4 SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCANCÍAS.

4.1 SISTEMAS DE REGISTRO DE MERCANCÍAS.

Los inventarios de mercancías representan el principal activo circulante en el balance general
de los negocios que fabrican o compran mercancías para su venta. Los inventarios son
importantes para los comercializadores de todos los tamaños.

¿Cuál es el gasto más importante en una empresa? es el costo de ventas o el costo de las
mercancías vendidas. El negocio inicia cada periodo con un inventario inicial, es decir, las
mercancías que han sobrado del periodo anterior. Durante el periodo, la empresa compra o
fabrica mercancías adicionales para su venta. Juntos, el inventario y las compras netas
forman las mercancías disponibles para la venta.
INV. INICIAL 100 + COMPRAS NETAS 200 = 300 MERC DISP. – INV FINAL. 80 = 220 C. DE
V.

Durante el transcurso del periodo el negocio vende algunas de las mercancías disponibles. El
costo del inventario vendido a los clientes se conoce como el costo de las mercancías
vendidas. A las mercancías aún disponibles al finalizar el periodo se les conoce como el
inventario final. Su costo es un activo porque estas mercancías siguen estando disponibles
para su venta.

Control Interno sobre los Inventarios.

El control interno sobre los inventarios es importante porque las mercancías son el alma del
comerciante.

Entre los elementos de buen control interno sobre los inventarios se incluyen:
1. Contar las mercancías físicamente por lo menos una vez cada año, cualquiera que sea
el sistema que se use.
2. Mantener procedimientos eficientes de compras, recepción y embarques.
3. Almacenar los inventarios para protegerlos de robos, daños y deterioro.
4. Comprar mercancías en cantidades considerables.
5. Mantener en existencia el inventario suficiente para evitar situaciones de falta de
productos, que conducen a la pérdida en ventas.
6. No mantener almacenado un inventario demasiado grande, evitando de esta forma el
gasto de inmovilizar dinero en artículos que no se necesitan.

El conteo físico anual de los inventarios es necesario porque la única forma de estar seguros
de la cantidad de mercancías en existencia es contarlas. En los mejores sistemas de
contabilidad se producen errores y se necesita del conteo para establecer el valor correcto de
los inventarios.

Cuando se detecta un error se ajustan los registros para que estén de acuerdo con la
existencia física.

Registros de Inventarios Computarizados.

Los sistemas de computación han revolucionado la contabilidad de los inventarios. Pueden
proporcionar información actualizada de los inventarios, útil para la administración de
negocios.

Ayudan a rebajar los costos de la contabilidad al procesar grandes números de operaciones

sin errores de cálculo. Los sistemas de computación también refuerzan el control interno,
aumentan la eficiencia porque los gerentes siempre conocen la cantidad y el costo de los
inventarios en existencia.
Los principales sistemas que existen son los siguientes:
Sistema analítico o pormenorizado e Inventarios perpetuos.

4.1.1 Procedimiento analítico: ventajas, cuentas que se emplean y casos prácticos.

En este sistema la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en

existencia, en lugar de ello, al finalizar el periodo el comerciante hace un conteo físico de las
existencias y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario
final.

En algunas empresas, como las mueblerías en general, línea blanca, agencias de

automóviles, en las que el volumen de operaciones es pequeño y además es posible recurrir
a los registros contables o de control, para poder consultar los precios de costo de cada
artículo vendido, se puede determinar en cada operación el importe del costo de esos bienes.

Sin embargo, en empresas tales como la de abarrotes, ferreterías, farmacias, en las cuales el
volumen de ventas es muy grande cada día esta actividad de consulta no es posible hacerla,
por lo tanto, en este tipo de negocios, al momento de hacer una venta se registra el importe
de la venta, y se espera al final del ejercicio para la determinación del precio de costo,
mediante la toma física de un inventario final, el cual después de ser valuado a precios de
costo, arrojará como resultado el inventario final, con el que determinaremos el costo de
ventas.

