Curso – Taller

Eventos, Ceremonial y Protocolo

Lic. Jeannette Rodríguez

Julio 2008
 ¿Cómo se Organiza un Evento?
Defina claramente:
• Tipo de Evento
• A quien va dirigido
• Qué objetivo persigue
• Qué pretende
comunicar
• Nombre del Evento
• Lugar y Fecha
• Comité Organizador
 Pre-Evento
• Planifique:
Garantiza la realización
ordenadamente
Planificación y realización
se condicionan
No es posible ejecución
perfecta sin planeación o
proyecto
El proyecto por escrito
Rectificaciones oportunas
Redacción sobria
Completo y detallado que
permita su ejecución por
otras personas
 Contenido del Proyecto
• 1- Apartados básicos: El acto a realizar y el índice de
trabajo
• 2- Introducción: Se describe el acto y el fin que
persigue
• 3- Descripción técnica del acto: Lugar, Local y forma
de habilitarlo, fechas y horas, personas o grupos que
han de intervenir, descripción del acto, cronograma
(Desde la llegada de los invitados hasta la despedida)
• A- El cronograma deberá destacar días y horas
excluyendo sábados, domingos, días festivos, cercanos
a un puente, lunes y viernes. Las mañanas son las más
aconsejables y las tardes o noches entre las 7 y las 9
PM
 Contenido…
• 4- Protocolo del acto:
• Previo a la celebración:
se preverán las
personalidades a invitar,
las que concurrirán al
acto, invitaciones
generales, medios de
comunicación.
• Durante la celebración
se preverá la recepción
de personalidades,
asistentes en general,
con todo detalle.
 Contenido…
• 5- Documentación del acto:
• La oficial: Listas protocolares, organigramas.
• Relaciones públicas y protocolo: Prensa, radio,
televisión, anuncios, programas de opinión. Se
acompañará de los textos de programas,
invitaciones, saludos, tarjetas, etc.
• La interna o administrativa: carpetas, cartas,
impresos.
• 6- Medios personales: número de personas que
se calcule puedan ejecutar el acto: Servicios de
protocolo, servicios administrativos, personal de
logística.
 Contenido…
• 7- Medios materiales:
• Montaje de las siguientes
oficinas:
• A- Administración
• B- Recepción e
información
• C- logística
• D- instalaciones y servicios
• 8- Medios económicos:
Presupuesto de gastos e
impuestos (lo mas
detallado posible)
incrementando un 20%
para imprevistos
 Contenido…
• 9- Anexos complementarios:
• Croquis de lugar donde se vaya a celebrar el
evento
• Composición del presidium
• Guión para: el anfitrión, componentes del
presidium, medios de comunicación,
colaboradores y auxiliares de protocolo.
• 10- Proceso de seguridad:
Preparación de los vehículos
• Contactos necesarios: Tránsito, asistencia
médica, bomberos.
 Contenido…
Complementos:
• Medios de información:
• Colocación de los periodistas
• Facilitar su labor
• Orden protocolar de los medios
• Organización de la rueda de prensa
• Preparar y redactar comunicados
• Estudiar los lugares estratégicos
• Ubicación, Organización y Decoración del centro de
prensa
• Facilitar el contacto con autoridades y protagonistas
 Contenido…
• Ruedas de prensa:
• Preparación del salón
• Tarjetas protocolares
• Cuartillas, lápices y salón para vino de honor
• Dossier contentivo de:
• Síntesis del tema a tratar
• Titulo de la rueda de prensa
• Señas y números telefónicos de contacto
• Colocación adecuada de redactores y gráficos
• Ubicación estratégica de las cámaras
 Protocolo de Seguridad
• 1- Procurar el desarrollo del
acto sin incidentes
• 2- Garantizan la seguridad
de las personas y las cosas
• 3- Deberán conocer el
guión protocolar
• 4- Sugerirán modificaciones
convenientes
• 5- Sugerirán locaciones de
máxima seguridad
• 6- Propondrán Proyecto de
transporte
 Seguridad…

