¿Que es un inventario de mercancias?

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido

adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales.

El inventario de mercancias constituye la existencia, a precio de costo, de

los artículos comprados o producidos por una empresa, para su
comercialización.

Se incluye en el inventario todas las mercancías de propiedad de la

empresa que se encuentra en almacén, bodega, en transito o entregadas
en consignación; así mismo se excluyen del inventario las mercancías que
no son de su propiedad y se encuentran en su poder porque se han
recibido en consignación o están vendidas y aun no se han entregado a
sus clientes.

En las empresas comerciales, cuyo objetivo es comprar y vender

mercancías, esta cuenta es el centro generador de utilidades; por lo tanto,
los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente.

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias

primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus
operaciones y los productos terminados. Un inventario puede ser algo tan
elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte
del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como
una combinación de materias primas y subensamblajes que forman parte
de un proceso de manufactura. (Muller, p.1)
Sistema de inventario periódico
  Se ajusta al final del periodo.
 En el momento de la compra llevamos el valor de la mercancía
comprada directamente a la cuenta del costo 6205.
 Contabilizamos el costo de ventas al final del periodo, mínimo una
vez al año, el costo de ventas lo establecemos por medio del juego
de inventarios.
 Contabilizamos las devoluciones en compras en la cuenta 6225.
 El Inventario Final de un periodo es el inventario Inicial del Siguiente
periodo.

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un

control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario
hacer un conteo físico. Para poder determinar con exactitud la cantidad
de inventarios disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de
este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento
cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos
vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de
venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se
hace al final de un periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso
realizar lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el
inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en
compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del
periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante,
es un sistema que facilita la perdida del los inventarios. Solo se pueden
hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen
los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de Materia prima,
no se contabilizan en el activo (Inventarios), sino que se contabilizan en la
cuenta compras (62 Puc Colombiano). Al finalizar el periodo, con el valor
allí acumulado, se realiza el juego de inventarios para determinar el costo
de venta.
Las devoluciones de mercancías compradas se contabilizan también en la
cuenta de compras (6225 Puc Colombiano).
Las ventas se contabilizan en la respectiva cuneta de ingresos (4135 Puc
Colombiano), lo mismo que la devolución en ventas (4175 Puc
Colombiano).
Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se
determina el inventario final, éste inventario final si se contabiliza en la
cuenta de activos (Inventarios).

Sistema de inventario permanente

 su nombre proviene del hecho de permitir mantener

“permanentemente” actualizado el saldo de inventario en existencia.
 Utilizado en compañías que distribuyen mercancías de alto valor
unitario
 No requiere de inventarios físicos para su registro contable.
 Implica el uso de libros, tarjetas de existencia o KARDEX donde se
puede conocer el costo de cada artículo en existencia (valoración de
mercancías) o conocer el costo de cada artículo que se vende.

El sistema de inventarios permanente, es un procedimiento que permite

mantener un control continuo sobre las existencias.
Este sistema consiste en mantener un registro constante de las compras y
ventas de mercancía a través de una metodología organizada,
comúnmente conocida como KARDEX que son tarjetas en las que el
personal lleva un historial del movimiento de la mercancía y esta
información se utiliza para alimentar los registros contables.
La metodología con la que se va a determinar el costo depende del
método de valuación que se utilice.
En el sistema de inventarios permanente no se requiere un conteo físico
de la mercancía, pues las tarjetas kardex permiten conocer cuanta
mercancía ha ingresado y salido de la compañía; con dichos datos se
determina el valor actual del inventario en el momento en el que sea
requerido.
Dos de las ventajas más importantes del sistema de inventarios
permanente son:
1. Acceso al saldo actualizado del inventario en cualquier momento.
2. Establecer el costo de la mercancía en el mismo momento en el que se
produce la venta.
El sistema de inventarios permanente es usualmente utilizado por las
empresas que mantienen inventarios de costo unitario alto y es de vital
importancia mantener el control de dichas existencias.
En cuanto al registro contable que se debe realizar en este sistema de
inventarios permanente, las compras se registran en el activo y el costo se
carga al momento de la venta, como lo ilustra el siguiente ejemplo :

En la compra:

En la venta:
Valuación de los inventarios en el sistema permanente :

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el

sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las
mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con
precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los
valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza
mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma
más real, dependiendo del tipo de empresa.
Entre los métodos de valuación tenemos: Método del promedio ponderado,
Método Peps, Método Ueps, Método retail, etc.
Contabilización de los inventarios en el sistema permanente.
En el sistema permanente, las compras de mercancías o materia prima se
contabilizan en un debito a la cuenta de Inventarios (Activo).
En la devolución de compras de mercancías, se afecta directamente la
cuenta de inventarios, es decir, se contabiliza como un crédito a la
respectiva subcuenta de inventarios.
Cuando se realiza una venta, esta se contabiliza en la respectiva cuenta
de ingresos, y a la vez se contabiliza el costo de venta, puesto que al
momento de cada venta, se determina también su costo.
Ejemplo 1:
1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del
producto. IVA del 16% y Retención en la fuente por compras de 3.5%.
Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)
Venta.
Clientes (1305) [Debito] 1.125.000
Retención en la fuente (1355) [Debito] 35.000
Ventas (4135) [Credito]1.000.000
IVA (2408) [Credito] 160.000
Costo de venta.
1.000.000/1.25 = 800.000.
Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del
25% sobre el costo. Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el
costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.
Contabilización:
Costo de venta (6135) [Debito] 800.000
Inventarios (1435)[Credito] 800.000
Ejemplo 2:
2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 16% y Retención en la
fuente por compras del 3.5%.
Contabilización:
Inventarios (1435) [Debito] 500.000
Iva (2408) [Debito] 80.000
Retención en la fuente (236540) [Credito] 17.500
Proveedores (2205) [Credito] 562.500
Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es
un pasivo de carácter debito, el cual podemos descontar del Iva que se ha
generado en la venta, de modo que el valor a pagar por Iva será la
diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.
El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a
las devoluciones de compras y ventas, se contabilizan acreditando o
debitando directamente la respectiva cuenta, tal y como se manejan las
devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.
Sistemas permanentes

Cuando la empresa utiliza el sistema permanente, debe recurrir a

diferentes métodos de valuación de inventarios, entre los que tenemos el
Método Peps, Método Ueps y Método del promedio ponderado, siendo
estos los mas utilizados y mas desarrollados.

 Método Peps (Método de primeras en entrar primeras en salir):

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente.
En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia,
puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no
requiere procedimiento especial alguno.
En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor
que se compro al momento de la operación, es decir se la de salida del
inventario por el valor pagado en la compra.
Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa
al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone
que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de
salida según el método de valuación de inventarios manejado por la
empresa.

 Método Ueps (Método de últimas en entrar primeras en salir) :

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se
compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final
queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un
método muy útil cuando los precios de los productos aumentan
constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias
inflacionarias.
El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo
que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario
por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el
producto se devuelve por el valor que se pago a la hora de adquirirlo.
Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen
validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un
costo identificado que es el valor pagado por ellas.

En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al

inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la
venta.

 Método promedio ponderado :

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los

valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras,
para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario
incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra.
El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o
igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron
o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del
producto mas el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo +
utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar
entrada por e valor del costo con que se sacaron en el momento de la
venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación.
En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por
el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede
nuevamente a realizar la ponderación.