GESTIÓN DOCUMENTAL,

FOLIACION Y ARCHIVO EN LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

MELCHOR BALDEON C.
DOCENTE
987613673
mbaldeon6@hotmail.com

Lima, 17 de agosto de 2022

Perfil Profesional
Egresado de la Maestría en Gestión Pública en UNMSM, Licenciado en
Administración y Profesional Titulado de la Escuela Nacional de Archiveros, con
especialización en Archivo y Gestión Documental en la Universidad de ESAN,
Universidad Continental y la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, con 20
años de experiencia en el desarrollo de la archivística y Gestión Documental en el
sector público y privado como Especialista, Analista, Coordinador y Jefe de Archivo
Central en la Autoridad Autónoma del Sistema Eléctrico de Transporte Masivo de
Lima y Callao, Ministerio de Transportes y Comunicaciones, OSINERGMIN,
Superintendencia Nacional de Servicios de Saneamiento- SUNASS, Biblioteca
Nacional del Perú y el Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo.
Desde el 2019 a la fecha es docente en la Escuela Nacional de Archivística.
Miembro en el Comité Técnico de Normalización de Sistemas de Gestión
Documental y Gestión de Archivos de INACAL, 2021-2022.
Miembro en la Comisión Técnica de Archivos en el Archivo General de la Nación
2021-2022
Socio fundador y vicepresidente de la Asociación Nacional para el Desarrollo
Archivístico – ANADAR.
Consultor en Archivo y Gestión Documental
 GESTIÓN DOCUMENTAL, FOLIACION Y
ARCHIVO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
CONTENIDO DEL CURSO
 Archivística
 Legislación Archivística
 Directivas del Archivo General de la Nación
 Organización de Documentos Archivísticos
 Descripción Archivística
 Valoración Documental
 Foliación de Documentos Archivísticos
 Conservación de Documentos Archivísticos
 Servicios Archivísticos
 ARCHIVÍSTICA
La archivística es una ciencia, una disciplina o
una técnica.

Instrucción de archiveros, arte de archiveros y

arte de los archivos.

La archivística surge como una ciencia porque

tiene unas reglas inalterables, con métodos, el
orden que sea más análogo a la naturaleza de los
documentos, y no mezclar nunca los diferentes
archivos provenientes de organismos diferentes.
Froilán Troche Zúñiga y Facundo Porras Huidobro (1828- 1835)
 DOCUMENTO DE ARCHIVO

Información contenida en cualquier

soporte y tipo documental, producida,
recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el ejercicio de
sus competencias o en el desarrollo de su
actividad (CIA - 2000).
 LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

 La Constitución Política del Perú de 1993, artículo 21.

 Decreto Ley N° 19414, Ley de Defensa, Conservación, e
Incremento del Patrimonio Documental de la Nación.
 Decreto Supremo N° 022-75-ED, aprueba el reglamento de la
Ley de Defensa, Conservación, e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nación.
 Ley N° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivo.
 Decreto Supremo N° 008-92-JUS, aprueba el reglamento de la
Ley del Sistema Nacional de Archivo.
 Ley 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
 Decreto Supremo N° 011-2006-ED, aprueba el reglamento de la
Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación.
 Decreto Legislativo N° 681, que regula el uso de tecnologías
avanzadas en materia de archivo de documentos.
 Decreto Legislativo N° 827 amplía alcance del Decreto
Legislativo N° 681 a las entidades públicas.
 LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

 Ley N° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

 Decreto Supremo N° 021-2019-JUS, aprueba el Texto Único Ordenado
de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
 Decreto Legislativo Nº 1412, aprueba la Ley de Gobierno Digital.
 Decreto Supremo N° 029-2021-PCM, aprueba el reglamento del Ley de
Gobierno Digital.
 Resolución de Secretaría de Gobierno Digital N° 001-2017-PCM/SEGDI,
aprueba el Modelo de Gestión Documental.
 Decreto de Urgencia Nº 006-2020, crea el Sistema Nacional de
Transformación Digital.
 Decreto Supremo N° 157-2021-PCM, aprueba el reglamento del Sistema
Nacional de Transformación Digital.
 Resolución Jefatural N° 089-2021-AGN-JEF, Reglamento del
Procedimiento Administrativo Sancionador del AGN
 Decreto Supremo N° 005-2018-MC, aprueba el Reglamento de
Organización y Funciones del Archivo General de la Nación.
 DIRECTIVAS DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
 Resolución Jefatural Nº 010-2020-AGN/J, aprueba la Directiva N° 01-2020-
AGN/DDPA, Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública.
 Resolución Jefatural Nº 304-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 001-2019-
AGN/DC, Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.
 Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, aprueba la Directiva Nº 012-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública.
 Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 011-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública.
 Resolución Jefatural Nº 180-2019-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 010-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la
Entidad Pública.
 Resolución Jefatural N° 179-2019-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 009-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Administración de Archivos en la Entidad Pública.
 Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN/DDPA, Lineamientos para la Foliación de Documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas.
 DIRECTIVAS DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN
 Resolución Jefatural N° 025-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 005-2019-
AGN/DDPA, Lineamientos para la Elaboración de Documentos de Gestión
Archivística para las Entidades del Sector Público.
 Resolución Jefatural N°022-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 002-2019-
AGN/DDPA, Normas para las Transferencias de Documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas.
 Resolución Jefatural N° 242-2018-AGN/J, que aprueba la Directiva N° 001-2018-
AGN/DAI, Norma para la eliminación de Documentos de Archivo del Sector
Público.
 Resolución Jefatural N° 121-2022-AGN/J, que modifica la Directiva N° 001-2018-
AGN/DAI, Norma para la eliminación de Documentos de Archivo del Sector
Público.
 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
Resolución Jefatural Nº 180-2019-AGN/SG, aprueba la Directiva N° 010-2019-
AGN/DDPA, Norma para la Organización de Documentos Archivísticos en la Entidad
Pública.
Objetivo
Disponer de un documento técnico y normativo que permita el desarrollo de
actividades para la organización de documentos archivísticos en las Entidades
Públicas