1.-Planificación:
• Medidas de carácter preventivo
• Reuniones preparatorias
• Dossier contentivo de: Lugares de alojamiento, actos
sociales, lugares de reuniones, itinerarios a seguir
2.- Elaboración del dispositivo de seguridad:
• Redacción y reseña de las medidas que se adoptaran
3.- Ejecución del dispositivo de seguridad:
• activación de todas las medidas
 Seguridad…
Personal de seguridad:
• Cuerpos y fuerzas de
seguridad
• Personal de la institución
• Custodia de
personalidades y bienes
• Jefes de seguridad,
vigilantes, escoltas,
guardias particulares,
detectives privados
 Seguridad…
Funciones:
• Ejercer vigilancia y protección de personas y bienes
• Efectuar controles de identidad en el acceso
• Evitar la comisión de actos delictivos
• Diseñar formato de acreditaciones
• Entregar a los órganos competentes los posibles
delincuentes
• Lista de invitados
• Centros asistenciales
• Localización de facultativos
 Clave
• Justificación del Evento
• Presupuesto
• Plan de Trabajo
 El Check List
RESUELTO PENDIENTE OBSERV.

Salones (mesas de trabajo)

Baños
Oficina Directiva
Ubicación Registro y Control
Ubicación Prensa
Ubicación Secretaría y Protocolo
Ornamentación (Banderas,
estandartes, pancartas)
Señalización
Área de Exposición
Primeros Auxilios
Seguridad
RECURSO RESUELTO PENDIENTE OBSERV.
VHS - DVD
Retroproyector
Videoproyector
Proyector de diapositivas
Pantalla(s) Gigante(s)
Sonido
Podio
Mesa presidium
Sillas presidium
Fotocopiadora
Fax/Teléfonos
Banderas
Programa/Agenda
Desplegable (díptico, tríptico, etc.)
Afiche
Gafetes/Identificadores de pecho
Programa de tours
Identificadores de mesa
Identificadores de expositores y
moderadores
Carpetas/Maletines
Lápices/Bolígrafos
Tickets para: Comidas; Refrigerios
Ponencias y documentos
Folletos/Catálogos
RECURSO RESUELTO
Comité Organizador
Empresa Organizadora
Organización Auspiciante/Patrocinante
Guías de: Protocolo; Turismo
Personal: Secretarial; de Traducción; Técnico
(equipos)
Agencia de Festejos
Agencias de Transporte
Pullman tours
Equipo de montaje exposición
Maestro de Ceremonias
Expositores e Invitados Especiales (listas)
Presidium inaugural (vocativo)
 Listado de Control
Nombre Cargo Organización Dirección Tel/Fax Confirmado
 De Los Invitados…
• Elabore una lista
• Envíe las invitaciones correspondientes
• Haga seguimiento y confirme
• Adquiera posibles obsequios
• Contrate personal protocolar
 Un Acontecimiento memorable
• Debe despertar
interés
• Un concepto
adecuado
• Transmitir valores
• Anfitrión de Primera
• Cubrir Expectativas
• Invitados si….
Personas ante todo y
todos importantes.
 Eventos Especiales
-Beneficios-
• Apoya la misión y el logro de los objetivos.
• Perfecciona y actualiza conocimientos del
personal.
• Fomenta las relaciones inter-
organizacionales.
• Fortalece el clima organizacional.
• Estimula el intercambio de experiencias.
• Crea y fortalece la imagen organizacional
y gremial.
Ceremonial y Protocolo
 Algunos Conceptos

