también esta asociado al departamento de
Marketing.
 Programa y
cronograma del
acto
Presupuestos y reservas presupuestarias

Recursos monetarios

Recursos humanos

Recursos materiales
 Plan de evacuación
Solicitud de
Protección de las Protección de las e implantación de Custodio de la
permisos para
autoridades instalaciones servicios de documentación
realizar cortes
emergencia

Control de
Control y Vigilancia de
Dotación de Vigilancia de mantenimiento y
seguridad vehículos y
atención sanitaria itinerarios seguridad
alimentaria aparcamientos
eléctrica

Inspección para
Control de
Control de accesos actos de alta
explosivos
seguridad

La seguridad en actos protocolarios

 La calidad en el desarrollo de actos protocolarios

Para hacer una medición de

la calidad, primero debemos
Indicadores de calidad
hacer un estudio de mercado Para medir la calidad:
externa:
y saber los gustos y
preferencias del cliente.
• Dimensión humana • Calidad del soporte físico
• Dimensión técnica • Calidad del servicio
• Dimensión económica • Calidad económica
• Calidad de atención al
cliente
 ▪ Las desviaciones pueden deberse a factores internos o
externos; en todo caso siempre se debe identificar la
razón.

▪ La desviación cuantitativa puede calcularse con las

siguientes formulas:

Desviaciones y
medidas de
corrección
 Desviación de Desviación de
objetivos repercusión

Desviaciones y Desviación de Desviación de

sus medidas de la la prestación
planificación del servicio
corrección
Desviación Desviación en
del la contratación
presupuesto del personal
¿Qué aprendimos hoy?
 ▪ En grupos de 5 personas, analizar el siguiente
caso y desarrollar las actividades:
▪ El Cañón del Colca fue considerado como un
Destino Seguro durante el contexto de pandemia,
Actividad por este motivo, Autocolca hará una rueda de
prensa.
▪ Elaborar:
▪ Nota de protocolo
▪ Carta de agradecimiento a los asistentes
 ▪ MUÑOZ, Soledad. Protocolo empresarial. Ediciones
Bibliografía Paraninfo. Madrid, 2018