Finalidad
Establecer las pautas y recomendaciones para la correcta organización de
documentos archivísticos en las Entidades Públicas, de acuerdo a las normas de
obligatorio cumplimiento del Sistema Nacional de Archivos.
 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Fondo Documental
Corresponde a todos los documentos producidos (emitidos y recibidos) en la Entidad
Pública, por todas las unidades de organización (productores) en el ejercicio de sus
funciones o en el desarrollo de sus actividades, estructurados de acuerdo a criterios
orgánicos, funcionales o mixtos.

Sección Documental
Conjunto de documentos que corresponden a la división de un fondo documental.
Para la identificación de cada sección se toma en cuenta la unidad de organización o
división funcional de la entidad pública sin mencionar el nivel jerárquico.
Serie Documental
Es el conjunto de documentos que poseen características comunes, producido por
una unidad de organización en el ejercicio de sus actividades o funciones, regulado
por una norma jurídica y/o procedimiento y que por consiguiente, son archivados,
clasificados y evaluados como unidad.
 ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHIVÍSTICOS
ETAPAS DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

 Identificación (organismo, tipo documental y serie documental)

 Clasificación (orgánica, funcional y por procesos)

 Ordenación (alfanumérico, numérico, cronológico, etc)

 Asignación de Signatura
Pueden ser letras o números o la combinación de ambos para su identificación.
Dichos símbolos representan a los nombres o títulos facilitando su inmediata
localización
 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Resolución Jefatural N° 213-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 011-2019-

AGN/DDPA, Norma para la Descripción Archivística en la Entidad Pública.

Objetivo
Disponer de una norma que regule y oriente la descripción archivística para la
elaboración de los instrumentos descriptivos en la entidad pública.

Finalidad
Establecer pautas y recomendaciones para que la descripción archivística permita el
acceso, recuperación y control adecuado de los documentos archivísticos y la
información contenida en ellos, de acuerdo con las normas emitidas por el Archivo
General de la Nación, para el obligatorio cumplimiento en la entidad.
 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

ELEMENTOS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

 Signatura (Código de referencia)
 Nombre o titulo de la unidad de descripción
 Lugar y Fecha
 Nivel de descripción: Fondo, sección, serie y pieza
 Volumen y soporte

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION ARCHIVISTICA

 La Guía
 El Inventario
 El Catálogo
 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Planeación
Realizar una propuesta y formato del diseño de los instrumentos de descripción
vigentes.

Desarrollo
Formulación de los instrumentos de descripción, consignando información del nombre
del instrumento descriptivo, fecha de emisión, fecha de aprobación, nivel de
descripción y norma de aprobación.

Implementación
La entidad vela por que se apruebe y se implemente, de acuerdo a las necesidades
del Archivo Central y recursos disponibles.
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

Resolución Jefatural N° 214-2019-AGN/J, aprueba la Directiva Nº 012-2019-

AGN/DDPA, Norma para la Valoración Documental en la Entidad Pública.
Objetivo
Disponer de una norma que oriente y regule la valoración documental para la
elaboración del Programa de Control de Documentos Archivísticos en la entidad
publica.
Finalidad
Establecer las pautas y procedimientos para la valoración documental y elaboración
del Programa de Control de Documentos Archivístico de acuerdo a las normas
emitidas por el Archivo General de la Nación.
Valoración Documenta
Es un procedimiento archivístico que consiste en identificar y establecer el valor y el
periodo de retención de toda serie documental del PCDA.
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

La valoración permite seleccionar aquellos documentos archivísticos, que por su

importancia a jerarquía ameriten conservarse adecuadamente en cada archivo.