Protocolo:
Disciplina que determina las formas
bajo las cuales se realiza una
actividad importante. Pautas bajo las
cuales se desarrolla un determinado
acto. Orden, Majestad y Respeto.
 Conceptos…
Ceremonial:
Conjunto de formalidades para
la celebración de determinado
acto solemne.
 Conceptos…
Etiqueta:
Ceremonial que se debe
observar en actos públicos.
 Reglas de Oro
• Infórmese
• Maneje títulos y categorías
• Conozca limitaciones
• Dominio
• Seguridad
• Respeto
• Presencia
 Perfil del personal de protocolo
• Sabe qué debe hacer (Está bien informado)
• Sabe con qué hacerlo (Posee habilidad y destrezas)
• Sabe cómo hacerlo (Know-how)
• Motivado (Procura hacer las cosas bien siempre)
• Puntual (Conoce el valor del Tiempo)
• Organizado (Almacena información y la consulta)
• Sinérgico (Trabaja en equipo)
• Atento (Es amable con el público, con sus compañeros de
trabajo y con su jefe)
• Responsable (Valora su trabajo)
• Pulcro (Cuida su imagen personal)
 El Ceremonial
Elegir la Ocasión:
• Almuerzo de trabajo
• Navidad
• Año Nuevo
• Día de la Madre
• Día del Padre
• Aniversario de la Institución
• Entre otros…
 El Ceremonial…
Tipo de Acto:
• Formal o informal
• En el jardín o en un salón
• Número de invitados
• Hora y duración
• Manera de vestir
• Comida, bebida y ornatos
• Presupuesto
 El Ceremonial
Selección de invitados:
• Junta Directiva
• Tribunal Disciplinario
• Gremios vinculados
• Socios
• Socios Asociados
• Invitados especiales
• Autoridades Municipales o Gubernamentales
• Amigos y conocidos del Club
 El Ceremonial…
Elaboración de la lista:
• Evitar personas que tengan problemas
entre ellos
• Personas con intereses en común
• Mezclar distintos profesionales
• Especial cuidado con las vampiresas y
donjuanes profesionales y los amantes del
alcohol.
 El R.S.V.P.
Confirmar con un mes de antelación a:
• El Invitado de Honor
• Junta Directiva
• Tribunal Disciplinario.
Con 10 días de antelación:
• La lista restante de invitados
• Socios, gremios y autoridades
 Medios a utilizar
• Tarjetones diseñados especialmente para
la ocasión
• Conexión telefónica
• Correos electrónicos
• Faxímil
• Invitación Pública a través de los medios
de comunicación social.
• Carteleras y volantes
 De las invitaciones…
• Texto con los anfitriones invitando:
• La Junta Directiva del Club….. Tiene el
agrado de invitarle….
• El Presidente y demás miembros de la
Junta Directiva tiene el honor de
invitarle….
• Fecha, lugar y hora del evento
• R.S.V.P. y vestuario adecuado
 Acondicionamiento del lugar
• Dependerá del evento y la disponibilidad
• De día o de noche
• Local cerrado o abierto
• Hora de inicio y finalización (Cócteles
fundamentalmente)
• La forma de vestir de acuerdo al espacio,
clima, hora y si es formal o informal,
oscuro o claro.
 Protocolo en el evento
Llegada de los invitados:
• Línea de Recepción, Presidente, Vice-
Presidente, etc.
• Puntualidad
• Llegada del invitado especial
• Presentaciones
• Ubicación si se tratara de un evento en la
mesa.
 Protocolo en el evento
Llegada de los invitados:
• Línea de Recepción,
Presidente, Vice-
Presidente, etc.
• Puntualidad
• Llegada del invitado
especial
• Presentaciones
• Ubicación si se tratara de
un evento en la mesa.
Plano del local
La Mesa
 Presidencia en la Mesa
• Si tienes un invitado de honor, a él y a su
esposa les corresponde la derecha de los
anfitriones.
• Si existen dos invitados de igual rango, el
más antiguo ocupará la derecha.
• Los demás invitados serán colocados en
orden de títulos o rangos.
• Entrada a la sala.
 Plano de la Mesa
• Habladores o
identificadores que
identifica a los
invitados.
• Tarjetón de mayor
tamaño que refleja el
menú del banquetea
ser revisado por el
comensal para casos
de alergias u otros
problemas.
 Desarrollo

