ACTIVIDAD COLABORATIVA FASE II

MARIA FERNANDA BLANCO

DIANA ROCIO ARAQUE CELIS

YURLEY KATHERINE FUENTES DIAZ

YENNI SILVA

UNIVERSIDAD DE INVESTIGACION Y DESARROLLO UDI

ESPECIALIZACION EN LOGISTICA

BUCARAMANGA

2023
 INTRODUCCION

Las políticas establecidas en una empresa para el desarrollo de una actividad relacionada
con los proveedores, establece una gran importancia en el área de compras ya que se
vinculan en todo el proceso de aprovisionamiento de una compañía para el cumplimiento
de sus objetivos. Es por esto que se hace una planificación de las actividades que estén
acorde al desarrollo de los objetivos que se hayan planteado en concepción con los
proveedores que hagan parte de este proceso, asegurando la calidad de las entregas, el
cumplimiento de la normativa exigible y la idoneidad de los productos o materiales para
satisfacer con la demanda estimada.

Durante el desarrollo de cada actividad en una empresa, donde se vincula todo el área de
compras se deben establecer y determinar ciertas políticas que están ligadas a la conexión
con el cliente, proveedor, comercializador , productor y todas las personas que de alguna
manera se integran a todo el proceso de abastecimiento de una empresa. Estas políticas
están orientadas a garantizar el buen funcionamiento de cada proceso productivo teniendo
en cuenta ciertos pilares fundamentales que hacen parte del desarrollo del mismo, como lo
son el control interno del área de compras donde se verifica todo su estado haciendo
trazabilidad a cada actividad a desarrollar ; De la misma forma la evaluación de precios , la
administración , registro contable y por último el cumplimiento de los protocolos
establecidos en cada política para adquisición de materiales y distribución de artículos en
sus diferentes puntos.

Las políticas que se establezcan deben ser claras y socializar a todo el personal que se
encarga de dirigir el área delegando tareas y funciones a cada miembro del equipo, al igual
que se deben soportar los objetivos e integrarlos en las políticas para su respectivo
cumplimiento. De igual forma se deben detallar las relaciones existentes entre las oficinas
de compras, unidades de compras y centros de negocios vinculados a la organización ,
determinando el roll que cada persona cumple y las estrategias que se desarrollaran en cada
proceso.
Las políticas que definen el rol de compras son fundamentales para garantizar que la

adquisición de bienes y servicios se lleve a cabo de manera eficiente y efectiva. Estas

políticas establecen los procedimientos y requisitos necesarios para la gestión de compras,

incluyendo la selección de proveedores, la evaluación de ofertas, la negociación de precios

y la contratación de servicios. Además, estas políticas también pueden establecer requisitos

para garantizar la transparencia en el proceso de adquisiciones y para evitar el conflicto de

intereses en la toma de decisiones.

En general, las políticas de compras deben ser claras, coherentes y actualizadas para

garantizar que el proceso de adquisición de bienes y servicios sea justo, transparente y

eficiente. Además, es importante que estas políticas sean comunicadas a todos los

involucrados en el proceso de compras, desde los compradores hasta los proveedores, para

asegurar que se cumplan los requisitos y las normas establecidos.

Las actividades relacionadas con el abastecimiento tienen ahora un rol estratégico en el

desarrollo del negocio debido a su máximo ahorro, su importancia ha crecido frente al

reconocimiento que las empresas han logrado trabajando con un enfoque hacia sus

proveedores que hace que esto tenga un éxito mutuo y solo esto es posible cuando se lleva a

cabo un proceso de evaluación, el numero de proveedores por producto o servicio sea

llevado al mínimo. Dado la importancia estratégica de la toma de decisiones en la gestión

de compras de las empresas es necesario implementar diferentes herramientas de

evaluación de proveedores cada vez mas eficaces y eficientes para el proceso de selección

de proveedores, a través de auditorias mensuales permite así aplicar acciones correctivas y

preventivas a cada proceso de gestión de compras. Esta implementación puede variar

dependiendo de los cambios de las organizaciones con sus requerimientos del numero de

producto y la cantidad de proveedores.

 La importancia de una política de recursos humanos diseñada e implementada de manera

adecuada permitirá también atraer y retener a los trabajadores, esta continuidad fortalecerá

el cumplimiento de esos objetivos misionales. Es decir, estas políticas de recursos humanos

sirven para establecer esa fidelización y empatía por la empresa.

Es así como la implementación de una política de recursos humanos va más allá de una

persona o empleado y su fidelización con la empresa, sino que se constituye en una

herramienta estructurada y planificada para crear una cultura organizacional y un buen

clima laboral, que repercute de manera directa sobre la eficiencia de los trabajadores y la

motivación laboral. Por lo que, como resultado global permite aumentar los beneficios de la

empresa y optimizar sus resultados. 1

 Las políticas que definen los asuntos operacionales son fundamentales para establecer

normas y procedimientos claros que guíen las operaciones de una organización. Estas

políticas pueden abarcar una amplia gama de temas, desde compras y adquisiciones hasta la

gestión de la cadena de suministro, la calidad y seguridad de los productos, la gestión de los

recursos humanos y la sostenibilidad.

