IRON MOUNTAIN

CÓDIGO DE
CONDUCTA DE
PROVEEDORES

LA INFORMACIÓN ES...SU VENTAJA

ÍNDICE
2 INTRODUCCIÓN
3 VALORES BÁSICOS DE IRON MOUNTAIN
3 COMPROMISO CON LA ÉTICA Y EL
CUMPLIMIENTO NORMATIVO
3 PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
4 PRÁCTICAS ÉTICAS EN EL LUGAR DE TRABAJO
4 HIGIENE, SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
4 ANTIDISCRIMINACIÓN, RESPETO POR LA
DIVERSIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
DE EMPLEO
4 MEDIO AMBIENTE Y SOSTENIBILIDAD
5 ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO
5 REGALOS Y ENTRETENIMIENTO
5 PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LAS ENTIDADES
GUBERNAMENTALES
5 CONFLICTOS DE INTERESES
5 USO INDEBIDO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
6 ANTIMONOPOLIO Y LIBRE COMPETENCIA
6 USO DE SUBCONTRATISTAS
6 MARCA Y REPUTACIÓN
6 DENUNCIA DE VIOLACIONES
6 NO REPRESALIAS
7 NO CREACIÓN DE DERECHOS DE TERCEROS
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INTRODUCCIÓN
En Iron Mountain valoramos nuestra reputación de
honestidad e integridad tanto como nuestra
reputación de servicios de calidad. Consideramos que
actuar de acuerdo con las más altas normas éticas no
solamente es lo correcto, sino que además contribuye
a nuestro éxito a largo plazo.
Nuestras obligaciones éticas van más allá de
limitarnos a cumplir las leyes, reglamentos y normas
aplicables a nuestras actividades. Pretendemos vivir
de acuerdo con nuestros Valores básicos, y los
ponemos en acción todos los días y dondequiera que
estemos presentes.
Iron Mountain valora enormemente las relaciones con
sus proveedores y, como prestador de servicios de
Iron Mountain, usted desempeña un papel
fundamental al permitirnos cumplir nuestras
promesas: a nuestros clientes, a nuestros empleados,
a nuestros accionistas y a las comunidades en las que
residimos y trabajamos.
El Código de Conducta Ética de proveedores de Iron
Mountain (que complementa nuestro Código de Ética y
Conducta Empresarial) define los principios, normas y
prácticas que exigimos para hacer negocios con
nosotros. Esperamos que se ajuste a la letra y al
espíritu del Código, y que lo utilice como recurso para
ayudarle a prestar servicios éticos y lícitos.
Si en el curso de nuestras relaciones comerciales se
produjera alguna situación susceptible de repercutir en
su capacidad de prestarnos servicios compatibles con
nuestros Valores básicos o con el Código, sírvase
ponerse en contacto con el representante de Iron
Mountain, o bien con la Oficina de Privacidad y
Cumplimiento Normativo de nuestro Departamento
Jurídico, escribiendo a compliance@ironmountain.com.
VALORES BÁSICOS DE IRON MOUNTAIN Como prestador de servicios de confianza, le exigimos
que se ajuste estrictamente a la ley, de una manera
HONESTIDAD
coherente con nuestros Valores Básicos y nuestro
Somos honestos en todas las circunstancias y nunca
Código de Ética y Conducta Empresarial. Para ello, en
comprometemos nuestros Valores básicos.
función de la naturaleza de los servicios que nos
preste (y sus términos y relaciones contractuales), es
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
posible que le pidamos que participe en actividades de
Nos protegemos entre nosotros contra cualquier
formación en cumplimiento normativo, que se ajuste a
perjuicio, y protegemos la información y los activos de
determinadas políticas de Iron Mountain y que cumpla
nuestros clientes como si fueran nuestros.
los diversos estatutos y reglamentos relacionados con
las contrataciones con las entidades gubernamentales.
SATISFACCIÓN TOTAL DEL CLIENTE
Cumplimos las expectativas de nuestros clientes, de
Antes de iniciar su prestación de servicios a Iron
forma puntual.
Mountain, rogamos que se familiarice con nuestro
Código de Ética y Conducta Empresarial, que
SINCERIDAD
encontrará en la siguiente dirección:
Nos comunicamos de manera abierta y veraz,
www.ironmountain.com/code.
constructiva y respetuosa.
PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS
RENDICIÓN DE CUENTAS
Asumimos personalmente la responsabilidad por Durante más de 60 años, Iron Mountain se ha ganado
nuestras acciones, compromisos y resultados. (y mantenido) la confianza de sus clientes protegiendo
los datos que administramos. Iron Mountain mantiene
ORIENTACIÓN HACIA LA ACCIÓN controles de privacidad, seguridad y protección de
Alertamos de oportunidades y problemas, y actuamos datos que cumplen con creces nuestras obligaciones
con la máxima diligencia. legales, contractuales y vinculantes (como las normas
u homologaciones del sector que suscribimos).
TRABAJO EN EQUIPO
Trabajamos en equipo para lograr mucho más juntos Cuando usted manipula datos en nuestro nombre –
de lo que conseguiríamos individualmente. tanto si son de nuestros empleados como de nuestros
clientes – exigimos que los mantenga confidenciales,
los utilice solamente para fines autorizados y aplique
COMPROMISO CON LA ÉTICA Y EL niveles de protección de datos semejantes a los
CUMPLIMIENTO NORMATIVO nuestros, los cuales nunca deben ser menores que las
obligaciones legales, contractuales o vinculantes que
En Iron Mountain actuamos en estricto cumplimiento
se apliquen en su caso.
con las leyes, normas y reglamentos vigentes, sea cual
fuere el tipo de servicio que prestamos, o dónde lo
Como parte de este compromiso, es posible que le
estemos haciendo. Para garantizar el cumplimiento
exijamos que mantenga (y demuestre) controles
mantenemos un sólido programa de ética y
físicos, técnicos y administrativos eficaces sobre la
cumplimiento normativo, la piedra fundamental de
privacidad y protección de los datos que esté
nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial. El
manipulando. También es posible que le solicitemos
código orienta nuestro comportamiento ético y
que se someta a la Evaluación de Privacidad de
normativo, y nos proporciona recursos para obtener
Proveedores de Iron Mountain, que nos ayudará a
apoyo adicional o denunciar violaciones. Como
determinar si son necesarias medidas de seguridad
condición para el empleo, todos los empleados deben
adicionales.
certificar su cumplimiento del código y a otras
políticas de la empresa.

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PRÁCTICAS ÉTICAS EN EL LUGAR DE TRABAJO
Iron Mountain ha asumido el compromiso de aplicar
los principios de sus Valores Básicos de su Código de
Ética y Conducta Empresarial en el lugar de trabajo.
En consecuencia, nos esforzamos por mejorar
continuamente las condiciones de trabajo de los
empleados y por cumplir todos los requisitos legales
en materia de derechos laborales y de organización,
salarios y deducciones, y horas de trabajo (incluyendo
horas extras voluntarias). Como proveedor de Iron
Mountain, esperamos que comparta este compromiso.
Independientemente del tipo o lugar de los servicios
prestados, los proveedores de Iron Mountain deben
cumplir todas las obligaciones legales y vinculantes en
materia de prácticas de empleo y condiciones de lugar
de trabajo. Los proveedores deben adoptar todas las
medidas necesarias para garantizar que los
trabajadores tengan la edad mínima legal para
trabajar y que su servicio sea totalmente voluntario,
equitativamente remunerado y realizado en
condiciones de higiene y seguridad.
HIGIENE, SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
Iron Mountain asume un profundo compromiso para
con la higiene, la seguridad y la protección de sus
trabajadores. Dado que los proveedores suelen
trabajar en contacto directo con los empleados de Iron
Mountain (o con nuestros clientes), esperamos que
adopte todas las medidas necesarias para verificar los
antecedentes y calificaciones de sus empleados.
Dichas medidas pueden incluir la confirmación de los
contenidos de sus CV, la verificación de sus
antecedentes penales, la evaluación de sus historiales
de conducción o la realización de las pruebas de
elegibilidad laboral de las entidades gubernamentales.
Para la prestación de servicios en instalaciones de Iron
Mountain pueden ser de aplicación normas
adicionales, como por ejemplo llevar insignias de
identificación, firmar registros de entrada y de salida,
y no separarse del acompañante de Iron Mountain.