• El Aperitivo (dos)
• La Comida: Primer y
Segundo Plato, postre.
• Brindis Breve, lo propone
el Anfitrión y lo pronuncia
el Homenajeado
• El café.
• El Licor de sobremesa
• La hora del Tabaco
 Culto al Café
• Disponer de una bandeja,
azucarera y cremera.
• Más de un tipo de azúcar.
• Las tazas de excelente
calidad.
• Jamás se bebe con la
cucharilla dentro.
• Sirva pequeños
chocolates de menta o
almendra tostada.
Excelente gusto.
 Check List
• Chequear que el personal de servicio conozca
perfectamente el cometido.
• Repasar la comida, vinos y bebidas en general.
• Comprobar el plano de la mesa.
• Preparar las bandejas con los aperitivos.
• Disponer las servilletas.
• Chequear el baño.
• Encender todas las luces aun cuando después se
apaguen algunas.
• Disponer jarrones por si alguien obsequia flores.
• Disponer del efectivo para el pago del personal.
 El Tratamiento
• Saber tratar de forma
correcta a las personas
es parte del día a día.
• Tú o Usted
• Usted para las personas
de Jerarquía y de poca
confianza.
• Tú si así nos lo pidieren
nuestros invitados.
• Si es una persona con
varios títulos, opte por el
superior.
 Las Reuniones
• Reunionitis: Un mal
que aqueja a muchos
ambientes laborales.
Reuniones en exceso
provoca derroches de
energía y tiempo, que
resultan
contraproducentes y
sus efectos
perniciosos se
agravan.
 Reuniones…
• Fijar bien el día, la hora y el número de
personas que participarán en la reunión.
• Convocar de manera que no falte ni sobre
nadie. Número ideal, entre 5 y 10.
• Menos de 5, se expondrá un exceso de
poder. Mas de 10 se fragmentará el grupo.
• Cite a quien considere que puede aportar
algo positivo e interesante.
 ¿Donde nos reunimos?
• Sala amplia, luminosa
y bien ventilada.
• Mesas redondas para
un mejor contacto
visual, facilitar la
conversación y el
intercambio.
• Disponer del material
técnico y servicio de
catering.
 Comidas de Trabajo
• Cita en torno a una mesa para tratar
temas relacionados con una profesión,
oficina o empresa.
• Establece un vínculo especial entre los
comensales predisponiendo de manera
favorable, la negociación o acuerdo y
permite que la persona invitada, reciba
impresiones positivas.
 Clasificación
• Desayuno
• Brunch
• Almuerzo
• Cena
 El Almuerzo
• Se puede llevar a cabo en un restaurante.
• El Anfitrión deberá elegirlo; el sitio debe
ofrecer calidad gastronómica y buen
servicio.
• También debe llegar con antelación para
chequear si la reservación está hecha y
comprobar que todo esté preparado.
• Esperar a los invitados en el bar o
directamente en la mesa.
 El Almuerzo…
• Los invitados que vayan llegando, se
incorporarán al aperitivo en el bar o en la
mesa, a la espera de los demás.
• Pueden ir eligiendo la comida mientras
beben algo y esperan.
• El anfitrión deberá indicar al encargado,
que acompañe a sus invitados a la mesa,
este se pone de pié y saluda.
 El Almuerzo…
• El Anfitrión es quien pide los platos elegidos por
sus invitados.
• El Vino también, después de haber escuchado
los gustos de los demás.
• Debe velar por el desarrollo de la conversación.
• Suele girar sobre temas de trabajo.
• El Anfitrión debe pactar con el encargado, la
forma de pago, el cual se hará en forma
discreta.
• Los invitados son quienes dan por concluida la
comida.
¿Preguntas?
Gracias por su asistencia