Solo se valoran documentos archivísticos organizados (clasificados, ordenados y

signados).

Se requiere el conocimiento profundo del contexto de producción de las series

documentales.

Se aplica a todos los documentos archivísticos, independientemente de su medio o

soporte.
 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Factores a considerar en la Valoración Documental
 Marco legal y normativa interna que permita determinar el periodo
de retención
 El contexto de producción que da origen a la serie documental
 Importancia de la unidad de organización productora de documentos
 Frecuencia de consultas de cada serie documentales
 Características de los documentos
 Protección de datos personales a garantía de accesibilidad de la
información pública
 Opinión técnica del Archivo Central
 Crecimiento o volumen de la serie en el Archivo de Gestión y Archivo
Central
 Migración o Sustitución de soportes
 VALORACIÓN DOCUMENTAL
Sobre los valores de los documentos archivísticos

a) Permanente
Corresponde al valor que tiene la serie documental, de acuerdo al marco legal
vigente, importancia para la investigación, derecho de acceso ciudadano, rendición de
cuentas sin prescripción, utilidad para las investigaciones científicas, sociales,
culturales, la historia o memoria colectiva de la sociedad, que no puede eliminarse.

b) Temporal
Corresponde al valor que tiene la serie documental, una vez que los documentos que
(a conforman hayan cumplido los fines administrativos, fiscales, contables, legales,
entre otros, que la originó, siendo innecesarios para la entidad.
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

Comité Evaluador de Documentos

Se conforma el Comité Evaluador de Documentos (CED) mediante una resolución
emitida por la más alta autoridad y comunica al Archivo General de la Nación o
Archivo Regional.

Programa de Control de Documentos Archivísticos (PCDA)

Es un documento de gestión archivística que determina las agrupaciones
documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de retención
de cada una de las series documentales del Archivo de Gestión. Está conformado por
la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD) y la Tabla de Retención de
Documentos Archivísticos (TRDA).
 FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
Resolución Jefatural N° 026-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 006-2019-
AGN/DDPA, Lineamientos para la Foliación de Documentos Archivísticos de las
Entidades Públicas.

Objetivo
Establecer los lineamientos para la foliación de documentos archivísticos como un
elemento necesario para el control y gestión de los Órganos de Administración de
Archivos de las entidades publicas.

Finalidad
Orientar la acción de foliación y mantener la integridad del documento archivístico en
las entidades publicas.
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
Resolución Jefatural Nº 304-2019-AGN/J, aprueba la Directiva N° 001-2019-AGN/DC,
Norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública.

Objetivo
Disponer de un documento técnico normativo que oriente en forma general, la
conservación de documentos archivísticos de la entidad pública.

Finalidad
Establecer las normas y recomendaciones para disponer de acciones preventivas y
correctivas para la conservación del documento archivístico de la entidad pública.
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
Consideraciones a tener en cuenta

Sede o local del Archivo Central:(Área de servicios, Área de Procesos Técnicos

Archivísticos y repositorio.

Mobiliario y Equipamiento
Estanterías de metal, mesas de trabajo, sillas ergonómicas, escaleras de tijera, con
peldaños de acuerdo a su necesidad planotecas, mesas de apoyo, Carros
portadocumentos o medios de transporte similares, pero siempre que brinden
protección a los documentos.
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS

Consideraciones a tener en cuenta

La entidad implementos las unidades de conservación con mejor perdurabilidad.
Entre las unidades de conservación del documento archivístico tenemos:
 Cajas para archivos
 Carpetas o sobres
 Estuches
 Legajos
 Encuadernaciones
Los modelos de estanterías son:
 Fijo o de ángulo ranurado
 Móvil o compacto
 Mini racks
 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
ARCHVÍSTICOS
Consideraciones a tener en cuenta

Conservación del soporte o medio físico

Control de las condiciones medioambientales y biológicas

Preservación digital
 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

Resolución Jefatural Nº 010-2020-AGN/J, aprueba la Directiva N° 01-2020-

AGN/DDPA, Norma para Servicios Archivísticos en la Entidad Pública.

Objetivo
Disponer de un documento técnico normativo que oriente en forma genera, el servicio
de información y publicidad de los documentos archivísticos que se custodian en la
entidad pública.

Finalidad
Establecer las normas y pautas generales que permitan el acceso, préstamo, consulta
y reproducción del documento archivístico y así una eficiente atención al ciudadano.
 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
Servicio archivístico brindado al ciudadano tiene como /características que está o
brinda:
 Centrado en el ciudadano

 Accesibilidad inclusiva

 Adaptado al Gobierno Digital

 Innovación y mejora continua

 Oportunidad y Atención Personalizada

 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS
Modalidades de los servicios archivísticos

 Reproducción

 Referencia

 Consulta de documentos archivísticos

 Préstamo de Documentos
Muchas gracias