Por lo tanto, en este sistema de registro, para la determinación del costo de ventas es
necesario conocer los siguientes elementos:
1. El importe de las mercancías en existencia al inicio del periodo contable, o sea el
inventario inicial.
2. El importe de las mercancías que se adquirieron durante el ejercicio (compras netas).
3. El importe de las existencias de mercancías no vendidas y que aún se tienen en
existencia al finalizar el periodo, es decir, el inventario final.

En términos generales, se puede decir que este sistema es empleado por aquellas empresas
que tengan un gran volumen de operaciones de compra-venta, y que, por las características
de los artículos no se puede determinar en cada operación el importe del costo de ventas.

El sistema analítico consiste en abrir una cuenta especial para cada operación de mercancías
realizada, por lo tanto, tendremos las cuentas: inventarios, compras, gastos sobre compras,
devoluciones sobre compras, rebajas sobre compras, ventas, devoluciones sobre ventas y
rebajas sobre ventas.

Los movimientos de cargos y abonos que se presentarán corresponden únicamente a los

generados durante el ejercicio y el significado de su saldo, antes de ser ajustados para
determinar la utilidad bruta o en ventas, ya que después de ser ajustadas quedarán saldadas
(a excepción de los inventarios).

Inventarios.
Se carga:
Del importe de su saldo deudor, que representa el inventario inicial a precio de costo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías existentes al iniciar el
ejercicio, propiedad de la entidad.
Se presenta en el estado de resultados, formando parte del costo de ventas.
Compras.
Se carga:
Del importe de las adquisiciones de mercancías a precio de costo.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías adquiridas durante el
periodo contable.
Se presenta en la primera parte del estado de resultados, formando parte del costo de
ventas.

Gastos Sobre Compras.

Se carga:
Del importe del precio de costo de los gastos realizados al adquirir mercancías, tales como
fletes, acarreos, derechos aduanales, etc.
Su saldo es deudor y representa el precio de costo de los gastos efectuados al realizar
compras de mercancías.
Se presenta dentro del estado de resultados, formando parte del costo de ventas de una
manera general y, de manera particular, para determinar las compras totales.

Devoluciones Sobre Compras.

Se abona:
Del importe del precio de costo de las mercancías que devolvemos a los proveedores.
Su saldo es acreedor, y representa el precio de costo de las devoluciones a proveedores.
Se presenta dentro del estado de resultados, formando parte del costo de ventas de una
manera general y, de manera particular, para determinar las compras netas.

Rebajas Sobre Compras.

Se abona:
Del importe de las reducciones que sobre el precio de costo de las mercancías adquiridas
conceden los proveedores.
Su saldo es acreedor y representa el importe de las rebajas que conceden los proveedores
durante el ejercicio.
Se presenta en la primera parte del estado de resultados, formando parte del costo de ventas
de manera general y, de manera particular, en la determinación de las compras netas.

Ventas.
Se abona:
Del importe de las ventas de mercancías a precio de venta.
Su saldo es acreedor y representa el precio de venta de las mercancías entregadas a los
clientes durante el ejercicio.
Se presenta en la primera sección del estado de resultados, formando parte de las ventas
netas.

Devoluciones Sobre Ventas.

Se carga:
Del importe del precio de venta de las mercancías que los clientes devuelven.
Su saldo es deudor y representa el precio de venta de las mercancías que los clientes
devolvieron durante el ejercicio.
Se presenta en la primera sección del estado de resultados, formando parte de las ventas
netas.

Rebajas sobre ventas

Se carga:
Del importe de las reducciones que sobre el precio de venta se concede a los clientes.
Su saldo es deudor y representa el importe de las reducciones que sobre el precio de venta
se les concedieron a los clientes durante el ejercicio.
Se presenta en la primera sección del estado de resultados, formando parte de las ventas
netas.

Al finalizar el ejercicio no se conoce el inventario final y, como consecuencia, el importe del

costo de ventas, ni la utilidad bruta o en ventas, por lo tanto, será necesario que se lleve a
cabo la toma física del inventario y que se valúe a precio de costo, para tener el dato del
inventario final, con el cual se procederá a determinar el costo de ventas y la utilidad en
ventas.