Además, en todos los casos los proveedores deberán
abstenerse de todo tipo de conductas que puedan
considerarse peligrosas, intimidatorias o acosadoras, y
prestarán sus servicios de manera compatible con las
normas y leyes de higiene y seguridad vigentes.
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Además, Iron Mountain anima a sus proveedores a
establecer procedimientos disciplinarios claros
aplicables de manera uniforme a todo su personal.
ANTIDISCRIMINACIÓN, RESPETO POR LA
DIVERSIDAD E IGUALDAD DE OPORTUNIDADES
DE EMPLEO
Iron Mountain considera que la diversidad de nuestros
empleados contribuye directamente a nuestra
capacidad de satisfacer la gran variedad de
necesidades de nuestros clientes, así como a nuestro
éxito en el mercado. Para contribuir a ello, adoptamos
decisiones en materia de empleo basadas
estrictamente en la capacidad individual de realizar la
tarea encomendada, y no en factores como la raza, la
religión, el origen étnico, la edad, el sexo, la
orientación sexual, la discapacidad u otras
características que no tengan nada que ver con las
aptitudes o calificaciones individuales.
Iron Mountain exige a sus proveedores la adopción de
compromisos semejantes: actuar siempre cumpliendo
las leyes antidiscriminación y adoptar medidas
concretas para la promoción del objetivo de eliminar la
discriminación en el lugar de trabajo. Como
materialización de nuestra dedicación para con estos
principios, Iron Mountain considerará la diversidad del
personal de sus proveedores como un factor positivo
durante los procesos de selección.
MEDIO AMBIENTE Y SOSTENIBILIDAD
Iron Mountain ha asumido el compromiso de realizar
sus actividades de una manera sostenible y
responsable para con el medio ambiente. Dado que
operamos una gran flota de vehículos y contamos con
numerosas propiedades inmuebles, somos conscientes
de que nuestras decisiones empresariales y prácticas
internas pueden tener repercusiones directas para el
medio ambiente. En consecuencia, cumplimos
estrictamente todas las leyes de protección
medioambiental y nos esforzamos continuamente por
reforzar la sostenibilidad de nuestras operaciones.
Iron Mountain trabajará únicamente con proveedores
que cumplan las leyes vigentes en materia de
protección del medio ambiente, y preferimos
proveedores que compartan nuestro compromiso con
prácticas comerciales sostenibles.
ANTICORRUPCIÓN Y ANTISOBORNO
Como empresa presente en muchos países diferentes
del mundo, Iron Mountain ha asumido el compromiso
de cumplir con la letra y el espíritu de las leyes
anticorrupción y antisoborno. En general, estas leyes
prohíben proporcionar, ofrecerse a proporcionar o
autorizar a otros que proporcionen cosas de valor a
funcionarios públicos o partes privadas con el objeto
de obtener indebidamente negocios, conseguir una
ventaja o influir en una decisión.
Nos tomamos muy seriamente este compromiso, y
exigimos el mismo nivel de compromiso a nuestros
proveedores. Los proveedores de Iron Mountain
deberán cumplir estrictamente todos los aspectos de
estas leyes (y de las normas afines), incluyendo las
relativas a información financiera, teneduría de libros,
mantenimiento de registros y preparación de facturas
e informes de gastos fieles y correctos.
Iron Mountain capta negocios por los méritos de sus
productos y servicios, y no mediante sobornos,
comisiones indebidas, regalos y ocio impropios, o
pagos de "facilitación". Aunque esto es válido en
general, es de especial importancia al interactuar con
funcionarios públicos y empresas estatales, o las
personas asociadas con ellos.
REGALOS Y ENTRETENIMIENTO
Iron Mountain nunca dará un trato preferente a sus
proveedores porque ofrezcan regalos, entretenimiento
u otras cosas de valor. Los proveedores no deberán
ofrecer regalos a Iron Mountain con el objeto de influir
en nuestras decisiones empresariales, u obtener
ventajas sobre otros proveedores. También en
aquellos casos en que los regalos sean admisibles por
ley y políticas, los proveedores deberán aplicar
discreción y buen juicio, ya que incluso cortesías
empresariales “de rutina” son susceptibles de
provocar situaciones embarazosas o conllevar riesgos
para los involucrados.