Las políticas operacionales ayudan a garantizar la eficiencia y eficacia de las

operaciones de la organización, minimizan los riesgos asociados y aseguran el

cumplimiento de las regulaciones y leyes aplicables. Además, una política bien diseñada

puede contribuir significativamente al éxito y crecimiento de la organización, fomentando

la transparencia, la innovación y la mejora continua.

Es esencial que las organizaciones desarrollen y actualicen regularmente sus políticas

operacionales para asegurarse de que estén alineadas con sus objetivos y valores, y para

garantizar la eficiencia y eficacia de sus operaciones. Las políticas operacionales deben ser

claras, fácilmente comprensibles y aplicables a todos los niveles de la organización.

 En el ámbito de la responsabilidad social corporativa existen acciones directamente

relacionadas con la administración de la organización lo cual involucra a todos los asuntos

vinculados con el medio ambiente los cuales han tomado una gran fuerza en los últimos

años involucrando a compradores, productores y vendedores.

Se debe generar un entorno favorable desde las diferentes áreas de una empresa, para

garantizar que la comercialización, de productos o materia prima favorezca el ambiente con

prácticas de una explotación favorable de los recursos sin afectar los mismos, es por eso

que los objetivos sociales deben conectar tanto a los clientes como a los proveedores.

De la misma forma la participación que involucra la empresa con las minorías está

relacionada con establecer y garantizar los derechos de los participantes o poblaciones de

diferentes grupos étnicos o de otra clase en igual condición sin discriminación de ningún

tipo, en él se involucre su participación en acciones, actividades y eventos relacionadas con

los procesos de una empresa y de esta forma contribuir al desarrollo de estas comunidades.
 Nuestra empresa KDMY SUPERMARKET S.A.esta enfocada en la distribución de dos

productos perecederos, los cuales son el arroz y el azúcar, a continuación enunciaremos

nuestras políticas.

Políticas que definen el rol de compras

Selección de proveedores: Se deben seleccionar proveedores que cumplan con los

requisitos de calidad, precio y sostenibilidad establecidos por el supermercado. Los

proveedores deben ser evaluados de manera regular y se deben considerar las condiciones

laborales y ambientales de su producción.

Procedimiento de compras: Se deben establecer procedimientos claros para la

realización de compras. Debe existir una solicitud de compra, aprobación y seguimiento del

proceso de adquisición, con la finalidad de garantizar la transparencia y la eficiencia del

proceso.

Negociación de precios: El supermercado debe buscar siempre obtener los mejores

precios posibles de los proveedores, sin comprometer la calidad y sostenibilidad de los

productos.

Calidad de los productos: El supermercado debe garantizar que los productos adquiridos

sean de alta calidad, estén en buen estado, cumplan con los estándares de seguridad y salud

establecidos por la legislación aplicable y por la organización.

Sostenibilidad: Se debe fomentar la compra de productos sostenibles, que sean

producidos de manera responsable, que minimicen el impacto ambiental y que promuevan

la economía circular.

Diversidad e inclusión: El supermercado debe fomentar la diversidad y la inclusión en el

proceso de adquisición, promoviendo la igualdad de oportunidades para los proveedores,

especialmente para aquellos pertenecientes a grupos minoritarios o en situación de

vulnerabilidad.

Política de devolución: El supermercado debe contar con una política clara y definida de

devolución de productos, en caso de que no cumplan con los estándares de calidad y

seguridad establecidos.

Políticas que definen asuntos operacionales

Control de inventario: el supermercado se compromete a mantener un estricto control de

su inventario, a fin de garantizar la disponibilidad de los productos en las cantidades

adecuadas y evitar pérdidas y desperdicios.

Gestión de proveedores: el supermercado se compromete a trabajar con proveedores

confiables y comprometidos con la calidad y la sostenibilidad. Se establecerán acuerdos

claros y se llevará un seguimiento constante del desempeño de cada proveedor.

Manejo de alimentos: el supermercado se compromete a mantener altos estándares de

higiene y seguridad alimentaria, desde la recepción hasta la exhibición y venta de los

productos. Se implementarán medidas de control de calidad y se capacitará al personal en

buenas prácticas de manipulación de alimentos.

Eficiencia energética: el supermercado se compromete a reducir su consumo energético

y su huella de carbono. Se implementarán medidas de eficiencia energética en las

instalaciones y se promoverá el uso de energías renovables.

Gestión de residuos: el supermercado se compromete a gestionar sus residuos de manera

responsable y sostenible, a través de programas de reciclaje y de reducción del consumo de

plásticos y otros materiales contaminantes.