Asimismo, será también necesario obtener el importe de las ventas netas, compras totales,
compras netas, para lo cual, se tendrá que realizar una serie de ajustes a las cuentas de
mercancías.

Asientos de ajustes para determinar el resultado bruto (utilidad de ventas).

Las ventas netas se obtienen de la diferencia entre las ventas totales, menos las
devoluciones y rebajas sobre ventas.

Ventas Netas= Ventas Totales - (Dev. + Reb. s/Ventas).

Ejemplo:
Ventas Totales $ 100,000.
-Dev. Sobre Ventas. $10,000.
-Reb. Sobre Ventas. 10,000. 20,000.
Ventas Netas: $ 80,000.

Asientos de Ajuste para determinar el Costo de Ventas.

Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Netas - Inventario Final.

Compras Netas = Compras Totales – ( Dev. + Rebajas s/Compras).

Compras Totales = Compras Brutas + Gastos s/Compras.

Ejemplo:
Compras. $50,000.
+Gastos sobre Compras. 5,000.
Compras Totales: $55,000.

Ajustes para la determinación de las Compras Netas:

Las compras netas se obtienen de la diferencia entre las compras totales, menos las
devoluciones y rebajas sobre compras.

Ejemplo:
Compras totales. $55,000.
-Dev. s/Compras. $6,000.
-Rebajas s/Compras. 4,000. 10,000.
Compras Netas: $45,000.

Determinación de las mercancías disponibles para la venta:

Las mercancías disponibles se obtienen de la suma de las compras netas, más el inventario
inicial.
Ejemplo:
Compras Netas. $45,000.
+Inventario Inicial. 15,000.
Mercancía Disponible: $60,000.

Determinación del Costo de Ventas.

El costo de ventas se obtiene de la resta de las mercancías disponibles para la venta, menos
el inventario final.

Ejemplo:
Mercancía Disponible. $ 60,000.
-Inventario Final. 20,000.
Costo de Ventas: $ 40,000.

Determinación de la Utilidad Bruta o en Ventas.

La utilidad bruta o en ventas se obtiene de la resta de las ventas netas, menos el costo de
ventas.

Ejemplo:
Ventas Netas. $ 80,000.
-Costo de Ventas. 40,000.
Utilidad Bruta: $ 40,000.

Traspaso de la Utilidad Bruta a Pérdidas y Ganancias.

A continuación se presenta el asiento que se debe registrar para traspasar el saldo de la
cuenta de ventas, el cual representa en estos momentos el importe de la utilidad bruta o en
ventas.

El saldo acreedor de la cuenta de ventas, se cargará a la propia cuenta, para saldarla, con
abono a la cuenta de pérdidas y ganancias. Después de estos ajustes la cuenta de ventas
queda saldada.

Conviene recordar, que después de este asiento, se debe traspasar a la cuenta de pérdidas y
ganancias el importe de los gastos de venta, gastos de administración, gastos financieros,
productos financieros, otros gastos y otros productos.

Ventajas:

1. Se puede conocer en cualquier momento el importe del inventario inicial, las compras,
los gastos sobre compras, las ventas, las devoluciones sobre ventas y las rebajas
sobre ventas, debido a que se tiene establecida una cuenta para cada uno de estos
conceptos.
2. Se dispone de mayor claridad en la información, debido al registro que se hace de las
operaciones de mercancías.
3. Facilita la elaboración del estado de resultados, derivado del conocimiento que se tiene
de cada uno de los conceptos que integran la primera parte de dicho estado.

Desventajas:

1. No es posible conocer el importe del inventario final de mercancías, en virtud de que

no se tiene establecida ninguna cuenta que controle las existencias.
 2. Para determinar el importe del inventario final, es necesario tomar un inventario físico
y valorarlo.
3. No se pueden determinar los errores, robos o extravíos en el manejo de las
mercancías, ya que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.
4. Al desconocerse el importe del inventario final (antes del recuento físico), no se puede
determinar el importe del costo de ventas, ni la utilidad bruta.