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Recomendamos a nuestros proveedores familiarizarse
con la Política de Regalos, hospitalidad y aportaciones
filantrópicas de Iron Mountain (que podrá facilitarle el
representante de Iron Mountain), y no ofrecer ni
aceptar regalos que la quebranten.
PRESTACIÓN DE SERVICIOS A LAS ENTIDADES
GUBERNAMENTALES
Las autoridades públicas de todo el mundo confían en
Iron Mountain para proteger sus datos vitales. Aunque
actuamos con el más alto grado de honestidad con
todos nuestros clientes, los servicios que prestamos a
las entidades gubernamentales suelen conllevar
obligaciones adicionales, que imponemos por
consiguiente a nuestros valorados proveedores.
Al prestar servicios en nombre de Iron Mountain a
administraciones públicas nacionales, regionales o
locales, es posible que esté sujeto a requisitos
específicos en materia de salarios, horas, condiciones
de trabajo, precios, regalos, grupos de presión,
conflictos de intereses o manipulación adecuada de la
información. También es posible que esté sujeto a
requisitos operativos singulares, o restricciones en
cuanto a las personas calificadas (o autorizadas) para
prestar servicios.
Será responsabilidad suya conocer y cumplir los
compromisos normativos que requiere la prestación
de servicios a las entidades gubernamentales, tanto si
son aplicables directamente en su caso por ley, o a
través de su contrato con Iron Mountain.
CONFLICTOS DE INTERESES
Cuando una amistad, relación familiar, interés
financiero u otra circunstancia similar interfiera (o
fuera susceptible de interferir) con su capacidad de
adoptar decisiones comerciales honestas y equitativa,
o de suministrar productos o prestar servicios a Iron
Mountain, es posible que exista un conflicto de
intereses. Los proveedores vienen obligados a
comunicar tales situaciones (o posibles situaciones) a
Iron Mountain antes de establecer una relación
comercial normal o, una vez establecida, en caso de
producirse un nuevo conflicto.
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USO INDEBIDO DE INFORMACIÓN PRIVILEGIADA
Iron Mountain es una empresa que cotiza en Bolsa, por
lo cual está sujeta a una serie de obligaciones legales
para con sus accionistas y los organismos reguladores
oficiales. Como proveedor le confiaremos información
que todavía no ha sido divulgada al público (o que
posiblemente nunca lo sea). Esta información es
susceptible de afectar a la cotización de nuestras
acciones o a la valoración de otras empresas. Nuestras
normas éticas, así como la ley, prohíben estrictamente
realizar cualquier actuación basándose en dicha
información. Esto es de aplicación no solo
directamente a usted y sus empleados, sino también a
sus familiares, amigos u otros que pudieran adoptar
decisiones de inversión basándose en tales datos.
Si tiene acceso a dicha información, esperamos que la
mantenga confidencial y que la trate con el máximo
cuidado y discreción.
ANTIMONOPOLIO Y LIBRE COMPETENCIA
Iron Mountain ha asumido el compromiso de competir
lealmente en el mercado y de cumplir todas las leyes
antimonopolio y favorables a la libre competencia
vigentes en cada momento. Evitamos activamente
situaciones que incluso pudieran dar la apariencia de
engaño o conducta inadecuada.
En la prestación de sus servicios a Iron Mountain,
exigimos que también usted se atenga a estas normas
éticas y legales, y específicamente que evite recoger o
compartir información sensible en materia de
competencia, como listas de clientes e información de
precios y descuentos.
USO DE SUBCONTRATISTAS
Iron Mountain es consciente de que, en el entorno
empresarial de nuestros días, los proveedores pueden
tener motivos para subcontratar determinados
aspectos de la prestación de sus servicios. Para ser
proveedor de Iron Mountain deberá pasar por un
concurso de contratistas, que podrá incluir un riguroso
análisis de debida diligencia de su empresa. Por
consiguiente, si delega obligaciones en
subcontratistas, se espera (y también estará obligado
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por imperativo legal y condiciones contractuales) que
los someta a verificaciones similares y que les
imponga todas las obligaciones legales y contractuales
pertinentes (incluyendo cláusulas especiales que
puedan exigírsele para prestar servicios a las
entidades gubernamentales). Usted será responsable
de la supervisión e imposición del cumplimiento
normativo de sus subcontratistas, con las obligaciones
que traspase.