 Seguridad y prevención de riesgos: el supermercado se compromete a garantizar la

seguridad y la salud de sus trabajadores y clientes, a través de medidas de prevención de

riesgos laborales y de seguridad en las instalaciones.

Políticas que definen la relación entre comprador y proveedor

1. El proveedor deberá entregar al supermercado la mercancía junto con una

representación gráfica de la factura.

2. El supermercado entregara al proveedor el documento “aviso de recibido valorizado

“firmado y sellado, como constancia de recibido. así mismo se enviará al correo electrónico

que tenga registrado el proveedor, una copia del aviso de recibido.

3. En caso de la representación gráfica de la factura presente diferencias en precios o

costos que ya habían dado de cada producto del supermercado su factura será rechazada

mediante el mecanismo solicitado por la Dian a través de nuestro proveedor tecnológico

Siigo nube.

4. Los ajustes posteriores que sean necesario por devoluciones, rechazos, faltantes otros,

se realizaran mediante notas crédito con un proceso de validación previo por la DIAN.

5. Con el propósito de dar cumplimiento a estas disposiciones y de preparar nuestros

sistemas para la recepción de documentos electrónicos agradecemos enviar formulario al

correo electrónico SUPERKDMY@GMAIL.COM.

Politicas que definen los objetivos sociales de la empresa

1. Capacitación del personal para el uso eficiente de los recursos, aprovechamiento de

los mismos y optimización de los procesos.

 2. Brindar apoyo a las comunidades y generar conciencia con las personas que hacen

parte de la organización para el trato equilibrado a todo el personal.

3. Contribuir y hacer parte de todos los procesos de aprovechamiento, reutilización de

los productos, material y residuos que se utilizan en cada proceso productivo de la empresa.

4. Vincular al personal para que se integren y formen líderes sociales para la realización

de actividades que promoción, prevención y capacitación en beneficio de las comunidades

y de la empresa.

5. Promover y brindar un entorno agradable, amigable, solidario para las comunidades

en donde se vincule su participación a los proveedores, clientes, y demás personal

vinculado a la organización.

Politicas del recurso humano del departamento de compras

1. Actuar con honestidad y transparencia frente a los proveedores evitando conflictos de

interés asimismo corrupción o fraude.

2. Proteger la información confidencial de la compañía y sus proveedores evitando

filtración y divulgación de datos.

3. Realizar acuerdos con proveedores siempre basados en una negociación justa y

transparente.

4. llevar a cabo la selección de proveedores y productos objetivamente basados en los

parámetros requeridos por la compañía.

5. cumplir con los contratos acordados con los proveedores bajo los parámetros

estipulados en la negociación.
 Evaluación de proveedores

A continuación, se realizará una evaluación a nuestros proveedores basados en los

siguientes parámetros: calidad, precio, fiabilidad, capacidad de entrega.

Evaluaremos a cuatro de nuestros principales proveedores basándonos en una

puntuación del 1 al 10, donde el 10 es la máxima puntuación que pueden obtener

basándonos en indicadores de precios tales como precio vs competencia, calidad según

estudios de mercado fiabilidad brindada por el proveedor, plazo de pagos y por último el

tiempo de entrega o lead time el cual nos asegura correcta cantidad de inventario en el

tiempo correcto.

1.Riopaila castilla

RIOPAILA CASTILLA
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
p rec i o c al i d ad fi a b i l i d a d ti e m p o d e
en t r ega

2. Azúcar Casanare
 Azucar Casanare
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
p rec i o c al i d ad fi a b i l i d a d ti e m p o d e
en t r ega

3.Arroz Manuelita

ARROZ MANUELITA
TIEMPO DE 6
ENTREGA

FIABILIDAD 9

CALIDAD 7

PRECIO 8

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4.Arroz Diana
 ARROZ DIANA
TIEMPO DE 10
ENTREGA

FIABILIDAD 10

CALIDAD 10

PRECIO 10

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Como se evidencia el proveedor con mejor puntuación fue arroz Diana, esto debido a

que nos ofrece mejor precio que el resto de proveedores del mismo producto, su calidad es

la mejor reportada según los estudios de mercado realizados y el lead time que nos brinda

proporciona una respuesta oportuna ante el inventario requerido.

Conclusiones

-Las políticas creadas para cada empresa cobran un alto grado de importancia debido a

que proporcionan el apoyo estructural para que la organización empresarial desempeñe las

diferentes tareas importantes para la contribución del fin específico de la empresa. Además,

que lleva a la correcta organización de cada área para el mejor cumplimiento de sus

funciones.

-La evaluación de proveedores es un proceso clave dentro de la cadena de

abastecimiento realizado por el departamento de compras cuyo principal objetivo siempre

será facilitar la adecuada selección de los proveedores contribuyendo a mantener a las

fuentes de suministro alineadas con las necesidades presentes y futuras de la organización.

Referencias

https://m.cerem.pe/blog/la-politica-de-recursos-humanos-una-estrategia-para-fortalecer-

la-cultura-organizacional-y-el-clima-laboral