Ejemplo: Sistema Analítico.

1. La empresa “Mi Última Opción, S.A.” presenta al 01 de enero del 2022 los
Siguientes saldos: Bancos 83,500. Clientes 55,000. Almacén 31,250. Proveedores
29,500. I.S.R. por pagar 13,600. P.T.U. por pagar 4,000. Capital social 100,000. y
Utilidad de ejercicios anteriores por 22,650.
2. Se establece la reserva legal en un 5% con cargo a la utilidad de ejercicios anteriores.
3. Se pagan el I.S.R. por 13,600. y la P.T.U. por 4,000. con un cheque.
4. Se adquieren mercancías por 20,750. a crédito.
5. Las compras anteriores originan gastos por 2,250. que se pagan con cheque.
6. Se devuelven mercancías al proveedor por 1,875. el importe nos lo abona a la cuenta.
7. Se venden mercancías por 23,300. 50% con cheque y el resto a crédito en cuenta
corriente.
8. Se paga a proveedores la deuda de 12,000. con un cheque.
9. Se adquieren mercancías por 20,000. a crédito en cuenta corriente.
10. Las compras anteriores originan gastos por 3,000. que se quedan a deber.
11. Se pagan a proveedores las compras por 20,000. con cheque.
12. Se cubren recibos telefónicos por 2,400. con cheque. corresponden 1,200. al depto.
De ventas y el resto al depto. de administración.
13. Los clientes nos pagan su adeudo en cuenta corriente por 25,000. con cheque.
14. Se adquieren mercancías por 13,569. a crédito sin garantía.
15. Se venden mercancías por 132,987. con cheque 90,000. y el resto a crédito.
16. Los clientes devuelven mercancías por 4,678. el importe se abona a la cuenta
17. Se venden mercancías por 35,000. nos pagan 27,532. con cheque y el resto a crédito.
18. Se conceden rebajas a los clientes por 8,745. se abona a la cuenta.
19. Se efectúan gastos de venta por 8,253. que se cubren con cheque.
20. Los gastos de administración importan 7,532. y se quedan a deber.
21. Se pagan a proveedores 10,000. con cheque.
22. Se compran mercancías por 23,988. y se cubren con cheque.
23. Se venden mercancías por 40,876. con cheque.
24. El inventario final según recuento físico es de 34,587.

Se pide:

Registrar todas las operaciones en esquemas de mayor.

En caso de haber utilidad calcular 30% de I.S.R. y 10% de P.T.U.
Elaborar un estado de resultados del 01 al 31 de Enero del 2022.
Elaborar un balance general al 31 de Enero del 2022.
4.1.2 Procedimiento de inventarios perpetuos: ventajas, cuentas que se
emplean y casos prácticos.

Este sistema, es el más completo para el control de las operaciones con mercancías, y
presenta como ventaja el control constante de los costos de adquisición de la mercancía
entregada en venta y de las correspondientes salidas de almacén.

Este sistema consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda
conocer en cualquier momento el valor del inventario final, el costo de lo vendido y la utilidad
o pérdida bruta.

En este sistema la empresa mantiene un registro continuo de cada artículo del inventario,
así, los registros muestran las mercancías disponibles en todo momento.

Este sistema proporciona un grado de control más alto que el analítico debido a que la
información del inventario siempre está actualizada, no obstante, las compañías cuentan
físicamente sus inventarios por lo menos una vez al año para comprobar la exactitud de sus
registros.

Cuando se emplea este sistema, auxiliado por tarjetas de almacén, al momento de efectuar
una compra, se le da entrada al almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del artículo
y se le contabiliza a nivel mayor, así también, cuando se efectúa una venta, se registra la
salida del artículo en la tarjeta auxiliar y se le da de baja en el mayor.

Ventajas.
a). Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de
practicar recuentos físicos.
b). No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías,
puesto
que existe una cuenta que controla las existencias.
c). Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de las
mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor de la mercancía que debiera
haber.
d). Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.
e). Se puede conocer, en cualquier momento, el valor de la utilidad o pérdida bruta.