Además, deberá asegurarse de revisar su contrato
para comprobar si estará obligado a notificar a Iron
Mountain (u obtener nuestra autorización) antes de
formalizar una subcontratación.
MARCA Y REPUTACIÓN
En su calidad de proveedor de Iron Mountain, sus
actuaciones y prácticas comerciales pueden repercutir
directamente en uno de nuestros activos más valiosos:
nuestra reputación como líderes fiables en la gestión
de información. Esto es especialmente aplicable al
tratar directamente con nuestros clientes o con el
público. Por ese motivo, siempre deberá actuar de
manera responsable y ética, congruente con nuestros
Valores Básicos y con el Código de Ética y Conducta
Empresarial.
Salvo que le autoricemos expresamente a hacerlo, no
podrá divulgar públicamente nuestra relación
comercial, ni hacer declaraciones (en ningún medio)
en representación de Iron Mountain. Todas las
consultas de la prensa deberá derivarlas al
representante de Iron Mountain.
DENUNCIA DE VIOLACIONES
En su calidad de proveedor de Iron Mountain, será su
obligación denunciar a la mayor brevedad toda
violación, real o presunta, de este Código o de las
leyes, o cualquier otra violación relacionada con sus
negocios con Iron Mountain. Todas las denuncias
serán tratadas con toda seriedad e investigadas a
fondo. La información que nos facilite será gestionada
con discreción y, en la medida de lo posible, se
mantendrá confidencial.
Recomendamos denunciar estas violaciones al NO CREACIÓN DE DERECHOS DE TERCEROS
representante de Iron Mountain. Si ello no fuera
El Código de Conducta de Proveedores de Iron
posible o apropiado, debe ponerse en contacto con el
Mountain no crea derechos nuevos ni adicionales de
Grupo de Privacidad y Cumplimiento normativo global,
terceros (o sus beneficiarios). Esto incluye el derecho
en la dirección compliance@ironmountain.com, o bien
de los empleados del proveedor de hacer que Iron
con la Línea Ética de Iron Mountain. La Línea Ética
Mountain haga valer cualquiera de las cláusulas de
está operada por una empresa independiente y (donde
este Código.
la ley lo permita) podrá optar por mantener el
anonimato. Para realizar una denuncia por Internet, o
El presente Código complementa, pero no sustituye,
para acceder a los números telefónicos
los derechos y obligaciones sancionados por un
internacionales, visite www.IMEthicsLine.com. La
contrato entre Iron Mountain y el proveedor.
omisión de denuncia de violaciones puede conllevar la
rescisión de nuestras relaciones comerciales.

NO REPRESALIAS
Iron Mountain mantiene una estricta política que
prohíbe las represalias por denuncias de buena fe de
violaciones de la ley o de la ética. Todo empleado o
directivo que tome represalias, que lo intente o que
aliente a terceros a hacerlo, contra un empleado o
proveedor que haya presentado una denuncia se
expone a graves medidas disciplinarias, que pueden
incluir el despido. Iron Mountain procurará rescindir
sus relaciones comerciales con aquellos proveedores
que hayan tomado represalias contra sus empleados
en respuesta a una denuncia.

ACERCA DE IRON MOUNTAIN

US-DM-EXT-WP-092915-001
Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM) es uno de los principales proveedores mundiales de servicios
de almacenamiento y gestión de la información. La red inmobiliaria de la empresa, de más de 6 millones
de metros cuadrados en más de 1.000 instalaciones en 36 países, permite prestar servicios a clientes de
todo el mundo. Sus soluciones para la gestión de registros, datos y documentos, así como la destrucción
segura de los mismos, ayudan a las organizaciones a reducir los costos de almacenamiento, cumplir la
normativa, recuperarse de desastres y utilizar mejor su información. Fundada en 1951, Iron Mountain
almacena y protege miles de millones de activos de información, incluyendo documentos comerciales,
cintas de copias de seguridad, archivos electrónicos y datos médicos. Consulte más información en
www.ironmountain.com.
© 2016 Iron Mountain lncorporated. Reservados todos los derechos. Iron Mountain y el diseño de la montaña son marcas registradas de
Iron Mountain en Estados Unidos y otros países. Todas las demás marcas comerciales y registradas son propiedad de sus respectivos
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