Cuentas que se emplean.

Las cuentas que se emplean en este procedimiento para registrar las operaciones de
mercancías, son las siguientes:
1. Almacén. 2. Costo de ventas. 3. Ventas.

1. Almacén. Esta cuenta es del activo circulante, se maneja exclusivamente a precio de

costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, es
decir, el inventario final.

Se carga: Del valor del inventario inicial a precio de costo.

Del valor de las compras.
Del valor de los gastos de compras.
Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo.

Se abona: Del valor de las ventas a precio de costo.

Del valor de las devoluciones sobre compras.
Del valor de las rebajas sobre compras.
 Saldo deudor: Inventario final.

2. Costo de ventas. Es una cuenta de resultados, se maneja a precio de costo; su saldo es

deudor y expresa el costo de lo vendido.

Se carga: Del valor de las ventas a precio de costo.

Se abona: Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de costo.
Saldo deudor: Costo de lo vendido.

3. Ventas. Es una cuenta de resultados, se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y

expresa las ventas netas. Sin embargo, al terminar el ejercicio, cuando recibe el traspaso del
costo de lo vendido, su saldo resulta utilidad bruta o pérdida bruta.

Se carga: Del valor de las devoluciones sobre ventas a precio de venta.

Del valor de las rebajas sobre ventas.
Se abona: Del valor de las ventas a precio de venta.
Saldo Acreedor: Ventas netas.

Ejemplo: Sistema de inventarios perpetuos.

1. “La Primera Oportunidad, S.A.” presenta los siguientes saldos: Caja 10,000. Bancos
200,000. Almacén 80,000. Mobiliario y equipo 15,000. Deudores diversos 3,000.
Proveedores 40,000. Capital social 250,000 y Utilidad de ejercicios anteriores 18,000.
2. Se venden mercancías por 17,540 de los cuales nos pagan 7,150 con un cheque que se
deposita en bancos y el resto a crédito con documentos. Su costo es de 9,725.
3. Un cliente devuelve mercancías por 1,050. y por el importe se le devuelve un
documento. Su costo es de 598.
4. Se le paga a un proveedor 10,560 con un cheque.
5. Se le concede una bonificación a un cliente por 3,230 y se le devuelve un documento.
6. Se compran mercancías por 15,570 se pagan con cheque.
7. Se venden mercancías por 40,340 a crédito. Su costo es de 22,865.
8. Se compra papelería para consumo en el departamento de ventas por 2,080. y 1,050.
para
el departamento administrativo en efectivo.
9. Se paga a un proveedor una deuda de 17,300 con un cheque.
10. Un empleado paga su adeudo de 2,000 en efectivo.
11. Se pagan los recibos de agua y luz por 500 en efectivo; corresponden 300 al
departamento administrativo y 200 al departamento de ventas.
12. Se pagan sueldos por 10,000 con un cheque, corresponden 6,000 al departamento
administrativo y 4,000 al departamento de ventas.
13. Se pagan fletes por compra de mercancías por 1,000 en efectivo.
14. Devolvemos mercancías por 1,000 y el importe nos lo abonan a la cuenta.
15. El proveedor nos concede una bonificación por 500 y el importe lo abona a la cuenta.
16. Un cliente abona 10,000 de su adeudo, el importe se conserva en caja.
17. Se compran mercancías por 30,000. a crédito con documentos.
18. El banco informa que abonó rendimientos bancarios por 2,000.
19. El banco cargó comisiones bancarias por 1,000.
20. Se quedan a deber los sueldos por 2,000 del departamento administrativo.
21. Se efectúan otros gastos por 500 en efectivo.
22. Se obtienen otros productos por 2,000 en efectivo.
23. El inventario final según recuento físico fue de 92,500.

Se pide:
a). Registrar las operaciones en esquemas de mayor.
b). Efectuar los asientos de ajustes hasta obtener la utilidad del ejercicio.
c). Elaborar un estado de resultados del 01 al 31 de Enero del 2022.
d). Elaborar un balance general al 31 de Enero del 2022.